Mỗi ngày chúng ta có một số nhiệm vụ phải hoàn thành, nhưng không phải tất cả chúng đều khẩn cấp hoặc quan trọng. Học cách sử dụng Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và tăng năng suất của mình.
Phương pháp hay ma trận Eisenhower là một phương pháp phổ biến được hàng triệu người trên thế giới sử dụng để ưu tiên các nhiệm vụ bạn phải làm. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể phân loại nhiệm vụ của mình dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp. Nó cũng giúp bạn hiểu rõ những nhiệm vụ cần được ủy quyền hoặc xóa bỏ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét ma trận này, tầm quan trọng của nó trong quản lý tác vụ và năng suất, cách triển khai nó và một số tài nguyên mẫu.
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower là một khuôn khổ để sắp xếp thứ tự ưu tiên của nhiệm vụ và quản lý thời gian. Không giống như một danh sách việc cần làm đơn giản, nó cho phép bạn phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Nó còn được gọi là ma trận quyết định Eisenhower, ma trận khẩn cấp-quan trọng và hộp Eisenhower.
Theo truyền thống, nó trông giống như một hộp vuông có bốn phần tư. Mỗi góc phần tư thể hiện mức độ cấp bách hoặc tầm quan trọng của một nhiệm vụ cụ thể. Các hộp trên trục x thể hiện các nhiệm vụ khẩn cấp và không khẩn cấp, trong khi các hộp trên trục y hiển thị các nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng.
Tầm quan trọng của ma trận Eisenhower đối với việc ưu tiên nhiệm vụ
Xác định các nhiệm vụ ưu tiên
Ma trận này cho phép bạn xác định và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, đo lường chúng theo mức độ cấp bách và tầm quan trọng. Giao phó những nhiệm vụ ít quan trọng hơn
Bằng cách xác định các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, ma trận cho phép bạn ủy thác chúng cho các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ giúp bạn có thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Theo dõi tiến trình của bạn
Ma trận này cũng hữu ích trong việc theo dõi tiến độ nhiệm vụ và xác định mọi điểm nghẽn. Điều này cho phép bạn hoàn thành dự án của mình đúng thời hạn.
Xóa các nhiệm vụ không cần thiết
Những nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc quan trọng có thể bị loại bỏ hoàn toàn khỏi danh sách việc cần làm. Bằng cách này, danh sách việc cần làm của bạn sẽ không bị quá tải.
Tiết kiệm thời gian
Nếu bạn có một danh sách dài các nhiệm vụ không được sắp xếp theo mức độ ưu tiên, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian để quyết định xem việc nào nên làm trước. Ma trận Eisenhower giải quyết vấn đề này và cho bạn biết nên bắt đầu từ đâu.
Cách sử dụng ma trận Eisenhower làm công cụ năng suất
- Bạn phải học cách sử dụng ma trận này đúng cách để tận dụng tối đa nó. Tùy thuộc vào sở thích của mình, bạn có thể tạo ma trận các công việc hàng ngày hoặc kết hợp danh sách việc cần làm hàng tháng của mình. Trong cả hai trường hợp, luyện tập thường xuyên sẽ nâng cao khả năng xuất sắc của bạn.
- Xác định chính xác nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ đảm bảo năng suất tối đa. Hãy chọn những nhiệm vụ có tác động tối đa đến cuộc sống hoặc công việc của bạn.
- Các nhiệm vụ thuộc danh mục đại biểu phải được giao cho người khác. Tìm ra thành viên nào trong nhóm phù hợp nhất cho những nhiệm vụ này và giao nhiệm vụ cho họ.
- Trừ khi ma trận của bạn được thiết kế cho các công việc hàng ngày, bạn cần phải xem lại nó thường xuyên. Kiểm tra lịch trình hàng ngày của bạn và cập nhật ma trận làm lịch trình hàng ngày và phân công nhiệm vụ mới.
- Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành vì điều này sẽ mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành và thành công. Nó cũng sẽ làm cho bạn làm việc hiệu quả hơn.
- Sau khi tạo ma trận này, bạn cần hoàn thành các nhiệm vụ một cách trung thực. Nhiều người trì hoãn những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách. Tuy nhiên, đó là điều không nên nếu bạn muốn duy trì năng suất làm việc.
- Mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của nhiệm vụ thay đổi. Bạn cần phải linh hoạt để duy trì năng suất bất kể nhiệm vụ nào xảy đến với bạn.
Hướng dẫn từng bước triển khai ma trận Eisenhower
Để tạo ma trận Eisenhower thủ công, bạn cần vẽ bốn hộp trong một hộp vuông. Điều này cung cấp cho bạn bốn góc phần tư phải được đặt tên là Thực thi, Lên lịch, Đại biểu và Xóa. Để hiểu rõ hơn, hãy nhớ rằng hai cột phải chứa các nhiệm vụ khẩn cấp và không khẩn cấp.
Mặt khác, bài thơ phải có nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ không quan trọng. Bây giờ hãy xem cách bao gồm các nhiệm vụ trong các góc phần tư khác nhau của ma trận:
Góc phần tư 1: Làm
Góc phần tư thứ nhất chứa các nhiệm vụ vừa quan trọng vừa cấp bách. Thông thường, trường này chứa các nhiệm vụ sắp đến hạn. Những nhiệm vụ này phải được thực hiện hôm nay hoặc ngày mai.
Góc phần tư 2: Lịch trình
Trong góc phần tư thứ hai, bạn đặt những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Đây là nơi bạn thường đặt những nhiệm vụ giúp ích cho bạn hoặc doanh nghiệp của bạn về lâu dài, ngay cả khi chúng không có tác dụng ngay lập tức. Khi lên lịch một nhiệm vụ, hãy đảm bảo bạn không phải chuyển nó sang danh mục Thực hiện bằng cách phân bổ đủ thời gian.
Góc phần tư 3: Đại biểu
Luôn có những nhiệm vụ cấp bách nhưng không quan trọng. Trong trường hợp này, bạn cần đặt những nhiệm vụ này vào góc phần tư thứ ba và giao chúng cho người khác. Nếu các thành viên khác trong nhóm bận hoặc không có ai khác thực hiện nhiệm vụ, bạn có thể hoãn lại.
Những nhiệm vụ này thường có tác động tiêu cực đến năng suất của bạn. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên ủy thác và theo dõi bằng email hoặc các công cụ quản lý tác vụ
Góc phần tư 4: Xóa bỏ
Góc phần tư thứ tư hoặc cuối cùng của ma trận này chứa những yếu tố tiêu diệt năng suất, không cấp bách cũng không quan trọng. Bạn cần xác định và loại bỏ chúng khỏi danh sách việc cần làm của mình để làm việc hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số nền tảng nơi bạn có thể lấy các mẫu ma trận Eisenhower và tùy chỉnh chúng cho các nhiệm vụ của riêng mình.
Tấm thông minh
Smartsheet cung cấp một bộ sưu tập tốt các mẫu Ma trận Eisenhower mà bạn có thể tải xuống trực tiếp. Các mẫu có sẵn trong Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Google Sheets và Google Slides.
Miro
Miro cũng cung cấp mẫu Ma trận Eisenhower nơi bạn có thể ưu tiên hoặc ủy thác các nhiệm vụ nếu cần. Màu sắc, định dạng và văn bản của mẫu có thể được chỉnh sửa trong giao diện Miro và chia sẻ với người khác.
Thứ Hai.com
Tại monday.com, bạn sẽ nhận được mẫu của chúng tôi dựa trên Ma trận Eisenhower để quản lý nhiệm vụ và tăng năng suất. Nó cho phép bạn xác định một hành động dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Hơn nữa, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và cập nhật trạng thái nhiệm vụ.
Ý tưởng
Người dùng Notion cũng có thể sử dụng mẫu ma trận Eisenhower. Nó cho phép bạn thêm các điểm đánh dấu mức độ khẩn cấp và quan trọng cũng như đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn thành khi hoàn thành.
một cách sáng tạo
Mẫu Ma trận Eisenhower của Creately có khả năng tùy biến cao. Bạn có thể thêm các hình dạng và hình ảnh khác nhau vào nó. Cũng có thể thay đổi kích thước của hộp. Bạn cũng có thể chia sẻ nó với đồng nghiệp của bạn.
Asana
Asana cho phép bạn tạo mẫu của riêng mình bằng cách phân loại nhiệm vụ. Bạn có thể thêm các thẻ thích hợp vào từng nhiệm vụ để hiểu nhiệm vụ nào cần làm trước và nhiệm vụ nào cần ủy quyền.
Top42
Mẫu có sẵn trên Vertex42 phù hợp với Excel và Google Sheets. Tuy nhiên, bạn có thể tải xuống phiên bản PDF có thể chỉnh sửa và thực hiện các thay đổi đối với nó. Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể xác định nó bằng dấu kiểm.
Evernote
Mẫu Ma trận Eisenhower của Evernote có bốn góc phần tư nơi bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp. Nó cũng cho phép bạn thêm tên của những người sẽ chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được ủy quyền. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, bạn thậm chí có thể đánh dấu nó là đã hoàn thành để các thành viên trong nhóm có thể biết về nó.
xtensio
Xtensio có một mẫu mã màu mà bạn có thể sử dụng để ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp. Với sự trợ giúp của nó, nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm ra nhiệm vụ nào cần làm trước.
HubSpot
Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu phù hợp với Excel và Google Trang tính thì HubSpot là nơi bạn sẽ tìm thấy chúng. Bạn có thể tải mẫu này về máy tính và chỉnh sửa nó bằng các ứng dụng được đề cập. Nó cũng có thể được chia sẻ với các thành viên trong nhóm.
Moqupas
Moqups có mẫu ma trận Eisenhower có thể chỉnh sửa mà bạn có thể chỉnh sửa trên nền tảng này. Ngoài mã màu cho từng góc phần tư, còn có biểu tượng cảm xúc tương ứng thể hiện mức độ nghiêm trọng của nó.
Mô hình trực quan trực tuyến
Visual Paradigm Online cung cấp các mẫu có thể dễ dàng tùy chỉnh bằng các công cụ vẽ trực tuyến. Bạn có thể thay đổi kích thước, thêm văn bản theo sở thích của mình, thêm các hình ảnh và hình dạng khác nhau cũng như tạo một bản vẽ tự do.
Ứng dụng
Bất cứ ai cũng có thể sử dụng Ma trận Eisenhower trong cuộc sống cá nhân hoặc công việc của mình để tìm ra những nhiệm vụ cần được chú ý ngay lập tức. Nó giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp và loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết khỏi danh sách việc cần làm của bạn.
Bạn có thể làm theo hướng dẫn ở trên để thực hiện phương pháp này. Hoặc bạn có thể sử dụng các mẫu từ các tài nguyên được cung cấp. Đồng thời nhìn vào ma trận ưu tiên của dự án.
