Bạn có sử dụng Google Docs hàng ngày để ghi chú, viết báo cáo hoặc làm việc cùng nhau trong một dự án không? Dưới đây là một số lời khuyên thiết thực để tăng năng suất của bạn khi sử dụng phần mềm!
1. Kích hoạt chế độ ngoại tuyến
Tuy nhiên, nếu Google Docs là một công cụ trực tuyến và được kết nối với đám mây thông qua Google Drive thì bạn có thể kích hoạt chế độ ngoại tuyến và tiếp tục viết mà không cần kết nối Internet. Điều này một mặt cho phép bạn tập trung vào nhiệm vụ của mình và mặt khác, có thể viết từ bất kỳ nơi nào, ngay cả những nơi xa nhất!
Để kích hoạt chế độ ngoại tuyến:
Truy cập Google Drive, nhấp vào biểu tượng bánh răng (trên cùng bên phải) và chọn Cài đặtXác định vị trí tab Ngoại tuyếnvà chọn hộp tương ứng để bật chế độ ngoại tuyến. Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa tệp Tài liệu (cũng như cả Trang tính hoặc Trang trình bày) mà không cần truy cập Internet.
Lưu ý: bạn có thể cần tải xuống tiện ích mở rộng chính thức tài liệu google ngoại tuyến để có thể sử dụng chế độ ngoại tuyến (đặc biệt nếu bạn sử dụng trình duyệt web Microsoft Edge).
2. Sử dụng mục lục
Bạn có một báo cáo dài để viết? Bắt đầu bằng cách cấu trúc tài liệu của bạn để làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn và tránh hội chứng trang trống! Đối với điều này bạn có thể sử dụng chức năng phong cáchmà còn tạo mục lục.
Để định cấu hình kiểu tiêu đề, chỉ cần nhấp vào menu thả xuống ” Bình thường “, sau đó chọn tiêu đề tương ứng. Nếu bạn chọn “Cập nhật tiêu đề X dựa trên lựa chọn/vị trí dấu mũ”tất cả các tựa game theo phong cách này sẽ có những đặc điểm giống nhau.
Bạn cũng có tùy chọn xem phác thảo tài liệu để có cái nhìn tổng quan về cấu trúc của nó trong nháy mắt. Để làm điều này, chọn Trưng bày trong thanh menu, sau đó Hiển thị bản đồ.
Cuối cùng, bạn có thể thiết lập mục lục ở đầu tệp để hướng dẫn bạn nhưng cũng để hướng dẫn người đọc sau này. Để thực hiện việc này, hãy truy cập chèn > Nội dung. Để cập nhật mục lục này với mỗi tiêu đề mới, chỉ cần nhấp vào biểu tượng mũi tên ở bên trái mục lục.
3. Hiển thị số từ trong tài liệu
Bạn có phải đạt đến một số lượng từ nhất định để tài liệu của bạn được xác thực không? Trong Google Docs có thể xem được số từ viết. Để thực hiện việc này, hãy truy cập Công cụ > Đếm từ (hoặc sử dụng phím tắt sau: Ctrl+Shift+C).
Nếu bạn chọn hộp Hiển thị số từ khi bạn nhập, một phần chèn xuất hiện (phía dưới bên trái màn hình), với số lượng từ được viết theo thời gian thực. Lưu ý: Nếu bạn chọn một đoạn văn bản cụ thể, số từ được hiển thị chỉ dành cho phần cụ thể đó.
4. Sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói trên Google Docs
Bạn có bắt đầu bị chuột rút ở ngón tay sau khi viết được 40 trang không? Hãy thử gõ bằng giọng nói! Để bật tính năng nhập liệu bằng giọng nói trên Tài liệu, hãy nhấp vào Công cụ > Nhập bằng giọng nói. Sau đó bấm vào micro hiện ra rồi cho phép Google sử dụng micro của bạn. Tất cả bạn phải làm là đọc chính tả văn bản của bạn!
5. So sánh các phiên bản khác nhau của một tài liệu
Bạn đã xóa nhầm một đoạn văn? Không sợ hãi ! Trên Google Docs, bạn có thể truy cập lịch sử tập hợp các phiên bản trước của tài liệu của mình. Một tính năng rất thiết thực để tìm kiếm thông tin đã bị xóa, đồng thời xem tiến độ công việc của bạn và củng cố động lực của bạn!
Để hiển thị phiên bản cũ, nhấp vào đề cập Chỉnh sửa lần cuối trước đây [X minutes/heures/jours], trong trình đơn. Một menu mới xuất hiện ở phía bên phải, với tất cả các phiên bản trước đó. Nhấp vào một phiên bản cụ thể để nó xuất hiện trên tài liệu của bạn.
Phần thưởng: một phím tắt để tạo một tài liệu mới
Để tạo nhanh tệp Google Docs, chỉ cần gõ “tài liệu.new” trong thanh URL của Chrome và nhấn Enter. Một tài liệu mới được tạo tự động.
