Giống như hầu hết mọi người, bạn có thể sử dụng Excel cho các nhiệm vụ nghiêm trọng, như các dự án trường học hoặc công việc. Vì vậy, tập tin bạn đang làm việc là rất quan trọng. Nếu có sự cố xảy ra, như mất điện hoặc nếu bạn vô tình đóng tài liệu, không có lý do gì để hoảng sợ.
Office 365 có tùy chọn lưu tự động, giúp lưu các tệp Excel, Word và PowerPoint của bạn cứ sau vài giây. Office 2016 và các phiên bản trước của bộ ứng dụng có tùy chọn AutoRecover, cho phép bạn khôi phục các tệp không được lưu chính xác.
Đọc và tìm hiểu thêm về các chức năng AutoSave và AutoRecover của Excel.
Lưu tự động Excel
Nếu bạn đăng ký Office 365, các tệp Office của bạn sẽ được lưu tự động với tùy chọn Tự động lưu. Tùy chọn này được kích hoạt theo mặc định và bạn có thể thấy nó ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel của bạn. Lưu tự động sẽ lưu tệp trực tiếp vào tài khoản Microsoft Cloud OneDrive hoặc SharePoint Online của bạn.
Bạn có thể tắt tùy chọn này bằng cách di chuyển thanh trượt. Nếu biểu tượng Tự động lưu có màu xám, rất có thể tệp của bạn sẽ được lưu vào một vị trí không phải là đám mây (ví dụ: thư mục cục bộ trên máy tính hoặc máy chủ của bạn).
Nói chung, bạn muốn tùy chọn Lưu tự động bật bất cứ lúc nào vì bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần. Bạn không thể lập kế hoạch cho các tình huống như thiếu năng lượng hoặc vô tình đóng Excel.
Nếu bạn tự hỏi mức độ thường xuyên của Excel AutoSave, thì thời gian mặc định là cứ sau mười phút. Bạn có thể thay đổi các cài đặt này, mặc dù quá trình sẽ được giải thích sau phần Tự phục hồi vì các đường dẫn cho Office 365 và các phiên bản trước đó giống nhau.
Tự động lưu vấn đề
Mặc dù chức năng AutoSave rất hữu ích mọi lúc, một số người dùng phàn nàn về các vấn đề. Vấn đề phát sinh khi bạn cố lưu tệp bằng Save As và bạn đã bật tùy chọn Tự động lưu.
Mọi thay đổi bạn thực hiện trước khi sử dụng lệnh Save As sẽ cập nhật tệp gốc, ngay cả khi bạn không muốn. Sử dụng chức năng Save As và đặt tên tệp mới có thể gây ra sự cố và nhầm lẫn.
Mọi người phàn nàn về điều này và Microsoft lắng nghe. Trong các chương trình Office 365, bao gồm Excel, Microsoft đã giới thiệu tính năng Lưu bản sao mới. Tính năng này giúp bạn tránh những lỗi với AutoSave. Bây giờ tệp có thể được lưu chính xác như bạn muốn, mà không cần thay đổi bản gốc.
Tự phục hồi Excel
Tự động lưu không phải là một điều trong các phần trước của Office. Thay vào đó, Excel 2016 và các phiên bản cũ hơn có tùy chọn AutoRecover. Tính năng này cũng phục vụ như bảo vệ chống lại các trường hợp bất ngờ có thể xóa các tệp của bạn.
Ví dụ: khi Excel đóng băng do thiếu năng lượng, lần sau khi mở, bạn sẽ thấy cửa sổ Khôi phục tài liệu. Sau đó, bạn có thể chọn khôi phục tập tin hoặc loại bỏ nó. Bạn sẽ thấy ngày giờ chính xác của tệp, vì vậy bạn có thể xác định chính xác tệp đó là gì.
Nếu bạn mất nhiều tập tin, mọi thứ sẽ được hiển thị. Bạn cũng có thể nhấp vào một trong số chúng và xem trước nó trước khi quyết định có lưu chúng hay không. Mẹo: Giữ thời gian khôi phục ở thời gian mặc định là mười phút hoặc rút ngắn thời gian.
Cách thay đổi tự động tiết kiệm thời gian và phục hồi tự động
Vấn đề có thể phát sinh bất cứ lúc nào. Nếu bạn đang ở trong một dự án lớn, tốt nhất là lập kế hoạch cho một tập tin sao lưu. Bạn không muốn mất dữ liệu của mình, đó là lý do tại sao bộ hẹn giờ AutoSave hoặc AutoRecover nên được đặt ở mức tối thiểu.
Dưới đây là cách bạn có thể thay đổi bộ định thời AutoSave và AutoRecover (cùng đường dẫn cho tất cả các phiên bản Excel):
- Mở Excel trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào menu Tệp ở góc trên bên trái của màn hình.
- Chọn Tùy chọn từ menu thả xuống.
- Nhấp vào tab Lưu ở bên trái.
- Bạn có thể chọn định dạng tệp và bật / tắt tùy chọn Tự động lưu / truy xuất tại đây. Đảm bảo hộp kiểm bên cạnh Tự động lưu / Tự động khôi phục được chọn và cũng như sau: "Lưu phiên bản tự động lưu mới nhất nếu tôi đóng mà không lưu."
- Chỉ định tần suất AutoSave hoặc AutoRecover sẽ lưu trữ thông tin (nhập số từ 1 lên đến 120, thời gian được tính bằng phút).
Đừng để mất dữ liệu
Mất một tập tin excel bạn đã làm việc trong nhiều giờ là một cơn ác mộng. Điều đó xảy ra với tất cả mọi người, ít nhất một lần. Bạn không cần phải lo lắng về điều đó nữa, chỉ cần bật AutoSave và AutoRecover, và bạn đã an toàn.
Hẹn giờ tự phục hồi chỉ có thể được đặt trong 1 phút, lưu ý rằng điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của Excel của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể không nhận ra sự khác biệt. Tính năng này là quá có lợi để bỏ qua.
Bộ hẹn giờ của bạn được tổ chức cho AutoRecover và AutoSave như thế nào? Bạn có cần tính năng này? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận, chúng tôi rất thích nghe từ bạn.
