Điều gì có thể tốt hơn việc hoàn thành các nhiệm vụ đã lên lịch trong danh sách việc cần làm của bạn đúng thời hạn và có được cảm giác hoàn thành vào cuối ngày? Ngoài ra, một sự thừa nhận rằng công việc bạn làm trong ngày đã được thực hiện hiệu quả và tốt đẹp? Hóa ra, cảm giác thành tựu trong công việc có thể giúp mọi người cảm thấy như thể họ đang tiến bộ trong công việc.
Do đó, có một số ứng dụng và phần mềm năng suất được cho là giúp bạn dễ dàng giải quyết mọi công việc trong cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Tuy nhiên, không nhiều người trong số họ thành công trong việc giảm bớt khối lượng công việc của bạn — tất nhiên trừ khi bạn sử dụng một trong các ứng dụng và phần mềm dựa trên GTD.
Nhưng chính xác phương pháp GTD là gì và một số ứng dụng GTD tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để cải thiện năng suất của mình là gì? Đây là hướng dẫn để trả lời tất cả các truy vấn như vậy.
GTD là gì?
GTD, hay Hoàn thành công việc, là một phương pháp quản lý thời gian và năng suất giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và đáp ứng thời hạn một cách hiệu quả. Nó được phát triển bởi David Allen, một nhà tư vấn năng suất người Mỹ, người nhấn mạnh rằng “tâm trí là nơi chứa đựng các ý tưởng chứ không phải để lưu trữ chúng”.
Mục tiêu của hệ thống GTD là loại bỏ các nhiệm vụ, danh sách việc cần làm và lịch trình ra khỏi đầu bạn và tập trung vào việc hoàn thành nhiều việc hơn một cách dễ dàng. Bằng cách đó, bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước có thể thực hiện được và thực hiện chúng thay vì dành thời gian lập danh sách nhiệm vụ (hoặc việc cần làm).
Phương pháp GTD bao gồm một chuỗi các bước bạn cần tuân theo để quản lý công việc của mình tốt hơn và hiệu quả hơn. Bao gồm các:
1. Chiếm lấy
Như tên gọi của nó, nắm bắt bao gồm việc loại bỏ mọi thứ ra khỏi đầu bạn và ghi chú về chúng để tâm trí bạn không bị lộn xộn và bạn có thể tập trung vào việc ưu tiên các nhiệm vụ sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
2. Làm rõ
Với những suy nghĩ của bạn đã được trình bày, bước tiếp theo trong phương pháp GTD bao gồm việc làm rõ những suy nghĩ và ý tưởng này để xác định hành động. Vì vậy, bạn luôn có sự phân biệt rõ ràng giữa các nhiệm vụ có thể thực hiện được và không thể thực hiện được, điều này rất quan trọng trong việc vạch ra lộ trình cách bạn tiếp cận mục tiêu của mình.
3. Tổ chức
Sau khi nắm bắt được suy nghĩ và làm rõ hành động của bạn, bước tiếp theo là sắp xếp chúng để đơn giản hóa cách tiếp cận của bạn trong việc thực hiện những hành động này. Tổ chức là việc phân loại các hành động của bạn và ưu tiên chúng theo cách giúp bạn thực hiện hiệu quả hơn.
4. Phản ánh
Để sử dụng đầy đủ hệ thống năng suất GTD, điều cần thiết là phải định kỳ xem lại những gì trong chương trình làm việc của bạn để bạn biết những hành động bạn đã hoàn thành và những hành động vẫn đang chờ xử lý.
5. Đính hôn
Bước cuối cùng trong phương pháp GTD là tham gia và thực hiện tất cả các hành động được liệt kê cần thiết để hoàn thành mục tiêu của bạn. Vì mọi thứ đều cần phải được hoàn thành, bạn cần ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và làm việc chăm chỉ để hoàn thành đúng thời hạn.
Ứng dụng GTD tốt nhất
Bây giờ đã biết phương pháp GTD là gì và ý tưởng đằng sau hoạt động của nó, đây là một số ứng dụng GTD tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để cải thiện quy trình làm việc và tăng năng suất của mình.
1. Kiểm soát hỗn loạn
Chaos Control là trình quản lý tác vụ cá nhân dựa trên GTD. Nó ưu tiên hành động để giảm bớt sự lộn xộn và lo lắng không cần thiết, đồng thời cho phép bạn tập trung vào những gì quan trọng trong chương trình làm việc của mình. Là một phần mềm có nguồn gốc từ GTD, Chaos Control cung cấp một loạt tính năng bổ sung cho phương pháp GTD. Vì vậy, bạn có thể sắp xếp và quản lý các hành động của mình cũng như thêm ngữ cảnh — thông tin bổ sung — để làm rõ hơn dự án của bạn và các nhiệm vụ liên quan.
Ngoài các tính năng GTD cần thiết này, Chaos Control còn cung cấp khả năng đồng bộ hóa tất cả các mục nhập của bạn trên các thiết bị khác nhau mà bạn sử dụng phần mềm. Ngoài ra, nó thậm chí còn cho phép bạn tự động xuất các mục từ lịch Kiểm soát hỗn loạn sang ứng dụng lịch ưa thích mà bạn lựa chọn giữa Lịch Google và Lịch iCloud.
Các kế hoạch: Miễn phí, trả phí ($23,59 mỗi năm)
2. nTask
nTask là một phần mềm quản lý tác vụ phổ biến khác dựa trên hệ thống năng suất GTD. Nó được tích hợp tất cả các tính năng cơ bản mà bạn cần để tổ chức và quản lý các dự án (hoặc nhiệm vụ) của mình, vì vậy bạn có thể chỉ cần tập trung vào việc thực hiện các hành động. Một trong những điều tốt nhất về nTask là nó cho phép bạn cộng tác với các thành viên khác trong nhóm và giao nhiệm vụ cho họ. Bằng cách đó, bạn có thể khiến mọi người trong nhóm của mình làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.
Khi làm việc với nhóm, nTask cung cấp không gian làm việc chuyên dụng để sắp xếp mọi thứ, với khả năng đặt vai trò và quyền, cải thiện hơn nữa trải nghiệm cộng tác nhóm. Ngoài ra, nền tảng này còn bao gồm phần mềm cuộc họp tích hợp có thể được sử dụng để thảo luận về chương trình nghị sự và mọi hành động hoặc quyết định cần thực hiện.
Các gói: Miễn phí, trả phí ($20,99 mỗi tháng)
Đọc liên quan: Hơn 30 ứng dụng ADHD
3. nhiệm vụ chữa cháy
Firetask là một ứng dụng quản lý tác vụ dễ bắt đầu. Nó sử dụng các nguyên tắc của phương pháp GTD của David Allen và kết hợp điều đó với các tính năng quản lý tác vụ thiết yếu để mang đến cho bạn trải nghiệm tốt hơn trong việc quản lý các nhiệm vụ của mình và tiếp cận chúng dựa trên mức độ ưu tiên của chúng. Một tính năng thú vị của Firetask là bạn có tùy chọn phân loại nhiệm vụ thành các hoạt động có thể thực hiện được, có thể ủy quyền hoặc không thường xuyên, giúp phân biệt các nhiệm vụ tốt hơn.
Dựa trên GTD có nghĩa là bạn có thể tận hưởng tất cả các tính năng hữu ích từ phương pháp GTD trên Firetask. Điều này có nghĩa là bạn có thể thêm ngữ cảnh vào nhiệm vụ của mình và xem lại chúng định kỳ, nhờ đó, bạn luôn biết mình đã hoàn thành những gì và điều gì sắp xảy ra. Ngoài ra, FireTask còn hỗ trợ đính kèm liên kết, phân loại màu sắc và biểu tượng để phân loại nhiệm vụ và dự án, đồng bộ hóa đám mây và tích hợp với các ứng dụng lịch, danh bạ và nhắc nhở tích hợp sẵn.
Các kế hoạch: Miễn phí, trả phí ($13,99)
4. Tập trung toàn diện
OmniFocus là một công cụ quản lý tác vụ phổ biến khác dựa trên GTD. Ý tưởng cơ bản của phần mềm là chế ngự sự hỗn loạn và tập trung vào đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm. Và tất cả những gì nó làm để giúp bạn điều tương tự là đơn giản hóa quá trình ghi lại nhiệm vụ, để bạn có thể luôn ngăn nắp và bắt đầu thực hiện mọi việc. Ngoài ra, việc tích hợp với Apple thiết bị giúp việc nắm bắt nhiệm vụ từ mọi nơi trở nên dễ dàng hơn.
Với OmniFocus, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp lịch trình trong tuần của mình bằng cách liệt kê tất cả các dự án sắp tới cùng với ngày đến hạn và thẻ của chúng. Và danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn theo dõi các ưu tiên của mình và đưa ra cho bạn những nhiệm vụ bạn cần thực hiện tiếp theo. Giống như hầu hết các trình quản lý tác vụ đa nền tảng, OmniFocus cũng có chức năng đồng bộ hóa tích hợp, tự động đồng bộ hóa tất cả các dự án và tác vụ của bạn trên các thiết bị khác nhau.
Các kế hoạch: Miễn phí (dùng thử miễn phí 14 ngày), trả phí ($90,99 mỗi tháng)
5. Cơ sở vật chất
FacileThings là một trình quản lý tác vụ mạnh mẽ mang tất cả ưu điểm của hệ thống năng suất GTD vào phần mềm dễ sử dụng. Giống như bất kỳ ứng dụng quản lý tác vụ dựa trên GTD nào khác trong danh sách, FacileThings cũng cho phép bạn sắp xếp và quản lý các tác vụ của mình một cách hiệu quả ở một nơi. Bằng cách đó, bạn có thể tham khảo các nhiệm vụ có thể thực hiện được và tập trung hoàn thành chúng.
Với FacileThings, bạn nhận được hỗ trợ tích hợp với các dịch vụ năng suất, chẳng hạn như Evernote, Lịch Outlook, Lịch Google, Google Drive, v.v. Vì vậy, nếu sử dụng bất kỳ dịch vụ nào trong số này, bạn có thể tích hợp chúng với FacileThings để tận dụng các tính năng của nó. Ngoài ra, bạn cũng nhận được số liệu thống kê để theo dõi tất cả hoạt động của mình, cho phép bạn kiểm tra tiến trình hiện tại và cải thiện quy trình làm việc của mình nếu cần.
Các kế hoạch: Miễn phí (dùng thử 30 ngày), trả phí ($7 mỗi tháng cho 1 năm)
Trên đây là một số hệ thống quản lý tác vụ (ứng dụng/phần mềm) dựa trên GTD tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để hoạt động tốt hơn và cải thiện năng suất của mình.
Tuy nhiên, như đã nói rằng, bằng cách nhấn mạnh cách phương pháp GTD có thể tỏ ra hiệu quả trong việc theo kịp dự án và quản lý nhiệm vụ của bạn, chúng tôi không suy luận rằng mọi dịch vụ quản lý nhiệm vụ và việc cần làm không phải GTD đều không hiệu quả. . Thay vào đó, chúng tôi chỉ gợi ý rằng các ứng dụng dựa trên GTD có nhiều khả năng giúp bạn đạt được mục tiêu hơn vì chúng nhấn mạnh việc thực hiện các hành động thay vì chỉ ghi chú và nhớ lại chúng nhiều lần.
