Mặc dù trước đây robot chỉ được sử dụng cho các giải pháp sản xuất nhưng ngày nay chúng đã trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều doanh nghiệp. Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Trong khi tự động hóa đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, không khó để dự đoán rằng robot sẽ có thể thực hiện hầu hết công việc do con người thực hiện trong tương lai gần. Giờ đây, thế giới doanh nghiệp đang trên đà bước vào kỷ nguyên robot, chúng ta có thể xem xét những ưu và nhược điểm của công nghệ này đối với thế giới kinh doanh.
Hãy tưởng tượng một robot thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng nhất đối với người quản lý, chẳng hạn như sử dụng dữ liệu để đánh giá vấn đề, đưa ra quyết định tốt hơn, giám sát hiệu suất của nhóm và thậm chí đặt ra mục tiêu. Chẳng phải công nghệ như vậy sẽ làm cho quy trình kinh doanh nhanh hơn và không có lỗi sao? Phil Fersht, người sáng lập và nhà phân tích chính của HFS Research vào năm 2012, lần đầu tiên đã đặt ra thuật ngữ “tự động hóa quy trình bằng robot”, biểu thị một trong những danh mục tự động hóa ứng dụng doanh nghiệp phát triển nhanh nhất hiện nay.
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) mô tả một công nghệ bắt chước cách con người tương tác với phần mềm để thực hiện các nhiệm vụ lặp lại với khối lượng lớn. Công nghệ này tạo ra các chương trình phần mềm hoặc bot có thể đăng nhập vào ứng dụng, nhập dữ liệu, tính toán và hoàn thành các tác vụ cũng như sao chép dữ liệu giữa các ứng dụng hoặc quy trình công việc khi cần.
Kết hợp với công nghệ RPA, trí tuệ nhân tạo và học máy, nó có thể đọc văn bản hoặc chữ viết tay bằng nhận dạng ký tự quang học (OCR), cũng như phân biệt tên, thông tin thanh toán hoặc địa chỉ bằng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Ví dụ: trong hình ảnh yêu cầu bồi thường bảo hiểm, nó có thể tự động ước tính thiệt hại do tai nạn và trích xuất các bối cảnh khác nhau từ hình ảnh.
Khái niệm tự động hóa quy trình bằng robot, ngày càng được nhắc đến nhiều hơn trong thế giới kinh doanh, mang lại nhiều lợi thế cho các công ty. Một trong những lợi ích quan trọng nhất của RPA đối với các công ty là ở mức độ hiệu quả. Khi được sử dụng đúng cách, RPA sẽ giảm đáng kể chi phí, hợp lý hóa quy trình kinh doanh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Việc các tổ chức không cần thay đổi cơ sở hạ tầng CNTT cơ bản đóng vai trò quan trọng trong việc biến phần mềm RPA trở thành trung tâm thu hút. Các đơn vị kinh doanh có thể triển khai RPA vào hệ thống của mình bằng cơ sở hạ tầng CNTT hiện có mà không cần phải tìm hiểu các công cụ mới hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ nhóm CNTT. Mặc dù RPA tăng tốc đáng kể các quy trình kinh doanh do con người điều hành trước đây nhưng bot có thể bị hỏng khi giao diện ứng dụng hoặc luồng quy trình thay đổi. Các công cụ RPA hiện tại sử dụng trí tuệ nhân tạo, thị giác máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để giảm thiểu những vấn đề như vậy. Nền tảng RPA hiện đại cũng cung cấp một số khả năng tích hợp với khả năng quản lý và quản trị CNTT tập trung, giúp dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng RPA trên toàn doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình bằng robot hoạt động như thế nào?
Khả năng sao chép cách mọi người thực hiện thao tác trên máy tính đang nhanh chóng làm tăng mức độ phổ biến của RPA. So với các giao diện lập trình ứng dụng (API) và các công cụ tự động hóa phát triển mã nguồn ngắn có khả năng mở rộng cao hơn nhưng ít trực quan hơn hoặc yêu cầu kiến thức chuyên môn để sử dụng, RPA thường được ưa thích hơn.
Một bot RPA đơn giản có thể được tạo bằng cách ghi lại các lần nhấp và nhấn nút khi người dùng tương tác với ứng dụng. Khi có vấn đề phát sinh, người dùng có thể theo dõi cách bot kết nối với ứng dụng và xác định những điểm cần điều chỉnh.
Trong thực tế, những bản ghi cốt lõi này thường đóng vai trò là mẫu để xây dựng các bot mạnh mẽ hơn có thể thích ứng với những thay đổi về kích thước màn hình, bố cục hoặc quy trình công việc. Các công cụ RPA nâng cao hơn sử dụng thị giác máy để diễn giải các biểu tượng và bố cục trên màn hình và thực hiện các điều chỉnh cho phù hợp.
Một số công cụ RPA sử dụng các bản ghi ban đầu này để bắt đầu bằng cách chỉ cần đăng ký quy trình làm việc hiện có, sau đó tự động tạo tự động hóa quy trình làm việc ở phần phụ trợ và tạo các bot RPA lai. Các bot lai như vậy được hưởng lợi từ tính đơn giản của việc phát triển RPA và khả năng mở rộng của tự động hóa quy trình làm việc gốc.
Các ứng dụng RPA khác sử dụng các công cụ khai thác quy trình và khai thác tác vụ để tự động nắm bắt các quy trình công việc của quy trình kinh doanh, hoạt động như các mẫu khởi đầu cho tự động hóa RPA. Ví dụ: khai thác quy trình phân tích nhật ký của các ứng dụng ERP và CRM để tự động tạo bản đồ về các quy trình chung của doanh nghiệp; các công cụ khai thác tác vụ sử dụng ứng dụng thị giác máy chạy cục bộ để nắm bắt các tương tác của người dùng trên nhiều ứng dụng.
“RPA chủ yếu được sử dụng trong lĩnh vực bảo hiểm, ngân hàng, tài chính, y tế và viễn thông”
Các công cụ RPA cũng có thể được kết nối với các mô-đun trí tuệ nhân tạo với các khả năng như OCR, thị giác máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên hoặc công cụ quyết định. Hệ thống này được gọi là tự động hóa quy trình thông minh.
Ai sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot?
RPA được ưa chuộng trong nhiều ngành khác nhau, đặc biệt là những ngành liên quan đến các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Bảo hiểm, ngân hàng, tài chính, y tế và viễn thông nổi bật là những lĩnh vực được sử dụng RPA nhiều nhất.
Trong tài chính, RPA được sử dụng cho các nhiệm vụ như tự động hóa quản trị và xử lý hóa đơn, và tương tự trong viễn thông, nó được sử dụng để định cấu hình hệ thống thanh toán liên quan cho các dịch vụ mới và tài khoản mới. RPA cũng chịu trách nhiệm tự động hóa các quy trình chuỗi cung ứng khác nhau, bao gồm nhập dữ liệu và hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng.
Các cơ quan chính phủ ở nhiều nước cũng kết hợp RPA vào quy trình kinh doanh của họ. Đặc biệt là các giao dịch văn phòng và công dân được tự động hóa nhờ RPA. Trong lĩnh vực y tế, RPA được ưu tiên sử dụng để quản lý văn phòng hỗ trợ và chu trình doanh thu. RPA được sử dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực từ kế toán đến bảo trì để kiểm soát chi phí trong lĩnh vực năng lượng.
Lợi ích của tự động hóa quy trình bằng robot là gì?
Lợi thế chi phí
Người ta dự đoán rằng RPA có thể cắt giảm tới một nửa chi phí vận hành. lực lượng lao động robot, 7/24 có thể hoạt động. Do đó, lực lượng lao động robot đảm nhận một số nhiệm vụ sử dụng nhiều lao động của công ty sẽ mang lại những lợi ích rõ ràng. Các công ty nhanh chóng phục hồi khoản đầu tư tự động hóa với RPA.
tăng năng suất
Lợi ích của tự động hóa RPA dựa trên một nguyên tắc đơn giản: Nó giải phóng thời gian để con người tập trung vào công việc sáng tạo, trong khi robot đảm nhận các nhiệm vụ theo cách của họ. Khi nhân viên phải dành thời gian cho những công việc không có kỹ năng, chẳng hạn như sao chép và dán thông tin giữa các hệ thống kinh doanh, họ sẽ có ít thời gian hơn để dành cho những công việc mà họ có thể nêu bật kỹ năng của mình.
Lực lượng lao động robot, khi được cấu hình phù hợp cho quy trình làm việc, có thể tăng hiệu suất của nhóm từ 35% đến 50%. Đồng thời, nó giảm thời gian xử lý dữ liệu từ 30% đến 50%, giúp làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách cộng tác thực hiện các nhiệm vụ văn phòng hỗ trợ kỹ năng thấp, con người và robot có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Nhân viên ảo
Các doanh nghiệp thường đạt được nhiều thành tựu hơn với ít nhân viên hơn nhờ RPA. Một số doanh nghiệp, khi bắt đầu làm việc với “công nhân RPA”, có thể điều hành công việc kinh doanh của mình với số lượng nhân viên ít hơn hoặc trì hoãn việc tuyển dụng nhân viên mới.
Lực lượng lao động ảo được quản lý tốt có thể tăng đáng kể lực lượng lao động chung của công ty. Bởi vì nhân viên ảo sẽ làm việc bảy ngày một tuần, không đi nghỉ và không nghỉ ngơi.
độ chính xác và chất lượng
RPA cung cấp mức độ chính xác cao hơn bằng cách cải thiện dịch vụ cho các quy trình dễ xảy ra lỗi của con người. Khi lực lượng lao động robot đạt được kết quả chính xác nhanh hơn nhiều so với lực lượng lao động con người, khả năng lặp lại các quy trình làm việc sẽ giảm đi và chất lượng đầu ra tăng lên. Bởi vì robot làm việc hoàn toàn theo đúng quy tắc và tạo ra kết quả tốt nhất theo đúng quy tắc. RPA tối đa hóa năng lực doanh nghiệp bằng cách tối ưu hóa năng lực.
Ưu điểm tiết kiệm
Nhân viên có xu hướng lãng phí thời gian vào những công việc lặp đi lặp lại. Nếu có thể tránh được việc mất thời gian trong quy trình kinh doanh, điều này sẽ mang lại lợi thế lớn về năng suất cho doanh nghiệp. Việc sử dụng cả lao động của con người và các công cụ RPA giúp tiết kiệm chi phí. Do RPA giảm thời gian xử lý và loại bỏ các lỗi tốn kém nên chi phí xử lý sẽ giảm xuống và sản lượng trên mỗi công nhân tăng lên. Mức tiết kiệm từ những cải tiến hiệu quả này thường dao động từ 25% đến 50%.
Rõ ràng trong quản lý quy trình làm việc
Có nhiều hệ thống giám sát khác nhau dành cho nhân viên trong thế giới kinh doanh. Nhưng không có con người nào có thể được theo dõi tốt như quy trình của robot. Các mốc thời gian chính xác cho các hoạt động của RPA có thể được thiết lập và tính hiệu quả của nó được đo lường đến từng nhiệm vụ và khung thời gian nhỏ nhất. Bằng cách thường xuyên giám sát các hoạt động và thành tựu của hệ thống RPA, việc lập kế hoạch và quản trị có thể được cải thiện thông qua việc đo lường rõ ràng và chính xác.
Cải thiện khả năng mở rộng
Các giải pháp RPA có thể dễ dàng mở rộng. Ví dụ: một tập hợp các quy trình robot tự động có thể được sao chép và lập trình để thực hiện một nhóm nhiệm vụ tương tự với những khác biệt nhỏ. Hơn nữa, việc sao chép và lập trình lại có thể được lặp lại vô thời hạn. Các bot RPA đang ngày càng kết hợp AI và học máy vào quá trình tự động hóa của chúng, cho phép khả năng mở rộng cao hơn.
Cải thiện bảo mật dữ liệu doanh nghiệp
Vi phạm và rò rỉ dữ liệu đã trở thành một vấn đề mà hầu hết mọi công ty đều phải giải quyết. Khi nhóm của bạn quản lý và xác định các thông số RPA một cách cẩn thận, nguy cơ rò rỉ trên các nền tảng sẽ được giảm thiểu.
Bài viết này đã được đăng trên tạp chí Digital Report số 16.
