Sự hợp tác và trật tự giữa tất cả các thành viên trong nhóm đã trở thành nhu cầu cấp thiết vì nó làm tăng năng suất và hiệu quả.
Phần mềm cộng tác là nền tảng SaaS (Software as a Service) cho phép nhân viên kết nối và giao tiếp trong thời gian thực, dễ dàng chia sẻ tài liệu, quản lý tác vụ, tự động hóa các hoạt động thường ngày, v.v.
Phần mềm cộng tác cũng cung cấp khả năng tích hợp các công cụ khác của bên thứ ba để tăng năng suất, hợp lý hóa giao tiếp và hoàn thành công việc nhanh hơn.
Trong sự phát triển đòi hỏi khắt khe này, nơi các tổ chức cần giải pháp nhanh chóng, phần mềm như vậy giúp các thành viên trong nhóm kết nối và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Do khả năng mở rộng và dễ dàng, phần mềm như vậy đang nhanh chóng trở nên phổ biến trong các ngành và tổ chức.
Trong phần này, chúng ta xem xét hai nền tảng cộng tác phổ biến nhất là Slack và Microsoft Teams, bao gồm các tính năng và ứng dụng của chúng để giúp bạn chọn nền tảng phù hợp cho nhóm hoặc tổ chức của mình.
Slack: tổng quan
Slack là một nền tảng cộng tác và tổ chức nhóm dựa trên đám mây được ra mắt vào năm 2013 và là một trong những nền tảng giao tiếp được sử dụng nhiều nhất trên toàn thế giới. Slack cung cấp nền tảng để chia sẻ tệp, nhắn tin tức thời và cộng tác thực hiện dự án từ mọi nơi.
Các tính năng chính của nó bao gồm các cuộc trò chuyện được sắp xếp theo chủ đề, chia sẻ màn hình, tự động hóa quy trình làm việc, nhắn tin riêng tư, cuộc gọi âm thanh và video, v.v.
Slack giúp toàn bộ nhóm, bất kể ở vị trí nào, luôn kết nối và có tổ chức, tăng năng suất và hiệu quả của nhóm và tổ chức. Công cụ này đã trở thành một trong những nền tảng giao tiếp và cộng tác phổ biến nhất dành cho các công ty thuộc mọi quy mô, chẳng hạn như Airbnb, Uber, intuit, IBM, Deliveroo, v.v.
Slack cũng cho phép bạn tích hợp các công cụ khác như GitHub, New Relic, Google Drive, Dropbox, Office 365, Salesforce, v.v.
Slack đã nhận được chứng chỉ bảo mật từ AICPA, bao gồm SOC 2 và SOC 3. Nó cũng có giấy chứng nhận ISO 27001, 27017 và 27018.
Slack có cấu trúc giá rất linh hoạt, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Nó có các gói Miễn phí, Chuyên nghiệp và Kinh doanh dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như phiên bản doanh nghiệp dành cho các tổ chức lớn. Phiên bản miễn phí của nó có một số hạn chế.
Slack có sẵn cho các thiết bị Android và iOS.
Nhóm Microsoft: Tổng quan
Microsoft Teams là một nền tảng giao tiếp toàn diện được thiết kế dành riêng cho môi trường làm việc kết hợp. Nền tảng này cho phép chia sẻ thông tin liền mạch, dữ liệu và tổ chức nhóm cũng như tổng hợp thông tin trong một diễn đàn duy nhất cho tất cả các thành viên trong nhóm.
Nền tảng nhóm được 270 triệu người sử dụng tại nơi làm việc, ở nhà và trường học. Nó có thể hỗ trợ nhiều chức năng khác nhau như trò chuyện, gọi điện video, chia sẻ tệp, cộng tác đồng thời trên các tài liệu và xây dựng nhóm cho các dự án và phòng ban.
Microsoft Teams có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như trao đổi thân mật, làm việc từ xa, họp trực tuyến và phối hợp làm việc nhóm.
Công cụ dễ sử dụng này mang đến sự linh hoạt đồng thời tích hợp liền mạch với Microsoft Teams. Tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365 và Office 365 cũng như các ứng dụng của bên thứ ba như Zoom, Webex Meets và Box để tăng năng suất tại nơi làm việc. Ngoài ra, Microsoft Teams còn hợp tác với các nhà sản xuất thiết bị hội nghị truyền hình như Crestron, Logitech và Poly.
Microsoft Teams có các tính năng bảo mật như 2FA, SSO và mã hóa dữ liệu khi truyền và khi lưu trữ. Microsoft Teams miễn phí dành cho gia đình và doanh nghiệp có giới hạn.
Microsoft Teams có sẵn trên các thiết bị Android và iOS.
Điểm tương đồng giữa Slack và Microsoft Teams
Slack và Microsoft Teams là những ứng dụng giao tiếp và cộng tác phổ biến có nhiều điểm tương đồng.
Hãy cùng xem một số tính năng phổ biến trong Slack và Microsoft Teams.
- Slack và Teams hoạt động trên nền tảng đám mây và được thiết kế để cộng tác và liên lạc hiệu quả giữa các tổ chức bất kể vị trí thực tế.
- Nhắn tin theo thời gian thực, hội thảo video, cuộc gọi âm thanh và chia sẻ màn hình khiến chúng trở nên lý tưởng để làm việc từ xa và kết nối các nhóm ở khắp các địa điểm.
- Chia sẻ tập tin và tự động hóa các tác vụ thường ngày.
- Tích hợp với các công cụ bên ngoài để quản lý dự án đáng tin cậy.
- Tạo các kênh và nhóm cho các dự án và phòng ban khác nhau để liên lạc liền mạch.
- Nó hỗ trợ máy tính để bàn, Android và iOS.
Slack vs. Nhóm Microsoft
Hãy cùng xem một số điểm nổi bật của Slack và Microsoft Teams
Tính năngSlackMicrosoft TeamsPhiên bản miễn phí90 ngày truy cập miễn phí và không giới hạn cho người dùng trả phíCuộc họp nhóm không giới hạn lên tới 60 phút và tối đa 100 người tham gia mỗi cuộc họpChia sẻ màn hìnhHỗ trợ từng người một trên phiên bản miễn phí và 50 người dùng trên phiên bản trả phíKhông giới hạn cho tất cả người dùngHội nghị truyền hìnhLên đến 2 Người dùng gói miễn phí và 50 người dùng với gói trả phíMiễn phí 60 phút cho tối đa 100 người dùng và 30 giờ cho 300 người dùng đối với gói trả phíBotSlackbot để tạo, tùy chỉnh và cài đặt botMicrosoft bot SDK để phát triển botTuân thủ Hỗ trợ Hippa, lưu giữ dữ liệu, chính sách lưu giữ, v.v. ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP), khám phá điện tử, kiểm tra, v.v. Cộng tác bên ngoài Có sẵn, khả năng gửi tin nhắn trực tiếp đến người dùng bên ngoài Người dùng bên ngoài có thể tham gia các cuộc trò chuyện và cuộc họp nội bộ cũng như chia sẻ tệp trong Microsoft TeamsCloud StorageFiles từ 90 ngày qua cho người dùng miễn phí và không giới hạn dành cho người dùng trả phí 5 GB mỗi người dùng miễn phí và trên 10 GB cho lệnh gạch chéo trả phí (/) Có nhiều lệnh khác nhau và đa dạng để dễ sử dụng Có số lượng lệnh gạch chéo hạn chế Thông báo Nhiều thông báo được cá nhân hóa Tùy chọn thông báo hạn chế Quyền truy cập của khách Đối với mỗi thành viên tích cực trả phí trong không gian làm việc, bạn có thể thêm tối đa năm khách . Không giới hạn Trải nghiệm người dùng Thao tác và điều hướng đơn giản.
Giao diện tùy chỉnh.
Tự động hóa các công việc thường ngày.
Tích hợp nhiều công cụ của bên thứ ba. Giao diện trực quan và hợp lý.
Dễ dàng truy cập vào các chức năng khác nhau.
Tùy biến cao.
Tích hợp ứng dụng dễ dàng.
Trường hợp sử dụng Slack
Slack là một nền tảng giao tiếp phổ quát phù hợp với các công ty thuộc mọi quy mô và mọi ngành. Đó là lựa chọn tốt hơn cho các nhóm nhỏ hơn làm việc trong các dự án đòi hỏi nhiều hoạt động giao tiếp và cộng tác.
Slack là lựa chọn tốt nhất cho những người muốn có ứng dụng đa năng, tính năng bổ sung và thông báo có thể tùy chỉnh. Bầu không khí sôi động của nó rất phù hợp cho các nhóm công ty coi trọng năng suất và sự thích thú khi giao tiếp bằng văn bản.
Đây là một nền tảng giao tiếp thời gian thực có tính linh hoạt cao, đặc biệt dành cho các nhóm ở xa hoạt động ở các múi giờ khác nhau. Chế độ an toàn của các kênh liên lạc giúp doanh nghiệp có số lượng lớn đối tác bên ngoài. Các tính năng của nó giúp quản lý dự án và cộng tác nhóm hiệu quả hơn bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm trao đổi thông tin và luôn thống nhất quan điểm.
Nền tảng này đơn giản hóa việc theo dõi vấn đề và liên lạc với khách hàng theo thời gian thực, điều này sẽ giúp các công ty dịch vụ khách hàng tập trung và tích hợp với các vấn đề của khách hàng.
Khả năng thích ứng của nó được nâng cao hơn nữa bằng cách tích hợp với nhiều sản phẩm và dịch vụ bên ngoài khác nhau như Google Drive, Trello, Salesforce và GitHub, khiến nó trở nên lý tưởng cho hầu hết các công ty và lĩnh vực.
Các trường hợp sử dụng của Microsoft Teams
Microsoft Teams cung cấp khả năng tích hợp liền mạch và các tính năng hội nghị truyền hình tuyệt vời, rất phù hợp cho các tổ chức lớn đang tìm kiếm phương thức giao tiếp hiệu quả. Người dùng tận hưởng khả năng kết nối sâu của Microsoft Teams với các sản phẩm của Microsoft và các tính năng gọi điện video tuyệt vời với Đăng ký Microsoft Office 365 Business.
Microsoft Teams là giải pháp tuyệt vời dành cho các tổ chức coi trọng sự tuân thủ và bảo mật dữ liệu. Nó là một nền tảng liên lạc từ xa có giá trị cho các doanh nghiệp và là nguồn tài nguyên quý giá cho các lớp học và nhóm học tập ảo trong các cơ sở giáo dục.
Nền tảng quản lý dự án và cộng tác toàn diện cùng các tính năng mạnh mẽ của nó cung cấp khả năng liên lạc từ xa thống nhất giúp cho phép cộng tác theo thời gian thực trên các dự án hợp tác trong toàn tổ chức của bạn. Khả năng đa dạng của nó, bao gồm các cuộc họp ảo và hội thảo trên web, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp chủ yếu dựa vào hội nghị truyền hình.
Microsoft Teams là một công cụ hữu ích để liên lạc và cộng tác trong nhiều tình huống khác nhau. Đây là một nguồn tài nguyên giáo dục có giá trị, thúc đẩy giao tiếp, các bài tập hợp tác, các dự án và chia sẻ tài nguyên giữa giáo viên và học sinh.
Các câu hỏi thường gặp
Tại sao bạn cần phần mềm cộng tác?
Trong môi trường kinh doanh năng động và phát triển ngày nay, đặc biệt là khi mọi người ở các khu vực khác nhau, phần mềm cộng tác rất quan trọng để duy trì kết nối, hỗ trợ làm việc nhóm và tăng năng suất. Các phương thức liên lạc truyền thống không đủ đáp ứng nhu cầu của các nhóm từ xa làm việc ở các múi giờ khác nhau và gặp phải nhiều vấn đề đòi hỏi liên lạc theo thời gian thực với việc tích hợp nhiều ứng dụng và công cụ khác nhau.
Những yếu tố nào cần được xem xét khi lựa chọn phần mềm cộng tác?
Mặc dù hầu hết các phần mềm cộng tác đều có các tính năng tương tự nhưng điều quan trọng là phải xác định các tính năng và chức năng cụ thể được yêu cầu trong tổ chức của bạn.
Các yếu tố quan trọng như tính dễ sử dụng, tùy chỉnh, mức độ bảo mật và bảo vệ dữ liệu mà nó cung cấp. Các yếu tố khác bao gồm chi phí, khả năng mở rộng và khả năng tích hợp. Các tính năng cần thiết khác như chia sẻ tài liệu, hội nghị truyền hình, quản lý tác vụ và thông báo, cùng nhiều tính năng khác.
những từ cuối
Ít nhiều Slack và Microsoft Teams có các tính năng tương tự nhau, nhưng thực tế là các công ty luôn nỗ lực cải thiện các tính năng và chức năng để cạnh tranh cho ứng dụng trò chuyện nhóm tốt nhất. Nếu thiếu một tính năng, nó có thể sẽ được đưa vào bản phát hành sắp tới và ngược lại. Người dùng hoặc tổ chức có thể chọn ứng dụng trò chuyện nhóm dựa trên nhu cầu cụ thể của họ.
Sau đó, hãy xem các công cụ cộng tác tài liệu tốt nhất dành cho các nhóm từ xa.
