Tại sao phải lãng phí thời gian và tiền bạc để in, quét và fax tài liệu khi bạn chỉ có thể sử dụng chữ ký số?
Khi tính chất công việc trở nên xa vời hơn bao giờ hết, chữ ký số đã trở thành công cụ hỗ trợ chính cho các công ty hoạt động xuyên biên giới. Chữ ký số an toàn và ràng buộc về mặt pháp lý cho phép các doanh nghiệp ký hợp đồng mới một cách nhanh chóng và ảo.
Trước khi có chữ ký điện tử, các công ty trên khắp thế giới đã dành rất nhiều thời gian và tiền bạc để điền vào các tài liệu. Nhưng đó không phải là vấn đề duy nhất với tài liệu vật lý: chúng còn thiếu tính bảo mật. Chúng có thể dễ dàng bị mất, hư hỏng, làm giả hoặc sửa đổi.
Ngoài ra, nhu cầu kinh doanh của chúng ta trong thời đại kỹ thuật số không ngừng phát triển. Thay thế tài liệu giấy bằng các giải pháp kỹ thuật số hiệu quả và hợp lý dường như là con đường duy nhất phía trước.
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là sự thay thế kỹ thuật số cho chữ ký viết tay. Mặc dù tiết kiệm thời gian có thể là một trong những lợi thế lớn nhất của chữ ký điện tử trong thế giới phát triển nhanh chóng ngày nay nhưng nó không phải là lợi ích duy nhất.
Chúng thuận tiện, an toàn và có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Trên thực tế, chúng cung cấp tính bảo mật cao hơn chữ ký truyền thống, do đó giảm thiểu rủi ro và bảo vệ lợi ích cá nhân và doanh nghiệp.
Cách chữ ký số hoạt động
Khi bạn ký một tài liệu với nhà cung cấp giải pháp chữ ký số, họ sẽ sử dụng thuật toán toán học theo giao thức PKI (Cơ sở hạ tầng khóa công khai) để tạo hai khóa: riêng tư và công khai.
Khi bạn ký một tài liệu bằng cách viết hoặc vẽ, chữ ký số sẽ được tạo bằng khóa riêng của bạn. Khóa riêng được tạo như thế nào?
Thuật toán toán học bắt đầu hoạt động, lấy dữ liệu và tạo ra thứ gọi là hàm băm. Nó mã hóa dữ liệu này và sản phẩm thu được là khóa riêng của bạn, về cơ bản là chữ ký điện tử của bạn.
Khi người nhận nhận được tài liệu, họ sẽ có một bản sao khóa chung của bạn. Nhưng làm thế nào để họ kiểm tra xem chữ ký là của bạn hay hợp lệ? Khóa chung giúp họ khớp các giá trị băm và giải mã dữ liệu này để xác minh tính xác thực của chữ ký điện tử. Nếu các giá trị không khớp thì chữ ký điện tử không hợp lệ.
Chữ ký số cũng được hỗ trợ bởi chứng chỉ điện tử chứa thông tin cá nhân như tên, địa chỉ email và vị trí của bạn để xác minh và xác nhận rằng chữ ký điện tử thực sự là của bạn.
Chữ ký số hợp pháp như thế nào
Các nhà cung cấp giải pháp chữ ký điện tử sử dụng giao thức PKI và mã hóa dữ liệu để đảm bảo quyền riêng tư. Để tuân thủ luật pháp, họ tuân thủ các quy định về chữ ký điện tử được quy định trong Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Đạo luật Thương mại Nội địa và Toàn cầu.
Ngoài ra, họ tuân thủ một số tiêu chuẩn ngành như Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR), Tiêu chuẩn bảo mật thông tin quốc tế (ISO 27001) và Kiểm soát hệ thống và tổ chức (SOC) theo AICPE.
Các quy tắc và quy định này cho phép chữ ký số có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng các yêu cầu pháp lý ở mỗi quốc gia sẽ khác nhau.
Các trường hợp sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký số sử dụng nhiều lớp công nghệ mã hóa để đảm bảo mất dữ liệu ở mức tối thiểu và loại bỏ nguy cơ mất tài liệu, giả mạo hoặc giả mạo. Với những lợi ích này, đây là một số trường hợp sử dụng cho các nhóm trong đó chữ ký điện tử giúp tăng năng suất:
NhómỨng dụng Nhân sựGiới thiệu, đánh giá hiệu suất, NDA, v.v. Bán hàng và
Biểu mẫu thuế tiếp thị, Thỏa thuận mua hàng, Thỏa thuận đại lý/giấy ủy quyền, v.v. NDA pháp lý, hợp đồng, tuân thủ, miễn trừ, v.v. Biểu mẫu thuế kế toán, thỏa thuận mua hàng, thỏa thuận nhà thầu/giấy ủy quyền, v.v. Hóa đơn CNTT, chi phí, quản lý chính sách Phê duyệt, v.v.. Hợp đồng tài chính, báo giá, đơn đặt hàng, báo giá, ưu đãi đặc biệt, mẫu giấy phép và chữ ký PR, v.v. Chuyển giao tài sản mua sắm, chữ ký phê duyệt, yêu cầu thay đổi hệ thống, v.v.
Mặc dù chữ ký số hoạt động trên tất cả các ngành và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình, chúng ta hãy xem xét một số trường hợp sử dụng chữ ký điện tử trong ngành:
- Bảo hiểm
- Tài sản
- Sản xuất
- Chăm sóc sức khỏe
- Giáo dục đại học
- Phi lợi nhuận
- Doanh số bán lẻ
- Công nghệ thông tin
- quảng cáo
- Các cơ quan chính phủ
Tất cả các ngành trên có thể hưởng lợi từ chữ ký điện tử để giúp họ triển khai, quản lý chính sách và nhân viên, phân phối chuỗi cung ứng, hóa đơn, báo giá, báo giá, NDA và hợp đồng.
Chữ ký số từ PandaDoc
Làm thế nào để chọn một trong nhiều nhà cung cấp chữ ký điện tử trên thị trường? Đặc biệt nếu bạn không chọn nhà cung cấp hợp pháp, bạn có thể tự đặt mình và doanh nghiệp của mình vào rắc rối pháp lý.
Hãy xem xét PandaDoc, một trong những nhà cung cấp chữ ký số tốt nhất được hơn 50.000 người dùng tin cậy. Với việc tuân thủ SOC, GDPR và PKI, AICPE đảm bảo rằng chữ ký của bạn được bảo mật và ràng buộc về mặt pháp lý.
Ngoài ra, nó có thể giúp bạn thực hiện tất cả quy trình quản lý tài liệu, từ chữ ký điện tử đến quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), với các tính năng nâng cao không giống như các công cụ cơ bản khác.
Với phần mềm tự động hóa tài liệu toàn diện, bạn có thể giảm thời gian và chi phí đồng thời xây dựng mối quan hệ khách hàng có giá trị.
PandaDoc: các chức năng cơ bản
Ngoài giao diện trực quan, hỗ trợ khách hàng tuyệt vời và khả năng tích hợp đa dạng, PandaDoc còn nổi tiếng vì những lý do sau:
Cung cấp chữ ký miễn phí không giới hạn
PandaDoc cho phép bạn ký điện tử vào các tài liệu khi đang di chuyển! Bạn có thể hoàn tất các giao dịch quan trọng chỉ bằng vài cú nhấp chuột mà biết rằng dữ liệu của mình được an toàn. Họ cũng có một ứng dụng di động cho phép bạn cập nhật quy trình quản lý vòng đời hợp đồng.
Tuy nhiên, PandaDoc tuyên bố là nền tảng ký điện tử duy nhất cho phép bạn tải lên và ký các tài liệu không giới hạn trong gói miễn phí của họ!
Ưu tiên quyền riêng tư và đảm bảo tuân thủ pháp luật
PandaDoc tuân thủ UETA, ESIGN và HIPAA. Điều này có nghĩa là các tài liệu được PandaDoc ký không chỉ đáp ứng các yêu cầu pháp lý ở quốc gia của bạn. Nhưng họ cũng bảo vệ quyền riêng tư cá nhân của bạn.
Ngoài ra, PandaDoc còn được chứng nhận AICPA SOC 2 loại II. Đề xuất rằng nó đáp ứng các tiêu chí dịch vụ do Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đặt ra. Tại sao nó lại quan trọng?
Khi các công ty xử lý nhiều thông tin bí mật nhạy cảm hoặc có thể nhận dạng cá nhân, họ phải đáp ứng một bộ tiêu chí cụ thể để duy trì tính bảo mật, tính toàn vẹn và bảo mật cho dữ liệu của khách hàng.
Tuy nhiên, còn có nhiều hơn nữa!
Cung cấp bảo mật nâng cao
Khi bạn ký một tài liệu bằng PandaDoc, bạn sẽ nhận được chứng chỉ điện tử chứng minh tính xác thực của tài liệu. Chứng chỉ điện tử sẽ tạo điều kiện truy cập vào tên, chữ ký, địa chỉ email đã được xác minh và địa chỉ IP của người nhận. Ngoài ra, nó sẽ ghi ngày, giờ của văn bản đã ký.
Đối với các tệp PDF, PandaDoc cung cấp mức độ bảo mật cao hơn bằng cách cung cấp khóa mã hóa riêng để xác minh tính xác thực của tài liệu.
Nó hỗ trợ nhiều loại tập tin khác nhau
Nếu phải chọn một nền tảng khác cho từng loại tệp bạn muốn ký, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. Nó cũng chẳng là gì cả!
Với PandaDoc, bạn có thể ký các tệp PDF, JPG hoặc DOCX và sắp xếp chúng thành một quy trình làm việc thống nhất. PandaDoc hỗ trợ các loại nội dung sau: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG và PNG.
Nó giúp theo dõi chữ ký điện tử tự động
PandaDoc đặt bảo mật dữ liệu lên hàng đầu, đó là lý do tại sao nó có tính năng theo dõi chữ ký điện tử tự động. Đối với mỗi tài liệu đã ký, đều có một bản kiểm tra được nhúng giúp bạn biết ai đã xem, truy cập hoặc ký vào tài liệu và khi nào.
Điều này đặc biệt hữu ích khi ký nhiều tài liệu cùng một lúc. Tính năng theo dõi tự động có thể giúp bạn kiểm soát và có được cái nhìn 360 độ về mọi thứ đang diễn ra.
Với tính năng lịch sử phiên bản của PandaDoc, bạn sẽ có thể chuyển đổi giữa các phiên bản khác nhau của tài liệu của mình. Bạn sẽ luôn biết ai đã thực hiện những thay đổi và ở đâu.
Tính năng chính của PandaDoc
Đối với các doanh nghiệp muốn hợp lý hóa quy trình xử lý tài liệu, giảm thời gian đóng và cải thiện ROI, PandaDoc không chỉ là một nền tảng chữ ký điện tử đơn giản. Đây là lý do tại sao:
# 1. Ký và theo dõi
- Kích hoạt lệnh ký: Nếu hợp đồng hoặc ưu đãi của bạn yêu cầu nhiều chữ ký thì điều này cực kỳ hữu ích. Bạn có thể chọn người nhận, phân công vai trò (người gửi, khách hàng, người ký), sắp xếp họ theo đúng thứ tự và tự động hóa toàn bộ quá trình phân phối. PandaDoc sẽ gửi thông báo qua email khi đến lượt ai đó ký. Và bạn không cần phải bỏ qua quá trình này một cách thủ công.
- Gửi yêu cầu ký: Bạn muốn nhận được chữ ký từ ai đó trong công ty hoặc khách hàng của bạn? PandaDoc cho phép bạn gửi yêu cầu và bạn cũng có thể tự động hóa nó chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
- Theo dõi tài liệu: Bạn muốn biết liệu ai đó đã ký tài liệu hay chưa? Bạn sẽ nhận được thông báo khi họ làm vậy. Ngoài ra, quá trình kiểm tra sẽ giúp bạn theo dõi xem ai đã xem xét hoặc ký vào tài liệu bạn đã gửi.
#2. Nội dung tự động
- Thêm trình giữ chỗ nội dung thông minh: Với nội dung thông minh, bạn có thể giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian tạo tài liệu. Đặt phần giữ chỗ để nhắc nhở bạn hoặc nhóm của bạn những nội dung cần đưa vào. Và chọn các mục được chọn trước để các thành viên trong nhóm thêm vào tài liệu/đề xuất cụ thể.
- Cá nhân hóa nội dung của bạn: Đưa quy trình làm việc của bạn lên một tầm cao mới bằng cách chọn nội dung có điều kiện. Tại đây, bạn tạo các mẫu với các quy tắc giúp đài truyền hình của bạn tạo ra nội dung phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Đặt quy tắc để cải thiện việc thu thập dữ liệu: Bạn cũng có thể thiết lập các trường có điều kiện để giúp người xem điều hướng tài liệu của bạn và dễ dàng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm. Điều này cải thiện đáng kể chất lượng thu thập dữ liệu hoặc cá nhân hóa khách hàng.
#3. Báo giá nâng cao
- Tùy chỉnh ưu đãi cho khách hàng của bạn: yêu cầu nhóm của bạn tạo ưu đãi được cá nhân hóa cho khách hàng mà không làm mất thông tin quan trọng bằng cách sử dụng trình tạo ưu đãi.
- Đặt giá cụ thể: Bạn có thể chọn giữa các chiến lược định giá cố định, định kỳ hoặc dựa trên số lượng và chúng tôi sẽ giúp bạn nhận thanh toán qua mạng ACH.
- Nhúng danh mục sản phẩm: Tạo danh mục sản phẩm và nhúng danh mục sản phẩm vào danh sách của bạn bất cứ khi nào cần.
- Gói sản phẩm: Bạn cũng có thể gói sản phẩm để hợp lý hóa việc bán hàng và giúp chia sẻ chúng dễ dàng hơn.
Bạn cũng có thể tạo không gian làm việc với PandaDoc để phân bổ công việc giữa các nhóm và quản lý các thành viên trong nhóm cũng như quyền của họ. Ngoài ra, bạn có thể xem lịch sử sửa đổi tài liệu để theo dõi chúng tốt hơn và tìm kiếm chúng bằng các bộ lọc cụ thể.
Tất cả các tính năng này của PandaDoc đều có sẵn trong gói Doanh nghiệp hoặc Doanh nghiệp. Chúng giúp chuyển đổi hoạt động kinh doanh và loại bỏ các hoạt động cổ xưa, thâm dụng lao động.
Giá cả và kế hoạch
PandaDoc cung cấp gói miễn phí cho phép bạn tải lên và ký điện tử các tài liệu không giới hạn.
Tuy nhiên, các tính năng nâng cao của nó như nội dung thông minh hoặc trình tạo báo giá nâng cao chỉ khả dụng trên các gói cao cấp. Chúng ta hãy xem các gói giá mà PandaDoc đưa ra:
- Yếu tố cần thiết: $19 người dùng/tháng thanh toán hàng năm với các tính năng tuyệt vời như trình chỉnh sửa kéo và thả, quy trình kiểm tra, hơn 750 mẫu, hỗ trợ 24/7
- Kinh doanh: £49 người dùng/tháng thanh toán hàng năm, cho phép tích hợp CRM và Zapier, quy trình phê duyệt, thư viện nội dung và nhãn hiệu tùy chỉnh
- Doanh nghiệp: Định giá riêng lẻ với việc gia hạn, khóa, không gian làm việc không giới hạn, vai trò tùy chỉnh và quyền truy cập vào QES, hình thức chữ ký điện tử an toàn nhất
Nội dung thông minh hoặc Công cụ tạo trích dẫn nâng cao có thể có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung trả phí cho gói của bạn.
PandaDoc dễ sử dụng như thế nào?
Bạn có thể bắt đầu với bản dùng thử miễn phí 14 ngày để xem PandaDoc có phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn hay không. Sau khi đăng ký, bạn sẽ được yêu cầu dùng thử dịch vụ chữ ký điện tử hoặc tự động hóa quy trình làm việc của mình.
Đầu tiên, như tên cho thấy, cho phép bạn tải lên các tệp (PNG, JPG, DOCX, v.v.) và ký chúng. Mặc dù phần sau có thể giúp quản lý vòng đời hợp đồng, tạo tài liệu, hóa đơn, báo giá và nhiều hơn thế nữa!
Tìm mọi thứ bạn cần trong tầm tay
Với giao diện cực kỳ dễ sử dụng, PandaDoc khiến mọi việc trở nên đơn giản hơn với menu điều hướng ở bên trái. Tại đây bạn sẽ tìm thấy hầu hết mọi thứ bạn cần xem – tài liệu, mẫu, biểu mẫu, thư viện nội dung, danh bạ, tiện ích bổ sung và báo cáo.
Trong phần Tài liệu, hãy xem những gia hạn nào sắp diễn ra và hợp đồng nào sắp hết hạn hoặc chỉ cần tạo một tài liệu mới.
Tiếp theo là thư viện mẫu, có hơn 750 mẫu thuộc nhiều danh mục khác nhau, từ biểu mẫu đến hóa đơn và báo giá. Bất kể doanh nghiệp của bạn thuộc ngành nào, trong thư viện mẫu PandaDoc, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy các mẫu cụ thể để xây dựng.
Bạn cũng sẽ tìm thấy các biểu mẫu ở đây và bạn có thể chọn loại phù hợp với mình nhất: giản dị, hiện đại và đơn giản! Tạo biểu mẫu dễ dàng như tạo tài liệu bằng trình chỉnh sửa kéo và thả của PandaDoc, cho phép bạn làm việc nhanh chóng và sáng tạo.
Bên dưới biểu mẫu, bạn cũng sẽ tìm thấy thư viện nội dung, thư mục và báo cáo, ngoài hộp thư đến, cửa hàng tiện ích bổ sung và danh bạ. Thư viện nội dung chứa các khối nội dung có thể giúp bạn tạo mẫu của riêng mình và giúp tạo tài liệu nhanh chóng.
Đối với danh mục, bạn có thể xây dựng danh mục sản phẩm chỉ bằng vài bước đơn giản. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ báo cáo nâng cao của PandaDoc, chẳng hạn như lịch sử phiên bản và quá trình kiểm tra, để luôn cập nhật tài liệu của mình.
Gửi ưu đãi hoàn hảo trong vài phút
Từ màn hình chính, bạn cũng có thể cập nhật hoạt động của mình cũng như hoạt động tại nơi làm việc! Nếu bạn muốn gửi nhanh chóng ưu đãi/tài liệu/hợp đồng/hóa đơn, hãy chọn một mẫu, tùy chỉnh mẫu, thêm người nhận và thế là xong. Đây là cách sử dụng PandaDoc dễ dàng.
Bạn có thể thêm các khối nội dung khác (như thấy ở bên phải), từ văn bản đến bảng và phương tiện. Dưới đây bạn cũng có thể chỉ định các trường cần điền cho người nhận. Nếu bạn muốn hiểu cách sử dụng điều này một cách tốt nhất để có lợi cho mình, bạn cũng có thể yêu cầu nhóm PandaDoc xem bản demo.
Ứng dụng
Với cách tiếp cận toàn diện, giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ trò chuyện trực tiếp, PandaDoc có một số điểm tuyệt vời như tên gọi của nó. Trình chỉnh sửa kéo và thả là một lợi thế sáng tạo và khi kết hợp với các công cụ tùy chỉnh và ký đơn hàng chuyên dụng của PandaDoc sẽ giúp giảm 28% thời gian đóng.
Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ, chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử tính năng eSign luôn miễn phí, tính năng này hoàn hảo cho các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và cá nhân. Nếu thích những gì mình đang sử dụng, bạn luôn có thể sử dụng bản dùng thử 14 ngày và nâng cấp lên gói phù hợp với mình hơn.
Sau đó, bạn cũng có thể xem các giải pháp chữ ký điện tử tốt nhất cho tài liệu cá nhân và doanh nghiệp.
