Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp hoặc là một người bận rộn, bạn có thể nhận và gửi những email quan trọng hàng ngày.
Tuy nhiên, những email quan trọng này đôi khi có thể bị thất lạc. Chúng có thể vô tình bị xóa hoặc bị xóa khỏi hộp thư đến của bạn một cách cố ý. Một số email quan trọng cũng bị nuốt chửng trong hộp thư đến của bạn khi bạn nhận được rất nhiều email mỗi ngày.
Trong số rất nhiều email bạn nhận được hàng ngày, có một số email quan trọng mà bạn có thể muốn truy cập sau. Đây là nơi lưu trữ email có ích. Bằng cách lưu trữ một số email, bạn có thể bảo vệ dữ liệu quan trọng mà bạn không muốn mất do quá tải hoặc các hậu quả khác.
Bất chấp tính hữu ích của việc lưu trữ email, thật ngạc nhiên là có rất nhiều người không tận dụng được tính năng mạnh mẽ này. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ tìm hiểu thêm về việc lưu trữ email và giới thiệu cho bạn một số phần mềm lưu trữ email tốt nhất mà bạn thực sự cần.
Lợi ích của việc lưu trữ email
Khi bạn lưu trữ một email, bạn sẽ lưu trữ nó để sử dụng sau này. Nhiều chuyên gia kinh doanh sử dụng tính năng lưu trữ để giữ an toàn cho dữ liệu của họ hoặc để quay lại một email quan trọng trong tương lai. Đây là lý do tại sao việc lưu trữ email có thể mang lại lợi ích:
# 1. Lưu trữ 📦
Mỗi e-mail nhận được sẽ được lưu trên các máy chủ đang hoạt động. Dòng email tràn vào có thể khiến máy chủ bị chậm. Để cải thiện hiệu suất, bạn cần xóa email. Nhưng nếu có dữ liệu quan trọng trong đó thì sao? Đây là lúc việc lưu trữ email có thể giúp ích.
Nó cho phép bạn di chuyển dữ liệu email quan trọng đến một máy chủ an toàn bên ngoài hoặc tới đám mây nơi có thể dễ dàng truy cập.
Cũng đọc: Dịch vụ lưu trữ email đáng tin cậy dành cho doanh nghiệp nhỏ và lớn
#2. An ninh 🔒
Khi email của bạn được lưu trữ, chúng sẽ được bảo vệ trong môi trường an toàn với tính năng sao lưu dữ liệu thường xuyên.
Có những công cụ lưu trữ email cung cấp khả năng khắc phục thảm họa tuyệt vời nhưng chỉ khi bạn chọn đúng phần mềm. Một chỉ số quan trọng của phần mềm lưu trữ email tốt là 99,9% đảm bảo thời gian hoạt động.
#3. Năng suất 👨💻
Hộp thư đến quá tải có thể gây khó khăn cho việc tìm kiếm một email cụ thể. Nếu công việc của bạn yêu cầu bạn phải tìm kiếm một email cụ thể, trước tiên bạn cần duyệt qua một vài email.
Bằng cách lưu trữ email của mình, bạn có thể dễ dàng truy cập các email bạn cần từ kho lưu trữ và sao lưu dữ liệu email. Ngoài ra, để giữ nhóm của bạn trên một trang, bạn nên sử dụng các công cụ hộp thư đến chung để quản lý email của nhóm.
#4. Khả năng tương thích ⚖️
Các tổ chức trong nhiều ngành lưu giữ hồ sơ liên lạc qua email cho các mục đích chính thức. Điều này có thể được hỏi trong quá trình kiểm tra hoặc điều tra. Xóa tất cả các email có thể không phải là ý tưởng tốt nhất nếu bạn muốn tuân thủ luật pháp và không muốn gặp rắc rối với chính quyền.
Bạn có thể lưu trữ và lưu trữ các email quan trọng của mình và đảm bảo an toàn hơn. Nhìn chung, việc lưu trữ email có thể mang lại một số lợi ích ở cấp độ cá nhân và tổ chức.
Giới thiệu phần mềm lưu trữ email
Phần mềm lưu trữ email được thiết kế để khắc phục sự cố, giúp bạn lưu trữ các email quan trọng và khôi phục chúng theo yêu cầu. Những công cụ này cũng giúp bạn xóa các email không mong muốn, giải phóng không gian máy chủ và tăng tốc hoạt động của email. Đồng thời, bạn có thể sử dụng các giải pháp bảo mật email để bảo vệ bản thân khỏi các cuộc tấn công spam và lừa đảo.
Phần mềm lưu trữ email có thể hữu ích trong nhiều trường hợp, cho cả mục đích sử dụng cá nhân và chuyên nghiệp.
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn cần một giải pháp lưu trữ email để đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành để tất cả các thông tin liên lạc qua email trong tổ chức của bạn có thể được lưu giữ trong trường hợp có cuộc điều tra hoặc kiểm toán chính thức.
Cách thức hoạt động của phần mềm lưu trữ email
Khi bạn lưu trữ các email cụ thể, về cơ bản bạn sẽ di chuyển chúng từ hộp thư đến chính của mình sang một thư mục lưu trữ riêng. Bằng cách này, bạn có thể giữ email để sử dụng trong tương lai và truy cập nó mà không gặp vấn đề gì.
Với giải pháp lưu trữ email hiệu quả, bạn có thể di chuyển các email quan trọng của mình đến nơi an toàn hơn, cho phép khắc phục thảm họa.
Lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm lưu trữ email là nó đáp ứng các yêu cầu tuân thủ của tổ chức, nhưng điều này thay đổi tùy theo phần mềm. Doanh nghiệp cũng có thể định cấu hình công cụ lưu trữ dựa trên nhu cầu của mình. Ví dụ: một công ty có thể lưu trữ tất cả các email đến khi cần, giảm nhu cầu thường xuyên dọn dẹp hộp thư đến.
Trước khi bắt đầu tìm kiếm giải pháp lưu trữ email, tốt nhất bạn nên tự làm quen với các tính năng cũng như chính sách tuân thủ của nó và đưa ra quyết định đúng đắn.
Các tính năng chính cần tìm trong phần mềm lưu trữ email
Trước khi quyết định giải pháp lưu trữ email, có một số tính năng chính bạn không nên thỏa hiệp.
Đây là những yêu cầu tối thiểu nếu bạn cần một phần mềm mạnh mẽ và hoạt động tốt để dễ dàng lưu trữ và sao lưu các email quan trọng của mình. Dưới đây là các tính năng bắt buộc phải có của phần mềm lưu trữ email:
- Chức năng tìm kiếm nhanh chóng và trực quan để truy cập dữ liệu email được lưu trữ trong phần mềm
- Dễ dàng quản lý lượng lớn dữ liệu email quan trọng
- Tuân thủ các quy định
- Tiết kiệm và hiệu quả
Nếu bạn có thể có được một công cụ đáp ứng ✅ tất cả các yêu cầu trên, bạn đã có một sự kết hợp hoàn hảo.
Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu về phần mềm lưu trữ email, hãy xem các tùy chọn tốt nhất mà bạn có thể sử dụng cho yêu cầu của mình.
Sự bắt chước
Mimecast cung cấp giải pháp dựa trên đám mây để giải quyết các vấn đề về lưu trữ cho một tổ chức có danh sách lưu trữ email dường như vô tận. Loại bỏ rắc rối khi lưu trữ email với các tính năng mạnh mẽ được thiết kế để giúp việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Không giống như phần mềm lưu trữ email thông thường, Mimecast rất phù hợp cho các doanh nghiệp đang phát triển đang tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí hơn.
Vì việc bảo trì phần mềm lưu trữ email đôi khi có thể tốn kém và phức tạp nên tôi thấy các tính năng quản lý lưu trữ email của Mimecast rất hữu ích. Nếu bạn muốn giữ những email quan trọng của mình an toàn và dễ dàng truy cập, Mimecast là một lựa chọn thông minh.
Trang chủ của cửa hàng thư
Nếu bạn đang tìm kiếm một điểm dừng duy nhất cho email từ nhiều máy tính, hệ thống và chương trình thì Mailstore Home là một lựa chọn tuyệt vời và cũng miễn phí. Lưu trữ các thông tin liên lạc email cần thiết trong kho lưu trữ trung tâm an toàn.
Nhờ khả năng nâng cao của giải pháp lưu trữ email này, bạn không còn phải mất email do tệp PST bị lỗi, sao lưu dữ liệu không đầy đủ hoặc các sự cố khác.
Với chức năng tìm kiếm thông minh, MailStore Home giúp bạn dễ dàng tìm kiếm một email cụ thể, ngay cả trong các kho lưu trữ lớn. Bạn có thể di chuyển email vào hộp thư đến chính của mình và hủy lưu trữ chúng bất kỳ lúc nào.
Lưu trữ email Pro
Email Archive Pro giúp việc lưu trữ dễ dàng nhất có thể. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể lưu trữ một số tài khoản email và thư mục và lưu trữ chúng ở nơi an toàn để sử dụng trong tương lai. Bạn cũng có thể biến chúng thành các tệp PDF có thể tìm kiếm để tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng.
Giải pháp lưu trữ email này cũng cung cấp hỗ trợ G-Suite gốc thông qua tích hợp với API Gmail. Với Gmail OAuth, bạn có thể tận hưởng khả năng bảo mật nâng cao và quyền truy cập chỉ đọc.
Để lưu trữ email dễ dàng, Email Archive Pro thực sự là một chuyên gia trong trò chơi này.
cá nhồng
Công ty của bạn có muốn giảm thiểu yêu cầu lưu trữ email và tăng năng suất của người dùng không? Barracuda là giải pháp hoàn hảo để mang đến cho bạn điều đó. Với công cụ này, bạn có thể di chuyển thông tin quan trọng lên đám mây một cách an toàn, coi thông tin đó như một lớp lưu trữ bổ sung để bảo vệ thêm dữ liệu email.
Vì dữ liệu được lưu trữ bên ngoài môi trường email hoạt động nên dữ liệu được lưu trữ an toàn mà không sợ bị xóa hoặc hỏng. Bằng cách quản lý khối lượng dữ liệu trên máy chủ email, bạn có thể giảm đáng kể chi phí trong khi vẫn duy trì mức hiệu quả hoạt động lý tưởng.
Barracuda cũng đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của chính phủ và quy định, đồng thời hợp lý hóa việc khám phá điện tử.
Jatheon
Jatheon có giải pháp lưu trữ email tại chỗ mạnh mẽ giúp bạn lưu trữ, truy xuất, quản lý và kiểm soát một lượng lớn dữ liệu email cũng như thông tin phi cấu trúc của công ty.
Bộ lưu trữ nâng cao của Jatheon cho phép bạn phân tích dữ liệu đã lưu trữ và thu thập thông tin chi tiết có thể được sử dụng trên tất cả các bộ phận. Nó tăng cường khả năng khám phá điện tử bằng cách cho phép truy cập vào dữ liệu để quản lý và bảo vệ dữ liệu, đồng thời cung cấp các chức năng tìm kiếm cụ thể để giúp bạn tìm và truy xuất dữ liệu.
Khi nói đến giải pháp lưu trữ email tất cả trong một, Jatheon là một lựa chọn tuyệt vời. Nó có thể cải thiện việc quản lý dữ liệu bằng cách phát hiện các vấn đề trước khi chúng leo thang và ngăn chặn hành vi sai trái của nhân viên.
Tìm kiếm
Một giải pháp lưu trữ email giúp việc lưu trữ, quản lý và truy xuất dữ liệu email dễ dàng hơn bao giờ hết, Quest có thể được triển khai khá liền mạch.
Với giải pháp này, bạn có thể giảm nhu cầu lưu giữ dữ liệu lâu dài và nhu cầu quản lý hiệu suất máy chủ email bằng cách lưu trữ tệp đính kèm email trong một phiên bản duy nhất tách biệt với máy chủ.
Quest cũng cung cấp các tùy chọn lưu trữ hiệu quả trong khi vẫn tuân thủ quy định. Ngoài ra, bạn có thể tạo thẻ để phân loại, cho phép bạn di chuyển và chỉ tải xuống dữ liệu đã chọn.
Thiên Bình
Libraesva là một trong những giải pháp lưu trữ email hàng đầu để bảo vệ thông tin kinh doanh quan trọng, cải thiện năng suất của nhân viên và đơn giản hóa việc tuân thủ.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý email, quản lý rủi ro và tuân thủ đơn giản nhưng hiệu quả, thì không đâu khác ngoài Libraesva.
Cho dù bạn sử dụng máy chủ email tại chỗ hay dựa trên đám mây, Libraesva có thể cung cấp cho bạn các giải pháp lưu trữ email tốt nhất. Cung cấp khả năng tích hợp gốc với Office 365 và Microsoft Exchange, đồng thời tiện ích bổ sung Outlook độc quyền của phần mềm cho phép truy cập dễ dàng vào các email đã lưu trữ, cho dù trên hệ thống Windowshoặc Mac.
ArcTitan
ArcTitan là một công cụ tích hợp và tự động với Office 365, cho phép tìm kiếm email cực nhanh đối với dữ liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ. Bạn sẽ thích cách thiết lập dễ dàng và triển khai tiết kiệm chi phí của phần mềm này. Biến dữ liệu email quan trọng thành kho lưu trữ bằng cách lưu trữ nó trong kho lưu trữ.
Cho dù bạn cần một giải pháp lưu trữ email cho doanh nghiệp, giáo dục hay MSP của mình, Arctitan là một lựa chọn tuyệt vời cho nhu cầu lưu trữ động của bạn. Chưa kể việc truy cập email từ xa khiến thỏa thuận trở nên thú vị hơn.
có khả năng N
Nếu bạn thích các giải pháp bảo vệ và lưu trữ email dựa trên đám mây, bạn sẽ thấy N-able là một trong những giải pháp tốt nhất trong ngành. Đây là giải pháp lưu trữ email đám mây mạnh mẽ và được mã hóa giúp giữ an toàn cho dữ liệu của bạn.
Với nó, bạn có thể bảo vệ dữ liệu của mình và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ do cơ quan quản lý ngành đặt ra như HIPAA, FRCP và SOX.
MSP có thể quản lý các yêu cầu lưu trữ cho các email đến và đi như các chuyên gia có khả năng N, đồng thời giảm chi phí lưu trữ trên cơ sở hạ tầng cục bộ.
đập vỡ
Là một công cụ hiệu quả để ghi lại các email quan trọng, Smarsh có thể lưu trữ các email có chứa tệp đính kèm đồng thời cho phép tổ chức của bạn tuân thủ các quy định của chính phủ và chính sách lưu trữ hồ sơ.
Một trong những tính năng tốt nhất của phần mềm này là hỗ trợ thu thập nguồn trực tiếp ở định dạng gốc để đảm bảo giữ nguyên bối cảnh dữ liệu hoàn chỉnh.
Nó có thể giúp tách biệt các tin nhắn nội bộ, bên ngoài, đến và đi. Hơn nữa, nó cũng cung cấp quyền truy cập vào kho lưu trữ cá nhân, cho phép nhân viên của bạn truy cập vào lịch sử email của họ.
Không còn nghi ngờ gì nữa, Smarsh là một gói lưu trữ email tuyệt vời.
đồng hồ đo thư
MailMeter có tất cả các tính năng mà bạn mong đợi từ một phần mềm lưu trữ email tốt ở cùng một nơi. Từ điều hướng hộp thư đến đến thực hiện khám phá điện tử và tìm kiếm DSAR cũng như cung cấp quản lý email tại chỗ và đám mây, đây là giải pháp hoàn chỉnh cho nhu cầu lưu trữ email của bạn.
Giao diện nâng cao của công cụ giúp bạn dễ dàng thu hẹp tìm kiếm email của mình vì bất kỳ lý do gì bằng cách sử dụng các tiêu chí đã xác định.
MailMeter có thể là một hiện tượng nếu bạn điều hành một doanh nghiệp vì bạn phải xử lý rất nhiều dữ liệu email. Đầu tư vào phần mềm này có thể dễ dàng ngăn ngừa mất dữ liệu và bảo vệ dữ liệu email của bạn.
Arcserve
Arcserve giúp việc quản lý email trở nên liền mạch nhất có thể bằng cách hợp lý hóa việc thu thập và lưu trữ email trên nhiều địa điểm, chi nhánh và người dùng cuối.
Phần mềm có thể được tích hợp với nhiều nền tảng của bên thứ ba, bao gồm Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange và IBM Domino. Vì vậy, cho dù bạn sử dụng dịch vụ nào, tất cả những gì bạn cần là Arcserve để kết hợp tất cả lại với nhau.
Đông cứng
Để dễ dàng nắm bắt, lưu trữ và tìm kiếm email, Cryoserve là một giải pháp tuyệt vời. Sự phổ biến của phần mềm này là do tính linh hoạt của nó. Nó có thể được sử dụng làm giải pháp lưu trữ email, SaaS dựa trên đám mây, thiết bị phần cứng và giải pháp kết hợp để phù hợp với cơ sở hạ tầng CNTT của bạn.
Bằng cách giữ bản sao của tất cả các email đã nhận và gửi, Cryoserve biến dữ liệu thành tài nguyên để sử dụng hàng ngày. Bạn có thể yên tâm khi biết rằng tất cả dữ liệu kinh doanh quan trọng của bạn đều được đảm bảo an toàn và có thể dễ dàng truy xuất nếu cần.
Intradin
Bạn có muốn bảo mật dữ liệu email của mình cho các yêu cầu kiện tụng, Quyền được biết hoặc Khám phá điện tử trong tương lai không? Intradyn có thể giúp bạn làm điều này một cách dễ dàng. Nó ghi lại các email đến và đi để cung cấp bản ghi tất cả các thông tin liên lạc đồng thời bảo vệ dữ liệu để sử dụng trong tương lai.
Intradyn có thể nhập email RFC822 thô và di chuyển các email lịch sử. Ngoài ra, nó hoạt động với tất cả các dịch vụ email tốt nhất bao gồm MS Exchange, Gmail, Office 365 và hơn thế nữa.
Vi tiêu điểm
Microfocus đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu lưu trữ email của bạn với một kho lưu trữ duy nhất và nhiều nền tảng. Công cụ này đơn giản hóa việc thu thập, lưu trữ, lưu trữ, tìm kiếm và khám phá tất cả thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài qua email, phương tiện truyền thông xã hội và SMS.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp giám sát thông tin liên lạc trên tất cả các nền tảng mà công ty bạn sử dụng, thì Microfocus là công cụ để thực hiện điều đó.
Có thể nói rằng đây là giải pháp lưu trữ email tất cả trong một.
Suy nghĩ cuối cùng
Giải pháp lưu trữ email đơn giản hóa việc lưu trữ và bảo vệ email đồng thời cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng và không gặp rắc rối. Nó cũng giúp bạn tuân thủ các quy tắc của ngành để ghi lại email cho mục đích của chính phủ. Điều này làm giảm các nhiệm vụ quản trị của việc quản lý email vì quy trình này được tự động hóa. Để có năng suất cao hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm mẫu email.
Cuối cùng, tất cả đều phụ thuộc vào phần mềm bạn chọn. Những cái được liệt kê trong bài đăng này được lựa chọn cẩn thận và hoạt động cực kỳ tốt về tốc độ, hiệu quả chi phí và độ tin cậy.
Sau đó, hãy xem các giải pháp tốt nhất để lọc email và chống thư rác.
