Điều lệ nhóm là một trong những cách hiệu quả nhất để tăng cường hợp tác và làm việc theo nhóm trong một dự án, công ty hoặc công ty. Khi bạn tạo một tài liệu như vậy đúng cách, bạn có thể thúc đẩy và khuyến khích các thành viên trong nhóm của mình làm việc như một thực thể.
Ghi lại vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án và đánh giá thường xuyên đã trở thành nhu cầu hàng giờ. Điều này là do các ngành công nghiệp và các công ty đang thay đổi với tốc độ chưa từng thấy. Các công ty đã bắt đầu triển khai thẻ nhóm và các mẫu của họ để bắt kịp nhu cầu của thời đại kỹ thuật số.
Bạn muốn biết thêm về thẻ nhóm? Tiếp tục đọc bài viết này để thảo luận sâu về nó, mục tiêu, lợi ích, bản phác thảo và các mẫu miễn phí để hướng dẫn bạn trong các tình huống thực tế.
Thẻ nhóm là gì?
Chủ sở hữu hoặc người quản lý dự án sử dụng tài liệu điều lệ nhóm để xác định tài nguyên, trở ngại và mục tiêu của nhóm dự án. Đôi khi một quy chế như vậy cũng có thể thiết lập ranh giới và phương hướng của nhóm. Nói tóm lại, nó rất giống với lộ trình sản phẩm hoặc dự án, ngoại trừ điều lệ nhóm chỉ áp dụng cho một nhóm duy nhất.
Điều lệ nhóm dự án nên xác định rõ trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong nhóm. Anh ấy nhấn mạnh rằng anh ấy đang tập trung vào hiệu suất của các thành viên trong nhóm và cách lập kế hoạch cung ứng trong một thời gian. Ngoài ra, nó đảm bảo sự tham gia của nhóm suôn sẻ trong thời gian dài và trong những thay đổi quan trọng trong dự án hoặc công ty.
Quản lý cấp cao, cấp dưới, quản lý dự án và các thành viên của nhóm dự án nên đạt được sự đồng thuận trước khi thiết lập điều lệ nhóm. Điều này là để giảm bớt sự nhầm lẫn về vai trò của nhóm trong một quy trình hoặc dự án kinh doanh.
Mục tiêu để tạo ra một điều lệ nhóm
Điều lệ thành viên nhóm dự án là một phần thiết yếu của quy trình hoạch định nguồn lực dự án rộng lớn hơn. Bạn nên chuẩn bị tài liệu với các mục tiêu sau:
- Đầu tiên, xác định kết quả của dự án mà nhóm sẽ thực hiện dưới dạng các sản phẩm bàn giao. Những kết quả này có thể là dịch vụ, sản phẩm hoặc kết quả đơn giản.
- Sau đó, bạn cần đặt vai trò cho các thành viên trong nhóm dựa trên kết quả của các dự án cá nhân. Ví dụ: chỉ định nhà phát triển giao diện người dùng, nhà phát triển phụ trợ, nhà thiết kế, người thử nghiệm và nhà tiếp thị cho một dự án phát triển ứng dụng.
- Yếu tố thứ ba là định nghĩa trách nhiệm dựa trên vai trò. Bao gồm các điều khoản phù hợp để đảm bảo yêu cầu thay đổi trách nhiệm khi dự án yêu cầu.
- Bạn cũng cần thiết lập kênh quan hệ phù hợp từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất của dự án. Cung cấp một chuỗi lệnh thích hợp để báo cáo các nhiệm vụ, lỗi và sản phẩm.
- Cuối cùng, cần có một bộ quy tắc cơ bản phù hợp với chính sách hành vi chấp nhận được của công ty.
Lợi ích khi sử dụng thẻ nhóm
Dưới đây là những lợi ích bạn có thể mong đợi từ thẻ thành viên nhóm:
- Nếu nhân viên của công ty bạn sợ hãi trước những biến đổi mới, thẻ nhóm có thể giúp họ hòa nhập vì nó đóng vai trò như một hướng dẫn.
- Nó cũng giúp nhóm hoặc người quản lý dự án thiết lập trách nhiệm giữa các nhóm để đảm bảo rằng nhân viên tự động chọn nhiệm vụ của họ.
- Thẻ nhóm nêu chi tiết trách nhiệm và vai trò của tất cả các thành viên trong nhóm. Điều này ngăn cản các tài nguyên lãng phí thời gian đoán nhiệm vụ của họ trong dự án.
- Các bên liên quan trong kinh doanh và chủ dự án sẽ biết mục đích của nhóm. Điều này sẽ cho phép quản lý cấp cao đưa ra các quyết định chiến lược để tăng hoặc giảm sức mạnh của nhóm.
- Thẻ nhóm cũng giúp người quản lý dự án giải quyết xung đột khi nhiều nhóm đang tích cực làm việc trên một dự án.
Thuộc tính thẻ nhóm quan trọng
Thuộc tính thẻ nhóm sẽ thay đổi từ dự án này sang dự án khác. Nhưng mười đặc điểm sau đây là khá phổ biến:
- Mục tiêu và sứ mệnh của đội
- nền thiết kế
- Đề cập đến ngân sách, đào tạo và nguồn lực
- Cơ cấu hoạt động nhóm
- Vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm
- Chỉ số hiệu suất nhóm
- Phác thảo phạm vi của dự án và sự tham gia của nhóm
- Hướng dẫn giao tiếp để thiết lập chính sách họp nhóm
- Danh sách các nhiệm vụ và mốc quan trọng của dự án
- Chữ ký của tất cả các thành viên trong nhóm
Với những thuộc tính trên, bạn có thể sử dụng trí tưởng tượng và sự sáng tạo của mình để cải thiện điều lệ nhóm của mình.
Tạo Điều lệ nhóm: Hướng dẫn từng bước
Thẻ thành viên nhóm tác giả rất đẹp và dễ dàng khi bạn sử dụng một mẫu tốt. Bạn cũng nên thích hợp tác phát triển tài liệu hơn là cho phép một người làm việc với nó. Đây là cách bạn có thể tạo một cái cho dự án hoặc doanh nghiệp của riêng mình:
#1. Bắt đầu với bối cảnh của điều lệ, chẳng hạn như kỳ vọng của các bên liên quan, khả năng đóng góp của các thành viên trong nhóm, kỳ vọng cá nhân và trưởng nhóm.
#2. Đưa ra câu hỏi cho tất cả các thành viên và yêu cầu họ viết câu trả lời của riêng mình.
#3. Bây giờ là lúc đưa ra tuyên bố sứ mệnh cho thẻ nhóm của bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách thu thập thông tin về mục tiêu thành công, mục tiêu cần đạt được, giá trị gia tăng của công việc để hỗ trợ nhóm, v.v.
#4. Bước tiếp theo là tạo các cột mốc, mục tiêu và thời hạn liên quan đến nhiệm vụ của dự án. Tại đây bạn có thể giải thích vai trò, trách nhiệm và người cố vấn. Ngoài ra, bạn có thể đề cập đến:
- Ai sẽ báo cáo cho ai?
- Một người đánh giá hiệu suất cá nhân
- Ai có trách nhiệm liên lạc với cơ quan có thẩm quyền cao hơn?
#5. Tiếp theo, bạn cần tạo một phác thảo đánh giá hiệu suất chi tiết. Bạn cần định cấu hình số liệu, khoảng thời gian đánh giá, chế độ đánh giá và định dạng đánh giá.
#6. Khi bạn đã hoàn thành nội dung trên, hãy tiến hành in tài liệu để chia sẻ. Bạn cũng có thể gửi thiết kế thiệp ở dạng kỹ thuật số. Bất kể chế độ chia sẻ là gì, bạn phải nhận được xác nhận từ từng thành viên trong nhóm.
Dưới đây là một số đề xuất mẫu thẻ nhóm miễn phí tốt nhất để tạo thẻ nhóm chất lượng hàng đầu cho nhu cầu nghề nghiệp của bạn:
bích họa
Fresco là một công cụ bảng trắng phổ biến cho phép bạn tạo các thẻ nhóm cùng nhau. Nếu bạn sử dụng mẫu thẻ nhóm của công cụ cộng tác này, bạn có thể dễ dàng phác thảo các yếu tố thiết yếu trong kết nối và giao tiếp của nhóm mình. Bạn cũng có thể xác định một tập hợp các kỹ năng và khái niệm sẽ hướng dẫn nhóm của bạn trong tương lai.
Có hai phiên bản khác nhau của mẫu thẻ nhóm Vẽ tranh tường. Một là ví dụ về điều lệ nhóm đã hoàn thành và cái còn lại là bản nháp trống của cùng một tài liệu. Khi bạn hoàn tất việc tạo tài liệu cộng tác, hãy xuất tài liệu đó ở nhiều dạng khác nhau, chẳng hạn như PDF, PNG và HTML được đóng gói với dữ liệu.
Miro
Miro là một bảng cộng tác trực tuyến thành công khác dành cho các nhóm từ xa và kết hợp. Nó cũng đi kèm với một số mẫu thẻ nhóm miễn phí dễ dàng tùy chỉnh. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ liên kết đến một mẫu trực tuyến với toàn bộ nhóm của mình để làm việc cùng nhau trong điều lệ công ty hoặc nhóm dự án.
Miro cũng cung cấp hướng dẫn đầy đủ về cách chỉnh sửa các mẫu miễn phí, chẳng hạn như thẻ nhóm bán hàng hoặc nhóm học thuật trong cổng thông tin mẫu của mình. Bạn có thể đăng ký miễn phí bằng tài khoản Google của mình và bắt đầu cá nhân hóa tài liệu mẫu theo dự án của mình. Nếu bạn muốn xuất tài liệu, bạn có thể lưu nó dưới dạng hình ảnh, PDF hoặc mẫu Miro.
Sáng tạo
Creative là không gian làm việc trực quan nổi tiếng thế giới để tạo lưu đồ, sơ đồ, đồ họa thông tin và thẻ nhóm. Nó có một thư viện mẫu phong phú cho các tài liệu kinh doanh khác nhau, bao gồm cả thẻ cho các nhóm dự án. Bằng cách này, bạn có thể chọn một trong những đáp ứng các yêu cầu của công ty hoặc dự án của bạn và chỉnh sửa nó.
Tuy nhiên, Creately cung cấp một số mẫu thẻ nhóm hạn chế cho người dùng miễn phí. Bạn có thể chọn định dạng ba nhân ba hoặc hai nhân ba. Các mẫu có sẵn của Creatly phù hợp với các tài liệu điều lệ nhóm nhẹ và tập trung. Nói về xuất, nó cung cấp các định dạng PDF, JPEG, CSV, PNG và SVG.
định dạng tài liệu
DocFormaty là cổng thông tin đáng tin cậy và được xếp hạng hàng đầu dành cho các mẫu tài liệu kinh doanh như đề xuất sự kiện, đánh giá của nhân viên, tài liệu quảng cáo tiếp thị, v.v. Bạn cũng sẽ tìm thấy một số tài liệu điều lệ nhóm mẫu trên trang này. Hơn 10 mẫu thẻ nhóm có sẵn trong DocFormats.
Thư viện của nó bao gồm các thẻ nhóm dự án, chăm sóc sức khỏe, nhanh nhẹn, cột và trực quan. Bạn có thể tải xuống các tệp RTF và Word từ cổng thông tin. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu theo yêu cầu của mình.
mẫu.net
Bạn có thể đã truy cập Sample.net để có nội dung chất lượng cao và đáng tin cậy cho các tài liệu kinh doanh, bán hàng và tiếp thị. Lần này, chúng tôi khuyến khích bạn truy cập lại để nhận hơn 50 mẫu thẻ nhóm sẵn sàng hoạt động.
Nó cung cấp nhiều tài liệu điều lệ nhóm mẫu cho nhiệm vụ nhóm, ranh giới nhóm, làm việc theo nhóm, đánh giá, thiết kế đồ họa, kế hoạch hành động quản lý, lãnh đạo điều hành, v.v.
Tài liệu mẫu có nhiều loại tệp khác nhau. Có thể click vào 1 mẫu để xem trước kiểu tải về. Hầu hết các bản tải xuống đều có định dạng PDF, vì vậy bạn sẽ cần một công cụ chỉnh sửa PDF để tùy chỉnh các mẫu.
suy nghĩ cuối cùng
Bài viết này sẽ đóng vai trò là tài liệu tham khảo của bạn về thẻ nhóm và các mẫu của chúng khi bạn cần tạo thẻ cho dự án hoặc doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể làm theo hướng dẫn từng bước để tạo điều lệ nhóm được đề cập ở trên.
Ngoài ra, bài báo còn trình bày 5 các mẫu thẻ nhóm phổ biến và tốt nhất mà bạn có thể sử dụng miễn phí trong các dự án và hoạt động kinh doanh có liên quan.
Chỉ cần viết một bảng nhóm sẽ hoạt động không phải là kết thúc trách nhiệm của bạn. Bạn cần chia sẻ nó đúng cách với nhóm và chủ sở hữu dự án. Ngoài ra, bạn cần giữ an toàn cho tài liệu của mình khỏi những con mắt tò mò trong thế giới mạng. Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng bất kỳ phần mềm quản lý tài liệu nào để quản lý nội dung của mình một cách liền mạch.
