Đối với nhiều công ty, việc quản lý nguồn nhân lực vẫn bao gồm nhiều công việc thủ công và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, có những giải pháp để số hóa nhân sự của bạn, tăng năng suất cũng như chất lượng cuộc sống tại nơi làm việc cho nhân viên và nhóm. KiwiHR là chuyên gia người Pháp trong lĩnh vực số hóa nhân sự cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ cho chúng tôi lời khuyên và các phương pháp hay để đơn giản hóa việc quản lý nhân sự hàng ngày của bạn nhờ số hóa.
Tìm hiểu thêm về kiwiHR
Phần mềm nhân sự có thể tiết kiệm thời gian như thế nào?
Để số hóa các quy trình nhân sự của mình, nó nhất thiết phải trải qua việc thực hiện một phần mềm nhân sự chuyên dụng như kiwiHR, đây là một nền tảng cho phép bạn quản lý và tập trung phần lớn các vấn đề nhân sự của mình. Cụ thể, công cụ này cho phép bạn tự động hóa nhiều quy trình và do đó ít phải làm việc thủ công hơn. Bạn tiết kiệm thời gian và tránh được những nhiệm vụ có giá trị gia tăng thấp. Ví dụ, bạn có thể tập trung vào việc tuyển dụng hơn là nghỉ phép.
Một điểm mạnh khác của công cụ số hóa nhân sự: sự tham gia của nhân viên nhiều hơn. Bằng cách sử dụng nền tảng này, họ thấy mình ở vị trí “tự phục vụ nhân sự” và quản lý các nhu cầu nhân sự của riêng mình: đặt ngày nghỉ phép, RTT, quản lý sự vắng mặt, tham khảo phiếu lương hoặc hợp đồng lao động của họ… do đó nhân viên được tham gia nhiều hơn và tự mình thực hiện phần lớn các nhiệm vụ liên quan đến họ mà không chỉ dựa vào đội ngũ nhân sự.
Số hóa quy trình nhân sự của bạn cũng giúp tránh được nhiều sai sót và do đó không còn lãng phí thời gian tìm kiếm và sửa chữa chúng.
Cụ thể, quy trình nhân sự nào có thể được số hóa và “tự động hóa”?
Tùy thuộc vào quy mô của công ty và tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng, có thể số hóa hầu hết các nhiệm vụ nhân sự. Các nhu cầu quan trọng nhất được quan tâm đặc biệt:
Tuyển dụng, Quản lý vắng mặt, Theo dõi thời gian làm việc, Quản lý tiền lương, Quản lý báo cáo chi phí, Quản lý phỏng vấn hàng năm.
Do đó, hầu hết các quy trình và nhiệm vụ nhân sự được quản lý thủ công cũng như nguồn của nhiều trao đổi tốn thời gian đều có thể được tự động hóa bằng các công cụ phù hợp.
Lời khuyên của bạn để quy trình nhân sự suôn sẻ hơn và tối ưu hóa việc tiết kiệm thời gian là gì?
Chúng tôi nhận thấy rằng, các quy trình nhân sự thường lãng phí rất nhiều thời gian đối với các chuyên gia hoặc nhân viên nhân sự. Đối với những chủ đề có giá trị gia tăng rất thấp như gửi báo cáo chi phí hoặc nhập thời gian làm việc, thời gian bị mất có thể rất lớn. Do đó, điều cần thiết là phải số hóa tất cả các quy trình này và không còn thời gian để mất nữa.
Cụ thể, điều này bắt đầu bằng việc áp dụng một công cụ trực quan và dễ sử dụng cho toàn bộ công ty chứ không chỉ cho bộ phận nhân sự. Đây là một điểm quan trọng: tất cả nhân viên đều có thể sử dụng công cụ này và trở thành một trợ giúp cũng như một phản xạ hàng ngày. Nếu nó chỉ được sử dụng bởi bộ phận nhân sự thì số hóa là một thất bại.
Lợi ích của công ty là gì?
Số hóa quy trình nhân sự của bạn có nhiều lợi thế. Đầu tiên rõ ràng là tiết kiệm thời gian hàng ngày, chúng tôi ước tính khoảng 30%. Tiết kiệm thời gian này cũng là tăng năng suất: nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị gia tăng lớn hơn thay vì các nhiệm vụ hành chính thuần túy, chẳng hạn như nhập báo cáo chi phí.
Một điểm quan trọng khác là thông tin được cập nhật theo thời gian thực và tất cả người dùng đều có thể truy cập được. Với một công cụ duy nhất tập trung tất cả dữ liệu, bạn không còn cần phải tìm kiếm trong tệp, trong email, trên bảng tính được lưu trữ trực tuyến… Đó tất nhiên là tiết kiệm thời gian và trải nghiệm có giá trị hơn nhiều. cơ bản hàng ngày.
Cuối cùng, một lợi thế lớn cũng liên quan đến việc giảm nguy cơ sai sót, đặc biệt đối với các biến số trong bảng lương, vì tất cả dữ liệu đều có thể xuất trực tiếp hoặc truyền tự động. Những lỗi này khi được nhân viên phát hiện tất nhiên đội ngũ nhân sự sẽ mất rất nhiều thời gian để sửa chữa.
Và đối với nhân viên? Những lợi ích về năng suất và QVT là gì?
Việc số hóa các quy trình nhân sự không chỉ mang lại lợi ích cho các chuyên gia nhân sự mà còn cho cả nhân viên. Thật vậy, điều này dẫn đến giao tiếp nội bộ tốt hơn và chia sẻ thông tin tốt hơn giữa bộ phận nhân sự và nhân viên: khả năng hiển thị về kế hoạch vắng mặt, ngày nghỉ của nhóm, phiếu lương phi vật chất, minh bạch về thời gian làm thêm, v.v.
Điều này cũng tạo ra sự tự chủ cao hơn cho nhân viên và việc quản lý nhân sự “tự phục vụ” dễ chịu hơn nhiều. Thực sự, việc yêu cầu vắng mặt trực tuyến và tự quản lý lịch trình của bạn luôn dễ dàng hơn thay vì phải gửi email đến bộ phận nhân sự của bạn chỉ để yêu cầu RTT.
Do đó, giao tiếp giữa các nhóm và giữa các nhân viên trở nên trôi chảy hơn và tốt hơn nhiều. Và, những trao đổi không có giá trị gia tăng nhưng lại tốn rất nhiều thời gian giữa nhân viên và đội ngũ nhân sự, có xu hướng biến mất, điều này khiến bạn có thể tập trung vào những chủ đề quan trọng hơn.
Tìm hiểu thêm về kiwiHR
Dữ liệu nào và KPI nào mà một công cụ như kiwiHR có thể báo cáo?
Các công cụ số hóa nhân sự cho phép đội ngũ nhân sự có thông tin rõ ràng về nhân viên và các dự án đang diễn ra. Do đó, KiwiHR có thể biết được thời gian dành cho dự án. Tính năng này được các cơ quan đánh giá cao vì đây là dữ liệu cần thiết trong quy trình lập hóa đơn của họ.
Công cụ này cũng là một cách tuyệt vời để tập trung tất cả thông tin mà nhóm nhân sự cần hàng ngày: thâm niên của nhân viên, lực lượng lao động của công ty, cấp độ thâm niên, số lượng tuyển dụng mới mỗi tháng, v.v.
Nói chung, việc trang bị phần mềm nhân sự chất lượng cũng có thể là một lợi thế về mặt xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng. Điều này cho thấy công ty cung cấp cho nhân viên của mình những công cụ tốt nhất trên thị trường.
Những trở ngại và khó khăn trong việc triển khai một công cụ chuyên dụng hay nói chung hơn là số hóa quy trình nhân sự của bạn là gì?
Trước hết, cần lưu ý rằng phần mềm số hóa nhân sự hướng tới tất cả các công ty, kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các công ty khởi nghiệp, chúng không dành riêng cho các nhóm lớn, hoàn toàn ngược lại.
Tuy nhiên, bất chấp điều này, vẫn còn nhiều trở ngại đối với việc số hóa các quy trình nhân sự. Thông thường, các giám đốc điều hành hoặc nhân sự nghĩ rằng đây là những giải pháp tốn kém. Tuy nhiên, một công cụ như kiwiHR có giá rất phải chăng, từ 3,5 € cho mỗi nhân viên. Lợi tức đầu tư cũng rất nhanh chóng tích cực khi xét đến việc tiết kiệm thời gian và năng suất.
Một số công ty cũng không muốn lưu trữ dữ liệu nhạy cảm trên đám mây và thích sử dụng các quy trình thủ công hơn. Tuy nhiên, sẽ hiệu quả hơn nhiều khi tập trung dữ liệu của bạn vào một giải pháp bảo mật thay vì nhân rộng việc trao đổi tài liệu hoặc bảng tính qua email chẳng hạn và các giải pháp lưu trữ.
Cuối cùng, một số công ty cũng lo ngại sự phức tạp của việc thiết lập và thời gian cần thiết để triển khai giải pháp. Đúng là với một số hệ thống HRIS đặc biệt nặng, việc triển khai có thể phức tạp nhưng với một công cụ phù hợp và được thiết kế tốt thì việc triển khai sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Mọi thứ được thực hiện để đơn giản hóa quy trình nhiều nhất có thể và giúp xử lý ngay lập tức.
Để tìm hiểu thêm về kiwiHR và hiểu được sức mạnh của công cụ này, bạn có thể dùng thử miễn phí trong 14 ngày theo liên kết bên dưới hoặc yêu cầu bản demo miễn phí.
Tìm hiểu thêm về kiwiHR
