Microsoft Excel đi kèm với một số tính năng hữu ích để khám phá. Một số tính năng của nó có thể hữu ích khi bạn ít mong đợi nhất. Nếu bạn từng thắc mắc liệu mình có thể “cắt” hoặc “cắt” tập dữ liệu mà không xóa thông tin gốc hay không thì bạn sẽ quan tâm đến hàm DROP của Excel. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách thức hoạt động và nơi bạn có thể thấy nó hữu ích.
Hàm DROP trong Microsoft Excel là gì?
Hàm DROP trong Excel cho phép bạn xóa một số hàng hoặc cột được chỉ định (hoặc cả hai) khỏi một tập dữ liệu đã chỉ định. Điều này rất hữu ích để xóa đầu trang và chân trang khỏi bộ dữ liệu hoặc tách các bảng nhỏ hơn khỏi các bảng lớn hơn để phân tích chuyên sâu, có mục tiêu hơn.
Hạn chế chính của hàm này là bạn không thể xóa một hàng hoặc cột khỏi giữa mảng rồi ghim phần còn lại lại với nhau; hàm DROP chỉ xóa các hàng hoặc cột ở cuối mảng. Bạn sẽ phải kết hợp nhiều hàm DROP, sử dụng công thức khác hoặc sắp xếp lại mảng để lấy dữ liệu ra khỏi giữa tập hợp.
Hiểu cú pháp của hàm DROP
Hàm DROP tương đối đơn giản chỉ có ba đối số, tất cả đều tương đối đơn giản.
=DROP(array,rows,[columns])
Đối số mảng chỉ định tập dữ liệu sẽ được thay đổi. Đối số row chỉ định số lượng hàng cần xóa khỏi đầu mảng. Tương tự, đối số columns xác định số lượng cột sẽ bị xóa khỏi đầu mảng.
Thay vào đó, bạn có thể thay đổi các đối số “hàng” và “cột” để xóa chúng khỏi cuối mảng bằng cách đặt số âm vào giá trị. Ví dụ: gõ “3trong đối số hàng sẽ xóa ba hàng dữ liệu đầu tiên khỏi mảng nhưng gõ “-3thay vào đó sẽ xóa ba hàng dữ liệu cuối cùng.
Nếu mảng trống hoặc số hàng hoặc cột được chỉ định trong các đối số tương ứng bằng 0, Excel sẽ trả về “#CALC!” lỗi và chức năng sẽ không hoạt động.
Cách sử dụng hàm DROP trong Excel
Hãy chứng minh hoạt động của DROP bằng cách làm việc với bảng tính mẫu để đặt hàng sản phẩm từ một cửa hàng điện tử giả định.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang làm việc trên một báo cáo đo lường luồng hàng tồn kho, thường yêu cầu xóa số đơn đặt hàng sản phẩm khỏi nhật ký. Trong khi biên soạn trang tính của mình, chúng tôi được biết từ bộ phận dịch vụ khách hàng rằng bốn đơn hàng cuối cùng trong ngày đã được trả lại và chúng tôi cần xóa chúng khỏi danh sách bán hàng.
Chúng tôi muốn xóa khỏi bảng bốn đơn hàng cuối cùng được sắp xếp theo hàng, cũng như số thứ tự được hiển thị trong cột. Cả hai tác vụ này đều tương đối dễ thực hiện bằng cách sử dụng hàm DROP.
Trong ô J1, nhập hoặc dán công thức sau vào bảng tính và nhấn Enter.
=DROP(A1:G17,-4,1)
Công thức này yêu cầu hàm DROP trước tiên lấy dữ liệu của chúng ta dưới dạng một mảng (các ô từ A1 đến G17). Sau đó, giá trị của đối số “hàng” của hàm được đặt thành “-4”. Điều này yêu cầu hàm hoạt động ngược lại và loại bỏ bốn hàng ở cuối mảng chứ không phải ở đầu mảng.
Cuối cùng, đối số “cột” được đặt thành “1để yêu cầu hàm chạy từ đầu trang tính và xóa cột đầu tiên khỏi mảng.
Như trong kết quả của ví dụ của chúng tôi, bạn có thể nhận thấy một số khác biệt về định dạng trong mảng kết quả, nhưng chúng không phải là kết quả của hàm. Bạn có thể dễ dàng khắc phục các sự cố về giao diện này bằng cài đặt trong phần “Phông chữ” và “Số” của dải băng “Trang chủ” trong Excel.
Sắp xếp dữ liệu của bạn bằng hàm DROP của Excel
Microsoft Excel cung cấp toàn bộ các tính năng độc đáo để sắp xếp, phân tích và thậm chí thiết kế dữ liệu để bạn có thể đạt được kết quả mong muốn và trình bày thông tin theo cách tốt nhất có thể.
Các tính năng như DROP có vẻ bất thường nhưng chúng rất hữu ích khi dữ liệu của bạn gặp phải thách thức bất thường cần vượt qua. Bạn thậm chí còn có thể làm được nhiều việc hơn với bảng tính, chỉ chờ được khám phá trong nhiều chức năng của Microsoft Excel.
