Ước tính chi phí dự án không phải là phép toán đơn giản mà là một quá trình phức tạp.
Quản lý dự án thành công đòi hỏi phải ước tính chi phí tốt. Nhiều chi phí phát sinh trong suốt vòng đời của dự án, nhưng một phương pháp ước tính chính xác sẽ biến một kế hoạch thất bại thành một kế hoạch thành công.
Nó liên quan đến ý kiến đóng góp trực tiếp của khách hàng và cho phép người quản lý dự án và nhóm hợp tác để hiểu rõ hơn về giá trị doanh nghiệp, mức độ ưu tiên của tính năng, danh sách phải có, v.v.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách đối phó với những mối đe dọa này và các vấn đề liên quan bằng cách hiểu về ước tính chi phí, tầm quan trọng của nó, cách bắt đầu, kỹ thuật của nó và những điều quan trọng khác.
Hãy bắt đầu!
Dự toán chi phí dự án là gì?
Ước tính chi phí có tính đến chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và nhiều yếu tố khác để tính toán ngân sách dự án đáp ứng được cam kết tài chính của bạn. Đây thực sự là một bước quan trọng để một dự án thành công.
Từ xây dựng đường đến phát triển ứng dụng, kỹ thuật tính giá thành dự án có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực nào. Trong vòng đời quản lý dự án, ước tính chi phí là việc bổ sung các chi phí riêng lẻ bằng các phương pháp ước tính và dữ liệu hợp lệ. Nó được sử dụng để ước tính chi phí dự án trong tương lai dựa trên kinh nghiệm ngày hôm nay.
Để làm điều này, bạn cần làm theo một số bước đơn giản:
- Xác định nhiệm vụ rõ ràng
- Tham gia lập dự toán chi phí
- Sự sẵn có của dữ liệu liên quan
- Cấu trúc chi phí được tiêu chuẩn hóa
- Dự phòng cho những điều không chắc chắn trong tương lai
- Đã loại trừ chi phí
- Đánh giá ước tính độc lập
- Hiệu chỉnh ước tính
Nói một cách đơn giản, ước tính là việc xác định các nguồn tài chính và nguồn lực cần thiết để thúc đẩy một dự án có phạm vi xác định. Người quản lý dự án và nhóm phải xem xét chi phí trực tiếp và gián tiếp để tiến hành ước tính.
Một số yếu tố phổ biến cần xem xét là lao động, cơ sở vật chất, nguồn lực, vật liệu, thiết bị, nhà cung cấp, rủi ro và thời gian.
Tại sao dự toán chi phí lại quan trọng?
Có thể ước tính chi phí dự án thông qua việc sử dụng các kỹ thuật tính giá thành và cấu trúc phân chia công việc (WBS). Nó được sử dụng để trực quan hóa phạm vi của dự án và phân bổ chi phí cho từng nhiệm vụ của dự án.
Bằng cách ước tính chi phí của dự án, khách hàng có thể đánh giá cách người quản lý dự án có thể xử lý dự án và đạt được các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Bằng cách này, các bên liên quan và ban quản lý dự án dự đoán được chất lượng mà họ sẽ nhận được sau khi hoàn thành.
Để hoàn thành thành công một dự án, các bên liên quan phải lập kế hoạch ngân sách sau đó sẽ được các bên liên quan phê duyệt để đáp ứng mong đợi về chất lượng. Việc lập dự toán chi phí dự án vững chắc là điều cần thiết để đảm bảo nỗ lực thực tế. Điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng và đúng tiến độ.
Khi nào cần lập dự toán?
Vâng, ước tính chi phí được sử dụng để dự báo chi phí, giá cả và số lượng nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án. Độ chính xác của ước tính dự án phụ thuộc vào dự án, dự án, dự án và các điều khoản của dự án cũng như ước tính về nguồn lực cần thiết.
Khi bạn có nguồn lực, thiết bị, nhân lực, v.v., bạn có thể bắt đầu ước tính tổng chi phí của dự án bằng cách chỉ định phạm vi và chất lượng của dự án. Do đó, việc dự báo tổng chi phí đòi hỏi kỹ thuật, thời gian, nhiệm vụ, v.v.
Làm thế nào để ước tính chính xác chi phí?
Khi ước tính chi phí dự án, bạn cần chia dự án thành các nhiệm vụ riêng lẻ và tìm ra nhóm nào sẽ làm gì. Sau khi dự án hoàn thành, mục tiêu chính là đảm bảo bạn duy trì ngân sách.
Việc ước tính bao gồm một vài bước đơn giản. Hãy thảo luận từng cái một.
Lập danh sách các nhiệm vụ và nguồn lực cần thiết
Bước đầu tiên trong quá trình ước tính chi phí là xác định những nguồn lực và nhiệm vụ bạn cần. Để làm điều này, bạn có thể chia toàn bộ dự án thành các phần nhỏ. Nó bao gồm nghiên cứu, thiết kế, phát triển front-end hoặc back-end, copywriting, thử nghiệm hoặc sửa lỗi, vận hành, v.v.
Danh sách nhiệm vụ có thể khác nhau giữa các dự án nhưng các bước vẫn giữ nguyên. Khi bạn phân chia công việc cho các thành viên khác nhau trong nhóm theo giờ, bạn sẽ dễ dàng tính toán chi phí lao động và thời gian cần thiết để thực hiện một dự án.
Xác định và phân bổ nguồn lực
Bạn cần đảm bảo bạn có đủ người với kĩ năng phù hợp được yêu cầu cho dự án để phân bổ nguồn lực. Bạn phải liệt kê các thành viên sẵn có và phân công nhiệm vụ theo hiểu biết của họ. Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch nguồn lực phù hợp, dẫn đến việc hoàn thành thành công dự án.
Ước tính độ dài của nhiệm vụ
Ở đây bạn cần ước tính độ dài của nhiệm vụ để tạo lịch trình dự án với một số khoảng đệm. Vì bạn không thể đoán trước được tương lai của một người nên nhiều khả năng nhóm của bạn sẽ có thêm một bước đệm để đảm bảo dự án được hoàn thành kịp thời mà không gặp bất kỳ căng thẳng nào.
Bằng cách sử dụng phương pháp theo dõi thời gian, bạn có thể vẽ chính xác thời lượng của dự án. Bạn không thể mong đợi nhóm của mình sử dụng 100% tài nguyên. Điều này tất nhiên dẫn đến sự mệt mỏi. Tỷ lệ sử dụng lý tưởng cho mỗi đội là 80%, để lại một chút thời gian rảnh cho nhóm của bạn.
Tính toán chi phí của dự án
Nhiều khi bạn sẽ tìm thấy các bản ghi tương tự trong cơ sở dữ liệu của mình. Bạn có thể sử dụng các bản ghi trước đó để phân tích mỗi nhiệm vụ mất bao lâu và chi phí là bao nhiêu.
Nếu không có thì phải tính lại từ đầu. Đầu tiên, bạn cần lập ước tính sơ bộ để nhóm của bạn có thể gặp nhau và thống nhất về thời gian cũng như chi phí chính xác.
Sử dụng công cụ ước tính chi phí
Điều quan trọng là phải theo dõi mọi thứ. Để tránh đi chệch hướng, bạn cần tập trung vào những thay đổi và cập nhật cho phù hợp. Với các công cụ quản lý, bạn có thể quản lý liền mạch các nhiệm vụ hàng ngày của nhóm mình, giúp hoàn thành dự án thành công.
Bằng cách này bạn cũng có thể theo dõi ngân sách của mình. Theo thời gian đăng nhập của từng thành viên, công cụ sẽ dự báo trạng thái của dự án. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi số lượng dự án còn lại phải hoàn thành và thời gian còn lại.
Tôn trọng và Định giá: Sự khác biệt
Ước tính và định giá phục vụ các mục đích tương tự, nhưng các điều khoản không thể thay thế cho nhau. Cả hai đều khác nhau khi nói đến những gì bạn trình bày trong danh sách. Sử dụng đúng thuật ngữ vào đúng thời điểm sẽ mang lại cho khách hàng thông tin chính xác mà họ cần để đưa ra quyết định.
Ước lượng
Ước tính là một sự phỏng đoán có căn cứ hoặc sơ bộ về chi phí của một công việc cụ thể. Nó dựa trên thông tin có sẵn tại thời điểm đó. Ước tính có thể được thay đổi sau khi nhận được thông tin cập nhật.
Giả sử bạn đang ký hợp đồng sửa sang lại một ngôi nhà và khách hàng cần biết chi phí. Đầu tiên bạn cần biết kích thước của ngôi nhà và các phòng, khối lượng công việc cần phải làm và những gì cần thêm và những gì cần bớt. Trong trường hợp đó, bạn có thể đưa ra ước tính dựa trên yêu cầu của họ, chẳng hạn như 30.000 USD.
Khi bắt tay vào làm, bạn chợt thấy giá sơn tăng nhẹ do chất lượng sơn mà khách hàng yêu cầu. Trong thời gian này, ước tính của bạn sẽ được cập nhật tương ứng.
Trích dẫn
Mặt khác, một trích dẫn là một tuyên bố công việc cố định trong một khung thời gian nhất định. Điều này có tính ràng buộc về mặt pháp lý và không thể thay đổi trừ khi khách hàng yêu cầu hoạt động ngoài phạm vi công việc. Nếu phạm vi thay đổi, hãy cập nhật thứ tự thay đổi cho phù hợp và đạt được thỏa thuận cuối cùng.
Hãy lấy ví dụ tương tự. Nếu khách hàng yêu cầu báo giá thay vì ước tính khi bắt đầu công việc, bạn phải nghiên cứu kỹ giá nhân công, vật tư, thời gian,… để đưa ra cho khách hàng báo giá cuối cùng, sau này không thể thay đổi trừ khi khách hàng yêu cầu báo giá. muốn công việc bổ sung không được liệt kê trong báo giá.
Tuy nhiên, định giá là cách tốt nhất khi bạn không chắc chắn về giá nguyên liệu và kỳ vọng của khách hàng. Nhưng nếu bạn cung cấp dịch vụ một cách thường xuyên, biết rõ về giá dịch vụ và vật liệu của mình, đồng thời muốn tránh phải làm thêm việc thì báo giá có thể là lựa chọn tốt hơn.
Ngoài ra, các ước tính có thể thương lượng được trong khi việc định giá phải chính xác và có tính ràng buộc về mặt pháp lý.
Các phương pháp ước tính chi phí thường được sử dụng
Tùy thuộc vào quy mô và loại dự án, kỳ vọng của ban quản lý và các bên liên quan, phương pháp kế toán và các yếu tố khác, các công cụ và kỹ thuật khác nhau có thể được sử dụng để ước tính chi phí dự án. Chúng như sau:
- Ước tính tương tự: Kỹ thuật này hiển thị các tiền lệ giúp xác định sớm chi phí trong tương lai của dự án bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử.
- Ước tính từ dưới lên: Kỹ thuật từ dưới lên là một cách tiếp cận chi tiết hơn nhằm ước tính các nhiệm vụ riêng lẻ và sau đó cộng chúng lại để có được tổng chi phí của dự án. Phương pháp này được sử dụng trong các dự án phức tạp, nơi thậm chí còn có nhiều biến số hơn, chẳng hạn như dự án xây dựng, phát triển phần mềm, v.v.
- Dự toán từ trên xuống: Kỹ thuật lập dự toán từ trên xuống là một kỹ thuật đơn giản để xác định phạm vi công việc sau khi xác định tổng chi phí của dự án. Phương pháp này thường được sử dụng để ước tính các mặt hàng khác nhau dựa trên mức giá cố định do khách hàng xác định trước.
- Ước tính tham số: Ước tính tham số là một cách tiếp cận mô hình thống kê sử dụng dữ liệu lịch sử của một số trình điều khiển chi phí chính để tính toán chi phí của một nhiệm vụ mới.
- Ước tính ba điểm: Kỹ thuật này bao gồm ba kịch bản khác nhau bao gồm nhiều khả năng xảy ra nhất, lạc quan và bi quan. Chúng được đưa vào phương trình để có được ước tính cuối cùng.
- Phân tích dự trữ: Kỹ thuật này cho bạn biết mức dự trữ dự phòng cần phân bổ. Phương pháp này được thiết kế để tránh sự không chắc chắn.
- Chi phí chất lượng: Cách tiếp cận này sử dụng số tiền chi cho hoặc trong suốt dự án để bỏ qua các thất bại. Điều này cũng sử dụng tiền áp dụng sau khi một dự án thành công để khắc phục những thất bại.
Thông số ước tính chi phí
Bạn phải làm hài lòng khách hàng với ước lượng của mình để khách hàng có thể dự báo chất lượng của dự án. Tuy nhiên, nhiều dự án thất bại do dự toán chi phí kém.
Hãy thảo luận về các thông số cần được tính đến khi ước tính chi phí dự án.
Thời gian
Thời gian là yếu tố chính khi ước tính chi phí dự án. Thời gian tỉ lệ thuận với nỗ lực. Tổng thời gian dành cho dự án là tổng nỗ lực của cả nhóm để hoàn thành dự án. Thời gian cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ cùng với thời gian đệm là bước cần thiết để đưa ra ước tính chi phí chính xác.
Cố gắng
Nỗ lực cũng là một thông số quan trọng trong việc ước tính chi phí dự án. Tuy nhiên, nỗ lực cần thiết để hoàn thành dự án sẽ cho bạn ý tưởng rõ ràng về chi phí. Trong trường hợp này, người quản lý dự án phải xem xét các nguồn lực mà nhóm sẽ nhận được để hoàn thành dự án và những nỗ lực có thể được tính toán theo nguồn lực. Ít nguồn lực hơn dẫn đến nhiều nỗ lực hơn và nhiều nguồn lực hơn dẫn đến ít nỗ lực hơn.
Tài nguyên
Như đã thảo luận trước đó trong bài viết này, nguồn lực cũng được xem xét khi ước tính chi phí. Quản lý tài nguyên là quá trình có được các yếu tố phù hợp khi bạn cần thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong một dự án. Với nguồn lực hạn chế, rất khó để tính toán tổng chi phí của một dự án.
Sự chính xác
Ước tính dự án chỉ có thể được chấp nhận nếu nó chính xác. Độ chính xác có thể đạt được bằng cách sử dụng kỹ thuật ước tính chi phí phù hợp nhất, chuẩn bị cho các chi phí ngoài dự kiến và điều chỉnh ước tính dự án khi dự án tiến triển.
Tài liệu
Khi động não cùng nhóm của bạn, điều cần thiết là phải ghi lại mọi thứ để bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn vào đúng thời điểm. Bạn sẽ cần phải viết ra tất cả các giả định để tránh nhầm lẫn đồng thời cho phép nhóm hiểu lý do đằng sau ước tính.
Sự uy tín
Nói chung, ước tính chi phí dự án dựa trên kinh nghiệm hoặc thực tế trong quá khứ. Khi tính toán chi phí, bạn có thể tăng độ tin cậy của ước tính bằng cách thêm dữ liệu lịch sử và kiến thức chuyên môn vào đó.
xác minh
Luôn xác minh trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Bạn có thể xác minh phép toán được sử dụng để ước tính chi phí dự án và xem liệu chúng có chính xác hay không. Bạn có thể dựa vào tài liệu để đảm bảo tính chính xác của tính toán của mình.
Nhận dạng rủi ro
Trong khi ước tính, bạn có thể lập kế hoạch cho rủi ro. Đây là một yếu tố quan trọng để xem xét. Một số mối đe dọa là phổ biến trong khi những mối đe dọa khác là ngẫu nhiên. Bạn cần quản lý ước tính một cách hiệu quả bằng cách thêm một chút thời gian đệm. Điều này đảm bảo việc thực hiện đúng dự án trong thời gian quy định và có đủ kinh phí trong trường hợp có nhu cầu cấp thiết.
Một số bước lập dự toán chi phí
Để có được ước tính chi phí chính xác và đáng tin cậy, bạn cần làm theo một số bước đơn giản.
- Xác định mục tiêu của dự án
- Xây dựng kế hoạch chung bằng cách tổ chức cuộc họp với các thành viên trong nhóm
- Xác định đặc điểm, hiệu suất và mục đích của hệ thống
- Xác định phương pháp ước tính chi phí phù hợp
- Xác định các giả định, quy tắc và thu thập dữ liệu
- Xây dựng ước tính điểm
- Thực hiện phân tích độ nhạy
- Thực hiện phân tích sự không chắc chắn và rủi ro
- Ghi lại ước tính
- Cập nhật ước tính kịp thời theo nỗ lực và nguồn lực
Ứng dụng
Ước tính chi phí được sử dụng để dự đoán tổng chi phí của dự án cùng với giá cả và lượng tài nguyên cần thiết cho dự án. Điều này nhằm đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả. Để làm điều này, bạn sẽ cần chia toàn bộ dự án thành các phần nhỏ hơn để ước tính tốt hơn nguồn lực, nhân công và thời gian.
Tuy nhiên, việc ước tính chi phí nói dễ hơn làm. Do đó, việc xác định kỹ thuật chính xác sẽ giúp bạn lập kế hoạch ước tính chi phí hiệu quả cho khách hàng của mình.
Bạn cũng có thể kiểm tra phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ tốt nhất.
