Đối mặt với đại dịch Covid-19, nhiều công ty đang thiết lập các sự kiện trực tuyến để tiếp tục kết nối với khán giả của họ. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng này, HubSpot và Vimeo vừa phát hành một hướng dẫn toàn diện để tổ chức các sự kiện ảo thành công.
Tải xuống hướng dẫn đầy đủ về các sự kiện trực tuyến thành công
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá các loại sự kiện ảo khác nhau đang tồn tại, các phương pháp hay nhất để áp dụng để lập kế hoạch và lưu trữ chúng, cũng như danh sách kiểm tra đầy đủ để đảm bảo rằng chúng hoạt động trơn tru. Một hỗ trợ tuyệt vời hữu ích cho các “sự kiện nhỏ” như hội thảo trên web, nhưng cũng cho các sự kiện trực tuyến kéo dài nhiều ngày với hàng nghìn người tham gia.
Xác định các loại sự kiện ảo khác nhau
“Sự kiện ảo” hay “sự kiện trực tuyến” có thể có nhiều hình thức: hội nghị trực tuyến, chương trình phát sóng trực tiếp, phiên ghi âm trước, đào tạo… Những sự kiện này có thể được truyền hình trực tiếp nhưng cũng có thể được ghi lại trước. Điều quan trọng là phải phân biệt sự khác biệt của chúng và lợi thế tương ứng của chúng. Trực tiếp cung cấp một hình thức độc quyền, nhưng phụ thuộc vào các thay đổi của trực tiếp. Các sự kiện được ghi trước giúp có thể phát nhiều nội dung mà không bị giới hạn thời gian, nhưng ít tương tác hơn.
Một lựa chọn khác để thực hiện: phát nội dung theo thời gian thực hay hội nghị truyền hình? Định dạng đầu tiên giúp bạn có thể tiếp cận một lượng lớn khán giả, định dạng thứ hai để tối ưu hóa các tương tác trong các nhóm nhỏ.
© HubSpot / VimeoMẹo để tổ chức một sự kiện trực tuyến
Mục tiêu của nhà tổ chức sự kiện ảo: đảm bảo rằng mỗi người tham gia có thể truy cập nội dung và tham gia trong điều kiện tốt. Để làm được điều này, anh ta phải đặc biệt đảm bảo chất lượng của kết nối Wi-Fi khả dụng và xác định cách giải quyết các câu hỏi từ người tham gia: theo thời gian thực hay hậu quả. Nó cũng cần thiết để lựa chọn một cách khôn ngoan nền tảng phù hợp nhất để tổ chức sự kiện của bạn.
Để đảm bảo hình ảnh động và sự lan tỏa tối ưu của sự kiện, nhà tổ chức cũng sẽ phải trang bị đầy đủ vật chất cũng như âm thanh như cấp độ video: bộ ánh sáng, micrô, camera, bộ mã hóa … Tùy thuộc vào kích thước và định dạng sự kiện của bạn, PC và một webcam có thể là đủ. Nếu bạn chọn tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp với một bộ, một số máy quay, ánh sáng, một phòng điều khiển, v.v., bạn cũng phải lập ngân sách cho các nhu cầu khác nhau của mình.
© HubSpot / VimeoCác phương pháp hay nhất để áp dụng cho các sự kiện ảo của bạn
Một sự kiện trực tuyến phải đảm bảo trải nghiệm người dùng tối ưu cho những người tham gia. Bạn đừng bao giờ quên rằng họ dành thời gian (thường là chuyên nghiệp) để theo dõi sự kiện của bạn. Điều quan trọng là phải đề xuất các giải pháp cho các tương tác chất lượng trong suốt sự kiện:
thăm dò ý kiến và bảng câu hỏi để tạo cơ hội tương tác, các phiên hỏi đáp cho các sự kiện trực tiếp, cung cấp giao diện trao đổi chuyên dụng để người tham gia thảo luận trước, trong và sau sự kiện.
Hubspot và Vimeo cũng xoay quanh các phương pháp hay để quảng bá một sự kiện: cung cấp thông tin rõ ràng cho người tham gia, khuyến khích hợp tác xây dựng thương hiệu, cộng tác với những người có ảnh hưởng, cung cấp các mô hình và thông điệp để cho phép quảng bá sự kiện thông qua các diễn giả…
© HubSpot / VimeoDựa vào danh sách kiểm tra: trước, trong và sau sự kiện
Hướng dẫn này cũng cung cấp danh sách kiểm tra đầy đủ để bạn không quên bất kỳ điều gì trước, trong và sau sự kiện và đảm bảo sự kiện ảo chạy trơn tru từ A đến Z. Danh sách này cho phép bạn chuẩn bị hiệu quả trước sự kiện và cung cấp trải nghiệm chất lượng cho những người tham gia.
© HubSpot / VimeoTải xuống hướng dẫn đầy đủ về các sự kiện ảo thành công
