Trước đây, chúng tôi đã biết cách bạn có thể tự động trả lời tất cả email đến khi bạn không làm việc bằng cách sử dụng tính năng trả lời tự động của Gmail có tên là Trả lời kỳ nghỉ. Mặc dù đó là một phương pháp tốt nhưng nó cũng có một số hạn chế.
Hạn chế của Tính năng Trả lời kỳ nghỉ của Gmail:
Nó gửi cùng một email cho tất cả những người gửi email cho bạn. Không có phản hồi tùy chỉnh.
Bạn không thể thêm tệp đính kèm vào thư trả lời khi đi nghỉ.
Bạn không thể thiết lập tính năng trả lời khi đi nghỉ từ ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Vì những lý do này, tôi đã tìm ra cách tạo thư trả lời tự động cho các email đến đồng thời giải quyết tất cả những hạn chế này. Phản hồi soạn trước cho phép chúng tôi thêm tệp đính kèm trong khi bộ lọc Gmail cho phép chúng tôi tự động trả lời bằng email soạn sẵn.
Để bắt đầu, hãy tạo câu trả lời soạn sẵn cho các tình huống phổ biến khác nhau. Lean cách tạo phản hồi soạn sẵn tại đây. Hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra những câu trả lời soạn sẵn về chủ đề và tên rõ ràng. Ví dụ: tạo phản hồi soạn trước để từ chối yêu cầu đăng bài của khách trên blog của bạn.
Bạn thậm chí có thể thêm tệp đính kèm vào phản hồi soạn trước nếu cần. Tạo các mẫu soạn sẵn này cho các email khác nhau mà bạn nhận được.
Khi hoàn tất, hãy chuyển đến hộp tìm kiếm trong Gmail của bạn và nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống dưới để mở tìm kiếm nâng cao. Nhập tiêu chí cho một loại email nhất định. Ví dụ: đối với email từ ai đó yêu cầu viết bài đăng của khách trên trang web của bạn, chủ đề hoặc nội dung của email có thể chứa từ ‘Bài đăng của khách’.
Nhập thông tin đó vào các trường văn bản có liên quan và nhấp vào ‘Tạo bộ lọc với tìm kiếm này’. Trên trang tạo bộ lọc, hãy chọn những gì bạn muốn làm với loại email này.
Chúng tôi muốn tự động gửi phản hồi soạn trước ‘Yêu cầu bài đăng của khách’. Đi tới tùy chọn Gửi phản hồi đóng hộp’ và kiểm tra nó. Sau đó chọn câu trả lời cụ thể để gửi từ menu thả xuống.
Sau đó nhấp vào ‘Tạo bộ lọc’. Giờ đây, mỗi khi có email đi kèm tiêu chí bạn đã chọn trong bộ lọc tìm kiếm, câu trả lời soạn trước có liên quan sẽ được sử dụng để trả lời tự động. Bạn có thể làm điều này cho tất cả các loại email bạn nhận được.
Điều này mang lại cho bạn nhiều tự do hơn trong việc tự động trả lời email cho dù bạn đang đi nghỉ hay đang làm việc.
