Bạn có thường xuyên thực hiện các công việc lặp đi lặp lại trong Excel trong công việc của mình không? Không còn với macro nữa. Làm điều đó một lần và ghi lại; macro sẽ làm điều đó cho bạn bất cứ khi nào bạn muốn. Nói cách khác, macro ghi lại các tác vụ của bạn và lặp lại chúng mỗi khi bạn chạy chúng.
Bạn có thể đã sử dụng các chức năng để thực hiện một số hành động nhất định trước đây. Nếu không, hàm là tập hợp các tác vụ cụ thể sẽ được thực hiện khi được gọi. Macro trong Excel được xây dựng dựa trên ý tưởng này. Chúng tự động hóa các nhiệm vụ của bạn để bạn có thể tận dụng tối đa thời gian và nguồn lực của mình.
Để tạo macro cho tác vụ tiếp theo, trước tiên bạn phải bật macro. Mình sẽ hướng dẫn các bạn từng bước bật macro trong Excel cho cả 2 Windowscũng như Mac.
Nhưng trước đó, hãy xem lý do tại sao bạn cần macro với các trường hợp sử dụng thực tế.
Macro là gì?
Macro là một tính năng của Excel ghi lại các lệnh và tác vụ của bạn để phát lại theo yêu cầu. Về cơ bản, điều này giải phóng rất nhiều thời gian với tự động hóa.
Macro được xây dựng trên VBA (Visual Basic for Application), đây là ngôn ngữ lập trình của Microsoft để mã hóa trong Excel. Do đó, macro có thể được tạo bằng VBA. Tuy nhiên, nếu bạn không giỏi về mặt kỹ thuật, Excel cho phép bạn tạo macro chỉ bằng vài cú click chuột.
Khi macro được ghi, các tác vụ sẽ tự động được dịch ngầm thành mã VBA và được liên kết với một tập hợp các tổ hợp phím, được gọi đơn giản là phím nóng tùy chỉnh. Nếu bạn nhấn phím tắt tùy chỉnh này trong Excel, macro được liên kết với nó sẽ bắt đầu hoạt động.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ghi nhớ các phím, đừng lo lắng, Excel cũng có giải pháp cho vấn đề đó. Bạn có thể dễ dàng truy cập các macro đã tạo từ các tab có trong giao diện Excel.
Tại sao nên kích hoạt macro trong Excel?
Đến bây giờ, bạn có thể đã hiểu rõ macro là gì. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng mà bạn có thể thay thế các hành động lặp đi lặp lại bằng macro:
Quản lý dữ liệu: Dữ liệu là mục đích của Excel. Mỗi ngày chúng ta phải xử lý một lượng lớn dữ liệu trong Excel. Tự động hóa các tác vụ đơn giản và thông thường như loại bỏ trùng lặp, xóa ô trống, thực hiện các phép tính toán học và áp dụng các công thức hoặc quy tắc với macro có thể giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên.
Macro thậm chí có thể chuyển đổi dữ liệu thô thành các định dạng tùy chỉnh. Do đó, việc xử lý dữ liệu sẽ nhanh chóng và liền mạch với macro.
Tạo các hàm tùy chỉnh: Excel đi kèm với một số hàm dựng sẵn có thể thực hiện các tác vụ thông thường. Nhưng họ có những lựa chọn hạn chế; họ không thể phá vỡ những ý tưởng phức tạp của bạn. Bằng cách này, với macro, bạn có thể tạo các hàm tùy chỉnh để hiện thực hóa những ý tưởng độc đáo của mình.
Tạo thông tin chi tiết: Bạn có thể chia dữ liệu lớn thành các bảng thông tin, biểu đồ, biểu đồ và thậm chí cả trang tổng quan hỗ trợ macro.
Bạn nên làm quen với bảng tổng hợp nếu bạn đã làm việc với Excel được một thời gian. Nếu không, bảng tổng hợp sẽ được trích xuất từ tập dữ liệu lớn hơn dựa trên các điều kiện hoặc nhóm. Bạn có thể dễ dàng tạo các bảng tổng hợp này bằng macro.
Quản lý sổ làm việc: Bạn có làm việc với nhiều trang tính và sổ làm việc trong một dự án không? Trong trường hợp này, bạn có thể cần theo dõi tất cả các trang tính trong sổ làm việc, lưu một trang tính cụ thể hoặc đổi tên trang tính hoặc sổ làm việc. Bạn có thể đơn giản hóa các tác vụ này bằng macro.
Tích hợp: Khi làm việc trên các dự án thực tế, người ta thường sử dụng Excel với nhiều công cụ và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu khác nhau. Việc tích hợp Excel theo cách thủ công với các nguồn bên ngoài này có thể tẻ nhạt và tốn thời gian. Đây là lúc macro xuất hiện; bạn có thể ghi macro để tự động tích hợp.
Cách bật macro trong Excel trên hệ thống của bạn Windows?
Khởi chạy ứng dụng Excel và nhấp vào “tùy chọn” mà bạn sẽ tìm thấy ở thanh bên trái.
Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện trên màn hình. Đi tới Trung tâm tin cậy từ bảng điều khiển bên trái.
Chọn Cài đặt Trung tâm Tin cậy.
Bạn sẽ nhận thấy rằng một cửa sổ khác đã xuất hiện với tùy chọn Cài đặt Macro trên bảng điều khiển bên trái. Bấm vào nó để mở một menu với bốn tùy chọn.
Lựa chọn của bạn phải là Bật tất cả macro (không được khuyến nghị; mã nguy hiểm tiềm tàng có thể chạy) và nhấp vào nút OK hiển thị ở cuối.
Một trong những tính năng quan trọng nhất của Excel là macro hiện đã được bật trong hệ điều hành Windows.
Làm cách nào để bật macro trên Mac?
Các bước kích hoạt macro trong Excel cũng tương tự và đơn giản hơn trên Mac. Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước bên dưới để BẬT macro trên máy Mac của mình.
Rủi ro bảo mật tiềm ẩn khi bật macro trong Excel
Macro có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên rất nhiều khi làm việc với Excel, nhưng chúng có một số vấn đề về bảo mật cần được chú ý.
Khi macro được bật trên hệ thống của bạn, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức về bảo mật. Dưới đây là một vài trong số họ:
- Bạn có biết rằng tệp Excel được tải xuống từ Internet hoặc các nguồn khác có thể chứa mã độc hại của phần mềm độc hại được nhúng trong macro không? Họ bắt đầu làm việc trên hệ thống của bạn sau khi bạn tải chúng xuống.
- Mã độc hại trong macro có thể đánh lừa bảo mật hệ thống và cho phép kẻ xâm nhập truy cập trái phép.
- Mã độc được kích hoạt có thể rò rỉ dữ liệu cá nhân, dẫn đến vi phạm quyền riêng tư.
- Một số macro không an toàn có thể khiến máy tính của bạn gặp sự cố.
Đôi khi phần mềm độc hại có thể quá lớn để có thể vừa với macro. Trong trường hợp này, macro có thể chứa liên kết dẫn hệ thống tới URL mà phần mềm độc hại được tải xuống.
Hơn nữa, hacker luôn muốn đánh cắp hoặc truy cập vào máy tính của bạn để bạn có thể sử dụng theo cách mình muốn.
Vì vậy, nếu bạn tải xuống trình cài đặt từ nguồn trái phép hoặc nhận được email spam, bạn có thể được yêu cầu làm theo một số hướng dẫn nhất định và một trong số đó có thể là bật macro. Trong trường hợp này, tệp bạn đang sử dụng có thể chứa vi-rút có hại được nhúng trong macro.
Làm thế nào để tránh những rủi ro bảo mật khi bật macro trong Excel?
Tắt macro khi bạn không cần chúng: Một cách dễ dàng để tránh bị hack là không bật macro. Để rõ ràng, tốt nhất bạn nên tắt macro theo mặc định và chỉ bật chúng khi thực sự cần thiết hoặc đối với các tệp đáng tin cậy.
Kiểm tra phần mở rộng của tệp: Thông thường, các tệp Excel được lưu với phần mở rộng .xlsx theo mặc định. Các tệp có phần mở rộng này không thể lưu trữ macro. Tuy nhiên, sổ làm việc có chứa macro sẽ được lưu với phần mở rộng .xlsm.
Do đó, điều quan trọng là phải xác minh phần mở rộng tệp trước khi tải xuống hoặc mở bất kỳ tệp nào từ các nguồn không đáng tin cậy.
Macro được ký điện tử: Bạn có thể yêu cầu tác giả cấp một sổ ghi chép được ký điện tử để không rơi vào bẫy của các macro độc hại.
“Tắt tất cả macro ngoại trừ macro được ký điện tử” là một trong bốn tùy chọn bạn sẽ tìm thấy trong quá trình bật macro. Chọn nó để định cấu hình Excel chỉ chạy các macro được ký điện tử, nhờ đó bạn biết rằng macro bạn đang chạy là từ nguồn dự định.
Luôn cập nhật phần mềm của bạn: Sử dụng phần mềm lỗi thời có thể khiến hệ thống của bạn dễ bị phần mềm độc hại tấn công hơn. Do đó, hãy cập nhật hệ điều hành và các ứng dụng của Microsoft lên phiên bản mới nhất để máy tính của bạn mạnh mẽ hơn trong cuộc chiến chống lại phần mềm độc hại.
Sử dụng chương trình chống vi-rút: Mặc dù đã thực hiện các biện pháp phòng ngừa nhưng máy tính của bạn vẫn có thể dễ bị nhiễm phần mềm độc hại do macro giới thiệu. Vì vậy, nên trang bị cho máy tính của mình một chương trình diệt virus để đối mặt với những sự xâm nhập độc hại.
Có rất nhiều chương trình chống vi-rút trả phí và miễn phí trên thị trường để bảo vệ máy tính của bạn khỏi bị khai thác.
Bản tóm tắt
Bạn đã biết lợi ích của việc bật macro trong Excel. Tuy nhiên, có những thách thức về bảo mật khi bật macro, vì vậy tôi thậm chí còn cung cấp một số mẹo về cách giải quyết chúng.
Nếu bạn đang tìm kiếm tính năng tự động hóa cao hơn trong Excel để hoàn thành dự án tiếp theo trước thời hạn một cách liền mạch, hãy thử các phần bổ trợ Excel này.
