Trello cho phép các doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng quản lý và theo dõi các dự án từ một nơi và tận hưởng nhiều lợi ích hữu ích.
Khi các công ty phát triển, nhu cầu của họ cũng tăng theo, các nhiệm vụ, hoạt động và rủi ro cũng tăng theo. Để làm được điều này, họ cần có hệ thống phù hợp để quản lý và theo dõi các dự án, nhiệm vụ, tiến độ cũng như giảm thiểu rủi ro và kém hiệu quả.
Một công cụ quản lý dự án hoặc công việc như Trello👍 sẽ giúp bạn điều này.
Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, người làm việc tự do, trưởng nhóm hay doanh nghiệp lớn, bạn đều có thể sử dụng bất kỳ công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ nào hiện có trên thị trường.
Mặc dù có nhiều công cụ trên thị trường mang lại lợi ích giống nhau, hãy chọn một công cụ dễ sử dụng và có bộ tính năng hữu ích cho trường hợp sử dụng của bạn.
Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng thân thiện với người dùng cho các dự án của mình, Trello chỉ là vấn đề đăng ký. Nó cung cấp một cách tương tác và hấp dẫn trực quan để quản lý các dự án và nhiệm vụ đồng thời tăng cường hợp tác và năng suất của nhóm.
Hãy nói về Trello là gì và nó hiệu quả như thế nào trong quản lý dự án để bạn có thể quyết định liệu nó có đáp ứng yêu cầu của bạn hay không.
Trello là gì?
Trello là một công cụ cộng tác thiết kế dựa trên đám mây dễ sử dụng cho phép bạn quản lý mọi thứ từ tiệc cưới đến chiến lược kinh doanh của mình. Bạn có thể sắp xếp các dự án và nhiệm vụ của mình bằng bảng Trello. Một số cách sử dụng phổ biến của nó bao gồm lập kế hoạch mục tiêu, cộng tác giữa các nhóm, động não, quản lý lịch biên tập, tuyển dụng và lộ trình sản phẩm.
Trello giúp bạn trực quan hóa tất cả các loại dữ liệu, bao gồm dự án là gì, ai đang thực hiện nhiệm vụ gì, tiến độ của mỗi thành viên là gì, v.v. Những người làm việc tự do cũng có thể sử dụng Trello cho mục đích cá nhân, chẳng hạn như sắp xếp nhiệm vụ, quản lý thời hạn và đặt lời nhắc.
Trello đơn giản, mạnh mẽ và linh hoạt, có nghĩa là tất cả sức mạnh của năng suất. Nó cung cấp các tùy chọn như danh sách, thẻ và bảng để có được bức tranh rõ ràng về ai đang làm gì và họ cần gì để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Ngoài ra, Trello là một công cụ trực quan mang lại cho nhóm của bạn những lợi ích bổ sung trong quản lý dự án, quy trình làm việc và theo dõi nhiệm vụ. Bạn có thể thêm tệp, danh sách kiểm tra và tự động hóa nhiều tác vụ. Các thẻ trong Trello lưu trữ tất cả thông tin bạn cần sắp xếp. Điều này cho phép bạn thêm ngày, chỉ định thành viên, để lại nhận xét, v.v.
Trello là một ơn trời cho nhiều công ty và cá nhân muốn làm cho vòng đời dự án của họ trở nên dễ dàng, dễ tiếp cận và đơn giản. Tại đây, bạn có thể thêm bảng và danh sách vào dự án của mình và theo dõi mọi thứ từ một nơi. Ngoài ra, bạn có thể truy cập Trello từ mọi nơi trên thế giới để duy trì kết nối ngay cả khi bạn đi vắng.
Cũng đọc👓 Trello vs. Asana: cuộc đọ sức cuối cùng để giành quyền tối cao trong quản lý dự án.
Tính năng của Trello
Trello là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ, có nhiều tính năng bao gồm:
# 1. Số lần hiển thị
Mang đến cho công việc của bạn một giao diện mới và xem các dự án từ mọi góc độ với các chế độ xem Dòng thời gian, Bảng, Bảng, Lịch, Bản đồ, Không gian làm việc và Trang tổng quan. Nó sẽ mang lại một góc nhìn mới cho công việc của bạn.
Tính năng này bao gồm:
- Bảng Trello: Bảng Trello giúp bạn chọn con đường từ ý tưởng đến hành động. Bạn có thể lập kế hoạch cho các dự án của mình và chia chúng thành các nhiệm vụ để hoàn thành công việc nhanh hơn. Ngoài ra, bạn có thể xem trạng thái của từng nhiệm vụ.
- Dòng thời gian: Luôn bám sát mục tiêu bằng dòng thời gian Trello để xem mỗi bộ phận chuyển động kết nối như thế nào theo thời gian. Bạn có thể kéo và thả nhiệm vụ cũng như điều chỉnh ngày đến hạn dựa trên nhu cầu và mức độ ưu tiên của mình.
- Lịch: Lịch Trello là một quả cầu pha lê mang đến cho bạn cái nhìn rõ ràng về công việc của mình, bao gồm lên lịch biên tập, việc cần làm, v.v.
- Trang tổng quan: Nhận thông tin chi tiết hữu ích về các dự án và quy trình của bạn với Bảng điều khiển Trello. Điều này giúp bạn quản lý khối lượng công việc và trực quan hóa các số liệu chính như ngày đến hạn, thẻ danh sách, thẻ được giao, v.v.
- Bảng: Với sự trợ giúp của bảng, bạn có thể theo dõi tất cả công việc được thực hiện trên bảng. Nó sẽ giúp bạn hình dung công việc của mình trong một danh sách kiểu bảng tính có thể được sắp xếp theo các tab bạn muốn xem.
- Bản đồ: Chế độ xem bản đồ của Trello cho phép bạn xem dữ liệu dựa trên vị trí trên bản đồ, bất kể bạn ở đâu. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện, tổ chức công việc, theo dõi bất động sản, v.v., mọi thứ đều trở nên dễ dàng.
#2. Tự động hóa
Tập trung vào công việc quan trọng của bạn và để Trello thực hiện phần còn lại bằng tính năng tự động hóa không cần mã – Butler. Nó được tích hợp vào Trello Board, giúp việc quản lý dự án và nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo quy tắc, lệnh và nút để tự động hóa mọi hành động và tác vụ.
Ngoài ra, bạn có thể đặt quy tắc cho các nhiệm vụ quan trọng của mình bằng cách đặt trình kích hoạt và hành động cần thiết với Butler. Điều này sẽ cho phép bạn chuyển sang bước tiếp theo nhanh hơn với các nút và tab bảng tùy chỉnh. Bạn cũng có thể thấy các nút thẻ ở mặt sau của mỗi thẻ và các nút bảng ở góc trên bên phải.
Ngoài ra, bạn có thể mở rộng sức mạnh của Butler bằng cách tích hợp nó với nhiều nền tảng khác nhau như Slack, email và Jira. Butler nhận ra các tác vụ lặp đi lặp lại trên bảng Trello của bạn và đề xuất các tính năng tự động hóa có thể được bật chỉ bằng một cú nhấp chuột.
#3. Mẫu
Trello có rất nhiều mẫu dành cho thiết kế, giáo dục, kinh doanh, kỹ thuật, tiếp thị, quản lý dự án, v.v. Với các mẫu này, bạn có thể bắt đầu sử dụng kế hoạch trực tiếp và tùy chỉnh kế hoạch theo nhu cầu của mình. Điều này sẽ cho phép bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và cộng tác dễ dàng hơn.
#4. Hội nhập
Bạn có thể tích hợp các ứng dụng kinh doanh của mình với Trello để giúp nơi làm việc của bạn trở nên dễ dàng và dễ tiếp cận hơn. Một số tích hợp mà nó hỗ trợ là: Taco Browser Extension, Blue Cat, Pipedrive, Lokalise, HootSuite, và Enable.me, Instabug, Clockify, v.v.
Cũng đọc: Trello Vs. ClickUp: Lựa chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất
Lợi ích của Trello
Trello mang lại nhiều lợi ích. Chúng như sau:
- Tổ chức dự án: Trello cho phép bạn và nhóm của bạn tổ chức các dự án và nhiệm vụ theo danh sách, thẻ và bảng.
- Cộng tác: Với Trello, bạn có thể dễ dàng cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình để cùng nhau làm việc trên các dự án khác nhau, cho phép họ gửi tệp đính kèm, để lại ngày đến hạn và nhận xét trên thẻ.
- Truy cập di động: Trello cung cấp ứng dụng di động giúp bạn truy cập bảng của mình khi đang di chuyển và giúp bạn làm việc hiệu quả ngay cả khi bạn vắng nhà.
- Tính linh hoạt: Bạn có thể sử dụng Trello cho bất kỳ loại nhiệm vụ hoặc dự án nào. Điều này làm cho nó trở thành một nền tảng tất cả trong một cho cả cá nhân và doanh nghiệp.
- Quản lý thời gian: Với Trello, bạn có thể đặt thời hạn cho các nhiệm vụ và xem tiến độ của các dự án hiện tại theo thời gian. Điều này cho phép bạn luôn cập nhật về thời hạn.
- Có thể tùy chỉnh: Với Trello, bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh, nhãn, hình nền tùy chỉnh, v.v. vào thẻ và bảng của mình. Bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát cách bạn tổ chức và hình dung các dự án của mình.
- Thân thiện với người dùng: Trello được thiết kế dễ dàng và đơn giản cho người dùng để bất kỳ ai cũng có thể sử dụng.
- Hệ thống Kanban: Trello sử dụng hệ thống Kanban cho phép bạn lập kế hoạch công việc thành các mục nhỏ hơn bằng hệ thống thẻ và bảng.
- Thông báo tức thì: Bạn sẽ nhận được thông báo và cảnh báo liền mạch khi bất kỳ thẻ hoặc bảng nào được cập nhật. Ngoài ra, nếu ai đó trong nhóm cập nhật nhiệm vụ, bạn sẽ nhận được thông báo ngay lập tức.
- Định giá ít phức tạp hơn: Trello có cấu trúc định giá ít phức tạp hơn so với các công cụ quản lý khác. Bạn sẽ nhận được một phiên bản trong đó việc mời thành viên và tạo bảng, danh sách và thẻ thật dễ dàng.
Cũng đọc Trello vs. Quản lý công việc Jira: Cách chọn phương án phù hợp.
Cách sử dụng Trello
Để quản lý dự án hiệu quả trong công ty của bạn, bạn cần biết cách sử dụng Trello. Hãy đi sâu vào các bước:
Tạo tài khoản
Để sử dụng Trello, trước tiên bạn phải đăng ký và tạo tài khoản.
- Trong trình duyệt của bạn, tìm kiếm trang đăng nhập Trello.
- Đánh dấu trang web để dễ dàng truy cập trong tương lai.
- Bây giờ hãy nhập thông tin đăng nhập của bạn như tên người dùng, mật khẩu, v.v.
- Bạn cũng sẽ tìm thấy “Đăng nhập bằng Google” cùng với các tùy chọn đăng nhập khác.
- Sau khi nhập thành công thông tin đăng nhập của bạn, bạn sẽ được yêu cầu chọn hộp có các điều khoản và điều kiện của Trello.
- Khi mọi thứ đã được thiết lập, bạn sẽ được chuyển hướng đến bảng điều khiển Trello. Đây là giao diện nơi bạn có thể thêm bảng, danh sách, thẻ và nhiều thứ khác.
- Bạn có thể thêm dự án mới hoặc xem dự án hiện tại trên trang tổng quan.
- Bạn cũng có thể hiển thị menu ở góc trên bên phải. Menu này bao gồm cài đặt, chi tiết hồ sơ, hoạt động thẻ, trợ giúp và hơn thế nữa.
- Bạn có thể đăng xuất khỏi menu tương tự bất kỳ lúc nào.
Hiểu các thành phần chính
Công cụ quản lý tác vụ và dự án trực quan Trello cho phép bạn phát minh, lập kế hoạch và quản lý công việc cùng với nhóm của mình theo cách hiệu quả và có tổ chức hơn.
Nguồn: Trello
Để bắt đầu quy trình quản lý dự án, bạn cần hiểu một số thuật ngữ được sử dụng phổ biến nhất trong Trello và là các thành phần chính của nó. Chúng như sau:
- Bảng: Bảng Trello là nơi bạn có thể theo dõi tất cả dữ liệu dự án của mình, chẳng hạn như dự án, quy trình công việc hoặc nhóm. Cho dù bạn đang tạo một bài viết, theo dõi doanh số bán hàng, lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo hay ra mắt một trang web mới, bảng Trello sẽ giúp bạn sắp xếp mọi công việc, đến từng chi tiết nhỏ nhất. Ngoài ra, nó cho phép bạn cộng tác với các nhóm.
- Thẻ: Đơn vị nhỏ nhất và chi tiết nhất của bảng Trello là thẻ thể hiện ý tưởng💡và nhiệm vụ. Điều này bao gồm những việc cần phải làm, chẳng hạn như viết blog, quy định về kỳ nghỉ của công ty, thuê người quản lý tiếp thị, v.v. Bạn có thể tùy chỉnh nó theo thông tin của bạn. Ngoài ra, bạn có thể kéo và thả thẻ để xem tiến trình trong “danh sách”. Và điều tuyệt vời nhất là không có giới hạn trong việc thêm thẻ.
- Danh sách: Danh sách giữ các tab hoặc bạn có thể nói, các nhiệm vụ và thông tin cụ thể, được sắp xếp theo cách cho phép bạn hiển thị các giai đoạn tiến bộ. Nó được sử dụng để thêm quy trình làm việc nơi bạn có thể di chuyển các tab ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình tổng thể. Có thể theo dõi thông tin và ý tưởng. Bạn có thể thêm nhiều danh sách vào bảng và tùy chỉnh cách sắp xếp cũng như tiêu đề theo yêu cầu.
Tạo bảng Trello
Bảng Trello giúp bạn sắp xếp mọi thứ để thành công và đáp ứng nhu cầu của bạn. Hãy xem cách bạn có thể tạo bảng mới từ bảng điều khiển Trello.
- Trong tab không gian làm việc, nhấp vào “Tạo bảng mới” hoặc nhấp vào nút dấu cộng ở tiêu đề bên trái tên hồ sơ và chọn “Tạo bảng mới”.
- Đặt tên cho bảng của bạn theo dự án bạn đang thực hiện, chẳng hạn như tổ chức sự kiện, quản lý blog, theo dõi khách hàng tiềm năng, ra mắt sản phẩm mới, v.v.
- Bây giờ bảng thiết kế của bạn đã sẵn sàng. Khi bạn thêm bảng mới, cài đặt mặc định là “Không gian làm việc hiển thị”. Điều này có nghĩa là bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể xem, chỉnh sửa và tham gia các tab.
- Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt thành riêng tư để chỉ những thành viên được chọn trong diễn đàn mới có thể nhìn thấy chúng, chỉ cần thay đổi cài đặt thành “Riêng tư”.
- Có một tùy chọn khác, “Công khai”, có nghĩa là bất kỳ ai trên internet đều có thể xem bảng liên kết khi nó được xếp hạng trong các công cụ tìm kiếm.
- Nếu bạn muốn thêm một quy trình công việc khác, chỉ cần làm theo quy trình tương tự. Hơn thế nữa, bạn có thể tùy chỉnh bảng trắng của mình để mang lại cái nhìn độc đáo cho các dự án khác nhau.
Thêm thẻ và danh sách
Bạn có thể tạo danh sách trên bảng theo nhu cầu của mình. Ví dụ: bạn sẽ tìm thấy ba danh sách bao gồm ‘Việc cần làm’, ‘Đang tiến hành’ và ‘Xong’. Bạn cũng có thể tạo danh sách tất cả các thành viên trong nhóm của mình. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau và dễ dàng tạo danh sách của bạn.
- Mở bảng để tạo danh sách. Dưới tên bảng của bạn, nhấp vào ‘thêm danh sách’.
- Đặt tên cho nó và nhấp vào “thêm danh sách”.
- Ngay bên dưới nó, bạn sẽ có tùy chọn để thêm thẻ.
- Nhấp vào “Thêm thẻ” và nhập tiêu đề cho thẻ này.
Bằng cách nhấp vào thẻ, bạn có thể thêm nhận xét hoặc mô tả cho các đội. Hơn nữa, bạn có thể thêm danh sách kiểm tra, tệp đính kèm và nhãn từ cùng một màn hình.
Hợp tác và giao tiếp
Nếu bạn là trưởng dự án, bạn cần kiểm tra cập nhật trạng thái dự án, đảm bảo tất cả các thành viên đều đang thực hiện nhiệm vụ được giao và tiến triển một cách hiệu quả. Để làm điều này, trước tiên hãy mời các thành viên trong nhóm của bạn vào bảng Trello và kiểm tra nhiệm vụ được giao của họ.
Đây là lý do tại sao,
- Nhấp vào “Mời” ở đầu bảng và chọn thành viên bạn muốn thêm vào bảng đó. Ngoài ra, bạn mời họ bằng tên hoặc địa chỉ email của họ.
- Bạn sẽ nhận được một liên kết chia sẻ trên nút menu. Thả liên kết đặc biệt này vào email hoặc kênh Slack để mời họ cộng tác.
- Ngoài ra, bạn có thể tải xuống mã QR và để người khác quét mã đó để tham gia bảng.
- Bạn có thể đặt quyền và xác định vai trò một cách minh bạch như bình thường, quản trị viên và người quan sát.
- Bạn có thể thêm thành viên, danh sách kiểm tra, ngày tháng, tệp đính kèm, trang bìa và đặt thời hạn.
Khi cộng tác và liên lạc với các thành viên trong nhóm, bạn có thể thêm nhận xét vào thẻ hoặc phản hồi. Bạn thậm chí có thể thêm @name của thành viên lên tường của mình để họ nhận được thông báo và xem phản hồi hoặc nhận xét của bạn. Nguồn cấp dữ liệu hoạt động trong Trello lưu trữ tất cả hành động và nhận xét.
Khám phá các tính năng
Các tính năng như thêm danh sách kiểm tra, tệp đính kèm và bỏ phiếu là những tính năng hữu ích nhất của bảng Trello. Điều này giúp chia sẻ quan điểm của bạn và làm việc trực tiếp để mọi thứ đều ổn định.
Với danh sách kiểm tra, bạn có thể thấy tiến trình của thành viên trong một nhiệm vụ nhất định. Danh sách kiểm tra thể hiện các mục nhỏ hơn và được chia nhỏ trong một nhiệm vụ lớn hơn. Khả năng chỉ định và xác định từng danh sách kiểm tra giúp cải thiện khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình. Bạn có thể chia sẻ tệp đính kèm tài liệu, tệp, báo cáo tiến độ, yêu cầu của khách hàng, v.v. để các thành viên trong nhóm dễ dàng truy cập.
Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng bình chọn cho thẻ bằng cách nhấp vào “Bình chọn” ở mặt sau thẻ sau khi nhấp đúp vào thẻ. Màu của nút chuyển sang màu xanh lục khi bạn bỏ phiếu. Nhấp vào nút tương tự một lần nữa sẽ xóa giọng nói.
Làm cách nào để xóa bảng Trello?
Khi dự án kết thúc và bảng không còn được sử dụng nữa. Bạn có thể loại bỏ nó vĩnh viễn bằng cách làm theo các bước đơn giản sau.
- Nhấp vào menu Bảng ở góc trên bên phải có ba dấu chấm.
- Chọn “Thêm” từ menu này.
- Sau đó chọn “Đóng bảng” gần nút menu Thêm.
- Bạn sẽ thấy hai tùy chọn – xóa vĩnh viễn bảng và mở lại bảng đó.
- Nếu bạn muốn lưu trữ nó, chỉ cần bỏ qua cửa sổ bật lên.
- Nếu bạn muốn xóa vĩnh viễn bảng, bạn có thể nhấp vào “Xóa vĩnh viễn bảng”.
Cũng đọc Trello vs. monday.com: So sánh các công cụ quản lý dự án tốt nhất
Ứng dụng
Quản lý dự án là một nhiệm vụ phức tạp. Nhưng bằng cách sử dụng một công cụ quản lý dự án như Trello, quy trình quản lý dự án và nhiệm vụ có thể trở nên hoàn hảo. Trello là một công cụ cộng tác trực quan dễ sử dụng mà các cá nhân và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề có thể dễ dàng sử dụng.
Với giao diện dễ sử dụng, bạn có thể bắt đầu sử dụng Trello ngay mà không cần phải mất nhiều thời gian tìm hiểu bảng điều khiển. Nó sẽ cho phép bạn thêm bảng, danh sách và thẻ để quản lý và theo dõi hiệu quả các nhiệm vụ và dự án trong khi vẫn duy trì hiệu quả.
Sau đó là phần mềm tốt nhất để tạo biểu đồ Gantt đẹp mắt cho dự án của bạn.
