Theo dõi thời gian là gì và làm cách nào để thiết lập nó?
Quản lý thời gian hiệu quả là điều cần thiết cho năng suất và lợi nhuận kinh doanh. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của nhóm và cộng tác viên cũng như của chính bạn, việc thiết lập hệ thống theo dõi thời gian có thể là điều khôn ngoan. Còn được gọi là theo dõi thời gian trong tiếng Anh, theo dõi thời gian cung cấp các chỉ số đáng tin cậy về thời gian dành cho một số nhiệm vụ nhất định. Nó cũng cho phép lập kế hoạch hoạt động và phân bổ công việc tốt hơn trong các nhóm.
Để thiết lập theo dõi thời gian trong công ty của bạn, bạn có thể dựa vào nhiều công cụ khác nhau. Điều này cho phép tự động hóa việc theo dõi thời gian, ghi lại, theo dõi và phân tích chính xác thời gian dành cho từng hoạt động. Một số trong số họ cũng cung cấp các báo cáo chi tiết, có thể cảnh báo bạn về những rủi ro có thể xảy ra liên quan đến việc vượt thời hạn hoặc quá tải công việc, tất cả nhằm mang đến cho bạn khả năng cải thiện quy trình làm việc, năng suất và quản lý nhóm của mình.
Các công cụ theo dõi thời gian tốt nhất
10 lý do chính đáng để sử dụng công cụ theo dõi thời gian
Lợi ích của việc thiết lập trình theo dõi thời gian là rất nhiều, cho dù bạn làm việc theo nhóm hay làm việc tự do. Dưới đây là 10 lý do chính đáng để sử dụng công cụ theo dõi thời gian:
-
Xóa thao tác thủ công: Trước hết, việc sử dụng công cụ theo dõi thời gian tự động cho phép bạn giảm bớt các thao tác thủ công dành cho việc thu thập dữ liệu về giờ làm việc.
Độ tin cậy của thông tin: với công cụ theo dõi thời gian, bạn giảm thiểu nguy cơ sai sót trong quá trình thu thập dữ liệu. Được tự động hóa, nó cung cấp thông tin đáng tin cậy có thể được phân tích trực tiếp.
Cải thiện năng suất: theo dõi thời gian mang lại cho bạn khả năng xác định thời điểm bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả nhất, cho phép bạn lập kế hoạch cho những nhiệm vụ đòi hỏi khắt khe nhất vào thời điểm tốt nhất.
Quản lý deadline hiệu quả: theo dõi thời gian giúp bạn thiết lập danh sách việc cần làm được xác định rõ ràng với thời hạn thực tế. Bằng cách tính đến các ưu tiên và tránh phân tán, bạn sẽ có thể thiết lập một tổ chức làm việc hiệu quả.
Thanh toán chính xác: nếu bạn là người làm việc tự do, công cụ theo dõi thời gian có thể cho phép bạn lập hóa đơn cho khách hàng của mình với độ chính xác cao hơn theo thời gian dành cho nhiệm vụ, đồng thời xác định dự án nào mang lại lợi nhuận cao nhất cho hoạt động của bạn.
Theo dõi mục tiêu: Bạn có thể nên sử dụng công cụ theo dõi thời gian để đặt mục tiêu thời gian cho từng nhiệm vụ hoặc dự án, đo lường tiến độ của mình và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Do đó, bạn có thể theo dõi tiến độ của các mục tiêu và điều chỉnh nỗ lực của mình cho phù hợp.
Phân tích hiệu suất: các công cụ theo dõi thời gian cung cấp dữ liệu cho phép bạn đánh giá hiệu suất của mình và của nhóm bạn trong các nhiệm vụ khác nhau, xác định nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến, xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc của bạn và đưa ra các chiến lược cải tiến.
Ra quyết định sáng suốt: Dựa trên dữ liệu được cung cấp bởi các công cụ theo dõi thời gian, bạn có thể xác định các dự án mang lại lợi nhuận cao nhất và các nhiệm vụ phù hợp nhất để đáp ứng mục tiêu của mình. Điều này sẽ cho phép bạn phân bổ nhiều thời gian hơn cho các hoạt động có tác động lớn nhất đến kết quả của bạn.
Dự kiến sự chậm trễ hoặc các sự kiện không lường trước được: theo dõi thời gian rất hữu ích để đề phòng nguy cơ vượt quá thời hạn nhờ giám sát các hoạt động trong thời gian thực. Bạn có thể theo dõi tiến độ và tôn trọng thời hạn, nhưng cũng có thể phản ứng nhanh chóng trong trường hợp xảy ra các sự kiện không lường trước được để giảm thiểu hậu quả.
Phân phối công việc tốt hơn: theo dõi thời gian cho phép bạn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực, đặc biệt bằng cách cân bằng khối lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm, giúp tránh tình trạng quá tải đồng thời cải thiện sự cộng tác.
