Nếu bạn có đăng ký Office 365 hoặc Microsoft 365 (O365 hoặc M365), bạn có thể nhận thấy một biểu tượng mới có tên “Project Moca” trong Outlook Online. Đây là những gì nó là và làm thế nào để sử dụng công cụ quản lý dự án.
Dự án Moca là tên của Microsoft cho cái sẽ được gọi là “Không gian Outlook” khi được phát hành chính thức ra công chúng. Tính năng này đã có sẵn trong phiên bản Người dùng nội bộ của O365 được một thời gian. Bây giờ nó đã được đưa vào Bản xem trước, điều đó có nghĩa là Microsoft đang mở rộng quyền truy cập cho nhiều người hơn để nhận phản hồi và đánh giá phản ứng của người dùng.
Thông thường, một ứng dụng đạt được điều này sẽ được liệt kê dưới tên cuối cùng của nó – trong trường hợp này là Outlook Spaces. Khi bạn mở liên kết Dự án Moca, thậm chí bạn sẽ được đưa đến https://outlook.live.com/spaces/, nhưng vì một số lý do, công ty đã giữ tên “Dự án Moca”.
Vậy đo la cai gi? Chà, Project Moca là một công cụ quản lý dự án hợp tác. Đó là một phần Công cụ lập kế hoạch, một phần Bảng trắng, một phần Sway và một phần thứ gì đó mới. Nếu bạn đang thắc mắc tại sao Microsoft đặt tên nó là “Moca”, thì có vẻ như nó đang chạy trên “MOCHA”, một khung quản lý dự án.
Không phải ai cũng có quyền truy cập vào Project Moca. Để kiểm tra xem có hay không, hãy đăng nhập vào tài khoản O365/M365 của bạn, mở Outlook Online và nhìn vào cuối thanh ứng dụng ở bên trái. Nếu bạn có ứng dụng Project Moca, ứng dụng này sẽ ở dưới cùng.
Lần đầu tiên bạn nhấp vào biểu tượng, bạn có thể chọn một mẫu hoặc một khung vẽ trống.
Sau đó, Project Moca sẽ mở cài đặt không gian nơi bạn phải nhập tên không gian của mình, nhưng mọi thứ khác là tùy chọn.
Nếu bạn nhập tên của những người liên hệ có liên quan đến dự án mà bạn đang thực hiện và từ khóa, Moca sẽ tìm kiếm các email, tài liệu và các tệp khác phù hợp trong tài khoản O365 của bạn để thêm vào canvas. Nhấp vào “Tạo” và khung vẽ của bạn sẽ được tạo.
Tùy thuộc vào mẫu bạn chọn, bạn sẽ nhận được các giá trị mặc định khác nhau trên canvas của mình. Chúng sẽ được đặt tên khác nhau tùy thuộc vào mẫu, nhưng bất kể bạn chọn gì, bạn sẽ nhận được các cột Kanban mà bạn có thể kéo email, tài liệu và tác vụ vào đó.
Chúng giống như các nhóm bạn nhận được trong Microsoft Planner. Ở bên phải là phần Hoạt động, phần này sẽ tự động điền email và sự kiện lịch từ Outlook khi bạn nhập chi tiết liên hệ hoặc từ khóa của mình.
Sẽ có những thứ khác trên canvas, tùy thuộc vào mẫu bạn chọn, chẳng hạn như các cột mốc, mục tiêu, ứng dụng thời tiết và liên kết tới các tìm kiếm của Microsoft về chủ đề này.
Trong thanh bên bên trái, bạn có thể thêm bao nhiêu thứ tùy thích, chẳng hạn như tác vụ, liên kết và tệp.
Và đó là tất cả. Không gian làm việc có thể lớn bao nhiêu tùy thích, vì vậy số lượng nội dung bạn có thể thêm vào dường như là vô hạn (cũng như canvas Bảng trắng), mặc dù ứng dụng dường như tập trung vào các bộ sưu tập tác vụ (như Planner) được bao quanh bởi bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn muốn bạn muốn thêm (giống như Sway).
Vì Project Moca vẫn là bản phát hành trước tại thời điểm viết bài nên nó thiếu rất nhiều yếu tố có vẻ hữu ích, chẳng hạn như các công cụ cộng tác và chia sẻ. Nó rất thủ công để bạn có thể tự thiết lập các nhóm và nhiệm vụ, đồng thời không có cách nào để tự động di chuyển các nhiệm vụ khi trạng thái của chúng thay đổi, cũng như không cung cấp cho bạn tùy chọn để biểu thị luồng bằng những thứ như mũi tên hoặc các công cụ hỗ trợ trực quan khác. Chắc chắn, bạn có thể tạo hình ảnh của riêng mình và dán chúng, nhưng một số tùy chọn sơ đồ kiểu Visio chắc chắn sẽ cung cấp cho một công cụ dạng tự do và rộng rãi như vậy một số ranh giới và hướng.
Ngoài ra còn có sự thiếu tích hợp ngoài dự kiến với SharePoint, Power Automate (trước đây là Microsoft Flow) và Microsoft Forms, thường được kết nối với mọi thứ Microsoft thực hiện trong 365.
Tuy nhiên, hãy nhấn mạnh rằng đây là bản xem trước và Microsoft thường bổ sung nhiều tính năng cho các ứng dụng đầu tiên của mình theo thời gian. Đó là một ý tưởng thú vị chắc chắn có tiềm năng, ngay cả khi nó dường như chưa sẵn sàng cho thời điểm hiện tại.
