Nếu việc số hóa các công ty và ngành nghề đã trở thành hiện thực trong nhiều năm nay, thì khái niệm này đôi khi vẫn còn mơ hồ. Để hiểu những thực tế mà nó có thể bao trùm và cách mà nó giúp cuộc sống của nhiều người trở nên dễ dàng hơn, chúng tôi đã gặp ba nhân viên của BNP Paribas Personal Finance. Họ đã làm việc cùng nhau trong những tháng gần đây trong một dự án đa chức năng nhằm mục đích tự động tạo ra các thỏa thuận bảo mật, với mục đích tiết kiệm thời gian cho cả bộ phận pháp lý cũng như cho các doanh nghiệp và chức năng khác nhau của công ty có tính hữu ích của loại hiệp định. Để giải thích cho chúng tôi về cách thức thiết lập dự án này, chúng tôi đã nói chuyện với Lamine Dieng, luật sư phụ trách các vấn đề pháp lý trung tâm tại AFS (Dịch vụ Tài chính Ô tô) trong nhóm mua bán và sáp nhập, Canan Mehonjic, phụ trách quan hệ đối tác trong AFS và Julien Girault, người làm việc trong bộ phận bán hàng và tiếp thị trong bộ phận kỹ thuật số và người phụ trách Phòng thí nghiệm kỹ thuật số.
Bước đầu tiên: xác định nhu cầu và giai đoạn hình thành ý tưởng
Thành lập cách đây 4 nhiều năm và được chỉ đạo bởi Julien Girault, Phòng thí nghiệm kỹ thuật số của BNP Paribas Personal Finance hỗ trợ cả các ngành nghề kinh doanh và các chức năng trung tâm. Trong các chu kỳ ngắn hạn từ ba tháng trở xuống, ông thực hiện các đổi mới để cải thiện trải nghiệm khách hàng và công việc hàng ngày của nhân viên. Julien Girault gần đây đã có cơ hội làm việc về một vấn đề mà bộ phận pháp lý gặp phải: “Việc trao đổi không chính thức với người đứng đầu bộ phận pháp lý giúp xác định một số hoạt động có giá trị gia tăng thấp. Do đó, chúng tôi đã khởi động một giai đoạn lý tưởng, trong đó chúng tôi thực hiện các cuộc hội thảo với khoảng mười thành viên của bộ phận pháp lý để hiểu những điểm khó khăn của họ hàng ngày. Điều này giúp bạn có thể chọn một dự án ưu tiên: một máy phát NDA (Thỏa thuận không tiết lộ) ”.
Nhu cầu này thường xuyên lặp lại và tốn nhiều thời gian, như Lamine Dieng giải thích: “Mỗi khi chúng tôi thảo luận với đối tác bên thứ ba hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong khuôn khổ dự án, các trao đổi phải được bảo mật bởi một thỏa thuận bảo mật. Đây là một công việc lặp đi lặp lại, giá trị gia tăng của nó không phải lúc nào cũng rõ ràng. Do đó, chúng tôi đã xem xét việc tự động hóa quy trình bằng cách sử dụng trình tạo NDA, điều này sẽ miễn cho các khách hàng nội bộ của chúng tôi phải liên quan đến bộ phận pháp lý một cách có hệ thống ở giai đoạn đầu của dự án nói chung. Do đó, họ có thể thông qua giao diện trực tuyến để tự tạo NDA. »
Bước hai: hợp tác triển khai
Khi dự án và các mục tiêu của nó đã được xác định, giai đoạn thứ hai có thể được khởi động: thực hiện. Julien giải thích: “Một chủ sở hữu sản phẩm từ nhóm Phòng thí nghiệm kỹ thuật số đã làm việc với Lamine để hưởng lợi từ chuyên môn pháp lý của anh ấy và tinh chỉnh nhu cầu.
Giai đoạn xây dựng này đòi hỏi một khoản đầu tư về mặt thời gian không đáng kể. Lamine Dieng nhấn mạnh đến sự hợp tác chặt chẽ để công cụ tương ứng với nhu cầu. “Đặc biệt, chúng tôi đã phải hợp lý hóa một mẫu thỏa thuận bảo mật bằng cách xem xét các tình huống khác nhau có thể phát sinh trong điều kiện cụ thể đối với khách hàng nội bộ của chúng tôi khi họ thiết lập các NDA này. Điều này cũng liên quan đến việc chính thức hóa và truyền tải một phần kiến thức và quản lý NDA (đặc biệt là dưới dạng hướng dẫn) trước đây đã được nội bộ hóa trong bộ phận pháp lý và nay được đơn giản hóa và chia sẻ với doanh nghiệp. »
Bước thứ ba: thử nghiệm và cung cấp các nhóm
Sau ba tháng thảo luận và làm việc, giai đoạn thứ ba và cuối cùng của dự án bao gồm thử nghiệm công cụ, thực hiện các bài kiểm tra và cung cấp giải pháp cho các nhóm sau khi bản demo cuối cùng được trao cho các hiệu trưởng liên quan. Và đó là một thành công, như Canan Mehonjic đã làm chứng: “Nó cực kỳ dễ chịu từ quan điểm kinh doanh. Nó rất dễ sử dụng và diễn ra rất nhanh. Trước đây, chúng tôi và họ đã phải mất nhiều chuyến đi đi lại lại với bộ phận pháp lý, rất mất thời gian. Giờ đây, chúng tôi có thể tập trung vào các khía cạnh của doanh nghiệp có nhiều giá trị gia tăng hơn. »
Ngoài các mục đích sử dụng, tính xuyên suốt của các sàn giao dịch được coi là một điểm rất tích cực. “Tôi rất vui khi có thể khám phá những ngành nghề này kỹ hơn và có thể đóng góp vào dự án mà tôi coi là một thành công thực sự”, Julien Girault nói. Một chia sẻ của Canan Mehonjic: “Chỉ cần nhìn thấy các phòng ban làm việc với nhau theo chức năng chéo để giúp cung cấp các dịch vụ nhanh hơn, đơn giản hơn và hiệu quả hơn là tôi rất phấn khích. Trải nghiệm này rất mang tính xây dựng và hiệu quả. Chính bằng cách tập hợp những kỹ năng khác nhau này lại với nhau, chúng tôi đã có thể đạt được kết quả này. Những lợi ích được quan sát thấy ở cả chúng tôi và với các đối tác của chúng tôi, với những tác động rất cụ thể. »
Theo Lamine Dieng, việc phát hành công cụ này đã không được chú ý, và nó sẽ được những người khác sử dụng, theo Lamine Dieng: “Các ngành nghề đang bắt đầu sử dụng công cụ này, và không chỉ là thương mại ô tô. Công ty con của chúng tôi tại Hà Lan rất quan tâm đến việc tận dụng phản hồi của chúng tôi và chia sẻ mã và tài nguyên CNTT, điều này sẽ cho phép chúng tôi nhân bản mô hình của mình để tạo ra một trình tạo NDA phù hợp với nhu cầu của nó. »
Kết luận: một thành công kêu gọi những người khác
Thành công của dự án này là một phần của cách tiếp cận toàn cầu hơn, đặc biệt được hỗ trợ bởi Phòng thí nghiệm kỹ thuật số và sẽ mang lại lợi ích cho tất cả các bộ phận của BNP Paribas Personal Finance. Đây là những gì Julien Girault giải thích: “công việc mà chúng tôi đã thực hiện cùng với chức năng pháp lý, bao gồm việc tạo điều kiện cho cuộc sống và sinh hoạt hàng ngày của các đội bằng cách giảm càng nhiều càng tốt các nhiệm vụ có giá trị gia tăng thấp, là một phần của chuyển động toàn cầu hơn. Vai trò của Phòng thí nghiệm kỹ thuật số là giúp khởi động phong trào này, thông qua việc thực hiện giai đoạn tự động hóa đầu tiên này, đóng vai trò chất xúc tác. »
Câu chuyện tương tự từ phía Lamine Dieng: “kinh nghiệm này là một cánh cửa cho tương lai của chức năng pháp lý, nơi chúng tôi đưa thực tế hợp đồng ra khỏi bàn tay của các luật sư để đưa nó vào trung tâm của nghề nghiệp. Chúng tôi cố gắng đảm bảo rằng mỗi giao dịch đều tham gia vào việc tạo ra hợp đồng. Điều này hoàn toàn phù hợp với các chính sách nhóm và quản lý rủi ro trong thế giới ngân hàng, vốn có xu hướng trao quyền cho nhân viên hoạt động trong việc tạo và quản lý các tài liệu hợp đồng. “Công việc hợp tác và số hóa có một tương lai tươi sáng ở phía trước.
