1. Truy cập an toàn vào email của bạn
Trước hết: truy cập an toàn vào tin nhắn của bạn bằng các cử chỉ đơn giản như kích hoạt xác thực kép hoặc chọn mật khẩu mạnh, để giảm sự lộn xộn của hộp thư và do đó bảo vệ email của bạn. Gmail khuyên bạn nên:
2. Lưu trữ các email không quan trọng
Để giải phóng dung lượng trong hộp thư đến, bạn có thể lưu trữ một số email định kỳ để chúng không còn xuất hiện trong hộp thư đến chung của bạn nữa.
Để lưu trữ một hoặc nhiều thư trong Gmail: chọn thư bằng cách đánh dấu vào ô nhỏ phía trước thư, sau đó chọn biểu tượng Lưu trữ có dạng một thư mục và một mũi tên chỉ xuống. Những email này sau đó sẽ được chuyển đến phần Tất cả những bài viếthiển thị trong menu bên trái.
3. Xóa những email đã nhận mà chưa bao giờ được đọc
Nó có làm bạn ngạc nhiên không? Chưa hết… Rất có thể hộp thư đến của bạn chứa đầy những tin nhắn chưa đọc. Những email chồng chất mà có thể bạn sẽ không bao giờ mở này sẽ chiếm dung lượng không cần thiết trong hộp thư của bạn.
Để tìm thấy chúng dễ dàng: hãy đi tới thanh tìm kiếm nằm phía trên email của bạn và nhập “is:unread”. Bây giờ bạn có thể chọn chúng để xóa tất cả chúng cùng một lúc.
4. Giảm thư rác bằng cách báo cáo khi nhận được
Nếu chúng thường được đặt trong phần Thư rác khỏi hộp thư Gmail của bạn, một số thư không mong muốn có thể bị loại bỏ. Bạn muốn báo cáo một email là thư rác? Chọn thư trong hộp thư đến của bạn, sau đó phía trên email của bạn, nhấp vào dấu chấm hỏi được khoanh tròn. Sau đó, bạn sẽ có lựa chọn báo cáo thư này là thư rác. Đồng thời, bạn có thể chặn địa chỉ email xâm nhập và báo cáo những tin nhắn này trên nền tảng Cờ thư rác.
5. Xóa các tệp lớn được đính kèm trong email của bạn
Video, tài liệu, ảnh… Các tệp đính kèm được đính kèm vào thư của bạn sẽ chiếm một dung lượng đáng kể trong hộp thư Gmail của bạn. May mắn thay, có một cách nhanh chóng và dễ dàng để tìm những tập tin này và xóa chúng.
Trong thanh tìm kiếm, nhập lệnh “has:attachment” để hiển thị email của bạn có tệp đính kèm. Và để nhắm mục tiêu vào các tệp đính kèm nặng nhất, từ 3 Ví dụ MB: gõ “size:3m”. Sau đó, bạn có thể xóa chúng bằng cách chọn email bạn chọn.
6. Tắt các cuộc thảo luận kéo dài quá lâu
Bạn có phải là thành viên của tổ chức bốn mươi năm của một người bạn không? Bạn có phải là nhân chứng cho đám cưới vào mùa hè tới không? Bạn phải thuê một ngôi nhà cho một nhóm hai mươi người cho kỳ nghỉ tiếp theo? Nếu vậy, tính năng tắt tiếng một số cuộc trò chuyện nhất định có thể hữu ích cho bạn và sẽ cho phép bạn không xem mọi bản cập nhật. Để vô hiệu hóa một số trao đổi nhất định:
Chọn tin nhắn liên quan bằng cách chọn hộp phía trước, Nhấp vào ba chấm nhỏ hiện dưới thanh tìm kiếm, Kích hoạt Bỏ qua cuộc trò chuyện.
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy cuộc trò chuyện của mình bằng cách tìm kiếm nó từ thanh tìm kiếm.
7. Xóa tin nhắn còn sót lại ở chế độ nháp
Bạn đã bắt đầu một email vào năm ngoái mà chưa từng viết nó chứ đừng nói đến việc gửi nó? Đã đến lúc xóa nó để làm trống hộp thư của bạn bằng cách thực hiện theo một số bước sau:
Gặp ở Bản nhápChọn email bạn muốn xóa, Click vào Xóa bản nháp.
Để xóa nhiều thư cùng lúc, hãy chọn hộp phía trên email của bạn để chọn tất cả các thư rồi xóa chúng.
8. Hủy đăng ký nhận bản tin mà bạn không đọc
Trên Gmail, bạn có thể tự động hủy đăng ký nhận bản tin bằng cách sử dụng hành động tương tự như đối với thư rác, đã giải thích ở trên. Do đó, bạn chọn tin nhắn của mình, bạn nhấp vào dấu chấm than được khoanh tròn đặt phía trên email của bạn và nếu đó là một bản tin, dịch vụ nhắn tin sẽ tự động phát hiện nó và đề nghị bạn hủy đăng ký (ngoài việc đề nghị đánh dấu nó là thư rác).
Bạn cũng có thể truy cập bản tin đã nhận và nhấp vào liên kết hủy đăng ký bắt buộc, nằm ở cuối trang. Cuối cùng, các công cụ như CleanFox cũng cho phép bạn tự động dọn dẹp email của mình.
9. Tạo các biến thể của email để sắp xếp chúng
Ví dụ: để nhìn rõ hơn trong hộp thư của bạn và do đó phân tách các email riêng tư khỏi việc gửi chuyên nghiệp, bạn có thể sắp xếp các thư của mình để chúng không được tìm thấy ở cùng một nơi. Chỉ cần thêm dấu + và một từ bạn chọn trước dấu @ trong địa chỉ email của bạn.
Trong của anh ấy khuyên bảo để tối ưu hóa hộp thư đến của bạn, Gmail hiển thị ví dụ này để giải thích cách thực hiện.
Nếu địa chỉ email Google Workspace của bạn là [email protected], thì bạn có thể:
Đăng ký nhận bản tin với [email protected], Hãy để khách hàng của bạn liên hệ với [email protected], Báo cáo các vấn đề khẩn cấp tới hộp thư đến của bạn bằng cách liên hệ với [email protected].
10. Dọn sạch thùng rác sau khi tin nhắn bị xóa
Bạn đã xóa những tin nhắn không còn khiến bạn quan tâm nhưng bạn đã nghĩ đến việc xóa chúng khỏi thùng rác để xóa vĩnh viễn chưa? Thường bị lãng quên, hành động này rất cần thiết để những email vô dụng của bạn cuối cùng chỉ còn là lịch sử.
