Google Docs là một trình xử lý văn bản phổ biến đối với các nhà văn. Nó là một phần của bộ Google Docs Editor, bao gồm các dịch vụ như Google Sheets, Google Slides, v.v. và hoàn toàn miễn phí sử dụng.
Nếu bạn là nhà văn hoặc nếu công việc của bạn yêu cầu bạn tạo hoặc chỉnh sửa nhiều tài liệu thì Google Docs có lẽ là dịch vụ tốt nhất dành cho bạn. Điều khiến Docs nổi bật so với các trình xử lý văn bản khác là bộ tính năng mở rộng của nó, bao gồm các tính năng như cộng tác, kiểm tra chính tả và ngữ pháp, từ điển tích hợp sẵn và một công cụ nghiên cứu tích hợp, cùng một số tính năng khác.
Mẹo và thủ thuật của Google Tài liệu
Nếu bạn đã là người dùng Google Docs một thời gian hoặc mới bắt đầu làm quen với nó thì đây là danh sách các tính năng tốt nhất của Google Docs mà bạn nên biết và bắt đầu sử dụng để tận dụng tối đa dịch vụ.
1. Mẫu để tạo tài liệu nhanh hơn
Google cung cấp nhiều lựa chọn mẫu phù hợp cho các loại tài liệu khác nhau trong Tài liệu. Vì vậy, trong những lúc bạn không thể nghĩ ra ý tưởng định dạng cho tài liệu của mình, bạn có thể chọn một trong các mẫu này để bắt đầu.
Hãy làm theo các bước sau để tìm và sử dụng mẫu trong Tài liệu:
- Khi đang ở trang chủ Google Documents, hãy di chuột qua biểu tượng dấu cộng và chọn Chọn mẫu lựa chọn.
- bên trong Thư viện mẫucuộn qua trang để xem các danh mục tài liệu khác nhau.
- Bấm vào mẫu bạn thích trong danh sách này để mở nó.
Ngay sau khi mẫu đã chọn mở, bạn có thể chỉnh sửa và sửa đổi mẫu đó theo yêu cầu của mình.
2. Mục lục để dễ dàng điều hướng tài liệu
Mục lục là danh sách tất cả các phần/tiêu đề trong tài liệu với số trang tương ứng. Nó được đặt ngay đầu tài liệu và giúp việc điều hướng qua nhiều phần của tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Trên Google Docs, bạn có thể thêm mục lục vào tài liệu của mình theo hai cách: bằng số trang và bằng các liên kết màu xanh. Nếu bạn đang tạo một tài liệu có số trang được gắn nhãn rõ ràng, bạn có thể tạo một bảng nội dung có số trang. Ngược lại, nếu không phải như vậy—và bạn muốn dễ dàng điều hướng cho người đọc bằng cách cung cấp cho họ khả năng nhấp vào các liên kết phần để chuyển ngay vào chúng trong tài liệu—bạn có thể sử dụng các liên kết màu xanh lam.
Để thiết lập một trong các tùy chọn này trong tài liệu, đây là những gì bạn cần làm:
- Điền vào tài liệu của bạn nội dung và tất cả các phần cũng như tiêu đề của chúng.
- Bấm vào Chèndi chuột qua Mục lụcvà chọn một loại danh sách.
Tùy thuộc vào tùy chọn bạn chọn, bạn sẽ thấy bảng nội dung tương ứng. Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu bạn thực hiện thay đổi đối với tài liệu của mình, hãy di chuột qua phần mục lục và nhấn biểu tượng tải lại ở bên trái để cập nhật.
3. Dấu trang để tham khảo nhanh / Điều hướng dễ dàng hơn
Tương tự như việc thêm mục lục vào tài liệu của bạn, đánh dấu trang là một tính năng hữu ích khác trong Google Docs có thể giúp bạn điều hướng tài liệu một cách hiệu quả.
Nhưng đó không phải là tất cả. Đánh dấu trang một mục trong tài liệu cũng có một lợi ích khác: nó có thể giúp bạn đặt tham chiếu trong cùng tài liệu hoặc các tài liệu khác để việc tìm các mục đó trong tài liệu dễ dàng hơn.
Dưới đây là cách đánh dấu một mục trong Google Docs:
- Chọn văn bản trong tài liệu bạn muốn đánh dấu.
- Bấm vào Chèn và chọn Đánh dấu. (Dải băng màu xanh lam sẽ xuất hiện bên cạnh văn bản bạn đã chọn, cho biết rằng nó đã được đánh dấu trang.)
- Chọn văn bản bạn muốn liên kết với dấu trang sao cho việc nhấn vào nó sẽ chuyển hướng đến mục được đánh dấu.
- Bấm vào Chèn một lần nữa và chọn liên kết.
- Nhấn vào mục được đánh dấu trong danh sách. Nó sẽ xuất hiện với biểu tượng dấu trang ở bên trái.
- Đánh Áp dụng để lưu dấu trang.
Bây giờ, văn bản này sẽ được siêu liên kết đến mục đã đánh dấu của bạn. Như vậy mỗi khi click vào nó sẽ đưa bạn đến vị trí của mục đã đánh dấu trong tài liệu.
4. Chế độ ngoại tuyến để viết khi bạn ngoại tuyến
Mặc dù bạn có nhiều khả năng làm việc trong Tài liệu hơn khi trực tuyến nhưng có thể đôi khi không có kết nối Internet hoặc bạn đang ở một nơi không có Internet. Trong những lúc như vậy, bạn cần có chế độ ngoại tuyến trong Tài liệu, chế độ này cho phép bạn tạo, xem hoặc chỉnh sửa tài liệu ngay cả khi không có Internet.
Chế độ ngoại tuyến hoạt động với tất cả các trình duyệt dựa trên Chrome. Dưới đây là cách làm cho tài liệu khả dụng ngoại tuyến:
- Mở tài liệu bạn muốn truy cập ngoại tuyến.
- Bấm vào Tài liệu và chọn Cung cấp ngoại tuyến.
- Nếu bạn chưa cài đặt, Docs sẽ yêu cầu bạn cài đặt Tài liệu ngoại tuyến tiện ích mở rộng trên trình duyệt của bạn. Nhấp chuột Cài đặt.
- Khi tiện ích mở rộng được cài đặt, bạn sẽ được nhắc bằng thông báo bật quyền truy cập ngoại tuyến cho tất cả các tệp. Gõ vào Bật làm như vậy.
Giờ đây, bạn có thể truy cập và làm việc trên tài liệu này ngay cả khi không có kết nối hoạt động. Khi bạn muốn thoát khỏi chế độ ngoại tuyến, hãy truy cập Tệp > Xóa quyền truy cập ngoại tuyến.
5. Khám phá để nghiên cứu trong khi viết
Thông thường, khi bạn đang thực hiện một câu chuyện hoặc dự án yêu cầu nghiên cứu nhiều chủ đề khác nhau trên internet, bạn sẽ cần mở nhiều tab trình duyệt và chuyển qua lại giữa chúng và Tài liệu, điều này có thể vượt quá tầm kiểm soát.
Để đơn giản hóa việc này, Google cung cấp tính năng Khám phá tích hợp sẵn cho phép bạn nghiên cứu các chủ đề trên internet, tìm hình ảnh và thậm chí truy cập các tài liệu khác trên Google Drive ngay trong Tài liệu.
Vì vậy, bây giờ, bất cứ khi nào bạn muốn nghiên cứu một chủ đề hoặc tra cứu hình ảnh để đính kèm vào tài liệu của mình trực tuyến, hãy nhấp vào nút Khám phá nút ở cuối tài liệu. Sau đó, khi nó hiện lên Khám phá (ở bên phải), nhấn vào hộp tìm kiếm để nhập truy vấn của bạn và nhấn Nhập/trở lại để tìm kiếm nó.
Sau khi Khám phá tìm thấy và trả về các kết quả có liên quan, hãy nhấn vào WEB, HÌNH ẢNH hoặc DRIVE tab để lọc ra kết quả tương ứng. Nếu đó là liên kết bài viết mà bạn muốn xem, hãy nhấp vào liên kết đó để mở nó trong tab mới. Trong trường hợp có hình ảnh, hãy nhấn vào biểu tượng dấu cộng ở trên cùng để nhập hình ảnh đó vào tài liệu. Và cuối cùng, để truy cập tài liệu chứa truy vấn tìm kiếm của bạn, hãy nhấn vào tài liệu từ danh sách.
6. Nhập liệu bằng giọng nói để nhập văn bản nhanh chóng
Nhập liệu bằng giọng nói là tính năng trợ năng cho phép bạn sử dụng giọng nói của mình làm phương thức nhập liệu để thêm văn bản vào tài liệu Tài liệu của mình. Ngoài việc nhập văn bản, bạn cũng có thể sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói để chỉnh sửa và định dạng tài liệu.
Để sử dụng tính năng này, tất cả những gì bạn cần là trình duyệt web dựa trên Chrome. Sau đó, bạn có thể làm theo các hướng dẫn sau để sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói:
- Mở một tài liệu.
- Bấm vào Công cụ > Nhập liệu bằng giọng nói. Ngoài ra, hãy nhấn nút Lệnh + Shift + S hoặc Ctrl + Shift + S các phím trên máy Mac và Windowstương ứng, để hiển thị hộp gõ giọng nói.
- Nhấn vào biểu tượng micrô trong hộp này. Nếu đang sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói lần đầu tiên, bạn sẽ cần cấp cho Tài liệu quyền truy cập vào micrô của mình. Đánh Cho phép trong lời nhắc về quyền xuất hiện để thực hiện việc này.
- Bây giờ, hãy bắt đầu đọc chính tả văn bản vào máy tính của bạn. Hãy đảm bảo duy trì tốc độ vừa phải và cách phát âm rõ ràng khi bạn đọc chính tả văn bản. Nói to tên các dấu chấm câu để thêm chúng vào tài liệu của bạn.
- Sau khi nhập xong văn bản, hãy nhấp lại vào biểu tượng micrô.
Thủ tục thanh toán Tài liệu của Google về gõ giọng nói để tìm hiểu thêm.
7. Từ điển cá nhân cho các từ không phải từ điển
Google Documents có công cụ kiểm tra chính tả tích hợp sẵn để đảm bảo không có từ sai chính tả trong tài liệu của bạn. Mặc dù tính năng này hoạt động tốt và từ điển đằng sau tính năng này rất hiếm khi đánh dấu cách viết là sai, nhưng đôi khi nó có thể đánh dấu một số tiếng lóng hoặc tên công ty là sai chính tả.
May mắn thay, Google Docs cung cấp chế độ từ điển cá nhân, cho phép bạn thêm những từ đó vào từ điển của riêng mình để chúng không bị đánh dấu là sai chính tả nữa.
Hãy làm theo các bước sau để thêm một từ vào từ điển cá nhân của bạn:
- Chọn từ được đánh dấu là sai chính tả trong tài liệu của bạn.
- Nhấp vào ba dấu chấm trong cửa sổ bật lên và chọn Thêm X vào từ điểnỞ đâu X là từ bạn muốn thêm vào từ điển.
8. Thay thế để tiết kiệm tổ hợp phím
Thay thế, tương đương với thay thế văn bản, là một tính năng của Tài liệu cho phép bạn nhập các ký tự phức tạp và cho phép bạn đặt trình kích hoạt cho các từ/chuỗi dài để nhập chúng vào tài liệu một cách hiệu quả. Về cơ bản, nó là một cặp khóa kích hoạt và văn bản thay thế của chúng, trong đó việc nhập tính năng sẽ tự động xác định trình kích hoạt khi bạn nhập và thay thế nó bằng văn bản thay thế.
Sau đây là cách sử dụng tính năng thay thế trong Tài liệu:
- Bấm vào Công cụ > Tùy chọn.
- Chạm vào Thay người chuyển hướng.
- Tại đây, đánh dấu vào hộp kiểm cho Tự động thay thế.
- Đánh ĐƯỢC RỒI.
Theo mặc định, Docs đã có sẵn một loạt các cặp kích hoạt thay thế. Bạn có thể sử dụng những thứ này cũng như tạo những thứ tùy chỉnh của mình, như thế này:
- bên trong Thay người tab, nhấn vào hộp trên cùng bên dưới Thay thế và thêm từ kích hoạt của bạn.
- Tương tự click vào ô bên dưới Với và thêm văn bản thay thế vào đó.
Ví dụ: Thiết lập thay thế cho ‘ttyl’ thay thế nó bằng dạng dài hơn, ‘Nói chuyện với bạn sau.’
9. Từ điển tra cứu định nghĩa nhanh
Đôi khi, khi làm việc trên một tài liệu, bạn có thể cảm thấy không chắc chắn liệu từ bạn sắp sử dụng trong bài viết có phù hợp với ngữ cảnh hay không. Mặc dù bạn có thể tra cứu định nghĩa của từ này bằng cách mở một tab mới nhưng đây không phải là cách tiếp cận hiệu quả.
Thay vào đó, Google cung cấp một từ điển tích hợp trong Docs giúp việc tra cứu một từ thực sự dễ dàng. Thực hiện theo các bước sau để sử dụng nó:
- Chọn và đánh dấu từ bạn muốn xác định trong tài liệu.
- Bấm chuột phải vào từ và chọn Định nghĩa. Hoặc chọn từ và nhấn nút Điều khiển + Shift + Y hoặc Lệnh + Shift + Y phim tăt.
MỘT Từ điển cửa sổ sẽ xuất hiện ở bên phải của tài liệu. Tại đây, bạn có thể tìm thấy nghĩa của từ cùng với một số chi tiết khác, chẳng hạn như từ đồng nghĩa.
10. Chế độ đề xuất để đề xuất các chỉnh sửa có giá trị
Cộng tác là một tính năng tiện lợi của Google Docs cho phép bạn làm việc trên tài liệu với những người khác để cả hai bên có thể thực hiện thay đổi và xem các thay đổi trong tài liệu theo thời gian thực. Mặc dù cách này hoạt động tốt nhưng đôi khi, bạn có thể chỉ muốn đề xuất chỉnh sửa mà không thực sự thực hiện thay đổi đối với tài liệu.
Chế độ đề xuất có ích ở đây. Nó cho phép bạn đề xuất các chỉnh sửa của mình cho chủ sở hữu tài liệu để họ có thể xem chúng và thực hiện các sửa đổi đối với tài liệu gốc cho phù hợp.
Để sử dụng chế độ gợi ý, khi tài liệu đang mở, hãy nhấn vào biểu tượng cây bút trên thanh công cụ và chọn Gợi ý từ thực đơn. Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa, hãy nhấn vào Yêu cầu quyền chỉnh sửa.
Khi bạn đã được cấp quyền truy cập, hãy bắt đầu chỉnh sửa tài liệu để đề xuất các chỉnh sửa/thay đổi của bạn. Tất cả các chỉnh sửa của bạn sẽ xuất hiện bằng màu mới trong tài liệu. Nếu bạn muốn thêm chi tiết cho đề xuất của mình, hãy nhấp vào đề xuất đó và nhập nhận xét. Đánh Hồi đáp để cứu nó.
Ngay sau khi bạn thực hiện việc này, chủ sở hữu tệp sẽ nhận được email về các đề xuất của bạn, sau đó họ có thể mở email này để xem các chỉnh sửa được đề xuất của bạn.
11. Chữ ký điện tử để ký tài liệu ảo
Tài liệu không chỉ giới hạn ở việc viết thông thường và việc lựa chọn mẫu của nó là minh chứng cho thực tế đó. Vì vậy, chẳng hạn, bạn có thể sử dụng Tài liệu để viết thư kinh doanh, đề xuất dự án và báo giá bán hàng, cùng nhiều nội dung khác.
Do đó, một số trường hợp sử dụng này có thể yêu cầu bạn ký điện tử vào tài liệu. Google Docs có chế độ vẽ tích hợp giúp thực hiện được điều này.
Để ký điện tử một tài liệu, hãy mở nó và đi tới Chèn > Vẽ > Thêm mới. Bấm vào menu thả xuống bên cạnh Đường kẻ và chọn Viết nguệch ngoạc. Bắt đầu vẽ chữ ký của bạn bằng bàn di chuột và nhấn Lưu và đóng.
Cuối cùng, thay đổi kích thước chữ ký và di chuyển nó đến khu vực ký tên.
12. Lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi
Lịch sử phiên bản là một tính năng Tài liệu rất hữu ích cho phép bạn tìm hiểu ngày tạo tài liệu cũng như xem tất cả các chỉnh sửa và thay đổi mà tài liệu đã trải qua theo thời gian. Bằng cách đó, nếu bạn không thích bất kỳ thay đổi nào, bạn chỉ cần hoàn tác nó và quay lại bất kỳ phiên bản nào trước đó.
Hãy làm theo các bước sau để xem lại lịch sử phiên bản:
- Bấm vào Tài liệu và chọn Lịch sử phiên bản > Xem lịch sử phiên bản.
- MỘT Lịch sử phiên bản cửa sổ sẽ xuất hiện ở bên phải của tài liệu.
- Nhấn vào một phiên bản để xem tất cả các chi tiết của nó.
- Để khôi phục một phiên bản, hãy nhấp vào dấu ba chấm và chọn Khôi phục phiên bản này.
13. Dịch để dịch nhanh
Bất kể bạn đang làm việc trên loại tài liệu nào trong Tài liệu, nhu cầu dịch văn bản từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác có thể phát sinh bất cứ lúc nào. May mắn thay, Google cung cấp một trình dịch tích hợp bên trong Google Docs giúp việc dịch văn bản/tài liệu trở nên cực kỳ dễ dàng.
Dưới đây là cách sử dụng bản dịch trong Tài liệu:
- Mở tài liệu bạn muốn dịch.
- Bấm vào Công cụ và chọn Dịch tài liệu.
- Thêm tên cho tài liệu đã dịch này và chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch nó.
- Đánh Dịch để bắt đầu dịch.
14. Tìm và thay thế để chỉnh sửa nhanh hơn
Đối với những lúc bạn muốn thay thế nhiều phiên bản của một từ trong tài liệu của mình, tính năng tìm và thay thế có thể tỏ ra rất hữu ích. Đúng như tên gọi của nó, nó cho phép bạn thay thế tất cả các từ xuất hiện trong tài liệu bằng từ thay thế.
Để sử dụng tìm và thay thế, hãy chọn Chỉnh sửa > Tìm và thay thế. Ngoài ra, hãy nhấn Điều khiển + Shift + H hoặc Lệnh + Shift + H. bên trong Tìm và thay thế cửa sổ, hãy nhập từ bạn muốn thay thế bên cạnh Tìm thấy trường và thay thế của nó bên cạnh Thay bằng.
Cuối cùng, đánh Thay thế tất cả để thực hiện hành động của bạn.
15. Tiện ích bổ sung để mở rộng chức năng của Tài liệu
Mặc dù Docs có nhiều tính năng tích hợp khá ấn tượng nhưng nó cũng cung cấp các tiện ích bổ sung giúp mở rộng chức năng hơn nữa. Tích hợp bộ lưu trữ Box và kiểm tra ngữ pháp Grammarly là một số tiện ích bổ sung có giá trị mà bạn có thể thêm vào Tài liệu.
Dưới đây là cách thêm tiện ích bổ sung vào Tài liệu:
- Bấm vào Tiện ích mở rộng > Tiện ích bổ sung.
- Lựa chọn Nhận tiện ích bổ sung từ thực đơn.
- bên trong Thị trường Google Workspacehãy tìm tiện ích bổ sung bạn muốn thêm.
- Bấm vào Cài đặt trên màn hình sau để thêm nó vào Tài liệu.
16. Cài đặt trang cho tài liệu tùy chỉnh
Theo mặc định, mọi tài liệu bạn tạo trong Tài liệu đều sử dụng khổ giấy viết thư theo hướng dọc với giá trị được đặt cho tất cả các lề của tài liệu đó. Tuy nhiên, đôi khi cài đặt này không phù hợp với yêu cầu tài liệu của bạn.
Trong những lúc như vậy, Google cho phép bạn thay đổi cài đặt trang. Đây là cách thực hiện việc này:
- Với tài liệu bạn muốn áp dụng cài đặt trang để mở, hãy nhấp vào Tệp > Thiết lập trang.
- Chạm vào Trang tab trong Thiết lập trang cửa sổ.
- Nhấp vào cài đặt bạn muốn thay đổi và chọn tùy chọn thích hợp cho cài đặt đó theo yêu cầu của bạn.
- Vỗ nhẹ ĐƯỢC RỒI để áp dụng những thay đổi.
- Để đặt mặc định, nhấn Đặt làm mặc định.
17. Không có trang cho tài liệu cuộn liên tục
Thay đổi cài đặt trang rất hữu ích khi bạn muốn sửa đổi các thành phần như hướng, đầu trang, chân trang, số trang, v.v. Tuy nhiên, nó bao gồm các ngắt trang, điều này có thể không được bạn mong muốn nếu bạn định sử dụng các hình ảnh và bảng rộng trong tài liệu của mình.
Đây là lúc định dạng không phân trang phát huy tác dụng. Nó chuyển tài liệu sang hướng ngang và loại bỏ ngắt trang, dẫn đến tài liệu liên tục không có ngắt, dễ đọc và in.
Hãy làm theo các bước sau để chuyển sang chế độ không phân trang:
- Mở tài liệu bạn muốn chuyển sang chế độ không phân trang.
- Bấm vào Tệp > Thiết lập trang.
- Chạm vào Không có trang tab trong Thiết lập trang cửa sổ.
- Nếu bạn muốn thay đổi màu nền cho tài liệu, hãy nhấn vào nút bên dưới Màu nền và chọn một màu.
- Bấm vào ĐƯỢC RỒI để biến tài liệu của bạn thành không trang.
18. So sánh tài liệu để xem các thay đổi và xác định các bản sao
Nếu bạn làm việc trong Tài liệu, đôi khi bạn có thể có nhiều bản sao tài liệu trong tài khoản của mình. Vì điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn nên tốt nhất bạn nên so sánh các tài liệu này để xác định tài liệu trùng lặp.
Docs cho phép bạn thực hiện việc này rất dễ dàng, như minh họa bên dưới:
- Mở một tài liệu và nhấn vào Công cụ > So sánh tài liệu.
- Trên So sánh tài liệu hộp thoại, bấm vào nút bên dưới Chọn tài liệu so sánh và chọn tài liệu bạn muốn so sánh.
- bên trong Thuộc tính khác biệt với trường, xác định người dùng có tên sẽ xuất hiện trong tệp đầu ra với tư cách là tác giả của các chỉnh sửa được đề xuất.
- Đánh So sánh.
Tài liệu bây giờ sẽ tạo một tài liệu mới hiển thị tất cả các thay đổi giữa hai tài liệu.
19. Chip thông minh để thêm nhanh các phần tử vào trang
Chip thông minh là một tính năng của Tài liệu cho phép bạn sử dụng @ ký tự để chèn các phần tử vào tài liệu của bạn một cách nhanh chóng. Các yếu tố này có thể là bất cứ thứ gì từ hình ảnh hoặc bảng cho đến con người, tiêu đề và khối xây dựng (lộ trình sản phẩm, trình theo dõi đánh giá).
Hãy làm theo các bước sau để thêm bất kỳ thành phần nào trong số này vào tài liệu của bạn:
- Mở tài liệu nơi bạn muốn chèn bất kỳ thành phần nào trong số này.
- Kiểu @và khi nó hiện lên Chip thông minh menu, chọn một thành phần từ danh sách để chèn nó vào tài liệu.
- Tùy thuộc vào thành phần bạn đã thêm, bây giờ bạn có thể điền thông tin thích hợp vào đó.
20. Chuyển đổi thả xuống để cung cấp nhiều lựa chọn đầu vào
Menu thả xuống là một cách hiệu quả để lấy đầu vào từ người dùng. Nó đảm bảo không có mục nhập sai hoặc không hợp lệ do lỗi của con người. Không chỉ vậy, vì menu thả xuống chứa tất cả các tùy chọn bên trong nó nên bạn có thể thêm một vài tùy chọn trong số đó mà không chiếm nhiều dung lượng.
Google Docs cho phép bạn thêm menu thả xuống vào tài liệu của mình với cả tùy chọn cài sẵn và tùy chỉnh. Đây là cách thêm chúng:
- Đi tới tài liệu mà bạn muốn thêm menu thả xuống.
- Bấm vào Chèn > Thả xuống và chọn một tùy chọn bên dưới TÀI LIỆU THẢ XUỐNG hoặc TẢI XUỐNG CÀI ĐẶT TRƯỚCtùy thuộc vào việc bạn muốn sử dụng menu thả xuống đặt trước hay tùy chỉnh.
- Trong trường hợp menu thả xuống tùy chỉnh, bạn sẽ nhận được hộp thoại trên trang tiếp theo nơi bạn có thể đặt tên cho menu này và thêm các tùy chọn menu bạn muốn có trong danh sách thả xuống của mình. Đánh Cứu để lưu menu này và thêm nó vào tài liệu.
Khai thác được nhiều hơn từ Google Documents
Google Docs là một trong những trình xử lý văn bản dễ sử dụng nhưng có nhiều chức năng nhất hiện có. Nó cho phép bạn tạo và làm việc với nhiều loại tài liệu cũng như cung cấp cho bạn khả năng cộng tác với những người khác, tất cả đều miễn phí.
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này giúp bạn làm quen với nhiều tính năng có giá trị của Google Documents để bạn có thể bắt đầu sử dụng chúng trong quy trình làm việc của mình và tận dụng tối đa tính năng đó.
Đọc thêm:
Câu hỏi thường gặp về các tính năng của Google Documents
Google Docs cung cấp nhiều lợi thế so với các trình xử lý văn bản khác. Nhưng nếu được yêu cầu chọn ra ba ưu điểm hàng đầu, chúng tôi sẽ nói sau đây là những ưu điểm đáng chú ý nhất của Docs:
- Dễ dàng sử dụng
- Miễn phí
- Truy cập ngoại tuyến
Với Google Docs, bạn có thể mở và lưu tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau: OpenDocument, Rich Text Format, Unicode, HTML nén và Microsoft Word. Ngoài ra, bạn còn có nhiều tùy chọn xuất như PDF và EPUB.
PDF, viết tắt của Định dạng Tài liệu Di động, có lẽ là định dạng tốt nhất để gửi tài liệu. Nó tương thích toàn cầu, linh hoạt và có thể truy cập được trên nhiều thiết bị và dịch vụ. Một lý do chính khác khiến PDF được ưa thích hơn các định dạng khác là độ tin cậy: PDF sẽ luôn hiển thị dữ liệu như được viết cho dù bạn sử dụng dịch vụ nào để xem nó.
Cuối cùng, tài liệu PDF cung cấp khả năng bảo mật tốt hơn các định dạng tài liệu khác vì bạn có thể bảo mật tài liệu bằng mật khẩu, điều này hạn chế quyền truy cập và đảm bảo dữ liệu của tài liệu vẫn ở chế độ riêng tư.
Có nhiều lợi ích khi sử dụng Google Docs:
- Khả năng tiếp cận và cộng tác
- Hoàn toàn tương thích với Microsoft Office
- Kiểm soát phiên bản
- Tính linh hoạt để nhập và xuất ở các định dạng mong muốn
- Dễ dàng để tìm hiểu và sử dụng
- Tự động lưu tài liệu
- Chức năng bổ sung sử dụng tiện ích mở rộng của Chrome
- Dùng miễn phí!
Có một số lợi ích của Google Docs nếu bạn là sinh viên:
- Nó MIỄN PHÍ để sử dụng!
- Tài liệu có thể truy cập được từ mọi nơi – ở nhà hoặc trường học
- Lịch sử phiên bản giúp khôi phục các thao tác xóa không mong muốn
- Tự động lưu tài liệu
- Chế độ làm việc ngoại tuyến
- Cộng tác theo thời gian thực với bạn bè
- Nhập liệu bằng giọng nói thay vì viết
- Nhiều kiểu phông chữ hơn Microsoft Word giúp ích cho các báo cáo dự án
