In tài liệu, ký tên, sau đó quét nó để gửi lại qua email Ai chưa từng đối mặt với loại trường hợp tốn thời gian này? Nhưng trong thời đại số, đã đến lúc phải chuyển sang chữ ký điện tử để 5 lý do chính: tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, ngừng lãng phí giấy, tăng cường bảo mật tài liệu của bạn và đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc của chúng. Chúng tôi nắm rõ quy định về chữ ký trực tuyến và các công cụ đáng tin cậy để biết các tài liệu có chữ ký của khách hàng, cộng tác viên, nhà cung cấp của bạn…
Xác định loại chữ ký điện tử cần thiết
Như lời mở đầu, cần nhắc lại các cấp độ bảo mật khác nhau hiện có cho tài liệu:
Chữ ký đơn giản: đó là chữ ký điện tử viết tay (giống như scan tài liệu bằng chữ ký tay). Giá trị pháp lý của nó bị hạn chế, mục đích của nó là đơn giản hóa các quy trình nội bộ. Ví dụ về cách sử dụng: ủy quyền, mệnh lệnh, hợp đồng.
Chữ ký điện tử tiên tiến: nó là chữ ký được các công ty sử dụng nhiều nhất vì nó có thể xác định được người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu đã ký. Ví dụ về sử dụng: bán bất động sản, hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.
Chữ ký điện tử đủ điều kiện: đó là chữ ký đáng tin cậy nhất về mặt kỹ thuật và pháp lý. Nó yêu cầu xác nhận danh tính của người ký bởi cơ quan chứng nhận. Nó được sử dụng trong những trường hợp rất đặc biệt như văn bản công chứng hoặc kêu gọi đấu thầu hợp đồng công.
Để tìm hiểu thêm về các phương pháp chữ ký điện tử khác nhau này, bạn có thể tham khảo hướng dẫn về francenum.gouv.fr.
Được thông tin đầy đủ về luật pháp địa phương
Điều quan trọng nữa là tìm hiểu về các yêu cầu pháp lý của quốc gia hoặc khu vực liên quan đến chữ ký điện tử để đảm bảo rằng tài liệu của bạn có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Cụ thể hơn, điều này có nghĩa là tài liệu của bạn có hiệu lực pháp lý ràng buộc, áp đặt các quyền và nghĩa vụ đối với những người ký chúng.
Ví dụ: ở Pháp, công cụ chữ ký điện tử bắt buộc phải tuân thủ các tiêu chuẩn về an ninh và bảo mật của quy định eIDAS được thành lập bởi Liên minh Châu Âu mà còn nói chung là tuân thủ GDPR.
Sử dụng một công cụ đáng tin cậy để ký tài liệu trực tuyến
Để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, nên sử dụng các công cụ chuyên dụng để đóng khung chữ ký điện tử cho file của bạn như hợp đồng mua bán cho khách hàng hay hợp đồng lao động cho nhân viên. Trong số những công cụ được biết đến nhiều nhất là DocuSign và Adobe Sign, nhưng cũng có những công cụ đáng tin cậy khác như OneFlow hoặc Yousign có thể là những lựa chọn thay thế tốt để quản lý hợp đồng trực tuyến của bạn.
Bằng cách sử dụng phần mềm chữ ký điện tử này, bạn đảm bảo rằng tài liệu của mình “ràng buộc về mặt pháp lý”, rằng chúng hợp lệ trước pháp luật. Một ưu điểm khác: những công cụ này còn cho phép bạn lưu trữ trực tuyến các tài liệu đã được ký và tìm thấy chúng bất kỳ lúc nào nếu cần. Đảm bảo truy xuất nguồn gốc!
Điểm cộng: một số giải pháp có chứng nhận ISO 27001 đảm bảo tính bảo mật của thông tin có trong tài liệu.
