Làm việc hiệu quả trong các dự án và nhiệm vụ của bạn bắt đầu từ việc tổ chức thời gian hoàn hảo và phân chia hiệu quả những gì bạn muốn đạt được. Không phải lúc nào bạn cũng cần phải làm việc nhiều hơn để đạt hiệu quả cao hơn, chỉ cần được tổ chức tốt hơn là đủ. Một số luật đưa ra lý thuyết chính xác về các tổ chức công việc có thể có khác nhau để trở nên hiệu quả hơn và xác định điều gì sẽ khiến chúng ta lãng phí thời gian.
1. Định luật Murphy
“Bất cứ điều gì có thể xảy ra sai sót sẽ xảy ra sai lầm”
Rất biết, luật này quy định, nếu có thể xảy ra sai sót, nhất định sẽ xảy ra sai sót. Nói cách khác, luôn mong đợi điều tồi tệ nhất.
Để tránh nó, không có giải pháp thần kỳ, bạn chỉ cần xem xét rằng nó có thể xảy ra sai lầm và thực hiện các biện pháp phòng ngừa cho phù hợp: dự đoán là chìa khóa. Bạn phải có khả năng hình dung ra cách đối phó với tình huống xấu nhất có thể xảy ra, để có thể đối phó nhanh chóng nếu nó xảy ra.
2. Định luật Pareto
“80% tác động là sản phẩm của 20% nguyên nhân”
Trong nhiều lĩnh vực, 80% kết quả thu được chỉ đến từ 20% công việc được cung cấp. Nói cách khác, hầu hết nỗ lực mang lại ít kết quả.
Điều quan trọng để thành công là xác định được 20% này thực sự hiệu quả, đầu tư vào chúng nhiều nhất có thể và tăng năng suất của bạn. Nó cũng cho phép bạn giảm thời gian dành cho những nhiệm vụ ít quan trọng hơn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình.
3. Định luật Carlson
Một công việc được thực hiện liên tục tốn ít thời gian và năng lượng hơn so với khi nó được thực hiện nhiều lần »
Một công việc được thực hiện trong một lần sẽ được hoàn thành nhanh hơn so với một công việc bị cắt bỏ theo thời gian. Sự gián đoạn làm ảnh hưởng đến năng suất và kéo theo các nhiệm vụ có thể hoàn thành nhanh hơn.
Cách lý tưởng để tránh lãng phí thời gian trong khi thực hiện một nhiệm vụ là cô lập bản thân và không cho phép mình bị xao nhãng trước khi hoàn thành công việc. Nhưng quy luật này phải được cân bằng với định luật Illich: trong một số trường hợp, nghỉ giải lao cũng ngăn chặn sự tích tụ của sự mệt mỏi.
4. Định luật Hofstadter
“Mọi thứ đang diễn ra lâu hơn dự kiến, thậm chí còn tính đến Luật Hofstadter”
Khi chúng tôi thực hiện một dự án, rất thường xuyên xảy ra rằng chúng tôi phải đối mặt với những sự kiện không lường trước được làm lãng phí thời gian của chúng tôi. Ngay cả khi tính đến thực tế là một dự án có thể bị trễ, những sự kiện bất ngờ luôn xảy ra.
Để khắc phục những chậm trễ tiềm ẩn này, luật của Hofstadter khuyên bạn nên cung cấp những thời gian trì hoãn lâu hơn mức cần thiết. Hãy cẩn thận để không đặt ra cho mình thời hạn quá dài, vì điều này đôi khi cũng có thể phản tác dụng (xem định luật Parkinson).
5. Định luật Parkinson
“Công việc được dàn trải theo cách để chiếm thời gian có sẵn để hoàn thành”
Càng dành nhiều thời gian cho bản thân để làm một công việc, chúng ta sẽ có xu hướng làm việc đó càng chậm. Việc sử dụng thời gian dành riêng cho những tiềm năng không lường trước được cũng rất hấp dẫn, nhưng điều này rất nguy hiểm vì như đã đề cập, thời gian bổ sung này chỉ được sử dụng trong trường hợp xảy ra các sự kiện không lường trước được.
Giải pháp là đặt ra những thời hạn tương đối sát sao, thậm chí đôi khi tạo cảm giác cấp bách để thúc đẩy khả năng làm việc và tăng năng suất của chúng ta. Tuy nhiên, hãy cẩn thận với các mối nguy hiểm! (xem định luật Hofstadter)
6. Luật Douglas
“Bạn càng có nhiều không gian trong văn phòng, bạn càng trải rộng ra nhiều thứ của mình hơn”
Thật hấp dẫn để sử dụng tất cả không gian bạn có để trải rộng các công cụ của mình, nhưng cuối cùng bạn lại lạc lối và mất năng suất. Nói cách khác, một văn phòng càng lộn xộn, nó sẽ càng kém hiệu quả.
Không có giải pháp thần kỳ nào, thu dọn là vũ khí tốt nhất để chống lại định luật Douglas. Các mẹo tốt nhất nên áp dụng là: dọn dẹp hàng ngày, hạn chế tối đa việc sử dụng giấy – bằng cách quét tài liệu, có thùng rác và thứ gì đó để cất giữ đồ đạc, và đừng ngần ngại loại bỏ những đồ vật không dùng đến.
7. Định luật Illich
«»
Mệt mỏi và làm việc liên tục làm thay đổi sự tập trung của chúng ta và làm cho chúng ta kém năng suất hơn nếu chúng ta không nghỉ ngơi đầy đủ. Nói cách khác, năng suất của chúng ta giảm dần khi chúng ta làm việc. Sự mệt mỏi có thể khiến chúng ta mắc sai lầm, có khả năng làm lãng phí thời gian của dự án.
Để duy trì năng suất theo thời gian, điều quan trọng là phải nghỉ giải lao thường xuyên và thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất của chúng ta vào đầu ngày, để đạt hiệu quả. Tuy nhiên, ngắt quãng nên hữu ích và không nên lạm dụng. (xem định luật Carlson)
8. Luật Brooks
Hầu hết các nhiệm vụ trong một dự án là không thể phân chia và không thể được thực hiện bởi nhiều người cùng một lúc. Do đó, sẽ vô ích nếu chỉ định một số người vào cùng một nhiệm vụ, vì thời gian giao tiếp cần thiết có nguy cơ phản tác dụng.
Thông thường, lý tưởng nhất vẫn là giữ cho nhóm ở cùng một số lượng, từ đầu đến cuối của một dự án, ngay cả khi nó đang bị tụt lại phía sau. Việc chỉ định thêm người có thể làm phức tạp việc thực hiện dự án. Ví dụ điển hình nhất là: “Chín người phụ nữ không thể sinh con trong một tháng”. Hay thế này: “Việc huy động 15 người để nấu một quả trứng sẽ không thể giúp quả trứng được phục vụ nhanh hơn 15 lần”.
9. Luật dâu tây
Mặc dù giá trị thời gian không thay đổi tùy thuộc vào các hoạt động, nhưng dường như thời gian trôi qua nhanh hay chậm tùy thuộc vào các tình huống mà chúng ta phải đối mặt. Bản chất chúng ta có xu hướng ưu tiên những công việc mà chúng ta thích làm, và trì hoãn hoặc thậm chí từ bỏ những công việc mà chúng ta ít thích hơn. Nó vẫn cần thiết để hoàn thành chúng.
Điều quan trọng nhất là tìm ra sự cân bằng giữa nhiệm vụ bạn thích và những nhiệm vụ bạn không thích. Bất cứ khi nào có thể, giao nhiệm vụ sẽ giúp tăng năng suất.
10. Luật Swoboda-Fliess-Teltscher
Có những nhịp sinh học ở con người ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của chúng ta
Cơ thể của chúng ta tuân theo một nhịp điệu sinh học thay đổi theo: mùa, thời tiết, thức ăn hoặc thời gian trong ngày. Tất cả những yếu tố này ảnh hưởng gián tiếp đến sự mệt mỏi và sự tập trung của chúng ta, và do đó làm thay đổi năng suất của chúng ta.
Mỗi người có nhịp điệu riêng, và điều quan trọng là phải tìm ra nhịp điệu đó để có thể tận dụng tối đa những khoảnh khắc năng suất tối ưu của họ và ở vị trí tốt nhất để làm việc hiệu quả.
11. Định luật Kotter
“Những thay đổi tốt nhất bắt đầu với kết quả ngay lập tức”
Nói cách khác, nếu một thay đổi ngay lập tức thể hiện sự thành công, thì đó là một thay đổi tốt. Bạn phải hướng đến kết quả tốt trong ngắn hạn. Ban đầu được dành cho các hành động chính trị, luật này thường được tìm thấy trong việc quản lý các môi trường khó khăn và khủng hoảng.
Trong một tình huống phức tạp, cần phải thu được kết quả tức thì để thoát ra khỏi khủng hoảng càng nhanh càng tốt. Chính vì lý do đó mà mỗi hành động được thực hiện đều phải được thực hiện với mục đích mang lại kết quả nhanh chóng, để có thể đưa ra hành động tiếp theo một cách nhanh nhất.
12. Định luật Laborit
Luật này chỉ ra rằng chúng ta chủ yếu tìm cách thực hiện những công việc mà chúng ta thích vì chúng mang lại cho chúng ta sự hài lòng nhanh chóng, thậm chí ngay lập tức.
Để chống lại hiện tượng này, cần phải giải quyết những công việc khó khăn vào đầu ngày, khi sự tập trung của chúng ta đạt mức tối đa. Do đó, chúng tôi sẽ tránh từ bỏ những nhiệm vụ mà chúng tôi đánh giá thấp hơn. Như với luật Swoboda-Fliess-Teltscher, nếu bạn có thể ủy thác các nhiệm vụ ít mong muốn hơn, bạn nên làm.
Tìm hiểu về quy luật thời gian và hiệu quả công việc
