Trong lĩnh vực không gian thương mại, các công ty phải đối mặt với những dự án phức tạp phải được thực hiện với độ chính xác cực cao. Để làm được điều này, điều cần thiết là phải hợp lý hóa các hoạt động để không xảy ra nhầm lẫn vào phút cuối.
Không gian thương mại sử dụng các công cụ trực quan để vận hành và quản lý dự án một cách liền mạch. Trong một mạng lưới quy trình công việc phức tạp, một công cụ trực quan như vậy là sơ đồ SIPOC. Nó cung cấp sự minh bạch và lập kế hoạch chiến lược trong lĩnh vực quản lý dự án kinh doanh.
Vì vậy, nếu bạn đang phấn đấu để đạt được sự xuất sắc trong hoạt động của một tổ chức thì việc sử dụng sức mạnh của nó sẽ rất hữu ích. Nhưng công cụ SIPOC là gì và làm cách nào để tạo một công cụ đó?
Sơ đồ SIPOC cung cấp cái nhìn toàn cảnh bằng cách ghi lại cách chuyển đổi đầu vào thành đầu ra có thể thực hiện được để đạt được kết quả mong muốn. Ngoài ra, nó cũng đề cập đến việc khách hàng sẽ nhận được những sản phẩm này như thế nào.
SIPOC là viết tắt của nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng, ánh xạ toàn bộ chu trình quản lý dự án kinh doanh. Nó bao gồm các bước phác thảo quy trình và giải thích hoạt động bên trong của nó. Hình dung ngắn này cũng có thể được hình dung như một kế hoạch dự án.
Bằng cách này, nhóm của bạn có thể cộng tác hiệu quả trong thời gian thực để chủ động giải quyết vấn đề. Đối với một tổ chức, nó không gì khác hơn là một chiếc la bàn giúp bạn biết mình phải đi đâu.
Vì vậy, những nỗ lực của bạn sẽ không mơ hồ vì bạn sẽ có cách tiếp cận có tính chiến lược và có cấu trúc để tiếp tục. Hãy bắt đầu cuộc hành trình hấp dẫn về sơ đồ SIPOC và các phương pháp sáng tạo dễ dàng nhất!
Sơ đồ SIPOC bao gồm những gì?
Bây giờ bạn đã biết sơ đồ SIPOC là gì, bạn có thể thắc mắc ý nghĩa của từng thành phần của nó. Không dài dòng nữa, hãy đi vào chi tiết!
✔Nhà cung cấp: Mọi doanh nghiệp hoặc dự án đều cần nguồn lực để hoàn thành dự án. Phần nhà cung cấp trong sơ đồ là về người cung cấp các nguồn lực, bao gồm nhân lực, vật liệu, đầu tư, v.v. cần thiết để hoàn thành dự án.
✔Đầu vào: Trong khi phần nhà cung cấp cho biết ai sẽ đóng vai trò là nhà cung cấp của bạn cho dự án, thì phần đầu vào sẽ chứa những gì bạn cần. Đây là nguyên liệu thô, tài chính chính xác, thiết bị và những thứ tương tự.
✔Quy trình: Quy trình là một kế hoạch hành động để hoàn thành một dự án trong một loạt các nhiệm vụ.
✔Kết quả: Kết quả đầu ra chứa kết quả của dự án sẽ được tạo sau khi quá trình hoàn tất. Chúng bao gồm các kết quả đầu ra như kết quả đầu ra và các kết quả hữu hình hoặc vô hình khác.
✔Khách hàng: Đây là những người sẽ nhận được sản phẩm, kết quả của dự án. Khách hàng thường là các bên liên quan nội bộ hoặc khách hàng.
Mỗi thành phần chính được xác định để tạo Sơ đồ SIPOC thích hợp.
Vai trò của sơ đồ SIPOC là gì?
Sơ đồ SIPOC là một phần cơ bản của quản lý dự án kinh doanh (BPM). Nó không cần thiết cho mọi dự án mà một công ty thực hiện, nhưng nó giúp đơn giản hóa những dự án lớn hơn và phức tạp hơn. Vì vậy, nó là một công cụ trực quan giúp bạn cải thiện điểm số của mình.
Nó cung cấp sự hiểu biết ngắn gọn về ai sẽ giao hàng, những gì cần thiết, cách thực hiện kế hoạch, kết quả cuối cùng sẽ được nhìn thấy và khi nào người tiêu dùng sẽ nhận được sản phẩm.
Sơ đồ SIPOC giúp ích như thế nào?
Nhiều người trong số các bạn sẽ nghĩ sơ đồ SIPOC là những thủ tục dư thừa và sẽ thảo luận về ý tưởng tạo ra chúng. Mặc dù bạn có nhiều lý do khiến bạn không nên sử dụng Sơ đồ SIPOC, nhưng chúng tôi có một số lý do cơ bản khiến nó sẽ cải thiện các dự án kinh doanh của bạn.
✔Giúp bạn giảm chi phí: Đó là kế hoạch về những gì bạn cần cho dự án, bao gồm nhân công, chi phí, nguồn lực và những thứ khác. Bạn cũng sẽ nhận được một danh sách lợi nhuận. SIPOC, vì chúng ánh xạ toàn bộ dự án, giúp bạn hình dung những gì bạn cần và những gì bạn không. Bạn có thể tập trung vào những lĩnh vực mà bạn có thể tiết kiệm tiền, giúp dự án có lãi.
✔Bắt đầu quy trình một cách chiến lược: Bạn có thể nghĩ rằng Sơ đồ SIPOC không phải là một thực thể thời gian thực và một số khách hàng của bạn sẽ không yêu cầu nó phải là một quy trình dự án.
Chà, bằng cách tạo sơ đồ SIPOC, bạn đã bắt đầu lên kế hoạch giao hàng, nhà cung cấp, nhân viên nào sẽ đóng góp, v.v. Do đó, với cách tiếp cận chiến lược, kết quả sẽ tốt hơn, dẫn đến hiệu quả được cải thiện và tránh sự trì hoãn và trêu chọc vào phút cuối .
✔ Lợi thế về nguồn lực: Bằng cách trình bày Sơ đồ SIPOC cho nhóm của bạn hoặc những nhân viên tận tâm, nhiều người có thể nhìn thấy sơ đồ đó hơn. Bằng cách này, nhiều người có thể chia sẻ ý kiến, lời khuyên và ý tưởng của mình, điều này có thể được coi là làm mọi việc tốt hơn và thường dẫn đến việc sử dụng ít tài nguyên hơn.
Do đó, sơ đồ SIPOC là một phần thiết yếu trong quản lý dự án, giúp nâng cao hiệu quả và do đó tăng số lượng dự án.
Một ví dụ về sơ đồ SIPOC
Ý tưởng cơ bản của sơ đồ SIPOC là hiểu đầu vào và đầu ra của một quy trình từ đầu đến cuối. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ thảo luận về quá trình mua một chiếc ô tô.
Nhà cung cấp: Các đại lý ô tô, cá nhân, công ty.
Dữ liệu đầu vào: mẫu xe, thông số kỹ thuật, giá cả.
Quy trình: thực hiện lái thử, lựa chọn mẫu xe vượt qua quá trình lái thử, quy trình.
Kết quả: xe, giấy tờ, hợp đồng dịch vụ.
Khách hàng: người mua xe, công ty, đại lý.
Nó chỉ đơn giản mô tả quy trình được sử dụng và các bước thực hiện để đi đến kết quả cuối cùng. Với các công cụ bên dưới, bạn có thể tạo sơ đồ SIPOC của riêng mình theo yêu cầu.
Lucidchart
Lucidchart là một trong những nền tảng thân thiện với người mới bắt đầu nhất để tạo các công cụ trực quan. Bạn có thể tạo sơ đồ SIPOC bằng công cụ trực tuyến hoặc tải xuống ứng dụng Android của nó. Có một mẫu đặc biệt mà bạn có thể cá nhân hóa theo nhu cầu của mình. Tuy nhiên, bạn phải đăng ký hoặc đăng ký với Google, Slack hoặc Office 365 trước khi sử dụng mẫu.
Đặc trưng
- Bạn có thể thêm tối đa 60 hình dạng trong một sơ đồ ở gói miễn phí và hơn thế nữa ở gói trả phí.
- Nó có thể tích hợp với các nền tảng như Jira, GitHub, Slack và các nền tảng khác, thậm chí nhập dữ liệu của họ.
- Tạo các phiên bản tốt hơn bằng cách so sánh hai tài liệu vì nó làm nổi bật sự khác biệt.
- Cộng tác trong thời gian thực dễ quản lý hơn với thứ tự dấu thời gian, đặt tên phiên bản và các biện pháp kiểm soát truy cập như vậy.
- Bố cục dễ dàng và GUI có cấu trúc tốt để bắt kịp nhanh chóng.
Không có gì ngạc nhiên khi Lucidchart là một công cụ tuyệt vời để tạo sơ đồ SIPOC và hơn thế nữa. Với phiên bản miễn phí, bạn có thể sử dụng nó cho các sơ đồ cơ bản. Bạn cần nâng cấp lên phiên bản pro để tiến bộ.
Mô hình trực quan
Mô hình trực quan, như tên cho thấy, giúp bạn lập bản đồ các mô hình liên quan đến bất kỳ quy trình nào. Do đó, bạn có thể tạo bất kỳ sơ đồ nào bạn muốn với nó và người dùng đã yêu thích nó vì nó tạo sơ đồ SIPOC. Nó có khoảng 200 mẫu mà bạn có thể tùy chỉnh cho dự án của mình.
Đặc trưng
- Một loạt các công cụ tích hợp sẵn để tạo SIPOC mong muốn một cách thuận tiện.
- Vẽ sơ đồ SIPOC dưới dạng bản vẽ Visio và nhập chúng vào Visual Paradigm để cộng tác trong thời gian thực.
- Nó cho phép bạn nhúng sơ đồ và tích hợp chúng với Word, PowerPoint, Outlook và các nền tảng Microsoft Office tương tự.
- Nó hỗ trợ xuất sơ đồ SIPOC sang PNG, JPG, PDF, SVG và các định dạng tương tự.
Người dùng yêu thích công cụ này vì không cần đào tạo thực hành để sử dụng vì nó thân thiện với người mới bắt đầu. Ngoài ra, không có giới hạn về số lượng hình dạng, đường nét hoặc phần tử có thể sử dụng. Vì vậy nó là một công cụ toàn diện giúp bạn thiết kế sơ đồ SIPOC.
Creately là một công cụ lập sơ đồ khác cũng hoạt động tốt cho việc cộng tác. Canvas của nó có nhiều tính năng để tùy chỉnh các mẫu SIPOC một cách thông minh. Trước đây được biết đến như một nền tảng quản lý công việc, đây là nền tảng số một nhờ canvas thông minh tất cả trong một. Vì vậy, hãy bắt đầu với những gì làm cho nó tuyệt vời!
Đặc trưng
- Chỉnh sửa dễ dàng bằng cách kéo và thả trực quan.
- Cho phép bạn ủy quyền kiểm soát truy cập cho nhóm của bạn.
- Nó có chức năng cơ cấu lại các biểu đồ khi cần thiết.
- Nó có chức năng bỏ phiếu tích hợp cho các ý kiến về công cụ.
- Tích hợp CMS cho phép bạn lưu sơ đồ của mình ở đó hoặc nhập dữ liệu từ chúng vào sơ đồ SIPOC.
- Nó bao gồm tùy chọn chia sẻ màn hình tích hợp để truyền sơ đồ trong cuộc họp.
Bạn có thể sử dụng nó cả trực tuyến và ngoại tuyến. Trong trường hợp đầu tiên, bạn có thể sử dụng liên kết để truy cập bất cứ lúc nào. Ngoài ra, sau này, bạn có thể tải xuống một công cụ có thể chạy trên máy tính hệ thống WindowsMac và Linux.
Asana chủ yếu là một CRM nhưng cho phép bạn tạo sơ đồ hoặc mẫu SIPOC miễn phí. Mặc dù nó nổi bật hơn những cái khác nhưng các tính năng của nó khá tiên tiến đối với các sơ đồ quản lý dự án kinh doanh cấp cao hơn. Chúng ta hãy nhìn vào họ.
Đặc trưng
- Tạo SIPOC không cần mã chỉ bằng vài cú nhấp chuột và bạn cũng có thể tự động hóa chúng bằng Trình tạo quy trình làm việc
- Tích hợp Slack, Creative Cloud và Zoom giúp bạn nhanh chóng trình diễn sơ đồ trong cuộc họp.
- Bạn cũng có thể tùy chỉnh từ các mẫu hiện có.
- Các hình dạng và màu sắc khác nhau để tạo ra một sơ đồ được đánh dấu rõ ràng.
Asana là một trong những công cụ tiên tiến nhất được sử dụng trong không gian thương mại do tính phức tạp và tự động hóa của nơi làm việc mà nó cung cấp. Ngoài ra, với giao diện GUI dễ sử dụng, nó giúp bạn dễ dàng tạo quy trình.
những từ cuối
Sơ đồ SIPOC là một phần thiết yếu trong quản lý dự án kinh doanh. Bạn có thể sử dụng nó để lập kế hoạch dự án để có thể theo dõi từng nhà cung cấp, việc giao hàng, nhân viên tham gia, kế hoạch dự kiến, kết quả và việc giao hàng cho khách hàng.
Sau đó, bạn có thể chia nó thành các mốc quan trọng và biết giai đoạn nào sẽ được hoàn thành trong thời gian yêu cầu. Việc thực hiện chiến lược giúp tiết kiệm chi phí, mang lại lợi thế về nguồn lực, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và do đó tăng lợi nhuận.
Bạn cũng có thể xem một số trình tạo sơ đồ thông minh để tạo quy trình, sơ đồ, v.v.
