Đại dịch coronavirus đã tạo ra những thách thức mới, đặc biệt là khi làm việc tại nhà. Nó có thể đặc biệt khó khăn khi bạn có một nhóm cố gắng làm việc với một dự án. Hợp tác ảo đã trở thành chuẩn mực mới trong môi trường làm việc hiện đại khi các nhóm cố gắng làm việc từ nhiều địa điểm hoặc thậm chí là các châu lục.
Google Docs là một công cụ cộng tác tuyệt vời, linh hoạt để làm việc theo nhóm và dễ dàng truy cập, ngay cả từ smartphones. Nhưng với sự linh hoạt này, vẫn cần phải tích hợp email. Email đã trở thành một công cụ truyền thông cơ bản cho các doanh nghiệp. Một số email được quét và một số được lưu trữ tốt hơn. Khi làm việc với các công cụ xác nhận, một số thay đổi có thể cần được giải quyết hoặc xem bởi các thành viên khác trong nhóm. Tính năng này có thể hữu ích để theo dõi lời mời họp, danh sách email và nhiều hơn nữa.
Tích hợp email vào Google Docs
Google có một số tính năng để giúp bạn hợp nhất Google Docs và email. Đối với tùy chọn đầu tiên, hãy làm theo các bước dưới đây.
Cho phép tạo tài liệu
Đăng nhập vào Gmail của bạn và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải. Sau đó bấm vào cài đặt. Nhấp vào tab Labs gần trung tâm trên cùng và cuộn xuống từ từ. Nhấp vào Kích hoạt tiếp theo để tạo một tài liệu. Sau đó lưu các thay đổi được thực hiện. Vì vậy, lần tới khi bạn muốn lưu email của mình trong Google Docs, chỉ cần nhấp vào nút thêm. Nút này nằm ở trung tâm trên cùng của bảng đọc tin nhắn. Sau đó bấm Tạo tài liệu. Một tab mở ra và từ đó rất dễ dàng để chỉnh sửa hoặc lưu. Bạn thậm chí có thể xuất sang pdf hoặc các định dạng tệp khác.
Tệp đính kèm Google Docs
Tùy chọn khác bạn có là nhấp vào tab Tệp trong tài liệu Google, cuộn xuống và bạn sẽ nhận được tùy chọn “Email dưới dạng tệp đính kèm”. Khi bạn chọn tùy chọn này, bạn sẽ thấy một email xuất hiện trong sơ đồ bên dưới. Tại đây bạn có cơ hội thêm địa chỉ e-mail của thành viên bạn muốn gửi tài liệu tới, bạn cũng có đặc quyền nhập tin nhắn vào phần thân trước khi chia sẻ tài liệu. Việc tích hợp này đã được Google tạo điều kiện. Tài khoản Gmail được sử dụng để truy cập Google Docs sẽ được sử dụng để gửi email.
Bạn cũng có thể tích hợp và chuyển đổi tài liệu Google thành thông báo email bằng cách thêm tiện ích mở rộng Google Chrome từ Cửa hàng Chrome và sau đó chọn tiện ích mở rộng. Sau khi bạn đã tải xuống tiện ích bổ sung của Google, bạn thêm nó. Bạn sẽ thấy một nút có nội dung “Mở trong Gmail.” Khi bạn nhấp vào nút này, bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên có nội dung “Chúng tôi đang chuyển đổi Google Docs sang email”. Sau này, bạn sẽ nhận được xác nhận rằng Google Doc của bạn đã được gửi dưới dạng email Gmail hoặc Google App.
Tiện ích mở rộng của Chrome
Bạn cũng có thể tích hợp email với Google Docs bằng cách thêm tiện ích mở rộng Chrome để chỉnh sửa email trong Google Docs. Bạn có thể nhận tiện ích mở rộng của Chrome. Tiện ích mở rộng này cung cấp sự sang trọng của việc chỉnh sửa email trong Google Docs. Khi bạn tải xuống tiện ích bổ sung, nhấp vào tiện ích bổ sung.
Khi bạn mở điều khiển email và nhấp vào biểu tượng “Chỉnh sửa trong Google Docs” trong địa chỉ email của bạn hoặc Gmail trong ứng dụng Google. Bạn có thể nhận được thông báo rằng bạn đồng ý truy cập Google Drive. Chọn tùy chọn Thêm tài khoản Google Drive. Điều này sẽ rất quan trọng khi bạn muốn lưu email trong thiết bị Google của mình sau khi bạn chỉnh sửa email trong Google Docs. Tính năng này rất hữu ích, đặc biệt là khi làm việc trong một dự án với một nhóm lớn.
Tận hưởng một quy trình làm việc đơn giản và khẳng định hơn
Đây là một vài cách để tích hợp các tài liệu và email của Google. Bạn có thể tận hưởng các tính năng bổ sung và tối ưu hóa năng suất bằng cách làm việc liền mạch và cộng tác trực tuyến với các nhóm dự án khác.
