Những email nhắc nhở nhẹ nhàng là một điều xấu xa cần thiết mà tất cả chúng ta đều phải đối mặt vào một lúc nào đó hoặc theo thói quen.
Khi hoạt động tiếp thị qua email ngày càng phát triển và mọi thương hiệu đều gửi rất nhiều email cho khách hàng của họ, các email chưa đọc là một danh mục lớn trong bất kỳ hộp thư đến nào.
Trên thực tế, Mailbird nhận thấy 35% hộp thư đến thông thường chưa được đọc. Nói cách khác, hơn một phần ba số email không được mở đúng giờ. Giờ đây, bạn có thể để thư quan trọng đó rơi vào các hộp thư đến ngày càng phát triển đó hoặc gửi lời nhắc nhở nhẹ nhàng.
Email nhắc nhở nhẹ nhàng là gì?
Đúng như tên gọi, email nhắc nhở nhẹ nhàng là một cách lịch sự để gửi lại tin nhắn cho người nhận về mục đích đã định.
Lý do là hiển nhiên. Bạn không nhận được thư trả lời hoặc người nhận đơn giản là quên mở email của bạn, cùng nhiều lý do khác. Dù sao đi nữa, vấn đề không phải là tỏ ra tuyệt vọng trong khi tránh đánh mất những gì bạn muốn đạt được trong lần tải lên đầu tiên.
Mặc dù việc này có vẻ dễ dàng nhưng có một số chi tiết để làm đúng, chẳng hạn như dòng chủ đề phải là gì, nội dung email phải dài bao nhiêu, v.v.
Hãy thảo luận từng trường hợp một.
Viết cho sếp
Điều này có thể xảy ra quá thường xuyên vì người quản lý/sếp có quá nhiều việc phải làm.
Nói một cách đơn giản, nó có thể là bất cứ điều gì, một dự án cụ thể mà bạn đã nói đến trước đó, một yêu cầu hoàn trả, bảng lương, v.v.
Dòng chủ đề ví dụ1. Tôi cần ý kiến của bạn về {task}
2. Đang chờ phản hồi của bạn về {task}
3. Lời nhắc nhở nhẹ nhàng dành cho {task}Nội dung văn bản Này Ethan,
Đây chỉ là phần bổ sung cho email trước đây của tôi về {task} này. Tôi đang chờ đợi sự hướng dẫn của bạn để tiến lên phía trước. Nếu bạn cần bất cứ điều gì từ phía tôi, hãy cho tôi biết.
cái gì tốt nhất
Beatrice
Có nhiều biến thể về chủ đề và nội dung của một email. Nhưng vấn đề là giữ cho nó ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Ngay cả khi có nhiều khía cạnh cần được chú ý, hãy trình bày chúng dưới dạng danh sách, thay vì viết đoạn văn này chồng lên đoạn văn khác; giúp người nhận dễ dàng hiểu được những gì cần phải làm.
Khoản thanh toán đã quá hạn
Thanh toán kịp thời là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhưng thật không may, hầu hết đều bỏ qua đặc tính đó khi nói đến việc thanh toán đúng hạn.
Và vì đây là chủ đề nhạy cảm đối với cả hai bên nên cách tiếp cận “táo bạo” nhưng “nhẹ nhàng” là điều quan trọng. Bên kia phải hiểu mức độ nghiêm trọng của tình hình và việc kinh doanh nên tiếp tục mà không làm hỏng mối quan hệ.
Dòng chủ đề ví dụ1. Thanh toán hóa đơn trễ {number}
2. Khẩn cấp: đến hạn thanh toán hóa đơn {number}
3. Hành động bắt buộc: hóa đơn {number} vẫn chưa được thanh toán Nội dung 1. Thanh toán hóa đơn trễ {number}
2. Khẩn cấp: đến hạn thanh toán hóa đơn {number}
3. Hành động bắt buộc: Hóa đơn {number} vẫn chưa được thanh toán
Nhưng khi nào nên gửi lời nhắc thanh toán này?
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nhau, chẳng hạn như mối quan hệ kinh doanh cụ thể đã tồn tại bao lâu, liệu đây có phải là thông lệ với khách hàng đó hay không và quan trọng nhất là liệu bạn có muốn tiếp tục kinh doanh hay không nếu người đó tái phạm. Dựa trên những yếu tố này, bạn có thể điều chỉnh âm điệu và thời gian của tin nhắn.
Trong hầu hết các trường hợp, ngày làm việc tiếp theo sau thời hạn là lý tưởng để gửi yêu cầu thanh toán. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, tôi không khuyên bạn nên đợi quá một tuần.
Yêu cầu phản hồi
Mặc dù học tập là nỗ lực suốt đời nhưng nó đặc biệt quan trọng đối với người mới bắt đầu. Tôi nhớ đã yêu cầu phản hồi về bài viết của tôi trên subreddit nhà văn tự do vào năm 2020 và cho đến nay vẫn cảm ơn người lạ này vì nó đã tạo ra sự khác biệt lớn.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không nhận được bất kỳ phản hồi nào cho yêu cầu phản hồi của mình? Đó có thể là giáo viên của bạn, một học sinh cuối cấp hoặc một người nào đó trong lĩnh vực của bạn mà bạn ngầm ngưỡng mộ.
Dòng chủ đề ví dụ1. Tôi mong nhận được phản hồi có giá trị của bạn về {matter}
2. Yêu cầu nhắc nhở phản hồi
3. Lời nhắc: Cần có ý kiến của chuyên gia Nội dung chính Này Michael,
Tôi hy vọng tất cả đều tốt với bạn.
Đây là phần tiếp theo của tin nhắn trước đó của tôi hỏi ý kiến của bạn về {vấn đề} này. Tôi chắc chắn kiến thức chuyên môn của bạn về {subject} sẽ rất hữu ích.
Tôi đang chờ đợi câu trả lời quý giá của bạn.
cái gì tốt nhất
Nathan
Ngoài ra, một chuyên gia có thể là một chuyên gia được công nhận và nhận được những yêu cầu như vậy hàng ngày. Trong trường hợp đó, và đặc biệt khi đó không phải là mối quan hệ cá nhân, bạn cũng có thể thêm một dòng như “Tôi sẵn sàng đền bù cho nỗ lực của bạn” để khiến người đó trở nên xứng đáng.
Tôi biết có vẻ khó xử khi nói với ai đó mà bạn không biết, nhưng tôi đã gặp một “nhà văn nổi tiếng”, người luôn nghi ngờ về việc đưa ra “phản hồi miễn phí”.
Không cần phải nói, tôi đã tìm đến những người viết khác (trên Reddit), những người đã cho tôi nhiều cái nhìn sâu sắc hơn những gì tôi có thể yêu cầu hoặc cảm ơn họ.
Điều tương tự cũng có thể đúng với bạn và điều đó hoàn toàn bình thường vì những chuyên gia như vậy rất bận rộn và việc đề nghị trả lương cho họ có thể thu hút sự chú ý của họ, đặc biệt nếu bạn không muốn tìm kiếm những chuyên gia khác.
Nhắc nhở thuê nhà
Đây sẽ là sản phẩm yêu thích của chủ sở hữu. Bạn luôn có thể tỏ ra đe dọa nhưng làm như vậy có thể gây ra các vấn đề pháp lý và không nên làm như vậy.
Thay vào đó, cách tiếp cận nên mang tính quyết đoán một cách chuyên nghiệp.
Dòng chủ đề ví dụ1. Cần hành động khẩn cấp: nợ tiền thuê nhà
2. Nhắc nhở tiền thuê nhà chưa thanh toán
3. Hành động bắt buộc: Tiền thuê nhà chưa thanh toán trong {tháng} Tin nhắn Nhắn tin Này George,
Tôi chúc bạn có một ngày tốt lành.
Tôi nhận thấy rằng tiền thuê {hàng tháng} cho {property address} vẫn chưa được thanh toán. Tôi hiểu rằng đôi khi nó có thể khó khăn.
Tuy nhiên, tôi muốn biết ngày thanh toán dự kiến và đánh giá cao các khoản thanh toán kịp thời theo hợp đồng thuê của chúng tôi.
Cảm ơn sự quan tâm của bạn và tôi mong nhận được phản hồi nhanh chóng của bạn.
cái gì tốt nhất
Hannah
Lời nhắc sự kiện
Các nhà quản lý sự kiện đang phải chịu áp lực rất lớn để làm cho dự án của họ thành công. Và linh hồn của bất kỳ sự kiện nào chính là số lượng nhân viên. Do đó, điều bắt buộc là người tổ chức sự kiện phải xác nhận số lượng người tham dự trước để cung cấp chỗ ngồi miễn phí cho người khác.
Những lời nhắc nhở này phải thuyết phục và thân thiện, với từ ngữ rõ ràng yêu cầu bạn phản hồi hoặc hủy bỏ địa điểm.
Dòng chủ đề ví dụ1. Hành động cần thiết để xác nhận tham gia vào {event}
2. Lời nhắc: đừng bỏ lỡ {sự kiện}
3. Chúng tôi đang chờ phản hồi của bạn cho {event}Nội dung văn bản Này Florence,
Chúng tôi rất vui được đón tiếp bạn tại {event} sắp tới vào {event date}. Bạn có thể xác nhận sự hiện diện của mình bằng cách trả lời tin nhắn này.
Xin lưu ý rằng nếu bạn không trả lời trước {time, date}, chúng tôi sẽ nhường chỗ của bạn cho người khác.
Chúng tôi hy vọng bạn hiểu và mong sớm gặp lại bạn.
cái gì tốt nhất
Oliver
Mặc dù tôi đã làm cho nó trông nghiêm túc hơn một chút nhưng bạn có thể giảm bớt nó tùy theo từng trường hợp.
Lời nhắc cuộc họp
Việc vắng mặt trong các cuộc họp là một trong những vấn đề “nghiêm trọng” của nhiều công ty, đặc biệt là những công ty ở xa. Tôi sẽ không tranh luận về việc liệu họ có làm việc hiệu quả hay không, nhưng thực tế là sự hợp tác lành mạnh đòi hỏi ít nhất một vài cuộc họp.
Và mặc dù có đủ loại lời nhắc trên máy tính và điện thoại thông minh, nhưng “Tôi hoàn toàn quên mất nó” đã xảy ra với nhiều người trong chúng ta.
Đây là mẫu lời nhắc cuộc họp để giúp bạn tận dụng tối đa cuộc họp của mình.
Dòng chủ đề ví dụ1. Lưu ý: cuộc họp sắp tới vào/vào {time/date/place}
2. Quan trọng: nhắc nhở cuộc hẹn
3. Yêu cầu chú ý: Nội dung văn bản cuộc họp sắp tới Này Thomas,
Lời nhắc nhanh về cuộc họp {time/date} sắp tới tại {place}. Vui lòng xem lại chương trình nghị sự và ghi lại bất cứ điều gì bạn muốn thảo luận. Sự hiện diện và tham gia tích cực của bạn sẽ được đánh giá rất cao.
cái gì tốt nhất
Julia
Nhắc nhở xin việc
Đơn xin việc là đơn nhận được ít phản hồi nhất. Lý do có thể là do số lượng yêu cầu gửi đến quá lớn và thực tế là hầu hết các nhà tuyển dụng đều không bận tâm đến việc gửi email từ chối tử tế.
Trong mọi trường hợp, nó có thể gây nhầm lẫn cho người nộp đơn. Đó là lý do tại sao việc gửi một hoặc hai lời nhắc nhở sẽ không có hại gì.
Dòng chủ đề ví dụ1. Re: Đơn xin việc {job_title} – các bước tiếp theo?
2. Có tiến triển gì trong đơn đăng ký {job_title} không?
3. Tôi đã nhận được vai trò {job_title} chưa? Nội dung văn bản Này Stephen,
Đây là bước kiểm tra nhanh trạng thái đơn đăng ký {job_title} của tôi. Có bất kỳ cập nhật nào không? Hoặc có thể bạn cần một cái gì đó từ phía tôi?
cái gì tốt nhất
Katherine
Nhắc nhở thời hạn
Tất cả chúng ta đều phải đối mặt với thời hạn trong mọi lĩnh vực kinh doanh và những lời nhắc nhở nhẹ nhàng có tác dụng chính ở đây.
Dòng chủ đề ví dụ1. Thông báo về thời hạn: {project} thời hạn sau {X ngày}
2. Lời nhắc khẩn cấp: thời hạn {project} đang đến gần
3. {project}: Còn X ngày nữa là đến deadlineNội dung nội dung Này Lucy,
Lời nhắc nhanh rằng chúng tôi đang đếm ngược đến {project} vào {due date}. Hãy đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng và đừng ngần ngại nhờ tôi giúp đỡ.
cái gì tốt nhất
Megan
Sử dụng công cụ AI để viết email
Điều tốt nhất về email là chúng sẽ không bị đánh dấu là nội dung AI như các bài đăng. Email là tin nhắn và điều duy nhất quan trọng là bạn có thể truyền đạt ý kiến tốt đến mức nào.
Đây là nơi các công cụ AI như ChatGPT, Bard hoặc Bing có thể giúp bạn viết chúng.
Trong khi ChatGPT là freemium thì Bing và Bard miễn phí 100%.
Trò chuyệnGPT
Những công cụ này là công cụ AI đàm thoại. Bạn có thể nói chuyện với họ như thể bạn đang nói chuyện với trợ lý để điều chỉnh đầu ra.
Tuy nhiên, giống như bất kỳ công cụ AI nào, đôi khi kết quả đầu ra có thể hơi lệch một chút. Tóm lại, những công cụ này chắc chắn có thể giúp ích nhưng chúng không thể thay thế hoàn toàn sự can thiệp của con người.
Hãy nhẹ nhàng với những lời nhắc nhở này!
Lời nhắc rất hữu ích và thực hiện công việc. Tôi thường nhận được email về khả năng hợp tác với newsblog.pl. Là một nhà văn không có tiếng nói trong quản lý, tôi thường chuyển nó sang hoạt động tiếp cận cộng đồng.
Tuy nhiên, đôi khi tôi vẫn quên một vài điều, và trong những tình huống như vậy, những lời nhắc nhở nhẹ nhàng (đôi khi một vài 🙂) sẽ rất hữu ích.
Vì vậy, hãy gửi những lời nhắc này đến khách hàng tiềm năng của bạn vì chúng thực sự có tác dụng.
Đây là hướng dẫn của chúng tôi về lời nhắc nhẹ nhàng kèm theo một số mẫu để giúp bạn bắt đầu. Và nếu bạn gặp khó khăn, các công cụ chúng tôi đề cập có thể khiến việc gửi email trở thành một công việc thực sự dễ dàng.
Tái bút: Bạn muốn nói về thành phố (AI), ChatGPT? Đây là kho lưu trữ ChatGPT newsblog.pl sẽ giúp bạn nhận ra tiềm năng thực sự của nó.
