Bạn đã gửi một email và sau đó nhận ra rằng email đó có sai sót? Hoặc bạn đã gửi một email mà quên thêm một hoặc nhiều tệp đính kèm? Nếu câu trả lời của bạn là có thì đây là cách giúp bạn có thể nhớ lại email vô tình đó và gửi một email khác nếu muốn.
Tuy nhiên, bạn phải biết rằng phương pháp được thảo luận ở đây chỉ hoạt động nếu người nhận email và cả hai bạn đều có tài khoản email Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365 và cả hai đều thuộc cùng một tổ chức. Ngoài ra còn có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên ghi nhớ trước khi sử dụng tính năng thu hồi này trong Outlook.
Các bước để thu hồi
- Trước tiên, bạn cần mở ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn và nhấp vào tùy chọn ‘các mục đã gửi’ ở khung bên trái của cửa sổ Outlook.
- Bây giờ, từ danh sách email hiển thị, bạn phải nhấp đúp vào email bạn muốn thu hồi. Note việc chỉ nhấp một lần vào email sẽ không có tác dụng ở đây. Bạn phải bấm đúp vào, thao tác này sẽ mở email trong một cửa sổ mới.
- Chuyển đến tab ‘Tệp’ ở trên cùng và nhấp vào nó.
- Từ đây, nhấp vào tùy chọn ‘Thông tin’.
- Bây giờ, từ danh sách bên phải, hãy nhấp vào tùy chọn “Gửi lại hoặc thu hồi tin nhắn”.
- Một hộp có tên “Gọi lại tin nhắn này” sẽ mở ra. Nhấn vào nó.
- Chọn một trong các tùy chọn giữa “xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn này” hoặc “xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới”.
- Bạn có thể đánh dấu tùy chọn “cho tôi biết việc thu hồi thành công hay thất bại đối với mỗi người nhận” nếu muốn.
- Sau đó, nhấp vào ‘ok.’
- Bạn có thể viết một email thay thế nếu muốn và gửi nó.
Điểm cần lưu ý:
- Nếu bạn gửi email cho ai đó rồi thu hồi và thay thế bằng email khác thì tùy từng trường hợp cụ thể sẽ phát sinh các tình huống sau:
- Nếu tùy chọn “Tự động xử lý các yêu cầu và phản hồi đối với yêu cầu họp và thăm dò ý kiến” trong phần ‘theo dõi’ (trong Tệp > Tùy chọn > Thư) được đánh dấu chọn thì người nhận sẽ nhận được cả email gốc và email bị thu hồi. Trong trường hợp này, nếu người nhận chưa đọc email ban đầu thì email đó sẽ bị xóa. Tuy nhiên, nếu email ban đầu được đọc trước khi email thu hồi được gửi thì cả hai email vẫn ở lại người nhận,
- Nếu tùy chọn này không được đánh dấu, người nhận sẽ nhận được cả email gốc và email bị thu hồi. Tùy thuộc vào việc email gốc có được mở trước hay không, việc thu hồi sẽ không thành công nếu nó được mở trước và cả email gốc và email thu hồi vẫn thuộc về người nhận. Tuy nhiên, nếu người nhận đọc email thu hồi trước thì email gốc sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của người nhận và việc thu hồi thành công.
- Giả sử email gốc được chuyển đến một thư mục khác bên ngoài hộp thư đến, bất kể email đã được đọc hay chưa. Trong trường hợp này, việc thu hồi không thành công nếu email ban đầu và email thu hồi nằm trong các thư mục riêng biệt. Tuy nhiên, cả hai email đó vẫn thuộc về người nhận.
- Nếu cả email gốc và email thu hồi đều được chuyển vào cùng một thư mục thì việc thu hồi sẽ không thành công nếu người nhận mở email gốc trước và cả hai email vẫn ở bên người nhận. Nếu người nhận mở email thu hồi trước thì email gốc sẽ bị xóa và việc thu hồi thành công.
- Nếu bạn gửi email đến một thư mục chung rồi thu hồi nó và gửi một email thay thế thì điều đó tùy thuộc vào quyền thư mục chung mà người nhận có; những trường hợp sau có thể xảy ra:
- Nếu người nhận có quyền đọc và không đọc email gốc thì việc thu hồi thành công và email gốc sẽ bị xóa.
- Nếu người nhận đọc email gốc thì việc thu hồi không thành công và email thu hồi sẽ bị xóa.
- Nếu người nhận có các quyền khác và mở email thu hồi thì việc thu hồi không thành công nhưng cả email gốc và email thu hồi vẫn còn nguyên.
- Sau khi đọc email gốc, nếu người nhận đánh dấu là chưa đọc thì việc thu hồi cũng thành công.
Việc thu hồi không có tác dụng?
Dưới đây là một số lý do khiến việc thu hồi email có thể không hiệu quả.
- Bạn hoặc người nhận của bạn không có tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange. Hoặc, một trong hai bạn hoặc bạn không ở cùng một tổ chức.
- Cũng có thể tính năng thu hồi không khả dụng trong tổ chức của bạn.
- Bạn đã sử dụng Outlook dựa trên web thay vì ứng dụng Outlook trên máy tính.
- Email của bạn được bảo vệ bởi Azure Information Protection.
- Người nhận không sử dụng Outlook.
PCbezz
ngày 15 tháng 11 năm 2022, 3:19:52 CH
