Về tác giả
Dermot Murray là tổng giám đốc của EMEA, Workiva
Tiến bộ công nghệ đã đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện báo cáo trong toàn bộ lĩnh vực tài chính. Trong khi các báo cáo truyền thống phân tích các quy trình giấy thủ công đòi hỏi lượng lớn thời gian, tài nguyên và tiền bạc, công nghệ cho phép các tổ chức tối ưu hóa các quy trình một cách hiệu quả bất chấp sự gia tăng dữ liệu.
Mặc dù sự hấp thụ kỹ thuật số đã tăng lên, nhiều tổ chức ngày nay vẫn bị giới hạn bởi các quy trình và hệ thống cũ. Điều này thường được gây ra bởi băng thông của nhóm CNTT và khả năng chấp nhận và quản lý phần mềm của nó, nhưng nó cũng có thể quay trở lại với những lý do quen thuộc đơn giản. Nhiều nhóm thích sử dụng các quy trình và hệ thống cũ do sự thuận tiện khi làm việc với công nghệ mà họ đã biết.
Sự phức tạp liên quan đến sự phân mảnh.
Với một số tổ chức sử dụng các hệ thống cũ và một số áp dụng số hóa, thông tin tài chính đã trở thành một quá trình ngày càng không nhất quán và phân mảnh. Sự phá vỡ này đã tạo ra biên độ cho lỗi, gây ra hiệu ứng domino bị ảnh hưởng bởi tiền phạt và chi phí cho danh tiếng của tổ chức. Bởi vì tỷ lệ lợi nhuận cho các lỗi rất cao và hậu quả nghiêm trọng, nó là mối quan tâm quan trọng đối với nhiều tổ chức. Theo một khảo sát gần đây của Ipsos cho Shred-It, 53% giám đốc điều hành của C-suite và 28% chủ doanh nghiệp nhỏ trích dẫn lỗi của con người hoặc vô tình mất người ngoài là nguyên nhân chính của vi phạm dữ liệu
Sửa lỗi trong một số bảng tính, thuyết trình và báo cáo là một quá trình phức tạp. Để làm điều này và đảm bảo tính chính xác, các tổ chức phải dành nguồn lực đáng kể, cả về chi phí và hỗ trợ nhân viên. Sự không nhất quán và rủi ro liên quan đến quy trình thủ công này thúc đẩy nhu cầu chuyển đổi tài chính trong các tổ chức trên toàn thế giới.
Sử dụng tự động hóa để đẩy nhanh quá trình báo cáo
Ô tô, nhà ở và các thiết bị kết nối được coi là tiêu chuẩn tại thời điểm này. Nhưng ngay cả như vậy, nhiều tổ chức vẫn từ chối nhận ra các cơ hội có thể phát sinh khi xem quy trình báo cáo theo cách tương tự. Bằng cách sử dụng tự động hóa để kết nối tất cả các giá trị trong các báo cáo khác nhau [tài liệu, bảng tính và sàn trình bày], các tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro về lỗi của con người, tiết kiệm tiền và cải thiện tính nhất quán trong toàn công ty.
Các giải pháp đầu cuối cũng có thể giúp hợp lý hóa quá trình hợp nhất, sản xuất, xem xét và phê duyệt các tài liệu, ảnh hưởng đến từng giai đoạn của khung thông tin tài chính: thu thập, thu thập và chia sẻ. Nói một cách tổng quát hơn, tự động hóa có thể được cải thiện bằng cách:
Thống nhất dữ liệu Theo điều tra của EY, gần 75% các công ty phụ thuộc vào hơn sáu hệ thống báo cáo khác nhau, chẳng hạn như hệ thống ERP, CRM và HCM. Tuy nhiên, dữ liệu trong sistema Họ mất bối cảnh và rủi ro không nhất quán khi xuất khẩu và ngắt kết nối khỏi nguồn của họ. Với các báo cáo được kết nối, mọi người, quy trình và dữ liệu kết hợp để cung cấp các báo cáo chính xác mà các cơ quan quản lý, lãnh đạo và cổ đông cần.
Hợp tác Do các quy trình cũ và công nghệ phần mềm bị gián đoạn là không hiệu quả, các tổ chức thường dựa vào các quy trình thủ công phức tạp, các nhóm lớn, chuyên gia tư vấn bên ngoài và các giải pháp kịp thời khác nhau để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng. Với rất nhiều điểm hoạt động trong quy trình, thường rất khó để theo dõi phiên bản cập nhật và chính xác nhất của mỗi tài liệu. Điều này đặc biệt đúng đối với các tổ chức làm việc theo nhóm ở nhiều địa điểm và múi giờ khác nhau. Tự động hóa có thể đảm bảo độ chính xác trong tất cả các phiên bản của tài liệu, bất kể thời gian, địa điểm hoặc ngôn ngữ và có thể cải thiện sự hợp tác để tạo báo cáo nhanh chóng và đáng tin cậy cho ban quản lý, nhà đầu tư, nhà quản lý và hội đồng quản trị chỉ thị
Báo cáo chính xác Một thách thức chung trong ngành này là sự tăng trưởng liên tục và phức tạp của nhiều công ty, với số lượng nhân viên và điểm dữ liệu ngày càng tăng rải rác trên khắp thế giới. Sự giàu có của dữ liệu này trải rộng qua hàng trăm nguồn khác nhau và được lưu trữ ở các định dạng không tương thích. Bằng cách tạo ra một nguồn sự thật duy nhất, các công ty có thể tin tưởng rằng tất cả các tài liệu, bản trình bày, bảng điều khiển và báo cáo là hiện tại và nhất quán, giảm rủi ro liên quan đến thông tin sai.
Phụ thuộc CNTT Việc tích hợp các báo cáo tài chính mới, tranh chấp dữ liệu hoặc các công cụ quản lý rủi ro trong công ty được sử dụng có nghĩa là nhóm CNTT phải tham gia vào mọi điểm của quy trình, từ cài đặt đến cập nhật phần mềm. Quá trình này cũng rất phức tạp và nhóm CNTT có thể phải sắp xếp thời gian ngừng hoạt động vài giờ để tải xuống và cài đặt mỗi bản cập nhật. Công nghệ dựa trên đám mây đã loại bỏ sự cần thiết của các nhóm CNTT để cung cấp các bản vá và cập nhật phần mềm. Các nền tảng đám mây được tự động cập nhật trong nền, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả mà không bị gián đoạn và tiết kiệm thời gian quý báu để các nhóm CNTT tập trung vào các ưu tiên.
Khối lượng dữ liệu có sẵn và các quy định kèm theo sẽ tiếp tục tăng trong những năm tới. Các tổ chức muốn thành công nên ưu tiên tính minh bạch, hiệu quả và khả năng kiểm toán khi hoàn thành các lô hàng, kiểm toán và báo cáo của họ. Họ nên giải quyết vấn đề này bằng bằng chứng về công nghệ dựa trên đám mây trong tương lai cho phép các phóng viên hiện đại hóa các quy trình, kiểm soát sự hợp tác và đảm bảo quyền truy cập trong một môi trường tích hợp. Điều này sẽ rất quan trọng vì nhóm tiếp tục hợp tác bên ngoài văn phòng và lỗi của con người vẫn là mối quan tâm lớn.
