Bạn cần biết chữ ký email được tìm thấy ở chân trang email. Tìm hiểu cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp cho chính bạn.
Cho dù bạn là người mới hay chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, chữ ký email rất quan trọng đối với chiến lược giao tiếp của bạn. Đừng coi đó là chữ ký ở chân trang email – hãy sử dụng nó như một cơ hội để thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn và là cách dễ dàng để tạo ấn tượng lâu dài.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách viết chữ ký email vừa hấp dẫn vừa giàu thông tin. Ngoài ra, chúng tôi sẽ cung cấp các tài nguyên để bạn có thể tạo chữ ký email hoặc tải xuống mẫu chữ ký.
Chữ ký email là gì?
Khi nhận được email, chắc chắn bạn đã thấy một khối văn bản, hình ảnh và liên kết ở cuối một số email. Đây được gọi là chữ ký email. Nó thường bao gồm tên và chi tiết liên lạc của người gửi email. Nó cũng có thể chứa thẻ, URL trang web, ảnh, tuyên bố từ chối trách nhiệm, v.v.
Mục đích chính của chữ ký email là đảm bảo với người nhận rằng họ đang giao tiếp với con người thật chứ không phải bot. Sử dụng chữ ký email được thiết kế chuyên nghiệp, bạn có thể thiết lập danh tính của bạn và công ty của bạn. Vì vậy, chữ ký email cũng đóng vai trò như một tấm danh thiếp kỹ thuật số.
Tại sao bạn cần một chữ ký email tốt?
Nếu bạn vẫn đang cân nhắc nhu cầu có một chữ ký email đẹp thì đây là một số lý do tại sao.
Lý do cá nhân
# 1. Cung cấp ấn tượng đầu tiên tích cực
Ấn tượng đầu tiên tích cực là rất quan trọng đối với bất kỳ môi trường giao tiếp hoặc mạng lưới chuyên nghiệp nào. Một chữ ký email được thiết kế tốt có thể thể hiện đúng hình ảnh của bạn đối với người nhận.
#2. Tiết kiệm thời gian quý báu
Sau khi thiết lập chữ ký email cho tất cả các email gửi đi, bạn không cần thêm lời chào và chữ ký mỗi khi viết email. Điều này tiết kiệm thời gian quý báu.
#3. Quảng bá thương hiệu cá nhân
Bạn có thể thêm logo và khẩu hiệu vào chữ ký email để quảng bá thương hiệu cá nhân của mình. Nếu bạn là người làm việc tự do hoặc mới bắt đầu kinh doanh nhỏ, việc thêm thông tin thương hiệu vào chữ ký sẽ giúp bạn bè biết đến thương hiệu của bạn.
#4. Giúp bạn dễ nhớ
Muốn mọi người nhớ đến bạn? Thêm chữ ký email đáng nhớ và đặc biệt vào email của bạn. Với chữ ký thích hợp ở cuối email, bạn có thể chắc chắn rằng người nhận sẽ nhớ đến bạn.
#5. Thể hiện cá tính của bạn
Đôi khi bạn có thể không có đủ phạm vi để truyền tải cá tính của mình qua email. Tuy nhiên, bạn luôn có thể sử dụng chữ ký email để thể hiện cá tính của mình. Chọn kiểu dáng, màu sắc và phông chữ phù hợp với cá tính của bạn.
Lý do nghề nghiệp
# 1. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn
Khi tương tác với thế giới với tư cách là một chuyên gia, mọi từ trong email cùng với chữ ký email của bạn sẽ thể hiện như vậy. Một chữ ký email phức tạp sẽ cho phép người nhận tương tác với bạn.
#2. Thiết lập uy tín
Một chữ ký email tốt cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín của bạn trong mắt người khác. Vì vậy, chữ ký email chuyên nghiệp là điều cần thiết khi giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng.
#3. Cho phép người khác dễ dàng liên lạc với bạn
Chữ ký email bao gồm thông tin liên hệ của bạn, chẳng hạn như số điện thoại và địa chỉ email. Điều này cho phép họ dễ dàng liên lạc với bạn nếu họ muốn.
#4. Có được người theo dõi mới trên mạng xã hội
Bạn cũng có thể bao gồm các liên kết tới tài khoản truyền thông xã hội của tổ chức mình, chẳng hạn như Facebook, Twitter Và Instagram. Nhờ đó, bạn có thể khiến người khác biết đến sự hiện diện của bạn trên mạng xã hội và có được những người theo dõi mới trên các trang của công ty.
#5. Thúc đẩy tính nhất quán của thương hiệu
Chữ ký email cũng giúp củng cố thương hiệu và bản sắc công ty của công ty bạn. Bằng cách đảm bảo rằng mọi người trong công ty của bạn sử dụng cùng một kiểu chữ ký email, bạn có thể quảng bá nhận diện thương hiệu của mình.
Hướng dẫn từng bước tạo chữ ký email
Trong Gmail
Người dùng Gmail có thể thêm chữ ký email vào email của họ bằng phương pháp này:
- Đi tới hộp thư đến Gmail của bạn.
- Nhấp vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt.
- Trên tab Chung, cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy tùy chọn Chữ ký.
- Nhấp vào nút Tạo mới.
- Thêm tên chữ ký trước khi nhấp vào Tạo.
- Bây giờ con trỏ sẽ được đặt vào trường nơi bạn cần thêm chữ ký email của mình.
- Tại đây bạn có thể chọn kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, căn chỉnh và dấu đầu dòng.
- Chữ ký Gmail cũng hỗ trợ siêu liên kết và hình ảnh.
- Bạn cũng có thể thực hiện những thay đổi cần thiết đối với cài đặt chữ ký.
- Cuộn xuống nhấp vào Lưu thay đổi.
- Chữ ký sẽ sẵn sàng để sử dụng.
trong Outlook
Để thêm chữ ký vào email Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Mở hộp thư đến Outlook của bạn và nhấp vào menu Tệp.
- Chọn một tùy chọn ở bên trái.
- Chọn tab Thư trong cửa sổ Tùy chọn Outlook.
- Trong ngăn bên phải, nhấp vào Chữ ký…
- Cửa sổ Chữ ký và Điện thoại cố định sẽ mở ra với tab Chữ ký Email.
- Chọn email Outlook từ menu thả xuống cho tài khoản email của bạn.
- Nhấp vào nút Mới. Sau khi thêm tên chữ ký nhấn OK.
- Viết và tùy chỉnh chữ ký của bạn trong hộp Chỉnh sửa chữ ký.
- Bạn có thể chọn kiểu phông chữ, kích thước, in đậm, in nghiêng, gạch chân, kiểu căn chỉnh, liên kết, v.v.
- Nó cũng cho phép bạn nhập thông tin danh thiếp.
- Nhấp vào để lưu.
- Chọn chữ ký bạn muốn sử dụng cho email mới và trả lời/chuyển tiếp.
- Nhấn OK và chữ ký của bạn sẽ sẵn sàng để sử dụng.
Trong thư Yahoo
Nếu bạn muốn tạo chữ ký email trong tài khoản Yahoo Mail của mình, hãy làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào tài khoản Yahoo Mail của bạn.
- Trong hộp thư đến của bạn, nhấp vào Cài đặt ở góc trên bên phải và chọn Cài đặt khác.
- Chọn Viết Email từ khung bên trái.
- Trong phần Chữ ký, nhấp vào nút trượt bên cạnh ID email bạn muốn thêm chữ ký.
- Sau khi được bật, một trường sẽ xuất hiện nơi bạn có thể thêm chữ ký email của mình.
- Bạn có thể tùy chỉnh nó bằng các biểu tượng cảm xúc, in đậm, in nghiêng, căn chỉnh, thụt đầu dòng, dấu đầu dòng và gạch ngang,
- Nó cũng cho phép bạn chọn kiểu và kích thước phông chữ, đồng thời cho phép bạn thêm siêu liên kết.
- Sau khi hoàn tất, hãy thoát khỏi cài đặt. Email tiếp theo bạn gửi sẽ có chữ ký bạn vừa tạo.
Các phương pháp hay nhất về chữ ký email
✅ Nguyên tắc cơ bản của chữ ký email là phải ngắn gọn và chỉ chứa những thông tin cần thiết.
✅ Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, hãy sử dụng phông chữ rõ ràng, dễ đọc, chuyên nghiệp như Arial hoặc Times New Roman. Bạn nên tránh sử dụng phông chữ cách điệu khi sử dụng chuyên nghiệp nhưng có thể sử dụng cho các email cá nhân.
✅ Trừ khi bạn có email riêng cho mục đích sử dụng cá nhân và công việc, tốt hơn hết bạn nên sử dụng nhiều chữ ký email. Bằng cách này, bạn có thể sử dụng chú thích phù hợp khi tương tác với nhiều đối tượng khác nhau.
✅ Làm cho trang web trở nên hấp dẫn về mặt hình ảnh bằng cách sử dụng phông chữ, định dạng, khoảng cách và đồ họa phù hợp.
✅ Dù muốn chú thích hấp dẫn cũng nên bám sát một hoặc hai màu. Quá nhiều màu sắc có thể khiến mọi người mất tập trung.
✅ Chữ ký email phải có ảnh chân dung, logo công ty, URL trang web và liên kết tới hồ sơ mạng xã hội.
✅ Tạo chữ ký email có thể dễ dàng đọc được từ mọi thiết bị, kể cả điện thoại thông minh và máy tính bảng.
✅ Trước khi sử dụng chữ ký email mới trong email của bạn, hãy kiểm tra nó trên các thiết bị và ứng dụng email khác nhau để đảm bảo các thành phần chữ ký trông đẹp và hoạt động.
✅ Nếu tất cả nhân viên trong công ty bạn có ý định sử dụng chữ ký email thì nên sử dụng một định dạng phù hợp với thương hiệu.
✅ Luôn sử dụng thông tin mới nhất trong chữ ký email của bạn, chẳng hạn như địa chỉ email, số điện thoại, URL, v.v.
✅ Không bao giờ cung cấp thông tin cá nhân của bạn như địa chỉ nhà và số liên lạc cá nhân để tránh rủi ro về bảo mật.
✅ Có thể có những hạn chế về thông tin bạn có thể thêm vào chữ ký email của mình, nhằm nâng cao ngành nghề và địa điểm của bạn. Bạn nên tìm hiểu về chúng từ nhóm pháp lý của mình để đảm bảo tuân thủ.
# 1. HubSpot
HubSpot cung cấp trình tạo chữ ký email miễn phí để tạo chữ ký email của riêng bạn. Nó có sáu mẫu để bạn lựa chọn, có thể tùy chỉnh để phù hợp với nghề nghiệp và nhận diện thương hiệu của bạn.
Tại đây bạn có thể thêm tên, chức danh, tên công ty, thông tin liên hệ và nhiều thông tin khác. Bạn thậm chí có thể bao gồm các liên kết đến các tài khoản truyền thông xã hội của mình như LinkedIn, Facebook, Twitter Và Instagram. Bạn thậm chí có thể thêm các trường tùy chỉnh bổ sung vào chữ ký email của mình nếu cần.
Để tạo kiểu, HubSpot cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh về màu chủ đề, màu văn bản, màu liên kết, loại phông chữ và kích thước. Ngoài ra còn có các tùy chọn để tải lên ảnh chân dung và logo công ty cùng với việc tạo CTA tùy chỉnh.
#2. Con dấu cũ mới
Newoldstamp là một nền tảng để tạo chữ ký tùy chỉnh. Công cụ trực tuyến này hoàn hảo để bạn và nhóm của bạn tạo chữ ký email phù hợp với yêu cầu thương hiệu của bạn.
Trong giải pháp này, bạn sẽ có được một trang tạo chữ ký có thương hiệu đầy đủ đi kèm với các mẫu có thể tùy chỉnh. Bạn có thể thêm thiết kế của riêng mình và sử dụng các màu sắc cũng như phông chữ đã chọn trong chữ ký email của mình.
Ngoài ra còn có một bảng điều khiển tập trung mà doanh nghiệp có thể sử dụng. Newoldstamp cũng đã nhận được một hệ thống quản lý biểu ngữ và phân tích sẽ hữu ích cho bạn. Chữ ký có thể được tích hợp với Google Workspace, MS Exchange và Microsoft 365.
#3. khôn ngoanStamp
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng để tạo chữ ký email cho cá nhân hoặc tổ chức thì có thể chọn WiseStamp. Nó có thể thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp có thể biến email của bạn thành một công cụ tiếp thị hấp dẫn.
Chữ ký email do giải pháp này tạo ra bao gồm Gmail (cá nhân hoặc Workspace), Outlook (máy tính để bàn và web), Apple Thư và Yahoo. Công cụ thiết kế chữ ký email dễ sử dụng này cho phép bạn chọn đúng phông chữ, màu sắc, bố cục, hình dạng, v.v.
Ngoài ra còn có các tùy chọn để thêm các tính năng phong phú bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm, video, nút, biểu ngữ, v.v. Nếu bạn đang tạo chữ ký cho công ty của mình, hãy sử dụng chúng để tạo chữ ký email thống nhất cho toàn công ty.
Tài nguyên mẫu chữ ký email phổ biến
# 1. Thư viện mẫu chữ ký email Microsoft 365
Những người đang tìm kiếm chữ ký email Outlook chuyên nghiệp nên chọn Thư viện chữ ký email Microsoft 365. Thư viện tài nguyên này bao gồm 20 mẫu chữ ký email có thể dễ dàng tùy chỉnh bằng ảnh, liên kết trang web, logo công ty và hồ sơ mạng xã hội.
Bằng cách sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh hoàn toàn 100% này, bạn có thể thêm nét chuyên nghiệp vào email Outlook của mình. Nó cho phép bạn tạo phông chữ, đồ họa, ảnh, video, hoạt ảnh và chuyển tiếp một cách sáng tạo.
Các mẫu có sẵn trong MS Word nên bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa để cá nhân hóa. Khi bạn đã tạo chữ ký email của mình, bạn có thể nhanh chóng chia sẻ và xuất bản chúng ở mọi nơi.
#2. Chữ ký bưu điện
Nếu bạn cần các mẫu chữ ký email miễn phí thân thiện với chế độ tối, Chữ ký thư là nơi thích hợp. Trang web này cho phép bạn tải xuống các mẫu chữ ký làm sẵn cho mục đích kinh doanh và cá nhân. Bạn thậm chí không cần biết HTML để tạo hoặc tùy chỉnh chữ ký email.
Trình tạo chữ ký tích hợp này cũng cho phép bạn tùy chỉnh các mẫu. Chữ ký được tạo ở đây có thể được sử dụng trong Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server và nhiều dịch vụ khác. Ngoài ra còn có các tùy chọn cho kiểu phông chữ tùy chỉnh và ba màu phông chữ.
Các ví dụ phổ biến về chữ ký email
Chữ ký email của công ty Năng lượng xanh
Tín dụng hình ảnh: Chữ ký bưu điện
Ví dụ này hoàn hảo cho bất kỳ ai làm việc cho một công ty thân thiện với môi trường. Biểu ngữ đặt một câu hỏi tu từ gián tiếp yêu cầu người nhận tiết kiệm giấy bằng cách chọn không in email. Màu cơ bản của phông chữ được sử dụng là màu xanh lá cây, là biểu tượng của thiên nhiên và rừng rậm.
Chữ ký email cho một công ty ô tô
Tín dụng hình ảnh: Chữ ký bưu điện
Trong chữ ký email này, giải thưởng mà công ty ô tô giành được được đánh dấu bằng một biểu ngữ lớn. Headshot đảm bảo thông tin người gửi không bị mất do banner. Màu cơ bản cho chữ ký này là màu đỏ tía nhưng có thể thay đổi tùy thuộc vào màu thương hiệu của công ty bạn.
những từ cuối
Chữ ký email là một cách tuyệt vời để tiếp cận người khác một cách chuyên nghiệp. Nó cũng cho phép khán giả dễ dàng giao tiếp và kết nối với bạn. Bây giờ bạn đã biết cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể thêm nó vào ứng dụng email yêu thích của mình bằng cách làm theo các bước được đề cập ở đây.
Bạn cũng có thể muốn biết về giải pháp chữ ký điện tử và API chữ ký điện tử.
