Bạn có nghĩ rằng quản lý tiền lương là phần khó nhất trong công việc kinh doanh đang phát triển của mình không? Không cần tìm đâu xa, hãy dùng thử hệ thống xử lý thuế và thanh toán nhân viên thông minh của Zoho Payroll.
Vì việc giám sát các khoản thanh toán, phúc lợi, tăng lương và khấu trừ thuế của nhân viên là những nhiệm vụ phức tạp nên các công ty thuộc mọi quy mô đều sử dụng phần mềm để thực hiện tất cả các nhiệm vụ này bằng một công cụ trung tâm. Một công cụ như vậy thường được gọi là ứng dụng xử lý bảng lương.
Tuy nhiên, các công ty báo cáo rằng hầu hết các ứng dụng bảng lương này quá phức tạp. Đôi khi, các công ty cần một nhóm kế toán viên và giám đốc điều hành nhân sự (HR) tận tâm chỉ để vận hành công cụ.
Nhưng bảng lương không nên phức tạp như vậy. Đây là một hoạt động phi sản xuất đối với bất kỳ công ty nào, nhưng nó đòi hỏi sự tập trung tối đa từ chủ sở hữu công ty, thành viên hội đồng quản trị và giám đốc tài chính (CFO).
Làm thế nào về một ứng dụng thực sự đơn giản mà một người quản lý tiền lương có thể chạy và hỗ trợ cho hàng nghìn nhân viên? Tìm hiểu cách Zoho Payroll giải quyết thách thức này trong bài đánh giá công cụ tài chính cải tiến này của Zoho.
Zoho Payroll là gì?
Zoho Payroll là một ứng dụng tính lương dựa trên đám mây. Ứng dụng web được tích hợp vào nền tảng xử lý tài khoản Zoho Books. Zoho đã thiết kế ứng dụng lập kế hoạch thuế và thanh toán cho nhân viên này dựa trên luật lao động và thuế của Hoa Kỳ. Điều này cho phép xử lý bảng lương dễ dàng hơn thông qua các hoạt động tự động mà không cần đi vào vùng nước hợp pháp.
Công cụ này cung cấp tính toán lương tự động, tạo phiếu lương cho nhân viên và trả lương kịp thời cho nhân viên để duy trì cam kết của họ. Nó cũng bao gồm một mô-đun tuân thủ quy định để giúp bạn đảm bảo công ty của mình tuân thủ các quy định của liên bang. Chưa kể cơ cấu lại tiền lương để tính nhiều cách sắp xếp lương cho các nhân viên khác nhau.
Ngoài ra, nó cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập vào cổng thông tin tự phục vụ nơi họ có thể tải xuống biểu mẫu và cuống phiếu thanh toán hoặc gửi tờ khai đầu tư để tiết kiệm thuế. Nền tảng tự phục vụ giúp giảm bớt nhân viên trả lương để họ có thể tập trung vào công việc quan trọng.
Tích hợp liền mạch các tính năng HRMS với ứng dụng Zoho People. Ngoài ra, nó còn đồng bộ hóa các quy trình kế toán của Zoho Books với Zoho Payroll. Điều này cho phép bạn tuyển dụng nhân viên nhanh hơn và trả lương cho họ nhanh hơn.
Zoho Payroll phù hợp với các công ty mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và thậm chí là các công ty lớn. Hiện tại, công cụ này bao gồm luật thuế liên bang và luật nhân viên từ các tiểu bang sau: California, New York, Washington, Tennessee, North Carolina, Texas, Florida, Illinois và Kansas. Tuy nhiên, bạn cũng có thể yêu cầu quyền truy cập sớm cho các tiểu bang khác vì Zoho đang nỗ lực bao gồm nhiều khu vực hơn.
Các tính năng của Zoho Payroll
#1. Quản lý nhân sự
Quản lý nhân viên trong hệ thống nhân sự và xử lý bảng lương của họ từ một công cụ kế toán có vẻ không hợp lý. Đó là lý do Zoho đã triển khai mô-đun quản lý nhân viên trực tiếp vào ứng dụng Zoho Payroll yêu thích của bạn.
Chức năng này cung cấp tất cả các công cụ cần thiết như giới thiệu nhân viên, thủ tục giấy tờ và quản lý ngày nghỉ của nhân viên. Hơn nữa, bạn có thể nhập dữ liệu bảng lương lịch sử của nhân viên và bắt đầu từ đó, ngay cả khi bạn tiếp tục trả lương cho năm tài chính hiện tại.
#2. Xử lý thanh toán
Zoho Payroll đi kèm với một mô-đun xử lý bảng lương trực quan giúp việc quản lý bảng lương trở nên dễ dàng. Nhân viên biên chế tối thiểu có thể chuẩn bị bảng lương của công ty, ủy quyền chi tiêu tiền lương và hoàn thành bảng lương một cách hiệu quả.
Tính năng bảng lương bao gồm một số tính năng phụ như tính tổng ròng, xem xét bảng lương đã được phê duyệt, lịch trả lương (hàng tuần/hai tuần một lần/hàng tháng) và thanh toán trực tuyến trực tiếp vào tài khoản ngân hàng.
Bạn có sử dụng cả nhân viên làm công ăn lương và dịch giả tự do theo giờ không? Đây không phải là vấn đề với quá trình xử lý thanh toán hợp đồng vì công cụ này cung cấp các tính năng cho các loại và tỷ lệ thanh toán. Ngoài ra, các khoản thanh toán tiền thưởng được thực hiện dễ dàng với ứng dụng vì ứng dụng này tự động tính toán các khoản trợ cấp và khấu trừ thuế.
#3. Lợi ích tiền lương và kế toán
Mô-đun bảng lương và kế toán cho phép bạn đưa bảo hiểm y tế, trợ cấp hưu trí và trợ cấp chịu thuế vào gói bồi thường cho nhân viên của mình. Thư viện bảng lương Zoho cung cấp nhiều gói lợi ích khác nhau, từ kế hoạch hưu trí 401(k) đến bảo hiểm y tế. Chỉ cần chọn các thành phần mong muốn từ danh sách toàn diện.
Bạn cũng có thể lên lịch cho các kỳ nghỉ có lương, nghỉ ốm và nghỉ phép bằng các công cụ tích hợp sẵn của ứng dụng bảng lương thông minh này. Hơn nữa, bạn cũng có thể cho phép nhân viên có số dư kỳ nghỉ thặng dư rút tiền mặt trong PTO của họ khi họ rời công ty.
#4. Thuế và biểu mẫu
Bạn không cần phải tìm kiếm trên internet các giải thích về thuế hoặc biểu mẫu bảng lương. Mô-đun Biểu mẫu và thuế bảng lương của Zoho bao gồm tất cả các hệ thống tương thích với các tiểu bang của Hoa Kỳ được hỗ trợ. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn loại thuế liên bang và tiểu bang phù hợp để hoàn tất quy trình đăng ký.
Ví dụ: chọn Biểu mẫu 944 để tạo báo cáo tự động về nghĩa vụ thuế hàng năm của công ty bạn đối với việc khấu trừ thuế Thu nhập Liên bang, An sinh Xã hội và Medicare. Tương tự, chọn Biểu mẫu 941 để tải xuống báo cáo khai thuế hàng quý về tổng số tiền đặt cọc thuế, An sinh xã hội và thuế khấu trừ trên bảng lương của nhân viên.
#5. chỉ số tiền lương
Phân tích bảng lương là một báo cáo quan trọng giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết. Bạn sẽ có thể nhận được những thông tin chi tiết này từ Zoho Payroll với tính năng Số liệu bảng lương.
Tạo một bản tóm tắt chi phí hiển thị tất cả các phần chính của chi phí như lương nhân viên, phí bảo hiểm, lợi ích, thuế tiểu bang và thuế liên bang. Các báo cáo như vậy có thể được xuất sang các công cụ BI khác để phân tích sâu rộng.
#6. quản lý tiền lương
Quản lý tính lương là một tính năng thiết yếu của bất kỳ phần mềm tính lương tiêu chuẩn nào. Đầu tiên, nó cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập vào ứng dụng đối với các cộng tác viên, giám đốc điều hành và người quản lý bảng lương.
Thứ hai, nếu bạn quản lý lực lượng lao động phân tán có nhân viên hoặc nhà thầu ở Hoa Kỳ hoặc nước ngoài, thì Quản trị bảng lương cho phép bạn tạo các địa điểm làm việc khác nhau để dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán của nhân viên.
Zoho Payroll: Lợi ích của nhân viên
- Được trả tiền đúng hạn cho giờ làm việc chính xác mà không có bất kỳ tranh chấp nào.
- Tuân thủ thuế liên bang của bạn một cách dễ dàng và dễ dàng.
- Nhận thanh toán một cách an toàn và thuận tiện thông qua chuyển khoản ngân hàng.
- Truy cập các tài liệu bảng lương như phiếu lương, biểu mẫu thuế, v.v. từ nền tảng tự phục vụ.
Zoho Payroll: Lợi ích cho các công ty khởi nghiệp
- Kiểm soát các hoạt động trả lương của bạn với quyền và quyền truy cập dựa trên vai trò.
- Tập trung vào tiếp thị sản phẩm/dịch vụ và quan hệ với nhà đầu tư bằng cách tự động hóa toàn bộ hệ thống trả lương cho các khoản thanh toán, thuế, phụ cấp, v.v.
- Tạo một hệ thống tự phục vụ để phát hành các biểu mẫu thuế, giấy chứng nhận đầu tư, phiếu lương, v.v.
- Giảm chi phí nhân sự trong bộ phận tiền lương.
Zoho Payroll: Lợi ích dành cho doanh nghiệp nhỏ
- Nó tính toán chính xác các khoản thanh toán cho nhân viên và bảo vệ kho bạc của công ty bạn khỏi những tổn thất không cần thiết.
- Ước tính và chuẩn bị thuế của bạn một cách dễ dàng và tiết kiệm rất nhiều thời gian.
- Xuất chi tự động và an toàn qua Forte.
- Nó đồng bộ hóa với Zoho Books để có dữ liệu kế toán bảng lương và giúp toàn bộ quy trình trở nên liền mạch.
Ứng dụng di động Zoho Payroll
Ứng dụng di động Zoho Payroll hoạt động như một cổng thông tin tự phục vụ dành cho nhân viên khi đang di chuyển hoàn chỉnh với một ki-ốt internet. Nhân viên của bạn có thể tải xuống ứng dụng từ Cửa hàng Apple và Cửa hàng Play cho điện thoại thông minh của họ.
Nhân viên có thể hình dung phiếu lương và phiếu lương của họ từ ứng dụng di động này. Họ cũng có thể nhận được bảng phân tích chi tiết về các kế hoạch trả thưởng từ cùng một ứng dụng. Hơn nữa, nhân viên của bạn có thể lên kế hoạch cho thời gian nghỉ bằng cách kiểm tra số dư và chính sách WOM bằng công cụ này.
Các giải pháp thay thế Zoho Wage
OnPay
OnPay là một công cụ trả lương cũng bao gồm các lợi ích nhân sự và nhân viên. Nó là một ứng dụng web trực tuyến, làm cho công cụ này dễ dàng truy cập và sử dụng. Ngoài ra, nó có một danh sách dài các hoạt động để lựa chọn. Ví dụ: bạn có thể chọn công ty khởi nghiệp, doanh nhân chuyên nghiệp, nông nghiệp, nha sĩ, nhà hàng, tổ chức phi chính phủ, kế toán, v.v.
Ứng dụng này tạo điều kiện cho nhân viên, nhà thầu và nhà cung cấp mới lên tàu nhanh chóng và dễ dàng. Nó cho phép bạn kết hợp và sắp xếp tất cả các tài liệu và tài chính của nhân viên trong một ứng dụng an toàn. Hơn nữa, bạn có thể tích hợp công cụ này với các ứng dụng tài chính khác như Xero và QuickBooks.
gợn sóng
Ripple là một công cụ xử lý thanh toán toàn diện và hoàn toàn tự động dành cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Nó xử lý khấu trừ thuế, bảng lương, lợi ích và tuân thủ luật định ở tất cả 50 tiểu bang của Hợp chủng quốc Hoa Kỳ. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng cộng tác với các nhân viên và nhà thầu quốc tế vì công cụ này cũng bao gồm các tính năng cần thiết.
Ngoài tính năng tuân thủ tự động của nhân viên và khai thuế, ứng dụng còn cung cấp các tính năng bắt buộc phải có khác như theo dõi Thời gian nghỉ có lương (PTO), theo dõi giờ làm việc, ghi nhật ký ngày làm việc và báo cáo bảng lương chi tiết. Hơn nữa, tính năng mã công việc cho phép bạn hình dung nhân viên nào đang tính phí cho bạn, cho khách hàng nào và cách tiết kiệm nhiều hơn.
phần mềm yêu nước
Phần mềm yêu nước là một công cụ xử lý thanh toán nhân viên phổ biến khác. Cùng với mô-đun bảng lương, nó cũng bao gồm một tính năng kế toán đầy đủ nếu bạn chọn đăng ký. Vì ứng dụng này hoàn toàn trực tuyến và thân thiện với thiết bị di động nên các công ty khởi nghiệp từ một số ngành và các công ty có kinh nghiệm sử dụng công cụ xử lý bảng lương này.
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và mức độ phức tạp của bảng lương, bạn có thể chọn trả lương cơ bản hoặc trả lương đầy đủ. Trong gói cơ bản, bạn có thể giữ bảng lương của nhân viên và tự nộp thuế. Ngược lại, nếu bạn tham gia nhiều vào các nhiệm vụ tạo doanh thu, bạn có thể nhận gói dịch vụ đầy đủ trong đó nhóm Phần mềm Yêu nước sẽ nộp và ký gửi thuế liên bang.
những từ cuối
Bài đánh giá phải giải thích rõ ràng các tính năng kinh doanh của Zoho Payroll. Bài viết cũng giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược khi cần chọn ứng dụng quản lý tiền lương phù hợp cho startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này cho các doanh nghiệp cấp doanh nghiệp vì nó cung cấp tùy chọn mở rộng quy mô linh hoạt. Tải xuống bản dùng thử miễn phí của ứng dụng ngay bây giờ để trải nghiệm sự khác biệt và các tính năng năng suất mà bạn đang tìm kiếm.
Bạn cũng có thể xem qua Giải pháp Nhân sự và Biên chế của ADP.
