Lập hóa đơn là một chủ đề trọng tâm và đôi khi tế nhị đối với các chuyên gia có tư cách là doanh nghiệp siêu nhỏ (hoặc tự kinh doanh). Quả thực rất khó để dung hòa hoạt động của một người với quản lý hành chính, vốn không phải lúc nào cũng là một môn học phổ biến! Tuy nhiên, có một số quy tắc phải tuân theo để tuân thủ khuôn khổ pháp lý. Chúng tôi đã phỏng vấn Benjamin Gardien, đồng sáng lập và COO của Abby, một giải pháp dành riêng cho việc quản lý các doanh nghiệp siêu nhỏ. Anh ấy quay lại chi tiết về nghĩa vụ của các doanh nhân kinh doanh ô tô và tiết lộ lời khuyên của mình để lập hóa đơn hiệu quả.
Doanh nghiệp siêu nhỏ cần tuân thủ những nguyên tắc gì và những yếu tố cần thiết để phát hành hóa đơn? Các thông báo pháp lý bắt buộc là gì?
Có những yếu tố cần thiết để phát hành hóa đơn với tư cách là một doanh nhân vi mô:
Số hóa đơn, Ngày phát hành, Chi tiết liên hệ đầy đủ của người phát hành (tên công ty, địa chỉ, v.v.) và của người nhận, Mã số VAT nội bộ của người phát hành và người nhận, Mô tả chính xác về hàng hóa hoặc dịch vụ Số lượng và đơn giá chưa bao gồm thuế của hàng hóa, dịch vụ này Tỷ lệ và số tiền thuế GTGT (hoặc đề cập đến việc miễn thuế GTGT nếu người đó không thu thuế GTGT), Số tiền chưa bao gồm và bao gồm thuế (nếu VAT), Số tiền bắt buộc ngày thanh toán, Phương thức thanh toán được yêu cầu.
Ngay cả khi kế toán được đơn giản hóa cho các doanh nghiệp vi mô, tuy nhiên vẫn cần phải tôn trọng tất cả các quy tắc này để không phải chịu các biện pháp trừng phạt hành chính hoặc tài chính có thể xảy ra.
Trong trường hợp có sai sót thì có thể sửa đổi hóa đơn được không?
Pháp luật nghiêm cấm sửa đổi hoặc thậm chí xóa hóa đơn. Bạn phải giữ việc đánh số nhất quán và không được có bất kỳ khoảng trống nào trong đó. Thủ tục pháp lý và kế toán bao gồm việc tạo hóa đơn mới chứa các yếu tố ban đầu được sửa đổi để sửa lỗi, tạo giấy báo ghi có tương ứng với hóa đơn gốc để hủy và gửi hóa đơn mới cho khách hàng của bạn.
Khi nào nên gửi hóa đơn cho khách hàng và gửi dưới hình thức nào?
Hóa đơn phải được phát hành ngay khi việc bán hàng được thực hiện (nghĩa là về nguyên tắc là chậm nhất là khi giao hàng) hoặc ngay khi dịch vụ được cung cấp.
Có thể hoãn lập hoá đơn 15 ngày đối với nhu cầu quản lý hành chính của các công ty. Bạn có thể gửi nó dưới dạng PDF qua e-mail cho khách hàng của mình.
Trong trường hợp không tuân thủ các quy tắc, người tự kinh doanh sẽ gặp rủi ro gì?
Nếu bạn không tuân thủ các quy tắc thanh toán, bạn có thể bị phạt €15 cho mỗi lần đề cập thiếu hoặc không chính xác. Số tiền này được giới hạn ở mức 1/4 của số tiền được lập hóa đơn. Ngược lại, nếu hóa đơn có sai sót thì mức phạt có thể là 50% số tiền chưa lập hóa đơn.
Doanh nghiệp siêu nhỏ sẽ phải chuyển sang hóa đơn điện tử Bạn có thể nói thêm về trái phiếu?
Hóa đơn điện tử sẽ bắt đầu trở thành bắt buộc từ năm 2024 đối với các công ty rất lớn. Việc phát hành hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc đối với doanh nghiệp siêu nhỏ từ năm 2026. Mục đích của việc lập hóa đơn này là đơn giản hóa việc thu thập và xác minh tờ khai thuế GTGT cho Nhà nước.
Những thách thức thực hiện sẽ là gì? Và lợi thế nào dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ?
Đối với các công ty thanh toán, đây là một công việc lớn. Chúng ta đang trở thành đối tác của Nhà nước một cách nào đó thì chúng ta phải hết sức khắt khe trong việc thực hiện hóa đơn điện tử này!
Ưu điểm dành cho các doanh nhân là các luồng truyền hóa đơn sẽ được tự động hóa và chúng tôi sẽ có thể đẩy mức độ tự động hóa xung quanh các hóa đơn này lên cao hơn nữa. Lý tưởng nhất là áp dụng phần mềm lập hóa đơn trực tuyến ngay bây giờ để làm quen với những vấn đề này.
Tại sao điều quan trọng là phải xem qua một giải pháp chuyên dụng thay vì bảng Excel?
Đối với những người thu thuế GTGT thì nên sử dụng giải pháp không thể thay đổi được. Nghĩa là, khi giao dịch/hóa đơn đã được hoàn tất thì không thể sửa đổi được. Trên Excel không thể đảm bảo điều này.
Phần mềm phù hợp cũng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian!
Abby là chuyên gia về quản lý doanh nghiệp vi mô. Lời khuyên của bạn để lập hóa đơn hiệu quả và lãng phí ít thời gian nhất có thể là gì?
Để lãng phí ít thời gian nhất có thể, tôi khuyên bạn nên:
Tạo cơ sở các mặt hàng nếu bạn thường tính phí những thứ tương tự. Đồng thời, tạo cơ sở khách hàng để tránh phải nhập thông tin liên hệ của khách hàng cho mỗi hóa đơn. Thiết lập quy trình lập hóa đơn. Đôi khi, việc phát hành tất cả hóa đơn / báo giá cùng một lúc sẽ dễ dàng hơn thay vì lập một lần (chú ý đến thời hạn thanh toán và dòng tiền của bạn). Sử dụng phần mềm thanh toán như Abby! Sách công thức nấu ăn của bạn sẽ được tạo tự động cho mỗi hóa đơn thanh toán. Tự động hóa giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và sự thanh thản.
