Tải xuống hướng dẫn thay đổi
Tại sao các tổ chức lại biến đổi
Một từ rất phổ biến trong những năm gần đây, đặc biệt là trước sự xuất hiện của công nghệ kỹ thuật số, “chuyển đổi” là một thực tế đối với nhiều công ty và tổ chức. Các lý do thay đổi có rất nhiều tùy thuộc vào các lĩnh vực và sự trưởng thành của các công ty: nhu cầu số hóa, thích ứng với cạnh tranh, cách thức làm việc mới, thay đổi nội bộ, mua lại, thuê ngoài, tạo ra các dịch vụ mới, v.v.
Cuộc khủng hoảng sức khỏe đã làm nổi bật những thay đổi đôi khi tàn bạo này ảnh hưởng đến các tổ chức: thực hiện công việc từ xa, nhu cầu về các công cụ và kênh trao đổi mới (video, cuộc họp trực tuyến, v.v.), kết thúc các cuộc họp trực tiếp, v.v.
Thay đổi thường phức tạp để thực hiện và không phải lúc nào cũng thành công. Mục tiêu của “quản lý sự thay đổi” chính xác là để đảm bảo rằng sự chuyển đổi này diễn ra tốt đẹp, cho cả các hệ thống và tổ chức cũng như cho phụ nữ và nam giới tạo ra nó.
Theo một nghiên cứu của McKinsey, 70% trường hợp biến đổi thất bại là kết quả của sự “kháng cự” của con người đối với sự thay đổi. Vậy làm thế nào để giảm lực cản này? Làm thế nào để đưa nhân viên vào làm việc để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ?
Cách giao tiếp để chuyển đổi tổ chức
Khi một tổ chức khởi động một dự án chuyển đổi, các nhà quản lý, nhân viên và lãnh đạo phải được tích hợp vào các quá trình phát triển đang diễn ra khác nhau. Họ phải biết và hiểu những thay đổi và phát triển đang diễn ra để chấp nhận chúng: các quy tắc mới, công cụ mới, thực hành mới, chào hàng thương mại mới … Thực tế, quản lý thay đổi hiệu quả chủ yếu dựa trên giao tiếp hiệu quả để nhận được sự ủng hộ của những người khác các diễn viên của công ty. Đây là điểm cần thiết để không làm nảy sinh phản kháng và sinh ra bức xúc. Một dự án thay đổi không chỉ là tìm hiểu một hệ thống, nghiệp vụ hoặc quy trình mới. Nó là một tổng thể, được hướng dẫn bởi mong muốn “làm những điều khác biệt”.
Để hiểu động lực của sự thay đổi, có thể dựa vào mô hình ADKAR. Mô hình này không phải là một phương pháp nhưng nhắc nhở chúng ta về các bước thiết yếu cần thực hiện để đạt được sự thay đổi:
1. Nhận thức : nhận thức về lý do thay đổi của doanh nghiệp. Nhận thức là một mục tiêu hoặc kết quả của các cuộc giao tiếp ban đầu liên quan đến một dự án.
2. Khao khát : mong muốn gắn kết và tham gia vào sự thay đổi.
3. Hiểu biết : kiến thức về cách thay đổi.
4. Có khả năng : khả năng đạt được hoặc thực hiện sự thay đổi ở mức hiệu suất cần thiết.
5. Gia cố : củng cố để đảm bảo rằng sự thay đổi là bền vững.
Theo mô hình này, việc “thực hiện” chỉ xảy ra trong giai đoạn 3 và 4 của một dự án thay đổi. Nó thực sự là “nhận thức” và “mong muốn thay đổi” tạo thành cơ sở của sự thay đổi. Hai bước này hoàn toàn là vấn đề giao tiếp. Nếu họ bị bỏ mặc, bạn sẽ có thể đào tạo tốt nhất cho nhân viên của mình, họ sẽ không thay đổi; và nếu họ làm vậy, nó sẽ tạo ra rất nhiều thất vọng.
Sự thành công của bước thứ 5, củng cố, cũng phụ thuộc vào giao tiếp rất tốt và hỗ trợ thực địa hoàn hảo. Do đó, cần phải đảm bảo rằng tất cả các biện pháp được thực hiện để làm cho thay đổi vĩnh viễn.
Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ …
Do đó, để vượt qua các giai đoạn chuyển đổi này một cách thành công, bạn cần giao tiếp đa dạng và phong phú, được bao phủ bởi tất cả các kênh giao tiếp theo ý bạn. Bạn càng nhân rộng các điểm tiếp xúc, bạn càng chắc chắn về việc truyền tải tốt các thông điệp của mình. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải thích ứng với các kênh mà nhân viên của bạn nhạy cảm nhất: một số sẽ thích các kênh “vật lý” (áp phích, kakemono…), những kênh kỹ thuật số khác (mạng nội bộ, hội thảo trên web, bản tin)… Không có kênh nào bị đánh giá thấp , ngay cả những thứ cơ hội nhất chẳng hạn như chữ ký email.
Tải xuống hướng dẫn thay đổi
Và email
Truyền thông phải đi kèm và kết thúc một dự án quản lý thay đổi cho đến khi các tác nhân khác nhau chấp nhận hoàn toàn. Chữ ký email là một trong những kênh ngày càng được sử dụng rộng rãi và có thể truyền tải thông tin đến những người đối thoại thông qua email của nó. 1-đến-1. Một giải pháp như Letsignit cho phép bạn tạo các chữ ký email khác nhau tùy thuộc vào người nhận của bạn. Đối với những người đối thoại bên ngoài công ty của bạn, chữ ký của bạn có thể mang thông điệp thương mại, tiếp thị hoặc khuyến mại cổ điển (ưu đãi đặc biệt, sách trắng, v.v.).
Trong nội bộ, chữ ký của bạn sẽ có thể truyền đi các thông điệp cụ thể cho công ty của bạn và do đó hỗ trợ việc quản lý thay đổi của bạn. Cụ thể, không giống như một email chuyên dụng, thông điệp được chèn vào chữ ký email dưới dạng biểu ngữ. Do đó, nó ít xâm nhập hơn nhiều. Bạn gửi ít email hơn, và những email này được nhìn thấy nhiều hơn, và hơn hết là được đọc nhiều hơn.
Giải pháp cho phép bạn tiến xa hơn nữa, chẳng hạn như bằng cách phân chia nhân viên và đội ngũ thành các nhóm và lên lịch kịp thời cho các thông điệp bạn muốn đưa vào chữ ký. Việc triển khai thông tin liên lạc dành riêng cho từng giai đoạn thay đổi được thực hiện đơn giản và theo cách hoàn toàn tự động và tập trung.
Một kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh có thể dễ dàng được triển khai để dẫn dắt dự án chuyển đổi và có sự tham gia của tất cả nhân viên. Việc sửa đổi chữ ký này chỉ mất vài giây và được áp dụng trong 3 cho tất cả nhân viên.
Lestsignit: giải pháp tham khảo để quản lý chữ ký email
Letsignit là một giải pháp hàng đầu của Pháp để quản lý chữ ký email. Nền tảng này cho phép bạn tập trung tất cả các chữ ký email của tất cả nhân viên và tích hợp các thông điệp dưới dạng biểu ngữ. Rất hữu ích để giao tiếp miễn phí với các địa chỉ liên hệ bên ngoài, khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng tiềm năng, v.v., công cụ này cũng thích ứng hoàn hảo với các vấn đề liên lạc nội bộ.
Trong một vài cú nhấp chuột, bạn có thể sửa đổi chữ ký email của toàn bộ bộ phận hoặc toàn bộ công ty và do đó giao tiếp với từng nhân viên. Giải pháp này cho phép bạn làm nổi bật thông tin liên lạc của công ty, sách trắng, hội thảo trên web, ưu đãi đặc biệt hoặc hoạt động tiếp thị của bạn trong mỗi email được gửi. Rất dễ triển khai, nó dễ dàng tích hợp với Outlook hoặc Gmail.
Dùng thử Letsignit miễn phí
