Sự thành công của bất kỳ dự án nào đều phụ thuộc vào việc lập kế hoạch và quản lý dự án hiệu quả. Quản lý dự án là một thách thức đối với người quản lý dự án, đặc biệt khi có nhiều dự án, thời hạn và các thành viên trong nhóm cần phối hợp.
May mắn thay, phần mềm lập kế hoạch dự án có thể đơn giản hóa quá trình này rất nhiều. Những công cụ này cung cấp nhiều tính năng để đơn giản hóa việc lập kế hoạch và thực hiện dự án, bao gồm biểu đồ Gantt và phân bổ nguồn lực.
Tuy nhiên, việc chọn một thứ phù hợp với nhu cầu của bạn có thể rất mệt mỏi vì có rất nhiều lựa chọn có sẵn. Để giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt và tăng cường sự thành công cho dự án sắp tới của mình, chúng tôi xem xét các công cụ lập kế hoạch dự án tốt nhất hiện có, đi sâu vào các tính năng của chúng. Nhưng trước tiên, hãy hiểu tầm quan trọng của việc lập kế hoạch dự án trong lĩnh vực quản lý dự án.
Tại sao lập kế hoạch dự án lại quan trọng trong quản lý dự án?
Lập kế hoạch dự án là một phần quan trọng trong quản lý dự án vì nó giúp bạn quản lý thời gian, nguồn lực và nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án thành công.
- Quản lý thời gian: Lập kế hoạch dự án cho phép người quản lý dự án đặt ra thời hạn hoàn thành các nhiệm vụ riêng lẻ trong một dự án và toàn bộ dự án. Nó giúp họ lường trước sự chậm trễ, lập kế hoạch dự phòng và đảm bảo hoàn thành dự án đúng tiến độ.
- Phân bổ nguồn lực: Phân bổ hiệu quả các nguồn lực, bao gồm nhân sự, vật tư và thiết bị. Điều này đảm bảo rằng dự án sẽ tiến triển mà không bị chậm trễ và các nguồn lực sẽ có sẵn khi cần thiết.
- Ưu tiên: Người quản lý dự án có thể sắp xếp các nhiệm vụ và hoạt động theo mức độ ưu tiên và cấp bách. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động chính sẽ được hoàn thành đúng thời hạn và dự án sẽ tiến hành theo đúng kế hoạch.
- Giao tiếp: Lập kế hoạch giúp thông báo cho các bên liên quan, thành viên nhóm và khách hàng về tiến độ, kỳ vọng và các cột mốc quan trọng của dự án.
- Lập ngân sách: Lập kế hoạch dự án cho phép người quản lý dự án dự đoán một cách an toàn thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, giúp lập ngân sách và quản lý chi phí.
Nhìn chung, lập kế hoạch dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các dự án một cách hiệu quả để đảm bảo chúng được hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách và mục tiêu của dự án.
Các tính năng cần tìm trong phần mềm lập kế hoạch dự án
Dưới đây là một số tính năng quan trọng cần xem xét khi tìm kiếm phần mềm lập kế hoạch dự án:
- Quản lý nhiệm vụ: Có thể tạo và quản lý các nhiệm vụ, bao gồm phân công cho các thành viên trong nhóm, đặt ra thời hạn và theo dõi tiến độ.
- Biểu đồ Gantt: Biểu đồ Gantt là biểu diễn đồ họa của lịch trình dự án. Chương trình sẽ cho phép bạn tạo biểu đồ Gantt và cho phép bạn sửa đổi biểu đồ.
- Cộng tác: Các công cụ cộng tác rất cần thiết khi làm việc trên một dự án. Chương trình sẽ cho phép các thành viên trong nhóm tương tác, chia sẻ tệp và làm việc cùng nhau trong các dự án.
- Theo dõi thời gian: Tính năng theo dõi thời gian rất cần thiết để theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ và dự án. Phần mềm sẽ có thể theo dõi thời gian của từng thành viên trong nhóm, cung cấp cho người quản lý dự án báo cáo về lượng thời gian họ dành cho mỗi nhiệm vụ.
- Báo cáo: Người quản lý dự án có thể theo dõi trạng thái dự án, theo dõi tiến độ dự án và phát hiện các vấn đề với tính năng báo cáo của phần mềm.
Bây giờ chúng ta đã biết vai trò của phần mềm lập kế hoạch dự án trong việc thực hiện thành công các dự án trong các tổ chức, hãy chuyển sang xem xét các lựa chọn tốt nhất hiện có.
Thứ hai
Thứ hai là một nền tảng quản lý dự án chính thức và lập kế hoạch dự án là một trong nhiều khả năng của nó. Công cụ này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức và giúp hiểu được tiến độ của các nhiệm vụ cùng với trạng thái của chúng.
Tính năng dòng thời gian thứ Hai cho phép bạn lập kế hoạch dự án, đặt thời hạn, phân công thành viên trong nhóm, phân công nhiệm vụ và thiết lập các mối quan hệ phụ thuộc. Phần mềm còn giúp bạn phân công lại nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột và theo dõi tiến độ sau khi thu thập dữ liệu từ nhiều bảng.
Các tính năng chính:
- Tạo biểu đồ tóm tắt và xuất kế hoạch dự án ở nhiều định dạng như XML, PDF, v.v.
- Tích hợp thứ hai với Slack, Excel, Google Drive, Gmail, Lịch Google, Jira, GitHub, v.v.
- Bảng Kanban để quản lý mọi thứ từ dự án đến các phòng ban.
- Danh sách kiểm tra hàng tuần để tổ chức các nhiệm vụ hàng tuần và theo dõi các dự án.
Quản lý dự án
Đơn giản như tên gọi của nó, ProjectManager là phần mềm lập kế hoạch dự án đơn giản giúp việc tạo các kế hoạch dự án chính xác và lập kế hoạch dự án trở nên dễ dàng. Bạn có thể trực quan hóa kế hoạch dự án của mình bằng các mốc thời gian, biểu đồ Gantt và lịch để luôn cập nhật mọi thứ.
Các tính năng quản lý nhiệm vụ và theo dõi thời gian cho phép nhóm của bạn xem các nhiệm vụ sắp tới và cung cấp thông tin cập nhật trạng thái theo thời gian thực cho các bên liên quan. Nói chung, nó đi kèm với tất cả các tính năng hữu ích để đảm bảo tiến độ dự án thành công.
Các tính năng chính:
- Biểu đồ Gantt, danh sách nhiệm vụ, bảng tính, bảng Kanban và lịch dự án để đặt ra các yếu tố phụ thuộc, thời hạn và cột mốc cũng như xác định các giai đoạn của dự án.
- Tích hợp với hơn 1.000 ứng dụng kinh doanh, bao gồm Office 365, Google, Jira, Slack và Zapier, cùng nhiều ứng dụng khác.
- Cho phép bạn tạo lịch trình trực quan và nhận thông tin cập nhật theo thời gian thực.
- Bảng thông tin dự án trực tuyến để theo dõi tài nguyên, dữ liệu và ngân sách theo thời gian thực.
- Bảng chấm công để theo dõi thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ.
Tấm thông minh
Smartsheet là một nền tảng lập kế hoạch dự án tiên tiến cho phép các công ty đồng bộ hóa lịch trình dự án, theo dõi nhiệm vụ và ngân sách cũng như bàn giao dự án đúng thời hạn. Với nhiều chế độ xem trực quan như bảng, biểu đồ Gantt và lịch, các thành viên trong nhóm có đủ sự linh hoạt để phân tích những gì họ đang làm.
Smartsheet thúc đẩy sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ công việc của họ với quyền truy cập vào thông tin chi tiết của dự án khi đang di chuyển, bất kể vị trí của họ. Một số dịch vụ chính của Smartsheet bao gồm:
- Quản lý nguồn lực để tìm hiểu xem các thành viên trong nhóm đang làm việc gì và nhanh chóng điều chỉnh việc phân bổ.
- Tạo hệ thống kiểm kê theo thời gian thực bằng cách đính kèm tài liệu dự án, chi tiết và thư từ vào lịch trình dự án và các nhiệm vụ riêng lẻ.
- Chế độ xem lịch được mã hóa màu tương tác để nhanh chóng xác định các nhiệm vụ và thời hạn sắp tới.
- Ứng dụng di động dành cho iOS và Android cho phép bạn truy cập vào kế hoạch dự án ở mọi nơi.
- Tích hợp với các ứng dụng như Microsoft, Google, Dropbox, Jira và Salesforce.
- Các mẫu lập kế hoạch dự án để giúp bạn bắt đầu.
đội Gantt
Được tin cậy bởi các thương hiệu như Amazon, Netflix và Nike, TeamGantt cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để đáp ứng thời hạn, tiết kiệm thời gian và hoàn thành các dự án đúng ngân sách. Phần mềm lập kế hoạch dự án này cho phép bạn phân công nhiệm vụ, tạo lịch trình và dễ dàng lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án.
Chế độ xem toàn cảnh về dòng thời gian của dự án cho phép người quản lý xem nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm, cập nhật lịch trình dự án và phân công nhiệm vụ từ mọi nơi, trên mọi thiết bị. Báo cáo cơ sở so sánh kế hoạch dự án ban đầu với tiến độ hiện tại để trực quan hóa tiến độ đã đạt được.
Các dịch vụ khác của teamgantt bao gồm chế độ xem danh mục đầu tư, báo cáo, lịch, chế độ xem danh sách và ứng dụng di động để quản lý dự án khi đang di chuyển.
Các tính năng chính:
- Chức năng kéo và thả để lập lịch dễ dàng.
- Cập nhật và kiểm tra lịch trình dự án từ mọi thiết bị.
- Tính năng cộng tác để đơn giản hóa việc giao tiếp.
- Xem khối lượng công việc của nhóm và tính khả dụng.
- Định dạng xem lịch và danh sách.
Dự báo
Dự báo cung cấp cho các công ty một nền tảng trực quan và dễ sử dụng để quản lý dự án, nguồn lực và ngân sách. Các tính năng thông minh của phần mềm này, dựa trên trí tuệ nhân tạo, giúp bạn lập kế hoạch và thực hiện các dự án cũng như đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Điểm độc đáo của Forecst là cơ chế cảnh báo thông minh giúp giảm thiểu rủi ro khi lịch trình đi chệch khỏi kế hoạch.
Các tính năng chính:
- Lập kế hoạch dự án được hỗ trợ bởi AI để đưa ra quyết định thông minh hơn.
- Khả năng quản lý nguồn lực để quản lý công việc, nguồn lực và tài chính.
- Phân tích kinh doanh tự động, chuyên sâu để hỗ trợ các quyết định kinh doanh.
- Hợp tác nhóm hiệu quả để giúp mọi người đi đúng hướng.
- Phần mềm quản lý dự án để lập kế hoạch, theo dõi và điều hành các dự án cũng như quản lý tài chính.
- Tích hợp với các công cụ năng suất và quản lý dự án phổ biến như Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira, v.v.
GanttPro
GanttPro cho phép lập kế hoạch nhiệm vụ và theo dõi dự án chính xác để tăng tốc quá trình quản lý miễn phí. Phần mềm hoạt động hoàn hảo cho tất cả các loại kế hoạch trực tuyến và cho phép bạn tạo các tác vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột. Biểu đồ Gantt trình bày các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc theo cách trực quan hấp dẫn.
Cho phép bạn nhanh chóng theo dõi và giám sát lịch trình của mình, GanttPro là sự lựa chọn hoàn hảo cho bất kỳ tình huống nào mà việc lập kế hoạch và quản lý dự án là bắt buộc.
Các tính năng chính:
- Phân công và quản lý nhiệm vụ, bài tập chỉ bằng một cú nhấp chuột.
- Tính năng cộng tác nhóm để tăng năng suất.
- Quản lý tài nguyên cùng với khối lượng công việc của họ và phân công lại nhiệm vụ khi cần thiết.
- Xuất và chia sẻ lịch trình dự án với các bên liên quan, khách hàng và thành viên nhóm.
- So sánh tiến độ tiến độ hiện tại với kế hoạch ban đầu để xác định rủi ro.
Công việc thông minh
Các thương hiệu như Pepsi, Reliance và Hitachi cùng hơn 2.000 công ty tin tưởng SmartTask trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án. Nền tảng đơn giản nhưng mạnh mẽ cung cấp mọi thứ bạn cần để cộng tác với các thành viên trong nhóm, làm việc trên các dự án và luôn ngăn nắp.
Bảng điều khiển tập trung có khả năng tùy biến cao và cho phép bạn chuyển đổi giữa các chế độ xem dưới dạng danh sách, bảng, lịch và dòng thời gian. Mô-đun báo cáo mạnh mẽ cho phép bạn tạo biểu đồ theo thời gian thực và xác định các vấn đề tiềm ẩn.
Các tính năng chính:
- Các mốc quan trọng của dự án để theo dõi tiến độ dự án lớn.
- Dòng thời gian để dễ dàng xem và theo dõi tiến trình của bạn cũng như nhanh chóng xác định những gì bạn đang làm.
- Tự động lập kế hoạch cho các nhiệm vụ phụ thuộc vào độ trễ.
- Cơ sở để so sánh tiến độ hiện tại với kế hoạch dự án ban đầu.
- Mẫu dự án để hoàn thành nhanh chóng các dự án lặp đi lặp lại.
Cái đồng hồ
Clockify là phần mềm chấm công nổi tiếng, cho phép bạn quản lý và lên lịch cho các dự án cũng như nguồn lực. Nó cho phép bạn quản lý nhân viên, trực quan hóa các ca làm việc và dự án theo dòng thời gian, đồng thời theo dõi thời gian các thành viên trong nhóm sử dụng để luôn đồng bộ hóa. Bạn cũng có thể tạo và xuất báo cáo dự án ở định dạng Excel và PDF để chia sẻ với các bên liên quan.
Sử dụng Clockify để lập kế hoạch dự án là một công việc không phức tạp. Bạn cần thiết lập các dự án và phân loại chúng theo khách hàng. Sau đó phân công các thành viên trong nhóm và bắt đầu lên lịch nhiệm vụ. Ngoài ra, có thể thêm dự án, đặt các mốc quan trọng và tạo nhiệm vụ trực tiếp từ bảng điều khiển.
Các tính năng chính:
- Nó cho phép bạn theo dõi thời gian, sự kiện, nhiệm vụ và tiến độ dự án.
- Trực quan hóa tiến độ dự án và dự báo hiệu suất dự án.
- Phân công báo cáo để so sánh kế hoạch dự kiến với kế hoạch dự án thực tế.
- Yêu cầu và theo dõi thời gian rảnh.
- Clockify có thể dễ dàng đồng bộ hóa với Outlook và Lịch Google
giáo sư
Phần mềm lập kế hoạch dự án dựa trên đám mây, ProProfs, cho phép theo dõi liền mạch các dự án và nhiệm vụ, đồng thời đơn giản hóa việc cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Nó cho phép người quản lý dự án xác định tiến độ bằng biểu đồ Gantt và nhận lời nhắc trong Lịch Google để đáp ứng thời hạn.
Bạn có thể phân công lại nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, nhận thông tin cập nhật tức thì và sử dụng tài nguyên hiệu quả với người lập kế hoạch dự án.
Các tính năng chính:
- Cộng tác trong thời gian thực và tạo ra các nhiệm vụ phụ thuộc.
- Đáp ứng thời hạn và lập kế hoạch dự án với Lịch Google và bảng Kanban.
- Đạt được các mốc quan trọng của dự án và theo dõi tiến độ dự án bằng biểu đồ Gantt.
- Theo dõi thời gian và giám sát hiệu suất làm việc của từng thành viên trong nhóm.
- Tạo các báo cáo chuyên sâu và xuất chúng ở nhiều định dạng khác nhau để chia sẻ với các bên liên quan.
những từ cuối
Phần mềm lập kế hoạch dự án cho phép người quản lý dự án và thành viên nhóm hoàn thành công việc, quản lý thời gian và ngân sách cũng như đáp ứng thời hạn. Tuy nhiên, tất cả đều phụ thuộc vào việc lựa chọn phần mềm lập kế hoạch dự án phù hợp để đáp ứng yêu cầu kinh doanh của bạn. Trước khi bạn quyết định chọn một, hãy xem xét cẩn thận các tính năng của chúng và so sánh các dịch vụ của chúng để nhận được lợi ích tối đa.
Bạn cũng có thể kiểm tra phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ miễn phí.
