Lập kế hoạch lại là gì?
Lập kế hoạch lại là một công cụ quản lý dự án cho phép bạn hình dung kịp thời và theo cách sơ đồ tất cả các bước cần thiết để hoàn thành thành công một dự án.
Không giống như lịch trình cổ điển, việc lập kế hoạch lại được xây dựng từ ngày kết thúc dự án. Mục tiêu là chia dự án thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ, đồng thời thực hiện dự án bằng cách điều phối công việc của các nhóm liên quan trong thời gian quy định.
Việc tạo một lịch trình lùi mang lại một số lợi ích, chẳng hạn như:
Hiểu rõ hơn về lợi ích và mục tiêu của toàn bộ dự án, Dự đoán thời gian cần thiết để thực hiện một dự án phức tạp, Quản lý thời hạn hiệu quả hơn, Dự đoán nhu cầu và nguồn lực cần huy động trong suốt dự án.
Nhìn chung, việc lập kế hoạch lại giúp có thể giám sát dự án hiệu quả hơn và do đó tối đa hóa cơ hội thành công của dự án!
CÁC 5 các bước để thiết lập kế hoạch lại
Để tạo quy hoạch lại, chúng tôi tiến hành theo cách tương tự như quy hoạch cổ điển. Mục tiêu luôn là hoàn thành các nhiệm vụ kịp thời theo thứ tự ưu tiên.
1. Xác định mục đích của dự án
Để bắt đầu, bạn cần đặt ra nhiệm vụ chính cho dự án của mình cũng như thời hạn của nó. Tất cả việc lập kế hoạch lại của bạn đều bắt nguồn từ khả năng chuyển giao này.
Ví dụ: trang web của khách hàng phải trực tuyến và hoạt động vào ngày 1 tháng 5 năm 2023.
2. Chia dự án thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ
Khi mục tiêu đã được thiết lập, cần chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ để cấu trúc công việc cần thực hiện. Bước này giúp bạn có thể lập danh sách chính xác tất cả các bước cần thực hiện để dự án thành công đúng cách.
Ví dụ: mua tên miền, tạo trang chủ của website, viết nội dung văn bản cho trang web, tối ưu hóa SEO, tạo thiết kế trang web, v.v.
3. Xác định nguồn lực dự án
Ở giai đoạn này, bạn phải phân bổ nguồn nhân lực, vật lực và tài chính cho từng nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ, đồng thời xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng nhiệm vụ.
Ví dụ: để tạo ra toàn bộ thiết kế, ngân sách là 3 500 euro. Justine và Léa sẽ làm việc theo cặp trong nhiệm vụ này, từ ngày 1 tháng 2 đến ngày 31 tháng 3.
4. Phân loại nhiệm vụ theo sự phụ thuộc lẫn nhau bằng biểu đồ PERT
Nếu dự án của bạn phức tạp, cần thiết lập sự phân loại các nhiệm vụ khác nhau theo thứ tự ưu tiên và sự phụ thuộc lẫn nhau của chúng. Thật vậy, một số nhiệm vụ không thể hoàn thành cho đến khi những nhiệm vụ khác được hoàn thành.
Ví dụ: cộng tác viên phụ trách thiết kế web không thể thực hiện nhiệm vụ của mình cho đến khi quản trị viên web thiết lập được cấu trúc của trang web mà khách hàng mong muốn.
Bằng cách này, một số giai đoạn nhất định của dự án nhất thiết phải được hoàn thành trước khi hy vọng bắt đầu những giai đoạn khác. Phương pháp biểu đồ PERT có thể giúp bạn đạt được bước thứ năm này.
5. Sắp xếp các nhiệm vụ kịp thời với biểu đồ Gantt
Cuối cùng, việc tạo biểu đồ Gantt sẽ cho phép bạn chính thức hóa việc lập kế hoạch lại của mình dưới dạng một sơ đồ cụ thể. Mỗi nhiệm vụ sau đó được phân loại theo thời gian theo một thứ tự chính xác.
Để tạo biểu đồ Gantt, chúng tôi luôn bắt đầu với ngày bàn giao cuối cùng của dự án để quay ngược thời gian từng bước cho đến ngày bắt đầu. Ở mỗi giai đoạn, chúng tôi lưu ý ngày hoàn thành nhiệm vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nhiệm vụ đó.
Các công cụ để lập kế hoạch lại
Nếu bạn muốn thiết lập kế hoạch cải tiến cho một dự án trong tương lai, bạn có một số tùy chọn:
Chọn tham gia triển khai quy hoạch lại được đơn giản hóa, thông qua phần mềm bảng tính như Excel hoặc Google Trang tính, Tải xuống các mẫu biểu đồ PERT và Gantt, trên Có thể đi Hoặc Microsoft ví dụ: sau đó điền chúng vào. Đặt cược vào một công cụ quản lý dự án hoàn chỉnh hơn, công cụ này sẽ cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ khác nhau một cách dễ dàng và đáp ứng thời hạn. Hầu hết các công cụ này đều cung cấp khả năng ánh xạ dự án của bạn dưới dạng Gantt hoặc PERT, quản lý luồng thông tin và giúp việc trao đổi giữa các cộng tác viên trở nên trôi chảy hơn.
