Airtable là một công cụ năng suất tất cả trong một, kết hợp sức mạnh của cơ sở dữ liệu với tính linh hoạt của bảng tính để tăng tốc cách bạn lưu trữ và tương tác với dữ liệu.
Một trong những chức năng cơ bản nhất của bảng tính là công thức và bạn có thể tự hỏi làm cách nào để kết hợp chúng vào các cơ sở của mình trong Airtable. Đây là cách bạn có thể bắt đầu với hộp Formula Airtable.
Thêm trường công thức vào bảng
Để bắt đầu với các công thức trong Airtable, trước tiên bạn cần thêm trường Công thức vào bảng của mình.
Trong chế độ xem lưới của bảng, hãy nhấp vào nút dấu cộng (“+”) ở cuối hàng tiêu đề trường ở đầu bảng. Nếu bạn có nhiều trường, bạn có thể cần phải cuộn sang phải cho đến khi nhìn thấy chúng. Chọn Công thức từ danh sách các tùy chọn trường. Sau đó bạn sẽ thấy menu Edit Field để nhập công thức.
Tùy thuộc vào những gì bạn đưa vào công thức của mình, Airtable sẽ tự động phát hiện một số loại giá trị nhất định như số, tỷ lệ phần trăm và ngày tháng và nếu vậy, bạn có thể thay đổi cách chúng xuất hiện trong trường của mình bằng cách nhấp vào tab Định dạng.
Khi nhập xong công thức, nhấn Create Field để thêm trường vào bảng. Nếu bạn có kinh nghiệm làm việc với các hàm và công thức trong Microsoft Excel, có thể bạn đã quen với cách hoạt động của trường Công thức trong Airtable.
Tuy nhiên, có một số khác biệt: nhiều chức năng chuyên biệt hơn, chẳng hạn như tài chính hoặc kỹ thuật, không có sẵn. Quan trọng hơn, trường Công thức áp dụng cùng một công thức cho mọi bản ghi trong bảng; bạn không thể tùy chỉnh công thức hoặc sử dụng hoàn toàn một công thức khác chỉ dành cho các ô cụ thể.
Cách tham chiếu các ô trong trường công thức Airtable
Theo so sánh Excel, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để tham chiếu trong công thức của mình tới các giá trị cụ thể nằm ở vị trí khác trong bảng. Airtable không có các ô như A1 hoặc C5, vậy bạn liên hệ với các giá trị trường khác như thế nào?
Trong Airtable, bạn có thể tham khảo các trường khác bằng cách nhập tên của chúng. Ví dụ: nếu bạn có trường có tên “Giá”, chỉ cần nhập:
Price
Nếu tên trường bạn muốn tham chiếu chứa nhiều từ, bạn phải đặt tên trường trong dấu ngoặc nhọn (dấu ngoặc nhọn { và }) để tham chiếu đến chúng. Vì vậy, nếu bạn có trường có tên “Số lượng đặt hàng”, hãy nhập:
{Order quantity} Dấu ngoặc nhọn cũng có thể được sử dụng xung quanh tên trường một từ, nhưng chúng không bắt buộc giống như đối với các trường có tên dài hơn.
Theo cách này, việc tham chiếu các ô trong Airtable tương tự như việc sử dụng các phạm vi được đặt tên trong Excel, mặc dù rất thuận tiện, tên được đặt cho bạn, được phép có khoảng trắng và bạn có thể tham chiếu chúng ngay lập tức mà không cần phải thiết lập trước.
Sử dụng toán tử trong trường công thức
Airtable hỗ trợ nhiều ký hiệu cho phép bạn nhanh chóng thực hiện nhiều chức năng logic, văn bản và số. Nói chung, họ được gọi là “người vận hành”.
Các toán tử bạn có thể dễ dàng nhận ra là các toán tử của các phương trình toán học thông thường. Phím cộng (+) có thể dùng để cộng, gạch ngang, gạch ngang hoặc phím trừ (-) để trừ, dấu hoa thị
để nhân và dấu gạch chéo (/) để chia. Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc đơn ( ( và ) ) xung quanh các phương trình để chia các phương trình phức tạp hơn thành các phần nhỏ hơn nếu cần.
Phím dấu và ( & ) rất hữu ích để nối văn bản nhanh chóng, cũng như hàm CONCAT trong Excel – mặc dù Airtable có phiên bản riêng của hàm này, CONCATENATE(), với cùng chức năng.
Nếu bạn có văn bản bổ sung muốn thêm vào đầu ra của trường bằng bất kỳ hàm nào, bạn phải đặt văn bản đó trong dấu ngoặc kép (“”), bao gồm dấu cách hoặc các ký tự đặc biệt khác. Nếu bạn chỉ muốn thêm dấu ngoặc kép vào kết quả, bạn phải thêm dấu gạch chéo ngược theo sau là dấu ngoặc kép trong dấu ngoặc kép; nên được đọc là “\” trong công thức.
Airtable cũng bao gồm một tập hợp các toán tử logic. Chúng sẽ trả về “TRUE” nếu điều kiện của chúng được đáp ứng và “FALSE” nếu không đáp ứng. Chúng “lớn hơn” ( > ), “nhỏ hơn” ( < ), "lớn hơn hoặc bằng" ( >= ), “nhỏ hơn hoặc bằng” ( <= ), "bằng" ( = ), và "không bằng" ( != ).
Một số tính năng cơ bản bạn có thể sử dụng trong Airtable
Nếu bạn đang tìm kiếm những cách đơn giản để bắt đầu sử dụng công thức thì đây là một số tính năng cơ bản bạn có thể sử dụng trong Airtable để bắt đầu. Đây chỉ là bề nổi của những gì có thể; Tài liệu của Airtable có danh sách đầy đủ các tính năng. Họ thậm chí còn xây dựng một cơ sở dữ liệu với các kết quả đầu ra mẫu
mà bạn có thể sao chép vào không gian làm việc của mình và chỉnh sửa.
Hàm IF
IF(expression, value1, value2)
Hàm IF là một trong những hàm cơ bản nhất trong bảng tính và cách triển khai nó trong Airtable về cơ bản giống như hàm IF hoạt động trong Excel.
Hàm kiểm tra logic được nhập vào trường biểu thức và sau đó trả về giá trị1 nếu logic đó là đúng hoặc value2 nếu nó sai. Giống như trong Excel, bạn có thể tạo các câu lệnh IF lồng nhau và chèn các hàm khác vào công thức IF.
Các câu lệnh IF đặc biệt phức tạp có thể được hình dung dễ dàng hơn bằng cách sử dụng tính năng “chỉnh sửa nhiều dòng” của Airtable, cho phép bạn nhập các công thức giống viết mã hơn, với thụt lề để thể hiện các câu lệnh lồng nhau và nhiều màu để thể hiện các phần khác nhau của cú pháp.
Sự khác biệt đáng chú ý là không có hàm IBSAN tương đương trong Excel; thay vào đó bạn phải hỏi xem giá trị có bằng BLANK() hay không.
hàm tổng
SUM(number1, [number2, ...])
Tương tự, cũng phổ biến như hàm IF, hàm SUM hoạt động giống như trong bất kỳ bảng tính nào khác, cộng tất cả các giá trị có trong hàm (cho dù là giá trị trường hay số được xác định trực tiếp trong công thức).
Hàm THÊM NGÀY
DATEADD(23 sierpnia, 2023, [
Đối với một hàm khác thường hơn một chút nhưng có thể tỏ ra hữu ích một cách ấn tượng, bạn có thể sử dụng hàm THÊM NGÀY để thêm thời gian cụ thể vào ngày và giờ.
Trong phân đoạn đầu tiên của cú pháp, bạn chỉ định ngày hoặc ngày và giờ, trực tiếp hoặc từ trường “Ngày và giờ”. (Bạn không thể tự thêm thời gian vào công thức này nếu không có ngày tháng; điều này sẽ gây ra lỗi và bạn sẽ cần phải chỉnh sửa lại công thức.)
Sau đó nhập giá trị số và đơn vị thời gian từ “mili giây”, “giây”, “phút”, “giờ”, “ngày”, “tuần”, “tháng”, “quý” (năm) hoặc “năm”.
Nếu cần, các hàm như TODAY() (hiển thị ngày hiện tại) hoặc NOW() (trả về ngày và giờ hiện tại, được cập nhật 15 phút một lần và bất cứ khi nào cơ sở được tính toán lại) cũng hoạt động với DATEADD thay vì một trường hoặc giá trị cụ thể .
DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes") Hàm DATEADD đã hoàn thành có thể trông giống như sau:
Tăng tốc quy trình làm việc của bạn với Airtable
Trường Công thức bổ sung một cách mạnh mẽ để phân tích và tương tác với dữ liệu trong Airtable. Từ những bản tóm tắt đơn giản đến những sáng tạo phức tạp với nhiều chức năng, tính linh hoạt của các công thức cho phép bạn truy cập vào các chức năng hữu ích nhất của công cụ bảng tính.
Nếu bạn đã quen thuộc với bảng tính, bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh các kỹ năng của mình để mở khóa những hiểu biết mới trong khi tận dụng các tiện ích của mô hình cơ sở dữ liệu Airtable. Đây chỉ là một trong nhiều tính năng độc đáo khiến Airtable trở thành một công cụ năng suất cực kỳ phổ biến.
