Bạn đang tìm kiếm một cách hay để trình bày dữ liệu trong Excel mà không khiến ai đó phải làm quá tải bảng biểu? Làm quen với biểu đồ tương tác.
Bạn có cần trình bày dữ liệu trong bảng tính Excel và bạn có muốn sử dụng không gian làm việc của mình hiệu quả nhất có thể không? Sau đó hãy cân nhắc sử dụng biểu đồ tương tác. Bạn có thể giết nhiều con chim bằng một viên đá: bạn chỉ cần tạo một biểu đồ, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các danh mục khác nhau và ngay lập tức gây ấn tượng với đồng nghiệp của mình.
Tại sao?
Bạn có muốn làm nổi bật các khía cạnh khác nhau của tập dữ liệu không? Bạn có thể tạo biểu đồ riêng cho từng giá trị nhưng điều đó có thể nhanh chóng dẫn đến tình trạng quá tải thông tin trong bảng tính của bạn. Một giải pháp tao nhã là làm việc với biểu đồ tương tác: điều này cho phép bạn chuyển đổi giữa các giá trị của các tham số khác nhau trên một biểu đồ bằng menu thả xuống. Nó cũng ngay lập tức làm cho bảng tính của bạn năng động hơn rất nhiều. Để kết hợp một biểu đồ Excel như vậy, bạn sử dụng hàm INDEX. Đó là một quá trình khá đơn giản nhưng bạn phải biết cách tìm thấy nó trong chương trình. Tôi sẽ chỉ cho bạn phải làm gì.
ngày
Giống như với các biểu đồ thông thường, bạn phải đảm bảo rằng bạn nhập chính xác dữ liệu của mình vào bảng tính Excel để có được quá trình xử lý chính xác cho biểu đồ mong muốn của bạn. Đối với một bảng tương tác, bạn hầu như tuân theo các quy tắc giống nhau, chỉ định các danh mục ở bên trái và phía trên các giá trị của mình. Để lại một hàng bên dưới tập dữ liệu của bạn và sao chép tên của các danh mục cột bên dưới nó. Nhảy xuống hai hàng khác và trong ô bên dưới danh mục hàng của bạn, hãy thêm từ “Bộ dữ liệu”. Trong ô bên cạnh, hãy đặt một số, được chọn ngẫu nhiên dựa trên số hàng bạn có. Nếu bạn có bốn hàng, hãy đặt một số ở giữa 1 Và 4.
Mục lục
Bây giờ chúng ta sẽ làm việc với công thức INDEX. Để điền chính xác, bạn cần ba vị trí ô. Hai trong số các giá trị đó đề cập đến kích thước bảng của bạn: bạn phải chuyển vị trí của ô trên cùng bên trái và vị trí ô dưới cùng bên phải của biểu đồ. Bạn cũng cần vị trí của giá trị tập dữ liệu (số ngẫu nhiên bạn đã nhập). Sử dụng ô hai hàng phía trên “Bộ dữ liệu” để đặt hàm của bạn. Thêm công thức =INDEX($C$7:$G$10;$D$15; 0), thay đổi các chữ cái và số tùy thuộc vào vị trí ô tôi đã trích dẫn ở trên. Vì vậy, trước tiên bạn chèn phạm vi biểu đồ của mình vào công thức (trong trường hợp của tôi là C7:G10) và sau đó là ô chứa số tập dữ liệu.
Khi bạn đã nhập chính xác công thức, tên của hàng bạn tham chiếu trong phần ‘Dataset’ sẽ xuất hiện trong hộp chỉ mục. Chọn hộp này và di chuyển con trỏ đến góc dưới cùng bên phải của ô. Khi nó chuyển thành biểu tượng dấu cộng, hãy kéo công thức qua hàng, dọc theo chiều dài của các cột trong biểu đồ của bạn. Các giá trị hàng của bạn thường sẽ xuất hiện bên dưới các danh mục. Bây giờ khi bạn thay đổi số tại ‘Bộ dữ liệu’ thành một trong các hàng khác (trong ví dụ của tôi là giữa 1 Và 4), các giá trị sẽ được điều chỉnh tự động.
Tạo biểu đồ
Bây giờ bạn đã có những điều cơ bản sẵn sàng để bắt đầu trên biểu đồ. Bạn căn cứ vào biểu đồ của mình dựa trên các giá trị của hàng INDEX chứ không phải những con số mà bạn bắt đầu từ đó. Chọn hai hàng này và nhấp vào nút ‘Biểu đồ được đề xuất’ ở đầu tab ‘Chèn’. Chỉ ra biểu đồ hiển thị tốt nhất dữ liệu của bạn. Bảng ví dụ của tôi hiển thị các giá trị phát triển theo thời gian, vì vậy tôi chọn biểu đồ đường để hiển thị sự tiến hóa đó. Tạo biểu đồ của bạn. Kiểm tra xem mọi thứ vẫn hoạt động và không có vấn đề gì xảy ra với các tham chiếu bằng cách thay đổi số cho tập dữ liệu. Thông thường biểu đồ của bạn cũng sẽ thay đổi.
Nhà phát triển
Thay đổi biểu đồ của bạn bằng một cú nhấp chuột là điều tốt, nhưng có thể cần phải tinh giản hơn một chút. Để làm cho nó trông chuyên nghiệp hơn một chút và cũng thân thiện hơn với người dùng, chúng tôi đang thêm một menu thả xuống riêng biệt, được gọi là menu thả xuống theo thuật ngữ. Để làm được điều này, bạn phải chuyển đến ‘tab Nhà phát triển’ nhưng tab này không được hiển thị trong Excel theo mặc định. Vì vậy, bạn phải kích hoạt tính năng này trước. Đi tới ‘Tệp’ rồi mở ‘Tùy chọn’ ở dưới cùng. Đi tới phần ‘Tùy chỉnh dải băng’ và chọn ‘Nhà phát triển’ ở bên phải màn hình. Nhấp vào ‘Ok’ để thực hiện điều chỉnh.
Mở tab ‘Nhà phát triển’ và nhấp vào nút ‘Chèn’ bên dưới ‘Điều khiển’. Thao tác này sẽ mở ra một menu gồm các thành phần đồ họa mà bạn có thể thêm vào bảng tính của mình. Trong “Điều khiển biểu mẫu”, chọn “Hộp tổ hợp”, đây là biểu tượng thứ hai từ bên trái. Bây giờ khi bạn nhấp vào bảng tính của mình, một mũi tên lớn sẽ xuất hiện. Nếu bạn mở rộng nó, bạn cũng sẽ thấy một menu đầu vào. Vì vậy, hãy điều chỉnh kích thước của phần tử và kéo nó đến nơi bạn muốn đặt. Nhấp chuột phải vào phần tử và chọn ‘Kiểm soát định dạng’. Trong cửa sổ, hãy chuyển đến tab ‘Điều khiển’ và trong phần ‘Phạm vi đầu vào’, hãy chọn các ô có tên các hàng của bạn. Tại ‘Liên kết đến ô’, bạn lại chỉ ra vị trí của số tập dữ liệu của mình. Nhấp vào ‘Ok’ để hoàn tất bố cục. Lúc đầu, có vẻ như bạn đã gây ra lỗi, nhưng ngay sau khi bạn bắt đầu sử dụng menu tùy chọn, dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện trở lại.
Bảng tính riêng biệt
Bây giờ bạn đã có sẵn biểu đồ và menu thả xuống, đây là thời điểm tốt để cung cấp cho biểu đồ của bạn một số điều chỉnh về mặt thẩm mỹ hoặc các điều chỉnh khác để làm cho dữ liệu của bạn nổi bật hơn nữa. Bạn có thể ẩn dữ liệu đằng sau biểu đồ của mình hoặc thậm chí hiển thị biểu đồ trên một bảng tính riêng miễn là bạn điều chỉnh các giá trị. Để thực hiện việc này, hãy tạo một trang tính mới và sao chép biểu đồ cũng như menu lựa chọn của bạn vào đó. Để làm cho trình đơn thả xuống của bạn hoạt động trở lại, hãy mở lại cửa sổ ‘Kiểm soát định dạng’ và thêm tham chiếu ‘Trang tính 1!’ vào ‘Phạm vi đầu vào’ và ‘Liên kết với ô’. Xin vui lòng. Thế là xong, bây giờ bạn đã có một biểu đồ tương tác trong một trang tính Excel gọn gàng.
