Người dùng Outlook nhiệt tình sẽ nhận thấy rằng vị trí mà chương trình thư chiếm giữ có thể tăng lên nhanh chóng. Đặc biệt là những người gửi nhiều tệp đính kèm sẽ phải hy sinh rất nhiều megabyte, thậm chí là gigabyte. Tiết kiệm không gian không phải là điều khó khăn.
Outlook lưu trữ tất cả email, danh bạ, cuộc hẹn và thậm chí cả tệp đính kèm của bạn trong các tệp lưu trữ đặc biệt. Những tệp đó có phần mở rộng là .pst và .ost. Theo thời gian, kích thước của cơ sở dữ liệu có thể tăng lên đáng kể. Bạn càng làm nhiều, các tập tin càng trở nên lớn hơn. Đặc biệt trên một máy tính mới có ổ SSD nhỏ, việc vệ sinh kỹ lưỡng là điều cần thiết. Xét cho cùng, Outlook có thể chiếm vài gigabyte dung lượng mà không thực sự cần thiết.
Có thể tìm thấy các tệp cơ sở dữ liệu Outlook trong thư mục Outlook trong ‘AppData’. AppData là một ẩn Windowsthư mục. Bạn có thể mở chúng nhanh chóng bằng cách nhấp vào ‘Phím Windows + R’ và nhập địa chỉ sau vào hộp thoại: ‘C:\users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook’. Trong trường hợp này, hãy thay thế ‘Tên người dùng’ bằng tên người dùng thực tế của bạn. Trong trường hợp của tôi, nó sẽ là: ‘C:\users\michael\AppData\Local\Microsoft\Outlook’. Nhấp vào ‘Enter’ và thư mục liên quan sẽ xuất hiện. Trong trường hợp của tôi, tệp nặng hơn 13 gigabyte; có biên độ để cải thiện.
Làm rối tung lên
Trước khi xử lý tệp, bạn nên sắp xếp mọi thứ theo thứ tự trong Outlook. Để bắt đầu, bạn có thể xóa tất cả các email và cuộc hẹn cũ mà bạn chắc chắn không còn cần nữa. Các tệp đính kèm cũng sẽ biến mất và điều đó có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Outlook đi kèm với một số công cụ sẽ giúp bạn lục lọi hộp thư của mình. Chúng được xây dựng trực tiếp vào chương trình. Đi tới ‘Tệp’ và trong tab ‘Thông tin’, nhấp vào ‘Trình dọn dẹp’. Chọn ‘Dọn dẹp hộp thư’ tại đây.
Thông qua nút ‘Hiển thị kích thước hộp thư’, bạn có thể biết hộp thư thực tế lớn đến mức nào. Hơn nữa, bạn có thể nhanh chóng xem thư mục nào trong Outlook chịu trách nhiệm chiếm tất cả megabyte đó. Tab ‘Local’ ở đây là quan trọng nhất để giải phóng dung lượng ổ cứng, nhưng bạn cũng có thể kiểm tra lượng dữ liệu trên máy chủ. Bạn không thể thực hiện thay đổi thông qua cửa sổ này. Ngay bên dưới nút đó, bạn sẽ tìm thấy chức năng tìm kiếm cho phép bạn nhanh chóng chọn các email đáp ứng các tiêu chí nhất định. Chọn kích thước hoặc độ tuổi và nhấp vào ‘Tìm kiếm’. Trong cửa sổ mới, bạn sẽ tìm thấy tất cả các email có liên quan. Bạn có thể duyệt qua chúng, chọn chúng và nếu muốn, hãy xóa chúng ngay lập tức.
[related_article id=”217471″]
Nếu bạn dự định giảm bớt hộp thư đến của mình, tính năng tìm kiếm nâng cao có thể giúp ích. Trong kết quả tìm kiếm, hãy nhấp vào tab ‘Nâng cao’. Theo mặc định, bạn sẽ thấy một tiêu chí trong danh sách: kích thước trong kho lưu trữ hoặc độ tuổi, tùy thuộc vào tùy chọn bạn đã chọn ở bước trước. Tuy nhiên, bạn có thể tự thêm rất nhiều tiêu chí khác nhau. Lấy bản thân tôi làm ví dụ, tôi muốn xóa tất cả các email lớn hơn 1 MB, đã hơn nửa tuổi và không phải của đồng nghiệp của tôi. Để thực hiện việc này, tôi chọn tùy chọn ‘Tìm mục lớn hơn’ và nhập ‘1024 KB’ vào đó. Trong cửa sổ tìm kiếm, bây giờ tôi có thể thêm các tiêu chí khác nhau ở phần nâng cao. Để làm theo ví dụ, hãy nhấp vào ‘Trường’, chọn ‘Trường Ngày/Giờ’ và chọn ‘Đã gửi’. Bây giờ hãy chọn một tùy chọn trong ‘Điều kiện’ từ menu. Tôi chọn ‘Bật’ hoặc ‘Cho’. Trong cửa sổ cuối cùng, bạn có thể tự nhập ngày: ’01/06/2016′. Bây giờ hãy nhấp vào Thêm. Vì tôi muốn theo dõi email của đồng nghiệp nên tôi đang tạo một quy tắc khác. Tại ‘Trường’, tôi chọn trong ‘Trường địa chỉ từ’. Theo điều kiện tôi chọn chứa và đặt giá trị ‘Minoc’, vì đó là phần mở rộng của địa chỉ e-mail của nhà xuất bản của chúng tôi. Nhấp vào ‘Tìm kiếm ngay’ để xem tất cả các email phù hợp với ba điều kiện. Tất nhiên bạn có thể thử nghiệm các tiêu chí theo ý muốn.
Vứt bỏ triệt để
Những gì bạn đã xóa không nhất thiết thực sự đã biến mất. Outlook chỉ chuyển email vào thùng rác. Công cụ dọn dẹp cho bạn biết thùng rác đang chiếm bao nhiêu dung lượng thông qua nút ‘Kích thước’ của các mục đã xóa. Thông qua nút ‘Làm trống’, bạn thực sự cấm các e-mail đã xóa trước đó khỏi hệ thống của mình. Bạn cũng có thể làm trống thư mục các mục đã xóa. Cuối cùng, có thể có nhiều phiên bản hộp thư của bạn do lỗi kết nối trước đó. Outlook theo dõi cả hai phiên bản nhưng có thể bạn chỉ cần phiên bản mới nhất. Nhấp vào ‘Xóa’ để giải quyết mọi xung đột.
Quản lý cơ sở dữ liệu
Sau khi dọn dẹp, đã đến lúc thu nhỏ cơ sở dữ liệu còn lại. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến ‘Tệp’ lần nữa và bên dưới ‘Thông tin’, nhấp vào ‘Cài đặt tài khoản’. Chọn lại ‘Cài đặt tài khoản’ tại đây. Một hộp thoại có nhiều tab sẽ xuất hiện. Chọn tab thứ hai: ‘Tệp dữ liệu’. Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các tài khoản được kết nối với Outlook, theo sau là vị trí lưu trữ của tệp cơ sở dữ liệu. Bạn có thể đi đến vị trí đó trong explorer thông qua nút ‘Mở vị trí của thư mục’ theo cách khác. Bạn cũng có thể tự mình tạo bản sao lưu cơ sở dữ liệu Outlook bằng cách tạo một bản sao của tệp cơ sở dữ liệu.
[related_article id=”213156″]
Chọn tài khoản có tệp cơ sở dữ liệu bạn muốn giảm và nhấp vào ‘Cài đặt’. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn có thể nén tệp. Nhấp vào nút “Nén ngay” và đợi một lúc. Hình thức chính xác của hộp thoại tùy thuộc vào loại tài khoản bạn đã liên kết với Outlook. Tài khoản Microsoft Exchange không thể được nén đơn giản. Nếu bạn có nhiều tài khoản trong Outlook, bạn phải giảm các tệp cơ sở dữ liệu của từng tài khoản riêng lẻ. Bạn nhận được bao nhiêu dung lượng thông qua quá trình này tùy thuộc vào thành phần hộp thư của bạn. Không hứa hẹn bất cứ điều gì, rất có thể bạn có thể giảm tệp cơ sở dữ liệu xuống gần 10%.
