Nhiều quy trình kinh doanh khác nhau diễn ra hàng ngày trong mọi tổ chức. Quy trình kinh doanh là một chuỗi các hoạt động được thực hiện theo một trình tự cụ thể để đạt được một kết quả cụ thể. Tất nhiên, bạn muốn quy trình kinh doanh được thực hiện hiệu quả nhất có thể vì điều đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Bạn có thể làm gì để cải thiện quy trình kinh doanh của mình và làm cho chúng hiệu quả hơn?
Có những điểm nghẽn nào?
Một tổ chức là một môi trường có nhiều quy trình khác nhau với sự tham gia của nhiều nhân viên khác nhau. Càng có nhiều quy trình và càng có nhiều bên tham gia thì các quy trình càng trở nên khó hiểu hơn. Điều này dễ tạo ra những nút thắt. Do đó, câu hỏi đầu tiên phải được đặt ra khi tối ưu hóa quy trình kinh doanh là: chúng ta gặp phải những trở ngại gì? Cho dù đó là lệnh sản xuất, kế toán hay hệ thống CRM, việc xác định các điểm nghẽn có tác động lớn nhất đến hiệu quả của tổ chức có thể mang lại nhiều lợi nhuận nhất.
Số hóa
Bằng cách số hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh, nó trở thành quá trình làm việc được hỗ trợ và bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như cải thiện về chất lượng. Hệ thống kỹ thuật số có thể thực hiện các quy trình kinh doanh nhanh hơn và chính xác hơn nhiều so với con người. Điều này giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các trách nhiệm khác.
Bạn sẽ cải thiện những quy trình nào?
Sau khi bạn đã xác định và giải quyết được các điểm nghẽn, bạn sẽ biết mình sẽ cải thiện quy trình nào. Rất có thể bạn sẽ làm được điều này bằng cách số hóa. Bắt đầu với quá trình mà bạn nghĩ có thể mang lại nhiều lợi nhuận nhất. Giải quyết những quy trình vẫn thực hiện nhiều thao tác thủ công gây ra lỗi hoặc sử dụng các ứng dụng hoặc tệp Excel riêng biệt. Ví dụ: các mẫu đăng ký bằng giấy có được sử dụng trong một quy trình cụ thể không? Sau đó điều tra xem liệu có thể sử dụng kỹ thuật số không Mẫu đăng ký. Không chỉ chú ý đến việc tiết kiệm thời gian mà còn chú ý đến chất lượng đầu ra, vì số lượng lỗi của con người sẽ giảm đi.
Quy trình tốt nhất
Bây giờ, các điểm nghẽn đã được xác định và quy trình nào có cơ hội cải tiến, đã đến lúc xem xét quy trình cũ và tìm ra tình huống lý tưởng mới. Các quy trình nhanh chóng trở nên phức tạp vì có đủ loại ngoại lệ. Một ngoại lệ rất khó tự động hóa. Do đó, hãy mô tả quy trình được tiêu chuẩn hóa trước và thêm các ngoại lệ sau. Hãy xem xét cẩn thận liệu một ngoại lệ có nên được tự động hóa hay không. Nếu chi phí và lợi ích không cân bằng, tốt hơn hết là các trường hợp ngoại lệ nên được thực hiện thủ công. Đây thường là bước đầu tiên hướng tới tự động hóa. Nếu quy trình đã trở thành tiêu chuẩn do số hóa thì tự động hóa thường chỉ là một bước nhỏ.
Chọn phần mềm phù hợp
Nếu bạn biết những bước quy trình nào sẽ được số hóa để làm cho quy trình hiệu quả hơn, bạn nên bắt đầu suy nghĩ về giải pháp phần mềm tốt nhất đi kèm với nó. Đây là nơi bắt đầu quá trình lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Nếu bạn đã vạch ra chính xác các điểm nghẽn, bạn nên biết hệ thống phần mềm phải đáp ứng những gì để giải quyết các điểm nghẽn. Do đó, đây là điểm khởi đầu khi tìm kiếm phần mềm có chức năng phù hợp.
Triển khai phần mềm
Sau khi đã chọn được nhà cung cấp phần mềm phù hợp, đã đến lúc triển khai phần mềm trong tổ chức. Việc triển khai thường được thực hiện tốt nhất theo từng giai đoạn để không làm gián đoạn quá trình kinh doanh cùng một lúc. Bằng cách vận hành Agile, việc triển khai được chia thành các bước nhỏ hơn. Mỗi khi thực hiện một cải tiến nhỏ, để quy trình ngày càng tốt hơn mà không cần phải đột ngột chuyển sang phương pháp làm việc hoàn toàn mới.
phương pháp tinh gọn
Bằng cách sử dụng phương pháp Lean, bạn có thể đo lường xem mọi thứ bạn điều chỉnh hoặc cải tiến có thực sự làm cho quy trình trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn hay không. Bằng cách làm cho những gì bạn thay đổi có thể đo lường được, bạn biết được điều gì hiệu quả và điều gì không, từ đó bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh cho phù hợp. Tốt nhất là bắt đầu nhỏ. Tùy chỉnh nó, kiểm tra nó và đo lường kết quả. Sau đó điều chỉnh lại quy trình nếu cần thiết. Khi cải tiến các quy trình, điều quan trọng là phải có sự hỗ trợ trong tổ chức. Những thay đổi thường gây ra sự phản đối từ những người liên quan làm việc với các quy trình. Một sự thay đổi lớn thường gây ra nhiều phản kháng hơn là một sự thay đổi diễn ra từng bước nhỏ. Bằng cách áp dụng phương pháp Lean, việc thu hút mọi người tham gia vào những thay đổi này sẽ dễ dàng hơn.
