Tìm hiểu các mẹo và thủ thuật hay nhất về cách viết đề xuất kinh doanh hiệu quả giúp bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho nhiều khách hàng.
Một đề xuất kinh doanh thành công luôn là một trong những yếu tố quan trọng để có được khách hàng hoặc dự án. Các công ty truyền thống đầu tư rất nhiều vào việc tạo ra các tài liệu hấp dẫn cho các dự án hoặc chiêu hàng bán hàng để giành được khách hàng.
Bây giờ hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang trực tuyến, truyền thống này vẫn tiếp tục. Thay đổi duy nhất là bạn sử dụng tài liệu kỹ thuật số hoặc ứng dụng cộng tác tài liệu để tạo đề xuất kinh doanh của mình.
Doanh nghiệp có đủ khả năng đầu tư tiền vào một bộ tài liệu kinh doanh chuyên biệt. Nhưng nếu bạn đến từ một doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn có thể không đủ khả năng chi trả. Thay vào đó, bạn có thể nhanh chóng học cách viết đề xuất kinh doanh cũng như tạo tài liệu đề xuất đầy đủ và có ý nghĩa cho dự án tiếp theo của mình.
Đề xuất kinh doanh là gì?
Đề xuất kinh doanh là một tài liệu chính thức giải thích về sản phẩm, dịch vụ, kiến thức chuyên môn và danh mục đầu tư của bạn. Nó giúp giành được khách hàng hoặc khách hàng mới bằng cách thuyết phục họ bằng các tài liệu chuyên nghiệp và bài thuyết trình bán hàng rõ ràng.
Trong ngành viết thư kinh doanh, giấy mời chào chủ yếu được sử dụng cho các tương tác giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể cần phải chuẩn bị một bản chào bán các dịch vụ chuyên biệt dành cho các hộ gia đình.
Ví dụ: bạn đề nghị cải tạo nhà tiêu dùng bằng các tấm pin mặt trời để tạo ra điện từ năng lượng mặt trời. Ngoài ra, bạn là một công ty xây dựng hoặc trang trí và muốn tiếp cận Hiệp hội Chủ nhà (HOA) để cung cấp dịch vụ cải tạo khu chung cư.
Dù khách hàng mục tiêu của bạn là ai thì công thức bí mật cho đề xuất kinh doanh cũng khá đơn giản. Bạn cần giải thích cặn kẽ về doanh nghiệp của mình và sau đó giải quyết vấn đề của khách hàng mà doanh nghiệp của bạn có thể giải quyết.
Với sự phát triển của các kênh kỹ thuật số, bạn có nhiều nền tảng nơi bạn có thể xuất bản các đề xuất kinh doanh của mình cho khách hàng bình thường. Ngoài ra, bạn cũng có thể cần gửi tài liệu chào hàng tùy chỉnh cho các công ty mời giấy tờ làm việc chính thức từ các bên kinh doanh quan tâm.
Lợi ích của việc tạo một đề xuất kinh doanh
Trước hết, một tài liệu kinh doanh như thế này đóng vai trò như một trường hợp kinh doanh và giúp khách hàng nhìn thấy mọi thứ về công ty, thành tích của công ty, cơ hội, nhóm, v.v. trong một tài liệu chứ không phải trong nhiều tài liệu bảo mật được phân phối trực tuyến.
Các lợi ích khác của ngành từ các đề xuất kinh doanh được nêu dưới đây:
- Bạn và khách hàng tiềm năng của bạn có thể thảo luận rõ ràng về tất cả các mục tiêu và mục tiêu của dự án mà không bỏ sót bất kỳ điều gì trong phạm vi dự án.
- Sau đó, khi hợp đồng trở thành cuối cùng, cả khách hàng và công ty đều sử dụng tài liệu này để lập kế hoạch biểu giá cho dự án.
- Đề xuất kinh doanh là hình thức cao nhất của tài liệu kinh doanh có thể được sử dụng để gửi đến các thực thể kinh doanh những lời đề nghị bán dịch vụ hoặc sản phẩm.
- Bạn có thể tạo một tài liệu chào hàng tiêu chuẩn và tùy chỉnh nó trước khi sử dụng nó để bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ kỹ thuật, tìm kiếm đầu tư, mời các yêu cầu hợp tác, v.v.
- Khi bán dịch vụ và sản phẩm cho một công ty lớn trong nhiều tháng, bạn có thể đưa ra những dự báo và kế hoạch thực tế bằng hồ sơ thầu.
- Tài liệu mục đích kinh doanh bằng văn bản giúp bạn theo dõi hiệu suất của dự án mới.
- Một số tài liệu chào hàng có thể chứa đựng những điểm mạnh và điểm yếu của công ty bạn. Bằng cách này, tài liệu giúp bạn dễ dàng tiến hành phân tích SWOT bằng cách sử dụng tài liệu cùng với các mẫu phân tích SWOT.
- Một đề xuất kinh doanh đóng vai trò là bằng chứng của một thỏa thuận kinh doanh. Hai bên có thể sử dụng tài liệu này để tiến hành các tranh chấp pháp lý trong trường hợp có xung đột giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng.
- Bạn, nhà cung cấp dịch vụ kinh doanh và khách hàng của bạn hiểu rõ những rủi ro của dự án trước khi chốt giao dịch.
Các loại đề xuất kinh doanh
Có nhiều loại đề xuất kinh doanh khác nhau trong hệ sinh thái kinh doanh. Tùy thuộc vào yêu cầu tài liệu giá thầu của bạn, hãy tìm các loại bên dưới:
Yêu cầu không chính thức
Đề xuất kinh doanh được chào mời không chính thức là những đề xuất bạn gửi cho khách hàng tiềm năng mà bạn gặp tại các cuộc họp kinh doanh, bữa tiệc, bữa tối và hội nghị.
chính thức yêu cầu
Một công ty có nhu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ xem xét một số trang web của các nhà cung cấp tiềm năng. Khi họ tìm thấy một vài nhà cung cấp phù hợp, họ sẽ gửi yêu cầu chính thức về tài liệu đề xuất kinh doanh giải thích những kỳ vọng và thông số kỹ thuật của họ.
Để đáp lại, bạn gửi một tài liệu báo giá tùy chỉnh. Đây được gọi là một đề xuất được ra lệnh chính thức.
Tình nguyện
Các đề xuất kinh doanh không được yêu cầu không gì khác hơn là những cuộc gọi hoặc email ngẫu nhiên đến một công ty từ một công ty khác với mục đích bán thứ gì đó.
Bây giờ, với mục đích của tài liệu chào bán, các đề xuất kinh doanh có thể thuộc năm loại sau:
# 1. ưu đãi giảm giá
Nếu bạn là một công ty bán sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn phải giải quyết nhiều đề xuất bán hàng. Bạn chỉ đạo bộ phận quản lý thu mua của một công ty khác bán những gì bạn sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
#2. Đề xuất của nhà đầu tư
Nếu bạn là một công ty nhỏ, vừa hoặc mới thành lập có nhu cầu ngày càng tăng về những gì bạn làm, bạn có thể cần thêm vốn để mở rộng quy mô. Bạn có thể nhận được nguồn tài trợ kinh doanh từ các ngân hàng đầu tư, công ty quản lý tiền, v.v. bằng cách gửi cho họ các tài liệu đề xuất nhà đầu tư.
#3. Đề xuất dự án
Nếu bạn có một ý tưởng dự án có thể giải quyết một vấn đề kinh doanh cấp bách trong tổ chức của bạn hoặc một công ty bên ngoài, bạn có thể tiếp cận các bên liên quan trong kinh doanh bằng một đề xuất dự án.
Tài liệu kinh doanh phải có bản phác thảo rõ ràng về dự án, bao gồm nhiều nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và các phần phụ thuộc. Nó cũng nên bao gồm ngân sách dự kiến, yêu cầu nhân lực, thiết bị vốn, v.v.
#4. Đề xuất yêu cầu báo giá
Đây là một hình thức đề xuất bán hàng khác cho các công ty. Bạn gửi nó theo yêu cầu tùy chỉnh mà công ty mua hàng tìm kiếm.
Bạn có thể sử dụng bất kỳ phần mềm tạo đề xuất nào để nhận được sự hỗ trợ có tổ chức trong việc tạo các tài liệu kinh doanh đó.
#5. Đơn xin trợ cấp
Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, nhiều quỹ từ thiện khác nhau mời nộp đơn xin tài trợ trong suốt cả năm. Trong những trường hợp như vậy, văn bản đề xuất kinh doanh phải phản ánh nội dung của RFP và đề xuất của nhà đầu tư.
Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu dữ liệu của khách hàng, trái phiếu chứng khoán có thể có ba biến thể sau:
# 1. Đề xuất mua sản phẩm hoặc dịch vụ (RFP)
RFP là tài liệu đề xuất kinh doanh phổ biến nhất mà bất kỳ công ty nào trên thị trường sẽ gặp phải.
Trong yêu cầu báo giá, công ty mua hàng sẽ công bố bản mô tả chi tiết về dự án cùng với các yêu cầu về vật liệu và tiêu chuẩn chất lượng. Các nhà cung cấp sẽ phản hồi các RFP đó bằng giá thầu của họ cho toàn bộ dự án.
#2. Yêu cầu báo giá (RFQ)
Khi giá cả là yếu tố quyết định việc các công ty mua bất kỳ dịch vụ hoặc sản phẩm nào, các tổ chức sẽ mời nhà cung cấp gửi RFP. Trong yêu cầu đề xuất, nhà cung cấp đưa ra mức giá tùy theo yêu cầu về thông số kỹ thuật, chất lượng và số lượng của công ty đặt hàng.
#3. Yêu cầu thông tin (RFI)
Hầu hết người mua sản phẩm và dịch vụ đều yêu cầu RFI trực tuyến, trên bảng tin của họ và qua các tờ báo quốc gia để yêu cầu các tài liệu kinh doanh liên quan đến những điều sau:
- Danh mục sản phẩm
- Khả năng
- bảng giá
- Dịch vụ được cung cấp
Mẫu đề xuất kinh doanh tiêu chuẩn
Định dạng của tài liệu ứng dụng thay đổi tùy theo từng trường hợp. Tuy nhiên, bất kỳ đề xuất kinh doanh tiêu chuẩn nào cũng sẽ giống như bản phác thảo sau:
- Tiêu đề của đề xuất trong trường hợp tiêu đề
- Đề xuất phải bắt đầu bằng mục lục hoặc mục lục
- Tài liệu tóm tắt cấp cao nhất hoặc tóm tắt điều hành
- Vấn đề bạn muốn giải quyết, được gọi là mô tả vấn đề
- Bạn đề xuất giải pháp gì?
- Phần trình độ chuyên môn chi tiết của nhóm hoặc công ty của bạn về vấn đề mà công ty cần giải quyết
- Tiến độ dự án
- Rủi ro và hạn chế pháp lý
- Dự án quảng cáo như tần suất thanh toán, phương thức thanh toán, v.v.
- Điều kiện cụ thể
- Điều khoản chấp nhận
Nếu ưu đãi kinh doanh của bạn được cá nhân hóa cho một nhu cầu mua hàng cụ thể, bạn có thể cần thêm danh mục sản phẩm.
Độ dài của đề xuất kinh doanh
Đừng làm một tài liệu ứng dụng dài không cần thiết. Cố gắng đưa mô tả vấn đề, chiến lược giải pháp, khả năng và thông số kỹ thuật của sản phẩm vào đầu tài liệu.
Ngoài ra, tổng kích thước tài liệu không được vượt quá 50 trang đối với dự án có doanh thu 10.000 USD. Hoặc bạn có thể nhắm đến độ dài để người đánh giá có thể xem hết toàn bộ nội dung trong vòng 10-15 phút.
Làm thế nào để viết một đề xuất kinh doanh
Bạn có thể làm theo các bước sau để tạo đề xuất kinh doanh tiêu chuẩn cho hầu hết các ngành:
# 1. Thu thập cơ hội kinh doanh
Tạo cơ sở dữ liệu về tất cả các cơ hội kinh doanh liên quan đến dự án mục tiêu hoặc vấn đề của bên thứ ba mà bạn muốn giải quyết. Những cơ hội này sẽ chứng tỏ bạn có đủ nhân lực và kỹ năng để phục vụ khách hàng.
#2. Nghiên cứu thị trường
Thực hiện nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng về các mặt hàng tiêu dùng bạn cần. Ngoài ra, hãy nghiên cứu bất kỳ kỹ năng chuyên môn nào bạn cần cho việc làm. Sau đó, lập dự toán chi phí trước khi niêm yết giá dự án.
#3. Tạo một bản tóm tắt điều hành
Bây giờ bạn cần tạo một bản tóm tắt hấp dẫn cho đề xuất kinh doanh của mình. Tại đây, bạn cần giới thiệu công ty của mình cũng như những thành tựu của công ty và giới thiệu nhóm của bạn là nhóm phù hợp nhất để giải quyết vấn đề của khách hàng.
#4. Lập kế hoạch và phác thảo dự án
Bạn cũng cần lập kế hoạch cho dự án hoặc đơn đặt hàng mà bạn dự định ký hợp đồng với khách hàng của mình. Điều tra vấn đề của khách hàng hoặc kế hoạch mua sắm phù hợp để ước tính thời gian thực hiện dự án tối thiểu.
Ở giai đoạn này, bạn cũng cần tạo bản nháp các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ, đồng thời tìm người giao nhiệm vụ cho bạn để tận dụng tốt nhất lực lượng lao động của mình.
Cách theo dõi đề xuất kinh doanh
Cách tốt nhất để liên hệ với khách hàng sau khi gửi tài liệu chào hàng là một cuộc gặp ảo hoặc trò chuyện qua điện thoại. Tuy nhiên, điều này có thể không có sẵn trong mọi tình huống.
Ví dụ: bạn đã gửi email ngẫu nhiên kèm theo các đề xuất kinh doanh tới nhiều công ty khác nhau để đảm bảo hợp đồng. Tuy nhiên, bạn vẫn chưa biết liệu khách hàng có quan tâm hay không. Hơn nữa, bạn cũng có thể không có số điện thoại của họ.
Vì vậy, bạn có thể thử gửi email cho những khách hàng này. Khi gửi email, hãy đưa ra:
- Nhắc nhở họ rằng bạn là nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu
- Liệt kê một số số liệu kinh doanh đáng khen ngợi mà bạn đã đạt được
- Yêu cầu một cuộc họp ảo nếu họ thấy danh mục đầu tư của bạn phù hợp
- Đặt những câu hỏi mở để bắt đầu cuộc trò chuyện
- Làm nổi bật nội dung quan trọng trong đề xuất kinh doanh và chuyển hướng liên kết đến tài liệu gốc
Ví dụ về đề xuất kinh doanh
Trong phần mẫu bên dưới, bạn sẽ tìm thấy nhiều tài liệu đấu thầu xuất sắc và đã được chứng minh. Tuy nhiên, bên dưới bạn sẽ tìm thấy một số ví dụ được lựa chọn cẩn thận về đề xuất kinh doanh mà bạn có thể tận dụng ngay bây giờ:
# 1. Đề xuất kinh doanh và tiếp thị tối giản
- Phong cách đồ họa thông tin và tài liệu đề xuất tối giản
- Sự kết hợp màu sắc của tài liệu này là: #222524, #fffffe, #f2c745 và #939496
- Kiểu chữ: Montserrat và Roboto
- Khổ giấy: 21×29,7 cm
#2. Một đề xuất tiếp thị tối giản thuần túy
- Điều này phù hợp cho một đề xuất tiếp thị
- Bảng màu của tài liệu là: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837 và #050707
- Kiểu chữ: Roboto, Poppins Medium, Montserrat và Poppins ExtraBold
- Khổ giấy: 21×29,7 cm
#3. Đề xuất hợp tác hiện đại của Orange
- Nếu bạn đang đề xuất một thỏa thuận hợp tác, hãy thử mẫu này
- Trong tài liệu này, bạn sẽ tìm thấy các màu sau: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38 và #f8b03a
- Kiểu chữ: Montserrat và Montserrat Classic
- Khổ giấy: 21×29,7 cmt
#4. Đề xuất tối giản màu đen và nâu cho sự kiện chuyên nghiệp
- Thích hợp cho các đề xuất dự án của công ty
- Tài liệu này có sẵn các màu sau: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72 và #b4b5ba
- Phông chữ: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto
- Khổ giấy: 21×29,7 cm
Các mẫu đề xuất kinh doanh phổ biến
Mẫu đề xuất kinh doanh từ Canva
Đối với tài liệu chào hàng, điểm đến đầu tiên của bạn phải là thư viện mẫu đề xuất kinh doanh của Canva. Nó cung cấp hơn 1000 mẫu. Tài liệu ứng tuyển bạn đang tìm kiếm phải thuộc lĩnh vực kinh doanh mà bạn đang tham gia.
PandaDoc
Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu đề xuất kinh doanh chuyên nghiệp và đã được chứng minh để trình bày dự án, yêu cầu bán sản phẩm hoặc báo giá, bạn cũng có thể xem thư viện mẫu PandaDoc. Đây là những mẫu miễn phí. Vì vậy, họ không cần phải yêu cầu bất kỳ khoản phí cấp phép hoặc phí đăng ký nào.
Jotform
Jotform có một bộ sưu tập hơn 50 tài liệu giá thầu có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau như Đề xuất phát triển ứng dụng di động, Đề xuất làm sạch, Đề xuất tư vấn, Đề xuất đấu thầu, v.v.
Ngoài ra, bạn có thể chỉnh sửa miễn phí nội dung của tài liệu ưu đãi trong trình chỉnh sửa Jotform. Ngoài ra, bạn có thể gửi tài liệu tới nhiều người nhận để ký điện tử.
Bản tóm tắt
Cho đến nay, bạn đã khám phá nhiều chủ đề đề xuất kinh doanh cơ bản khác nhau, bao gồm cả kỹ thuật viết chúng. Bạn cũng đã khám phá ra một số nền tảng mẫu chào hàng dành cho doanh nghiệp chuyên nghiệp.
Bạn có thể sử dụng kiến thức trên để viết tài liệu chào hàng của riêng mình hoặc làm việc tự do trên các nền tảng nơi các công ty tìm và thuê dịch giả tự do.
