Bạn có muốn biểu mẫu liên hệ của bạn gửi thông báo cho những người khác nhau trong công ty của bạn không?
Có thể bạn muốn tất cả các tin nhắn được sao chép tới trợ lý của bạn hoặc bạn muốn gửi tin nhắn cụ thể đến các bộ phận khác nhau hoặc có thể bạn chỉ muốn gửi cho người dùng một bản sao thông tin họ đã gửi.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ bốn cách khác nhau để tạo biểu mẫu liên hệ với nhiều người nhận, để bạn có thể chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Tại sao bạn có thể muốn gửi nhiều người nhận từ biểu mẫu liên hệ của mình
Theo mặc định, các hình thức liên lạc chỉ gửi thông báo đến một địa chỉ email.
Bạn có thể muốn thay đổi điều này vì nhiều lý do. Dưới đây là một số tình huống bạn có thể gặp phải:
- Bạn điều hành trang web của mình với một người bạn và cả hai đều muốn có một bản sao giống hệt tất cả các tin nhắn họ nhập thông qua biểu mẫu liên hệ của họ.
- Bạn muốn người dùng của mình nhận được email xác nhận mỗi khi họ gửi tin nhắn cho bạn. Bạn muốn email xác nhận này hơi khác với email bạn nhận được.
- Bạn muốn tin nhắn mẫu liên hệ của bạn đến được với những người khác nhau tùy thuộc vào mục đích của tin nhắn. Ví dụ: bạn muốn các yêu cầu bán hàng được gửi trực tiếp đến nhóm bán hàng của bạn so với các yêu cầu thanh toán được chuyển đến nhóm thanh toán của bạn.
- Bạn muốn sao chép đối tác viết blog và trợ lý vào email mẫu liên hệ của mình, để bạn có thể dễ dàng "trả lời mọi người" và thông báo cho mọi người.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách khác nhau để có được plugin biểu mẫu liên hệ của bạn để gửi nhiều email đến những người khác nhau. Điều này cho phép bạn xử lý tất cả các tình huống trên và bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể gặp phải.
Lưu ý: Hướng dẫn của chúng tôi chỉ dành cho các trang web WordPress tự lưu trữ. Để biết thêm thông tin về WordPress, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách bắt đầu một blog WordPress hoặc cách tạo một trang web WordPress.
Chọn đúng trình xây dựng biểu mẫu WordPress
Có rất nhiều plugin dạng WordPress trên thị trường. Một số trong số chúng hỗ trợ nhiều thông báo email, nhưng không nhiều trong số chúng cho phép bạn tùy chỉnh thông báo.
Chúng tôi sẽ sử dụng plugin WPForms cho hướng dẫn này. Nó là một trình xây dựng biểu mẫu WordPress phổ biến được sử dụng bởi hơn 3 hàng triệu trang web.
Ngoài ra còn có một phiên bản miễn phí có tên WPForms Lite mà bạn có thể sử dụng nếu bạn chỉ muốn gửi nội dung của biểu mẫu liên hệ của mình đến nhiều người nhận.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi thông báo được cá nhân hóa cho nhiều người nhận, bạn sẽ cần phiên bản trả phí của plugin. Để trình bày bốn phương pháp, chúng tôi sẽ sử dụng phiên bản pro trong hướng dẫn này.
Gửi nhiều thông báo cho mẫu liên hệ
Có nhiều kịch bản để gửi thông báo email của các hình thức liên lạc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải quyết từng vấn đề.
Đầu tiên, bạn phải cài đặt và kích hoạt plugin WPForms. Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn từng bước của chúng tôi về cách cài đặt plugin WordPress.
Sau đó bạn nên đi đến WPForms »Cấu hình trang để nhập khóa giấy phép của bạn. Bạn có thể tìm thấy thông tin này trong tài khoản của bạn trên trang web WPForms.
Sau đó, bạn phải ghé thăm WPForms »Thêm mới trang để tạo mẫu liên hệ đầu tiên của bạn. Để biết hướng dẫn, hãy xem hướng dẫn từng bước của chúng tôi về cách tạo biểu mẫu liên hệ trong WordPress.
Bây giờ bạn đã tạo biểu mẫu của mình, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào dưới đây để thêm nhiều người nhận và thậm chí tạo thông báo tùy chỉnh cho biểu mẫu của mình.
1. Gửi cùng một thông báo cho nhiều người nhận
Cách dễ nhất để định cấu hình nhiều người nhận là gửi cùng một thông báo cho mỗi người.
Chỉ cần đi đến WPForms »Tất cả các hình thức và chỉnh sửa biểu mẫu mà bạn muốn định cấu hình thông báo.
Sau đó bạn nên đi đến Cài đặt »Thông báo trong trình tạo biểu mẫu và nhập email người nhận vào hộp "Gửi đến địa chỉ email".
Bạn có thể nhập bao nhiêu email tùy thích, nhưng nhớ phân tách các địa chỉ email bằng dấu phẩy.
Trong ví dụ này, thông báo sẽ được gửi tới:
- Địa chỉ email quản trị viên mặc định
- biên tập viê[email protected]
- [email protected]
Mẹo: {Admin_email} là địa chỉ email của quản trị viên WordPress của bạn. Đây có thể là bạn nếu bạn sở hữu trang web. Nó cũng có thể là bất cứ ai tạo ra trang web. Bạn có thể kiểm tra xem nó nói về cái gì Cấu hình »Chung menu trong bảng điều khiển WordPress của bạn.
2. Gửi thông báo biểu mẫu liên hệ khác nhau cho nhiều người nhận
Trong một số tình huống, bạn có thể muốn gửi một thông báo khác nhau cho mỗi người nhận.
Ví dụ: bạn có thể gửi cho người dùng email xác nhận khác với thông báo email của quản trị viên họ nhận được.
Bạn có thể dễ dàng làm điều này với WPForms. Chỉ cần mở trình xây dựng biểu mẫu, đi đến Cài đặt »Thông báovà sau đó nhấp vào nút "Thêm thông báo mới".
Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên yêu cầu bạn đặt tên cho thông báo. Tên này chỉ dành cho tham khảo của bạn, vì vậy bạn có thể đặt những gì có ý nghĩa nhất với bạn. Chúng tôi sẽ sử dụng "Cảm ơn Email" vì mục đích của hướng dẫn này.
Sau đó nhấp vào nút "OK" và thông báo mới của bạn sẽ xuất hiện ở đầu danh sách thông báo. Bạn có thể cuộn xuống để tìm "Thông báo mặc định" ban đầu bên dưới nó.
Xóa thẻ {admin_email} khỏi hộp "Gửi đến địa chỉ email".
Sau đó, bạn cần nhấp vào liên kết "Hiển thị thẻ thông minh" ngay phía trên hộp "Gửi đến địa chỉ email". Điều này sẽ mở rộng để hiển thị các lĩnh vực có sẵn. Chỉ cần nhấp vào trường "Email".
Điều này sẽ được thêm vào hộp dưới dạng {field_id =.1 ″} Nếu bạn đang sử dụng mẫu biểu mẫu liên hệ đơn giản. Nếu bạn đã tùy chỉnh biểu mẫu của mình, ID trường sẽ khác.
Tất cả điều này có nghĩa là WPForms sẽ gửi thông báo này đến địa chỉ email của người dùng mà họ đã nhập trong biểu mẫu liên hệ.
Sau đó, bạn sẽ cần điền Chủ đề email, Tên người gửi, Email và Trả lời. Đây là một ví dụ về những gì sẽ trông như thế nào:
Bạn cũng sẽ muốn thêm một tin nhắn cảm ơn. Theo mặc định, phần "Tin nhắn" chứa thẻ {all_fields}. Điều này sẽ hiển thị tất cả dữ liệu người dùng đã nhập.
Đây là tin nhắn cảm ơn của chúng tôi:
Bây giờ, người dùng của bạn sẽ nhận được tin nhắn cảm ơn sau khi gửi biểu mẫu và sẽ nhận được thông báo mặc định tiêu chuẩn mà không cần tin nhắn cảm ơn.
Bạn có thể cấu hình bao nhiêu thông báo tùy chỉnh tùy thích. Bạn cũng không phải bao gồm tất cả dữ liệu biểu mẫu trong mỗi tin nhắn.
Ví dụ: nếu bạn là huấn luyện viên nhận đặt chỗ, bạn có thể chọn gửi tất cả dữ liệu biểu mẫu cho bạn và khách hàng. Người tham dự của bạn chỉ có thể nhận được tên, địa chỉ email của khách hàng và thời gian họ đã đặt. Bằng cách đó, bất kỳ thông tin cá nhân được giữ bí mật.
3. Thêm người nhận khác nhau cho các tùy chọn hình thức khác nhau
Đôi khi, bạn có thể có một hình thức duy nhất mà bạn muốn gửi cho những người khác nhau, tùy thuộc vào tùy chọn mà người dùng chọn.
Ví dụ: bạn có thể muốn sử dụng một hình thức liên hệ duy nhất cho phép người dùng gửi câu hỏi, yêu cầu mua quảng cáo trên trang web của bạn và đề xuất ý tưởng cho bài đăng của khách.
Bạn có thể muốn:
- Gửi câu hỏi cho trợ lý của bạn.
- Nhận yêu cầu quảng cáo cho mình.
- Gửi khách của bạn gửi ý tưởng cho biên tập viên của bạn.
Với WPForms, thật dễ dàng để làm điều này.
Đầu tiên, đi đến giao diện "Trường" trong biểu mẫu của bạn. Bạn sẽ cần thêm một trường cho phép người dùng lựa chọn giữa hai hoặc nhiều lựa chọn thay thế. Bạn có thể chọn trường thả xuống hoặc trường nhiều lựa chọn cho việc này.
Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng trường Nhiều lựa chọn (nút radio). Kéo và thả trường vào biểu mẫu của bạn. Sau đó bấm vào nó để chỉnh sửa các tùy chọn khác nhau.
Khi bạn đã định cấu hình trường với các tùy chọn khác nhau, hãy đi đến Cài đặt »Thông báo.
Sau đó nhấp vào nút "Thêm thông báo mới" để tạo thêm thông báo bạn cần. Bạn sẽ cần điền các chi tiết phù hợp cho từng thông báo.
Đây là một thông báo được gửi khi một bài viết của khách được gửi:
Khi bạn cuộn xuống, bạn phải nhấp vào hộp kiểm bên cạnh "Bật logic có điều kiện". Điều này sẽ cho bạn thấy một số cài đặt bổ sung.
Bạn phải chọn trường nhiều lựa chọn của mình từ menu thả xuống. Sau đó bấm vào tùy chọn thích hợp cho thông báo này.
Sau đó, bạn có thể tiếp tục thiết lập thông báo mới cho mỗi tùy chọn của mình.
Mẹo: Bạn có thể sử dụng phương pháp này kết hợp với các phương pháp chúng tôi đã thấy.
Ví dụ: bạn có thể nhập hai hoặc nhiều địa chỉ email vào hộp "Gửi đến địa chỉ email". Điều đó sẽ gửi các bản sao của cùng một thông báo cho những người đó.
Bạn cũng có thể định cấu hình thông báo email xác nhận để gửi đến người dùng. Nếu bạn muốn sử dụng các cam kết khác nhau cho các tùy chọn khác nhau, bạn cũng phải bật logic điều kiện cho chúng.
4. CCing Những người khác trong một email thông báo
Đôi khi, bạn có thể muốn sao chép mọi người vào thông báo mẫu liên hệ của mình. Ví dụ: bạn có thể muốn sao chép vào nhà xuất bản và nhà văn chính của trang web của mình khi bạn nhận được thông báo về một bài đăng mới của khách đang được gửi.
Ưu điểm của việc sử dụng phương pháp này là bạn có thể dễ dàng "Trả lời tất cả" cho email thông báo. Thay vì mọi người nhận được một email riêng biệt, như với phương pháp đầu tiên, có một email có nhiều người nhận được sao chép.
Để thêm trường CC vào cài đặt thông báo biểu mẫu, hãy đi đến WPForms »Cấu hình và sau đó nhấp vào tab Email.
Cuộn xuống cuối trang, sau đó chọn hộp bên cạnh tùy chọn "Sao chép Carbon". Đừng quên lưu cài đặt của bạn.
Bây giờ khi bạn chỉnh sửa bất kỳ thông báo biểu mẫu nào của bạn, bạn sẽ thấy một hộp CC. Điều này cho phép bạn nhập địa chỉ mà bạn muốn gửi thông báo đó.
Mẹo: Không nhập nhiều hơn một địa chỉ email trong hộp "Gửi đến địa chỉ email" nếu bạn đang sử dụng phương pháp này. Nếu không, những người nhận CC sẽ nhận được nhiều email.
Xử lý sự cố gửi email cho biểu mẫu của bạn
Nếu bạn gặp sự cố khi gửi thông báo email từ biểu mẫu liên hệ WordPress của mình, phần này là dành cho bạn.
Theo mặc định, WordPress sử dụng PHP để gửi email. Phương pháp này có thể dễ dàng bị lạm dụng bởi những kẻ gửi thư rác và bị hạn chế hoặc chặn bởi nhiều công ty lưu trữ WordPress.
Vì nó không phải là một phương thức bảo mật, nó cũng bị chặn bởi các nhà cung cấp email phổ biến như Gmail và Outlook. Điều này có nghĩa là email của họ không bao giờ đến được hộp thư đến của người dùng.
May mắn thay, có một giải pháp dễ dàng để sửa nó. Bạn có thể sử dụng nhà cung cấp dịch vụ SMTP chuyên nghiệp hoặc sử dụng tính năng địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí của công ty lưu trữ để gửi email của bạn một cách an toàn.
Để biết hướng dẫn từng bước, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách khắc phục sự cố WordPress không gửi email.
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách tạo biểu mẫu liên hệ nhiều người nhận trong WordPress. Bạn cũng có thể quan tâm đến hướng dẫn của chúng tôi về các plugin WordPress tốt nhất và các dịch vụ tiếp thị email tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ.
Nếu bạn thích bài viết này, đăng ký kênh của chúng tôi YouTube để xem video hướng dẫn WordPress. Bạn cũng có thể tìm thấy chúng tôi trên Twitter y Facebook.
