Để đảm bảo tính bền vững của mình, mỗi công ty đều tìm cách mở rộng tầm nhìn của mình. Và để làm được điều đó, không có gì tốt hơn việc đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng! Vì vậy, bộ tài liệu báo chí hóa ra lại là công cụ lý tưởng để giới thiệu thương hiệu của bạn với các nhà báo và khiến họ muốn nói về nó. Hãy tập trung vào công cụ giao tiếp thiết yếu này cho mọi công ty.
Bộ báo chí là gì?
Định nghĩa của bộ báo chí
Bộ báo chí giúp truyền đạt những thông tin quan trọng nhất của một công ty. Việc tạo ra và phân phối nó là một phần của chiến lược quan hệ báo chí toàn cầu, nhằm mục đích làm cho một công ty hoặc thương hiệu được biết đến tại một thời điểm cụ thể trong vòng đời của nó.
Cụ thể, bộ tài liệu báo chí có dạng một tài liệu bên ngoài được gửi tới giới truyền thông hoặc đăng trên trang web của họ. Nó có ưu điểm là tổng hợp thông tin về một công ty, tập hợp các yếu tố chính về lịch sử cũng như thế mạnh của công ty đó. Nó cũng đưa ra những con số quan trọng, những thành công và giá trị của công ty.
Bộ báo chí, thông cáo báo chí, báo chí đánh giá… Sự khác biệt là gì?
Nếu các thuật ngữ này giống nhau và có cùng mục tiêu – đó là làm cho một công ty được biết đến – thì chúng không được trình bày theo cách tương đương và đáp ứng các nhu cầu khác nhau:
Bộ báo chí: một tài liệu hoàn chỉnh, tóm tắt lịch sử của một thương hiệu và những nhân vật chủ chốt trong quá trình phát triển của nó. Nó đại diện cho sự hỗ trợ cơ bản được gia hạn khoảng ba năm một lần.
Thông cáo báo chí: một tài liệu một hoặc hai trang dành cho mục đích sử dụng không thường xuyên (ví dụ: quảng bá một sự kiện cụ thể, phát biểu khi có tin đồn xấu, v.v.).
Xem xét báo chí : một tài liệu tập hợp tất cả các thông tin liên lạc đã có về công ty nhằm hướng dẫn các nhà báo (bài báo, sự xuất hiện trên truyền hình hoặc đài phát thanh, v.v.).
Bộ phương tiện truyền thông: một thư mục chứa tất cả các tệp và thông tin được cung cấp cho các nhà báo để tạo thông cáo báo chí của họ (logo, hình ảnh, bộ tài liệu báo chí, v.v.).
Làm thế nào để tạo một bộ báo chí?
Để thiết kế một bộ báo chí hiệu quả, phải tuân theo một số bước:
1. Xác định mục đích và hình thức
Trước khi bắt đầu viết, điều cần thiết là phải xác định mục tiêu của bộ tài liệu báo chí là gì (nó dành cho ai, mục tiêu là gì, v.v.). Việc lựa chọn định dạng cũng rất quan trọng tùy thuộc vào phương tiện tiếp cận:
Định dạng giấy: nó là lâu đời nhất, nó thích nghi với mọi tình huống. Mặt khác, nó không phải là một phần của phương pháp tiếp cận sinh thái có thể làm chậm mục tiêu của bạn.
Định dạng PDF có thể tải xuống: hầu hết các công ty đều chọn định dạng này vì nó dễ truy cập và truyền tải.
Định dạng trang web: dưới dạng một trang web được tích hợp trực tiếp vào trang web của bạn và có thể xem trực tuyến bất kỳ lúc nào.
Lưu ý: bạn cũng có thể kết hợp hai định dạng (ví dụ: gửi thư bằng giấy cho một số địa chỉ liên hệ được nhắm mục tiêu và định dạng PDF).
2. Chăm sóc trang bìa của bạn
Trang đầu tiên này phải thật đáng nhớ để thu hút sự chú ý của các nhà báo. Đặc biệt, chúng ta phải tìm:
Một tiêu đề nổi bật, Đề cập đến “bộ báo chí” cũng như năm tạo ra tài liệu, Logo của công ty và tên của nó, Màu sắc của thương hiệu.
3. Bao gồm một bản tóm tắt
Phần này rất cần thiết để giúp các nhà báo tìm thấy ngay thông tin họ đang tìm kiếm, bởi vì một trong những thách thức của bộ tài liệu báo chí là tiết kiệm thời gian cho họ.
4. Chia sẻ lời của người sáng lập
Bằng cách cung cấp một diễn đàn cho người sáng lập (hoặc những người đồng sáng lập), nó nhân bản hóa công ty và giúp giới truyền thông giới thiệu bộ mặt của thương hiệu. Cũng có thể thực hiện bài tập này dưới hình thức một cuộc phỏng vấn ngắn, chẳng hạn như trong đó người sáng lập có thể thảo luận về tầm nhìn của mình và sứ mệnh chung của công ty.
5. Giới thiệu công ty và dịch vụ của công ty
Bạn có thể bắt đầu bằng cách nói về lịch sử của công ty và những ngày tháng quan trọng của nó thông qua cách kể chuyện hiệu quả. Sau đó thảo luận về hoạt động hiện tại, các dịch vụ và/hoặc sản phẩm được cung cấp cũng như các giá trị mà thương hiệu bảo vệ. Phần này cũng phải nêu bật được những cam kết mà công ty đã đưa ra trong bối cảnh phát triển của mình.
6. Tập hợp những số liệu quan trọng
Một yếu tố quan trọng khác: những nhân vật chủ chốt của công ty! Một số thống kê nhất định trấn an các nhà báo và mang lại sự tin cậy cho hình ảnh thương hiệu. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ các số như:
Số lượng nhân viên, Sự phát triển của doanh thu, Số lượng khách hàng và/hoặc người dùng hiện tại, Số lượng người đăng ký các không gian xã hội và/hoặc nhận bản tin, Số lượng các sự kiện quan trọng cần ghi nhớ trong những năm qua…
Lời khuyên của chúng tôi: hãy chia sẻ những số liệu này dưới dạng một hoặc nhiều đồ họa thông tin để các nhà báo có thể dễ dàng sử dụng lại!
7. Thêm trang liên hệ
Một nhà báo muốn liên lạc với bạn để xuất bản? Đừng quên bao gồm chi tiết liên hệ của bạn trong bộ tài liệu báo chí: địa chỉ email, số điện thoại, mạng xã hội và địa chỉ trang web.
Lời khuyên của chúng tôi: hãy ghi thông tin liên hệ của bạn trên trang bìa cũng như trên trang cuối cùng của bộ tài liệu báo chí của bạn để tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả làm việc.
Ví dụ về bộ dụng cụ báo chí
Dưới đây là một số ví dụ về bộ tài liệu báo chí sẽ cho phép bạn kết hợp lý thuyết với thực hành!
Xin chào công việc: áp phích kinh doanh khu vực báo chí trực tiếp trên trang web của mình, bao gồm một bộ tài liệu báo chí để tải xuống ở định dạng PDF, các thông cáo báo chí hiện có cũng như một bộ tài liệu truyền thông.
Tổ giấy: công ty quản lý hợp đồng cung cấp khu vực báo chíbao gồm bộ tài liệu báo chí có thể tải xuống, các thông cáo báo chí khác nhau của thương hiệu và bộ tài liệu truyền thông.
Ngã ba : trang thương mại điện tử cung cấp khu vực báo chí được thực hiện bằng cách sử dụng công cụ quản lý dự án Notion, công cụ này cung cấp bộ tài liệu báo chí, thông cáo báo chí của thương hiệu, ảnh cũng như chi tiết liên hệ của người giới thiệu báo chí để liên hệ.
