Bạn có thể làm nhiều điều để cải thiện hiệu suất của nhóm và sử dụng một trung tâm cộng tác như Microsoft Teams là một trong số đó. Nó là một công cụ giao tiếp tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng để trò chuyện, chia sẻ tệp và có các cuộc họp âm thanh và video với nhóm của bạn.
Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với các nhóm, bạn có thể không chắc chắn cách lên kế hoạch cho một cuộc họp. Có một số cách bạn có thể thực hiện việc này và các tùy chọn của bạn tùy thuộc vào phiên bản Nhóm Microsoft nào bạn đang sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả các thông tin bạn cần biết.
Lên lịch một cuộc họp trong Nhóm Microsoft
Tài khoản Microsoft Teams của bạn được kết nối với tất cả các sản phẩm của Microsoft 365 Group như SharePoint, Outlook, Yammer, v.v. Và lịch bạn sử dụng trong Nhóm được kết nối trực tiếp với lịch Microsoft Exchange.
Outlook cũng sử dụng lịch Exchange. Điều này có nghĩa là khi bạn lên lịch một cuộc họp qua Outlook, nó sẽ tự động xuất hiện theo luật và ngược lại. Dưới đây là cách lên lịch cuộc họp trong Nhóm Microsoft:
- Nhấp vào biểu tượng "Lên lịch cuộc họp" trong Trò chuyện nhóm (bên dưới hộp cho tin nhắn mới.)
- Chọn "Lịch" nằm trên thanh bên trái và sau đó nhấp vào "Cuộc họp mới".
- Một cửa sổ bật lên xuất hiện. Bạn có thể chọn thời gian và ngày của cuộc họp.
- Khi bạn đã hoàn thành lịch trình, bấm vào "Lưu". Sau đó, cửa sổ bật lên đóng lại và bạn có thể gửi lời mời họp với Outlook.
Trợ lý lịch trình
Trong cửa sổ bật lên, bạn cũng có thể sử dụng tính năng "Trợ lý lập lịch". Tính năng này giúp bạn tìm thời điểm thích hợp cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn, bao gồm cả bạn.
Khi bạn chọn tùy chọn này, bạn có thể thấy khi nào người tham gia cuộc họp rảnh và khi họ bận. Màu xanh đậm thể hiện các khe thời gian khi không có sẵn. Các vị trí màu xanh nhạt là thời gian có sẵn và các khe màu xám là giờ không làm việc của người tham gia.
Mời những người bên ngoài nhóm của bạn
Một trong những điều tuyệt vời về Microsoft Teams là bạn có thể mời những người bên ngoài tổ chức của mình tham dự cuộc họp.
Họ thậm chí không phải có giấy phép Microsoft Teams. Tất cả bạn cần là tên và địa chỉ email của họ và bạn có thể gửi lời mời. Đây là những gì bạn cần làm:
- Mở tùy chọn "Thêm người tham gia bắt buộc" trong biểu mẫu bật lên Cuộc họp mới.
- Nhấp vào "Tùy chọn".
- Nhập địa chỉ email của người đó.
- Nhấp vào "Mời." Một lời mời email sẽ sớm rơi vào hộp thư đến của họ.
Bạn cũng có thể lên lịch một cuộc họp sẽ diễn ra trong một kênh Nhóm cụ thể. Chọn "Thêm kênh." Trong hình thức Cuộc họp mới. Khi bạn đã định cấu hình và gửi lời mời, bạn không thể thay đổi kênh.
Nếu bạn cần thay đổi, bạn phải tạo lời mời mới. Nếu một cuộc họp diễn ra trên một kênh, bất kỳ ai là thành viên của nhóm đó đều có thể tham dự cuộc họp, ngay cả khi họ không nhận được lời mời.
Microsoft Teams Phiên bản miễn phí
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Luật miễn phí, bạn có thể tự hỏi tùy chọn lập lịch trong ứng dụng của mình ở đâu. Thật không may, trong phiên bản miễn phí của Microsoft Teams, bạn không thể lên lịch một cuộc họp.
Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể có một cuộc họp nào cả. Ứng dụng có tùy chọn "Gặp gỡ ngay" khi bạn cần nhanh chóng tập hợp nhóm.
Tất cả bạn phải làm là nhấp vào biểu tượng máy ảnh bên cạnh "Gặp gỡ ngay" và sau đó chọn tất cả tên của những người sẽ tham dự cuộc họp. Tính năng này cũng có sẵn cho các tài khoản Nhóm dựa trên đăng ký.
Tìm hiểu thêm về các cuộc họp của Microsoft Team
Bạn có thể có tối đa 250 người trong một cuộc họp Đội. Tuy nhiên, bạn không thể thấy tất cả người tham gia cùng một lúc. Trước các bản cập nhật mới nhất, bạn chỉ có thể thấy tối đa bốn người tham gia hoạt động trong một cuộc gọi. Bây giờ bạn có thể có chín người tham gia trên màn hình cùng một lúc. Nhưng bản cập nhật mới mang theo một số đổi mới thú vị khác.
Những người tham gia cuộc họp của Microsoft Teams hiện có chất lượng âm thanh tốt hơn và hình nền tùy chỉnh cho các cuộc họp. Bạn cũng có thể đính kèm một video nếu có nhu cầu tập trung nhiều hơn vào một người tham gia cuộc họp cụ thể. Các tính năng khác liên quan đến cuộc họp bao gồm sảnh ảo, chia sẻ màn hình và xử lý sự cố tương tác.
Đưa nhóm của bạn đến gần hơn
Có nhiều cách bạn có thể làm cho nơi làm việc của mình hiệu quả hơn với Nhóm Microsoft. Nó chủ yếu là một ứng dụng chia sẻ tập tin và dựa trên trò chuyện. Nhưng nó cũng là một công cụ tuyệt vời khi bạn cần một cuộc hội thảo video với nhóm của bạn.
Lên lịch một cuộc họp với một trợ lý lập lịch làm cho việc tìm kiếm thời gian thích hợp thuận tiện hơn nhiều. Và nếu ai đó không thuộc tổ chức hoặc nhóm của bạn, họ vẫn có thể tham gia. Chỉ cần gửi lời mời qua email.
Bạn đã bao giờ tham dự một cuộc họp Nhóm Microsoft chưa? Hay kế hoạch một? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến dưới đây.
