Bạn thường xuyên lo lắng rằng mình không có đủ thời gian để hoàn thành các công việc hàng ngày? Bạn có thấy khó quản lý danh sách việc cần làm của mình không? Các ứng dụng của bạn luôn được hoàn thành vào phút cuối?
Nếu bạn trả lời có cho những câu hỏi này, bạn cần thiết lập lịch của mình. Lịch đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian và dự án, đồng thời giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn.
Lịch giúp bạn theo dõi các cuộc hẹn và nhắc bạn về các cuộc họp sắp tới. Nó sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho những ngày nghỉ và ngày lễ của mình. Hãy thảo luận về mức độ tiện lợi của lịch và cách thêm lịch trong Outlook:
Tại sao phải sử dụng lịch?
Hãy thảo luận về mức độ cần thiết và tiện lợi của lịch:
Tăng năng suất của bạn
Một trong những lý do chính để thiết lập lịch là để tăng năng suất. Nó giúp chúng tôi tạo danh sách việc cần làm hàng ngày và các khoảng thời gian cho các công việc thường ngày. Làm việc với lịch đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đúng hạn và cung cấp thời gian cho các nhiệm vụ không thường xuyên khác. Sử dụng lịch làm công cụ theo dõi nhiệm vụ chính giúp tăng năng suất của bạn.
Trợ giúp trong việc ưu tiên các nhiệm vụ
Một cách sử dụng quan trọng khác của lịch là sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ vì nó giúp chúng ta quyết định và lên kế hoạch cho những việc cần làm trước. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình thành các danh mục khác nhau, chẳng hạn như:
- khẩn cấp và quan trọng,
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng và
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng
Sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ giúp bạn tránh dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc không cần thiết, đồng thời hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng đúng hạn. Nó sẽ giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ theo đúng thứ tự và đúng cách.
Tiếp tục được cập nhật
Trong khi giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn và ưu tiên các nhiệm vụ, lịch cũng giúp chúng ta luôn cập nhật mọi thứ và xử lý thời hạn một cách hiệu quả. Nó sẽ giúp chúng ta tránh bị phân tâm và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.
Lên kế hoạch cho kỳ nghỉ hoặc kỳ nghỉ của bạn
Lịch không chỉ quan trọng đối với việc quản lý công việc mà còn cả cuộc sống cá nhân của chúng ta. Nó giúp chúng ta lên kế hoạch cho các kỳ nghỉ hoặc những khoảng nghỉ nhỏ để trẻ hóa bản thân.
Những ưu điểm quan trọng khác của lịch là:
- Nó giúp chúng ta cải thiện khả năng quản lý thời gian và ra quyết định.
- Nó giúp chúng ta đạt được nhiều hơn với ít nỗ lực hơn và làm việc thông minh hơn.
- Sử dụng lịch ngăn ngừa lãng phí thời gian và trì hoãn một cách hiệu quả, đồng thời giúp chúng ta phát triển tính kỷ luật tự giác.
- Nó làm tăng chất lượng công việc của chúng tôi.
- Với lịch, bạn có thể xử lý các cuộc hẹn mà không cảm thấy quá tải hoặc căng thẳng.
Việc thêm lịch của người khác có nghĩa là gì?
Thêm lịch của người khác có nghĩa là bạn sẽ chia sẻ lịch của mình với người hoặc nhóm đó. Chia sẻ lịch tại nơi làm việc giúp tăng năng suất và khuyến khích giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
Người quản lý, trưởng nhóm và nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và thay đổi lịch làm việc của toàn bộ thành viên trong nhóm. Nó giúp cân bằng và quản lý các dự án trong một nhóm dễ dàng hơn. Hầu hết các tổ chức ưu tiên đào tạo nhân viên của họ về chia sẻ và sử dụng lịch dùng chung.
Lịch cũng có thể được chia sẻ với các gia đình để có một cuộc sống cân bằng. Nó có thể giúp các cặp vợ chồng cải thiện giao tiếp, quản lý trách nhiệm với con cái và theo dõi mọi bài tập về nhà. Nhờ vậy, bạn sẽ không quên dành thời gian cho nhau.
Quy trình từng bước thêm lịch trong Outlook.com và Outlook Web
Làm theo các bước sau để thêm lịch trong Outlook.com hoặc Outlook trên web:
- Mở tài khoản Outlook.com hoặc Outlook trên web của bạn hoặc -> chuyển đến biểu tượng lịch -> nhấp vào “Thêm Lịch”
- Bước tiếp theo chọn thêm lịch cá nhân -> chọn lịch cần thêm -> nhập thông tin tài khoản
- Sau khi tài khoản của bạn được liên kết, bạn sẽ nhận được thông báo sau khi xác thực nếu cần.
- Tất cả các sự kiện hoặc lịch biểu từ lịch cá nhân của bạn sẽ được tự động đồng bộ hóa.
Làm theo các bước sau để thêm lịch dùng chung:
- Bước đầu tiên là chấp nhận lời mời được chia sẻ với bạn để thêm lịch của người khác.
- Sau khi được phê duyệt, bạn có thể xem lịch trong Outlook trong “Lịch được chia sẻ”.
những từ cuối
Bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của việc thêm và chia sẻ lịch cũng như cách thực hiện, đã đến lúc bắt đầu. Thiết lập lịch của bạn trong Outlook bằng cách làm theo các bước ở trên. Sử dụng lịch Outlook sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình.
Bạn cũng có thể tìm hiểu về các ứng dụng dọn dẹp hộp thư email tốt nhất (Gmail, Outlook, Yahoo).
Thích bài viết? Làm thế nào về chia sẻ với thế giới?
