Công cụ (tính năng) Dòng thời gian của Google Trang tính cho phép người dùng dễ dàng theo dõi các hoạt động và các thay đổi liên quan, trực quan hóa mối liên hệ giữa các sự kiện cũng như đặt mục tiêu và cột mốc để tránh các bãi biển và đạt được mục tiêu.
Cách tạo dòng thời gian bằng Google Sheets
Dòng thời gian là một công cụ mới và có giá trị đã được thêm vào Google Trang tính và có thể được sử dụng bởi bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào cần theo dõi tiến độ của một kế hoạch hoặc dự án riêng lẻ.
Theo dõi hoạt động Tính năng dòng thời gian trong Google Trang tính giúp bạn tạo và theo dõi các nhiệm vụ, sự kiện, mục tiêu, cột mốc quan trọng, v.v., đồng thời xem lịch trình để đảm bảo bạn không bỏ lỡ thời hạn.
Các tổ chức có thể sử dụng dòng thời gian của Google Trang tính để theo dõi các dự án và hoạt động có nhiều nhóm cần theo dõi. Nó giúp các nhà quản lý và các bên liên quan khác dễ dàng xem xét lịch trình dự án, hiểu tình hình hiện tại và xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần hỗ trợ bổ sung để đạt được các cột mốc hoặc mục tiêu.
Nó cũng được sử dụng để lập kế hoạch cho các chiến dịch tiếp thị và tung sản phẩm ra thị trường. Công cụ Dòng thời gian đặc biệt hữu ích trong việc trực quan hóa các thay đổi theo thời gian và cho phép người dùng nhanh chóng khám phá các xu hướng và mẫu trong dữ liệu.
Khá dễ dàng để phát hiện bất kỳ vấn đề hoặc lĩnh vực nào cần cải thiện khi dữ liệu có thể được lọc và sắp xếp. Các mốc thời gian trong Google Trang tính cũng có thể được tùy chỉnh dễ dàng để đáp ứng yêu cầu của một dự án, nhóm hoặc cá nhân cụ thể.
Trong phần sau, chúng ta sẽ xem cách tạo dòng thời gian bằng Google Trang tính.
Lưu ý: Google Trang tính và tính năng Dòng thời gian của nó khá linh hoạt, do đó, nhiều cột và số liệu khác nhau có thể được thay đổi và tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn.
Hãy tạo một dòng thời gian để theo dõi các hoạt động của dự án:
Để tạo chế độ xem dòng thời gian đầy đủ, bạn cần đặt các cột riêng biệt trong Trang tính Google như dưới đây:
Dưới đây là các cột bắt buộc tối thiểu để tạo dòng thời gian:
- Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu hoạt động
- Ngày kết thúc: Ngày kết thúc hoạt động
- Tiêu đề thẻ: Tên của từng nhiệm vụ hoặc sự kiện
Lưu ý: Cột ngày bắt đầu và ngày kết thúc có thể được định dạng bằng GIÁ TRỊ NGÀY để đảm bảo rằng đầu ra có loại giá trị chính xác. Để đặt giá trị ngày mặc định, hãy chọn cột ngày bắt đầu, đi tới Định dạng – Số – và chọn ngày.
Các cột tùy chọn để tạo dòng thời gian:
- Chi tiết thẻ: Tóm tắt từng nhiệm vụ hoặc sự kiện
- Duration: Khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ
- Màu tab: Để nhìn rõ hơn, bạn có thể đặt màu cụ thể cho từng tác vụ
- Nhóm tab: Nhóm nhiều tab trong cùng một hàng của chế độ xem dòng thời gian dựa trên một cột
Bạn có thể thêm bao nhiêu cột tùy thích, chẳng hạn như màu thẻ, chủ sở hữu nhiệm vụ, ngày đến hạn, sự kiện sắp tới, hoạt động phát hành cuối tuần, kế hoạch, v.v.
Hãy xem cách tạo chế độ xem dòng thời gian trong Google Sheets:
Dữ liệu theo dõi dự án mới được liệt kê như trong bảng bên dưới.
Bây giờ hãy chọn tất cả các hàng, chuyển đến đầu menu Trang tính, nhấp vào Chèn và chọn Dòng thời gian.
Sau khi chọn Timeline từ menu chèn, cửa sổ chọn ô sẽ xuất hiện như hình dưới đây.
Nhấn OK và một sheet mới sẽ được chèn vào có tên là Timeline như hình dưới đây:
Khi nhấp vào bảng Dòng thời gian, bạn có thể hình dung toàn bộ trạng thái của dự án trong một khung minh họa duy nhất.
Việc theo dõi trình chiếu đầy đủ có thể được thực hiện từ một trang tính duy nhất và bạn có thể can thiệp khi cần thiết để tăng tốc mọi việc nếu dự kiến vi phạm thời hạn.
Nếu bạn muốn biết chi tiết về một sự kiện hoặc nhiệm vụ, hãy chọn một nhiệm vụ cụ thể và chi tiết sẽ được hiển thị ở phía bên phải của trang tính:
Tùy chỉnh chế độ xem dòng thời gian của bạn
Ở đầu trang, Google đã cung cấp một số tùy chọn (hiển thị bên dưới) để tùy chỉnh trang dòng thời gian nếu cần.
Hãy xem các tùy chọn dòng thời gian này làm cho bảng tính thân thiện hơn với người dùng như thế nào:
- Hôm nay: Bạn có thể nhấp vào hôm nay để chuyển đến ngày hiện tại trong bảng dòng thời gian.
- Khoảng thời gian hiển thị dòng thời gian: Trang tính có thể được hiển thị theo tuần, tháng, quý, v.v.
- Chế độ duyệt: Người dùng có tùy chọn duyệt trang tính ở chế độ Thu gọn hoặc Tiện lợi (mặc định). Chế độ xem Thu gọn cho phép bạn điều chỉnh dữ liệu tab phù hợp hơn nếu bạn chọn kiểm tra một trang tính có ít không gian mở hoặc trống hơn, trong khi Chế độ xem Thuận tiện cung cấp cho bạn nhiều khoảng trống hơn giữa các tab.
- Thu phóng: Nếu bạn muốn thay đổi kích thước khung của trang tính để hiển thị trên các kích thước màn hình khác nhau, tùy chọn thu phóng cũng sẽ rất hữu ích.
- Chia sẻ: Một tùy chọn quan trọng khác, nó cho phép người dùng chia sẻ bảng dòng thời gian với đồng nghiệp, nhóm hoặc các bên liên quan với quyền hạn chế.
Google Timeline cũng cung cấp các tùy chọn nâng cao như trình kết nối dữ liệu để kết nối và làm việc với dữ liệu BigQuery từ Google Cloud và dữ liệu Looker từ hơn 50 nguồn dữ liệu khác nhau được kết nối với Looker.
những từ cuối
Tóm lại, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp linh hoạt để quản lý nhiệm vụ, sự kiện hoặc trạng thái dự án từ đầu đến cuối và luôn cập nhật thông tin để tránh hoặc ngăn chặn vi phạm SLA thì Google Timeline là lựa chọn phù hợp dành cho bạn.
Sau đó, hãy xem hướng dẫn từng bước của chúng tôi về cách đánh dấu và xóa các bản sao trong Google Trang tính.
