Chữ ký điện tử rất nhanh chóng trở thành thiết yếu trong cuộc khủng hoảng COVID: tốc độ chữ ký, giá trị pháp lý, tự động hóa … Đơn giản và hợp pháp, giải pháp cho phép bạn ký bất kỳ tài liệu nào trong vài cú nhấp chuột. Luc Pallavidino, đồng sáng lập và Giám đốc điều hành của Yousign, công ty hàng đầu của Pháp về chữ ký điện tử, nói về những ưu điểm chính của định dạng chữ ký này và sự tiết kiệm thời gian mà nó mang lại cho các công ty, đặc biệt là VSEs và SMEs.
Tăng năng suất với hướng dẫn chữ ký điện tử
Làm thế nào để chữ ký điện tử tiết kiệm thời gian cho các công ty?
Ưu điểm chính của chữ ký điện tử là cho phép các công ty tiết kiệm thời gian và thực hiện các quy trình hiệu quả và trơn tru hơn. Trước đây, cần phải in hợp đồng, gửi qua đường bưu điện hoặc scan, ký bằng tay… Một công cụ như Yousign cho phép các nhóm không còn mất thời gian quét, in và gửi tài liệu giấy.
Người ký văn bản hoàn toàn có thể ký ở mọi nơi, và trên mọi phương tiện, ngay cả khi đang di chuyển. Đối với các đội đang di chuyển, một lần nữa, việc tiết kiệm thời gian là rất quan trọng. Khi ký hợp đồng trước đây thường mất vài ngày giữa các chuyến đi khứ hồi khác nhau, giờ đây nó được thực hiện gần như ngay lập tức. Trong một cú nhấp chuột, các tài liệu được nhận, đọc và ký.
Ngay khi một cuộc họp vật lý khó thiết lập, hoặc các bên ký kết ở xa nhau về mặt địa lý, chữ ký điện tử cho phép các bên ký kết không mất thời gian và có tất cả các tài liệu hoặc hợp đồng được ký kết nhanh nhất có thể. Ngoài việc tiết kiệm thời gian, các công cụ chữ ký điện tử cũng giúp tránh các lỗi yêu cầu gửi lại tài liệu mới và kéo dài thời gian trì hoãn.
Và trong điều kiện tiết kiệm tài chính?
Nhân viên lãng phí ít thời gian hơn vào các nhiệm vụ có giá trị gia tăng thấp như quét tài liệu hoặc yêu cầu theo dõi. Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể dành nhiều thời gian hơn cho nhiệm vụ bán hàng của họ hơn là quản lý hành chính. Năng suất đạt được là ngay lập tức.
Nhưng Yousign cũng cho phép tiết kiệm đáng kể bưu phí, giấy hoặc in ấn. Kết thúc các thủ tục giấy tờ rõ ràng là một cách tiết kiệm thời gian, nhưng cũng là một lợi ích tài chính cho nhiều công ty, và đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Và từ quan điểm kế toán, mọi thứ diễn ra nhanh hơn. Các hợp đồng được ký kết nhanh chóng hơn, các đơn mua hàng cũng vậy. Bạn làm cho việc bán hàng nhanh hơn và giảm bớt mọi xích mích. Bạn có một cái nhìn thời gian thực về tiến độ của các chữ ký của tất cả các tài liệu của bạn. Tốc độ ra quyết định giữa tài liệu được gửi dưới dạng bản cứng và tài liệu được ký điện tử không liên quan gì.
Để thậm chí còn hiệu quả hơn, mức độ tự động hóa có thể được áp dụng?
Giải pháp chữ ký điện tử như Yousign sẽ cho phép bạn thiết lập tự động hóa và tích hợp để tiến xa hơn và hiệu quả hơn. Đặc biệt, bạn có thể tạo quy trình làm việc chữ ký và tự động hóa chu trình ký tài liệu nhiều nhất có thể: định cấu hình ai là người ký, ai là người phê duyệt, v.v. Bạn cũng có quyền kiểm soát việc tự động hóa lời nhắc. Ở đây, một lần nữa, mục tiêu là nén càng nhiều càng tốt thời gian từ khi gửi tài liệu đến khi ký.
Đối với các nhu cầu quan trọng hơn, bạn cũng có thể triển khai API Yousign cho các công cụ khác nhau như CRM hoặc ERP của bạn. Ví dụ: API cho phép bạn quản lý tất cả các đề xuất thương mại từ CRM của bạn mà không cần thông qua giao diện Yousign. Ví dụ, giải pháp Yousign được tích hợp hoàn toàn với Salesforce: bạn có các báo giá hoặc hợp đồng được ký kết trong Salesforce và thực hiện theo các yêu cầu chữ ký của bạn trong thời gian thực. Tất cả các hợp đồng đều được ký kết và chứng nhận nhờ Yousign và có thể truy cập bất kỳ lúc nào trên CRM. Đối với những nhân viên bán hàng, những người thường xuyên di chuyển và không có thời gian để quản lý khía cạnh hành chính của nhiệm vụ của họ, việc tiết kiệm thời gian và hiệu quả là rất lớn. Và không cần phải yêu cầu khách hàng quét chữ ký của mình, không có giá trị pháp lý, mọi thứ được thực hiện trực tuyến.
Một ví dụ thú vị khác về tích hợp là việc triển khai ATS (công cụ quản lý ứng viên) cho các công ty hoặc các bên tuyển dụng: hợp đồng lao động có thể được ký kết 1 nhấp chuột từ bất kỳ công cụ nào trên thị trường thông qua API.
Giải pháp chữ ký điện tử hướng đến những ngành nào? Nó có thể truy cập được cho tất cả các công ty không?
Các công cụ chữ ký điện tử phù hợp với mọi quy mô kinh doanh, ngay cả những quy mô nhỏ nhất. Dù trong lĩnh vực bảo hiểm, bất động sản, ngân hàng, pháp lý, tuyển dụng, giáo dục, tất cả các lĩnh vực sử dụng hợp đồng đều được quan tâm.
Phản xạ giấy tờ vẫn còn tồn tại rất nhiều trong nhiều lĩnh vực, đối với các tài liệu tuy nhiên hoàn toàn “có thể kỹ thuật số hóa”: hợp đồng lao động, báo giá, đơn đặt hàng, ủy quyền SEPA, thỏa thuận mua bán… Hầu hết tất cả các tài liệu đều có thể được ký điện tử. Trong các lĩnh vực như công việc tạm thời hoặc bất động sản, bạn có thể ký hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận mua bán mà không cần phải đi du lịch và gần như ngay lập tức. Yousign áp dụng cho tất cả các lĩnh vực vì nó xác nhận hợp pháp và đảm bảo tất cả các hợp đồng của bạn (điều này không đúng với một số đối thủ cạnh tranh).
Và trái với những gì người ta có thể nghĩ, đây không phải là những giải pháp đắt tiền dành riêng cho các nhóm lớn. Chi phí ưu đãi Yousign dễ tiếp cận nhất 9 € mỗi tháng cho mỗi người dùng và chủ yếu nhắm đến những người làm nghề tự do và các doanh nghiệp nhỏ.
Tìm hiểu La Centrale đã đạt được hiệu quả như thế nào với chữ ký điện tử
