Bạn không thể quyết định xem mình có cần Confluence hay SharePoint cho doanh nghiệp của mình không? Đọc hướng dẫn đầy đủ này về Confluence và SharePoint để đưa ra quyết định sáng suốt.
Để thúc đẩy cộng tác dữ liệu giữa các phòng ban và thậm chí cả các bên thứ ba, bạn đang tìm kiếm các công cụ cộng tác dữ liệu và quản lý kiến thức.
Confluence và SharePoint là hai trong số những công cụ phổ biến nhất trong lĩnh vực này. Đọc tiếp để tìm hiểu xem hai ứng dụng này so sánh với nhau như thế nào. Ngoài ra, hãy tìm hiểu cách đưa ra quyết định đúng đắn về việc nên sử dụng Confluence hay SharePoint.
Hợp lưu: Tổng quan
Confluence là một công cụ động não và quản lý kiến thức mạnh mẽ dành cho các công ty thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Trong Confluence, bạn có thể tạo không gian làm việc nhóm cho một số hoạt động kinh doanh, như được mô tả bên dưới:
- Tạo chiến lược kinh doanh
- Thiết kế các dịch vụ, sản phẩm, ứng dụng, v.v.
- Nhân sự và tiền lương
- Tiếp thị và bán hàng
- Tài liệu và báo cáo
- Lập kế hoạch
- Quản lý sản phẩm
- Chính sách và quy định của công ty
Bạn tạo Không gian trong công cụ rồi tạo nhiều Trang trong các Không gian dành riêng này. Để tổ chức tốt hơn, bạn có thể sử dụng cây trang để tạo phân cấp các trang siêu dữ liệu.
Nó chạy hoàn toàn trên đám mây với các tùy chọn lưu trữ trong trung tâm dữ liệu hoặc máy chủ tại chỗ. Nếu bạn làm việc với các nhà xuất bản quốc tế, đại lý nội dung cũng như các công ty quản lý dự án và sản phẩm hàng đầu, rất có thể bạn sẽ nhận được liên kết Confluence tới các trang và trang web dành cho doanh nghiệp.
Đọc thêm: Hợp lưu vs. Jira: Biết điểm tương đồng và khác biệt của chúng
Vai trò của Confluence như một công cụ cộng tác tại nơi làm việc
Confluence bao gồm các nền tảng trực quan mà nhóm kết hợp và từ xa của bạn cần để cộng tác. Nó giúp bạn tạo không gian nhóm với cái nhìn tổng quan tuyệt vời về nhóm hoặc dự án của bạn với các trường sau:
- Hình ảnh tiêu đề
- Mô tả địa điểm
- Mục tiêu của đội
- Thông tin liên lạc
Đó là lý do tại sao bạn, nhân viên và nhà thầu của bạn có mọi thứ trong tầm tay nếu bạn sử dụng Confluence. Vì công cụ này cho phép bạn và nhóm của bạn chuyển nội dung như hình ảnh, văn bản, tài liệu, PDF, đa phương tiện, mã, v.v. nên nó trở thành nguồn dữ liệu kinh doanh thực sự duy nhất ở mọi nơi, mọi lúc.
Nó thúc đẩy công việc di động và quản lý nội dung thông qua các ứng dụng Android và iOS. Bạn có thể thực hiện hầu hết mọi tác vụ từ thiết bị di động của mình, do đó, doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh ngay cả khi bạn và một số người quản lý chủ chốt đang đi nghỉ.
Lợi ích của việc sử dụng Confluence
- Confluence giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo cơ sở tri thức mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập từ máy tính để bàn hoặc điện thoại di động.
- Công cụ này cũng hợp lý hóa và tổ chức quá trình tạo và xuất bản nội dung bằng cách tạo không gian chỉnh sửa chung, tự động phê duyệt nội dung và bảo vệ nội dung.
- Bằng cách hiển thị nội dung doanh nghiệp của bạn với Confluence, bạn có thể thêm một lớp bảo mật bổ sung và ngăn chặn các cuộc tấn công trùng lặp nội dung trái phép hoặc ransomware.
- Nếu một ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc nhà phát triển web tải lên công khai nội dung không phù hợp, bạn có thể nhanh chóng thu hồi nội dung đó và cập nhật nội dung phù hợp cho các trang của mình bằng cách sử dụng tính năng kiểm soát phiên bản văn bản, mã và bảng.
- Các công ty đã sử dụng Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, v.v. thường sử dụng Confluence cho mọi thứ liên quan đến nội dung số.
SharePoint: Tổng quan
Microsoft SharePoint là một công cụ để xuất bản các trang web mạng nội bộ và Internet với các chức năng lưu trữ, xuất bản và phân phối nội dung. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp và cần các cổng web riêng biệt cho nội dung của nhân viên và nhân viên, bạn có thể muốn tải Microsoft SharePoint.
Với trang SharePoint, bạn không phải đối phó với việc phát triển web, quản lý nội dung và xuất bản. Chỉ cần triển khai SharePoint trên đám mây và sử dụng các mẫu dựng sẵn để nhanh chóng lưu trữ các trang tuyệt vời như trang Hub, trang nhóm và trang liên lạc.
Phần lớn, các doanh nghiệp sử dụng SharePoint để sắp xếp hàng terabyte dữ liệu kinh doanh được tạo ra mỗi ngày. Tuy nhiên, việc sử dụng SharePoint đang giảm dần do các yêu cầu phát triển, quản lý và bảo mật phức tạp của nó.
Cũng đọc: Các công cụ giám sát hiệu suất SharePoint mạnh mẽ
Vai trò của SharePoint như một công cụ cộng tác tại nơi làm việc
Trước hết, SharePoint hoạt động như một trang mạng nội bộ đáng tin cậy. Nhân viên, cả ở địa phương và từ xa, đều có thể truy cập mạng nội bộ từ các thiết bị được ủy quyền. Sau đó, họ có thể truy cập tab Nội dung và Tài liệu Trang web để truy cập các tệp kinh doanh liên quan đến dự án hoặc cho các mục đích kinh doanh thông thường.
Chức năng lưu trữ tài liệu SharePoint như một hệ thống kiểm soát phiên bản. Nó lưu trữ tất cả các tập tin, tài liệu, hình ảnh và phương tiện đã tải lên ở các phiên bản khác nhau. Nếu bạn muốn cộng tác trên một tệp duy nhất, bạn có thể làm như vậy bằng các công cụ trực tuyến của Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, v.v.
Tính năng Checkout của nó là một tính năng thú vị dành cho các doanh nghiệp cấp doanh nghiệp. Bạn có thể kiểm tra tài liệu từ SharePoint. Cho đến khi bạn xem lại tài liệu, các thành viên khác trong nhóm sẽ không thể chỉnh sửa tài liệu đó.
Mặc dù còn hạn chế nhưng vẫn có những công ty doanh nghiệp lâu đời và những gã khổng lồ về công nghệ thông tin sử dụng SharePoint cho các trang web nội bộ và ứng dụng di động.
Lợi ích của việc sử dụng SharePoint
- Các tổ chức lớn và tổ chức chính phủ thường sử dụng SharePoint để truyền dữ liệu và tệp một cách an toàn qua Internet công cộng.
- Sử dụng SharePoint làm giải pháp mạng nội bộ giúp giảm chi phí tạo mạng nội bộ và thuê nhà phát triển web.
- Các trang SharePoint cũng có thể được sử dụng làm cửa hàng thương mại điện tử, quản lý thiết bị CNTT, lưu trữ nội dung, v.v.
- Nó tích hợp tốt với tất cả các ứng dụng Microsoft 365 để bạn có thể tạo báo cáo, trang trình bày, ứng dụng dành cho thiết bị di động, v.v. khi đang di chuyển bằng trình duyệt web trên máy tính xách tay hoặc thiết bị di động của mình.
- Danh sách SharePoint giúp bạn tạo danh sách việc cần làm, ghi chú và hơn thế nữa.
- Nhập và xuất lịch Outlook của bạn để lên lịch hoặc quản lý sự kiện.
Hợp lưu vs. SharePoint: Quy trình làm việc
Sự khác biệt chính giữa Confluence và SharePoint là quy trình làm việc. Bắt đầu với Confluence thực sự dễ dàng. Công cụ sẽ hướng dẫn bạn qua tất cả các bước cho đến khi bạn định cấu hình Không gian và Trang nếu cần.
Ngược lại, SharePoint là một giải pháp quản lý nội dung khó. Việc thiết lập nó cũng phức tạp như kiến trúc của nó trên internet hoặc mạng nội bộ. Bạn hoặc quản trị viên sẽ quản lý các trang và tài nguyên SharePoint phải có kinh nghiệm sử dụng công cụ này. Mặc dù bất kỳ ai cũng có thể thiết lập trang và trang Confluence, nhưng việc thiết lập trang SharePoint hoạt động cần có quản trị viên CNTT có kinh nghiệm.
Quy trình làm việc hợp lưu
Confluence hoạt động bằng cách cung cấp một trang tổng quan nơi bạn có thể xem các nhiệm vụ, thông tin mới nhất từ tổ chức của mình, các hoạt động của Spaces, v.v. Để đạt được mục đích này, Atlassian đã cung cấp các giao diện sau trong công cụ quản lý kiến thức và nội dung này:
- Tên và không gian của bạn
- Tiếp tục nơi bạn đã dừng lại – để tiếp tục nhiệm vụ
- Tìm hiểu điều gì đang diễn ra – nguồn nội dung phổ biến và được theo dõi
- Không gian – Bất kỳ không gian làm việc và trang nào bạn đã tạo hoặc chia sẻ
- Thông báo
- Lịch – lịch cá nhân và nhóm
Các không gian trong Confluence hỗ trợ mọi hoạt động trong một dự án, nhóm, bộ phận hoặc tổ chức. Một công ty nhỏ có thể chỉ có một Không gian, trong khi một công ty quốc tế có thể có hàng trăm không gian.
Có một số Trang bên trong Không gian. Nếu bạn đang sử dụng không gian quản lý dự án Confluence được cấu hình sẵn, bạn sẽ nhận được các trang sau:
- kế hoạch dự án
- Văn bản quyết định
- Báo cáo
Không giống như SharePoint, bạn không thể cho phép bất kỳ ai truy cập vào Không gian, trang hoặc blog Confluence của bạn. Bạn có thể mời cộng tác viên bên ngoài nhưng họ phải đăng ký tài khoản Confluence miễn phí hoặc trả phí trước khi có thể làm việc với bạn.
Quy trình làm việc SharePoint
Đầu tiên, việc truy cập SharePoint lần đầu cũng khó như việc quản lý nó. Bạn cần đi tới cổng thông tin Microsoft 365 Home và truy cập menu Ứng dụng trong ngăn dẫn hướng ở bên trái để tìm SharePoint.
Khi đang ở trang bắt đầu SharePoint, bạn có thể tạo các trang hoặc bài đăng mới. Bạn không thể tạo các bài đăng độc lập cho đến khi bạn thiết lập trang SharePoint. Một trang SharePoint bao gồm:
- Căn nhà
- Cuộc trò chuyện
- Các tài liệu
- Sổ tay
- Trang
- Nội dung trang web
- Thùng rác
- biên tập
Khi bạn đi tạo site trong SharePoint, bạn có thể chọn giữa site nhóm hoặc site liên lạc. Sau khi tạo, bạn có thể đặt nó ở chế độ công khai hoặc riêng tư tùy thuộc vào nội dung bạn đang lưu trữ. Cho dù đó là trang web công khai hay đóng cửa, bạn cần mời khách truy cập vào trang web của mình từ bảng Chia sẻ trang web. Site của bạn giúp bạn và nhân viên của bạn làm việc hiệu quả bằng cách cho phép bạn sử dụng Nhóm, Danh sách, OneNote, OneDrive, v.v. trên SharePoint.
Hợp lưu vs. SharePoint: cách sử dụng
Công dụng của hợp lưu
Tìm bên dưới những công dụng chính của Confluence:
- Phát triển trang web và wiki của công ty
- Quản lý nhiệm vụ và dự án cùng với nội dung
- Tạo quy trình xuất bản nội dung cho phương tiện truyền thông trực tuyến hoặc ngoại tuyến
- Xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho cá nhân và nhân viên
- Thiết lập bảng thuật ngữ thiết kế nội dung
Ứng dụng SharePoint
Tìm cách sử dụng SharePoint đáng chú ý bên dưới:
- Thiết kế và phát hành các trang mạng nội bộ cho công ty
- Tạo thư viện tài liệu cho nhóm hoặc toàn bộ tổ chức của bạn
- Định cấu hình lưu trữ cho các tệp doanh nghiệp lớn như video, mã, mô-đun ứng dụng, v.v.
- Tự động hóa quy trình công việc của doanh nghiệp bằng các công cụ bổ sung của Microsoft như Power Automate và Power Apps
Hợp lưu vs. SharePoint: So sánh tính năng
Tính năngConfluenceSharePointChỉnh sửa theo thời gian thựcCó sẵnNhận xét nội tuyếnCó sẵnCó sẵnKhám phá nội dungEasyComplexQuyền truy cập mặc định vào nội dungMởĐược nhúng trong các thành phần giao diện người dùngĐiều hướng hàng đầuTrực quanYêu cầu đào tạo chuyên sâuPhân cấp tổ chức nội dungKhông gian >Cây trang >Trang >BlogNhóm/trang web liên lạc >Tài liệu >Thư viện tài liệuTrang tổng quan hoặc trang chủ với các kênh và nhiệm vụCó sẵnKhông có sẵn; bạn cần tạo nó bằng ứng dụng và Phân tích trangKhông gian hoặc TrangDễ dàng truy cập từ ngăn điều hướng bên tráiPhân tích tiêu chuẩn không có sẵn; bạn có thể truy cập việc sử dụng Trang web; phân tích nâng cao có thể được định cấu hình bằng ứng dụng của bên thứ ba Các trang đáp ứng với tính năng tạo trường mô-đun Có sẵnKhông có sẵn; bạn cần tạo các macro khó sử dụng để định dạng nội dung trang Có sẵnKhông có sẵn; cần sử dụng tập lệnh Power Automate phức tạpBảng kỹ thuật số trực quanCó sẵn với các tích hợp như Miro, Lucidchart, Mural, v.v. Không có bảngMẫu không gian làm việcHơn 100 mẫu miễn phíKhông có mẫuBộ nhớ đám mây và tệp đính kèm250 GB ở phiên bản Tiêu chuẩn và không giới hạn ở phiên bản Premium/Enterprise1 TB cho gói SharePoint Online 1 và không giới hạn đối với Gói SharePoint Online 2 hoặc gói Office 365 E3 trở lênĐăng ký miễn phíMiễn phí trọn đời cho tối đa 10 người dùngKhông có bản dùng thử miễn phí hoặc gói miễn phí
Hợp lưu vs. SharePoint: trường hợp sử dụng
Các trường hợp sử dụng hợp lưu
# 1. Quy hoạch năng lực
Với Confluence, bạn có thể lập kế hoạch hiệu suất của toàn bộ nhóm cho một doanh nghiệp cụ thể. Và phân loại thêm khả năng của các thành viên trong nhóm cho các dự án cụ thể. Trên bảng phân bổ thời gian cá nhân, các thành viên trong nhóm nên viết tên, nhiệm vụ, số giờ cần thiết và số giờ cho mỗi nhiệm vụ.
Sau đó, trong trường Năng lực nhóm cho dự án, họ điền các giá trị cho vai trò, % thời gian hàng tuần dành cho dự án, Số giờ hàng tuần dành cho dự án, v.v.
#2. Thay đổi tài liệu quản lý
Nếu bạn đang lên kế hoạch thay đổi hoạt động kinh doanh của mình, Confluence sẽ giúp bạn điều này. Vì đây là trình soạn thảo văn bản hỗ trợ đa phương tiện nên bạn có thể tạo tất cả bản nháp về quy trình chuyển đổi doanh nghiệp của mình trên Trang Confluence. Liệt kê các bước quản lý thay đổi như xác định vấn đề, nguyên tắc hướng dẫn, nhắn tin cho nhân viên, kênh liên lạc, quy trình quản lý thay đổi, vai trò và trách nhiệm, v.v.
Các trường hợp sử dụng SharePoint
# 1. Quản lý bán hàng
Một trong những trường hợp sử dụng phổ biến nhất đối với site nhóm SharePoint là quản lý hoạt động bán hàng. Trang chủ hoạt động như một bảng thông tin chứa những tin tức mới nhất trong nhóm hoặc tổ chức của bạn.
Tab Trò chuyện có thể được sửa đổi để truy cập liên lạc theo thời gian thực thông qua Nhóm hoặc liên lạc không đồng bộ qua Outlook. Đại diện bán hàng và người quản lý có thể sử dụng tab Tài liệu để truy cập báo giá bán hàng, hợp đồng, tài liệu quảng cáo, hóa đơn, v.v. Tab Notepad cho phép bạn ghi chú nhanh khi đến thăm khách hàng hoặc nhà cung cấp.
#2. Tạo thư viện tài liệu
Một cách tuyệt vời khác để sử dụng đăng ký SharePoint là tạo thư viện tài liệu cho nhóm, phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức của bạn. Bằng cách này bạn có thể ngăn chặn việc lưu trữ dữ liệu. Bạn có thể thêm các thư mục mới để phân loại thêm tài liệu và tệp trong một thư mục rộng. Thư viện tài liệu cũng cho phép bạn tạo Word, Excel, PowerPoint, v.v.
Hợp lưu vs. SharePoint: phán quyết
Bây giờ bạn đã rõ liệu bạn cần Confluence hay SharePoint cho doanh nghiệp của mình hay chưa. Đầu tiên, nếu tổ chức kinh doanh của bạn muốn giảm chi phí bảo trì máy chủ và nhân sự CNTT thì bạn nên mua Confluence.
Thứ hai, Confluence là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp dễ dàng tạo cơ sở kiến thức, cộng tác tài liệu, động não theo thời gian thực, quản lý tác vụ, v.v. 5$0,75/người dùng/tháng với quyền truy cập vào các mẫu tuyệt vời được định cấu hình sẵn cho mọi doanh nghiệp .
Ngược lại, SharePoint phù hợp nếu công ty của bạn đã phụ thuộc nhiều vào ứng dụng Microsoft 365. Bởi vì nếu bạn chỉ đăng ký SharePoint, bạn sẽ bỏ lỡ các tính năng khác nhau yêu cầu các công cụ khác của Microsoft như Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange, vân vân.
Đăng ký SharePoint dành cho doanh nghiệp có giá khởi điểm là $10,00 mỗi người dùng mỗi tháng, đắt hơn Confluence, chưa kể toàn bộ thời gian và công sức bạn cần đầu tư vào việc thiết lập trang web của mình.
Đó là lý do tại sao Confluence là phần mềm cộng tác và quản lý nội dung thông minh hơn và giá cả phải chăng hơn SharePoint.
Sau đó hãy xem phần mềm tự động hóa tài liệu để tiết kiệm thời gian làm việc của bạn.
