Làm thế nào để bạn đánh giá giá trị mà các thành viên lực lượng lao động của bạn mang lại cho tổ chức của bạn?
Bạn có một số tùy chọn để hiểu rõ hơn về năng suất của nhân viên thông thường, nhưng làm việc từ xa là một trò chơi bóng khác. Các công ty chuyển sang làm việc từ xa luôn có xu hướng ngày càng tăng. Giờ đây, đại dịch COVID-19 cuối cùng đã khiến nó trở nên thiết yếu và không còn là điều xa xỉ đối với hầu hết các tập đoàn.
Các doanh nghiệp truyền thống đã bắt đầu tìm cách phục vụ khách hàng của họ trong thời gian giãn cách xã hội. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức đã hoạt động từ xa hoàn toàn hoặc một phần. Họ nhận thấy rằng làm việc từ xa không chỉ giúp tránh tiếp xúc vật lý mà còn cực kỳ có lợi cho tổ chức của họ.
Làm cách nào để đo lường năng suất của nhân viên làm việc từ xa?
Khi nhân viên của bạn làm việc tại nhà, liệu họ có đủ kỷ luật để hoàn thành công việc không? Làm thế nào để bạn biết họ đang sử dụng giờ làm việc tại công ty của bạn? Có phải họ thực sự kém năng suất hơn ở nhà?
Trước khi bạn trả lời những câu hỏi này, bạn cần tin tưởng họ và cho họ biết rằng bạn tin. Maura Thomas từ RegainYourTime cho cô ấy hai xu vì đã tin tưởng những người làm việc từ xa:
Để quản lý hiệu quả những người làm việc từ xa, người giám sát phải tin rằng, trừ khi họ có bằng chứng ngược lại, rằng mọi người đang làm việc ngay cả khi họ không ở văn phòng. Các số liệu được yêu cầu để bác bỏ hoặc chứng thực bằng chứng giai thoại và các giả định cá nhân.
Vì vậy, trong khi bạn đang tìm cách đo lường năng suất của họ tốt hơn, bạn cần tin tưởng rằng họ đang làm hết sức mình trừ khi các số liệu cho bạn biết điều ngược lại.
Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết, lời khuyên và công cụ được sử dụng bởi các tổ chức có uy tín về cách họ đánh giá giá trị mà những người làm việc từ xa cụ thể mang lại cho doanh nghiệp của họ.
#1. Giá trị đầu ra liên quan đến công việc đưa vào
Các tổ chức chưa quen với bối cảnh làm việc từ xa sẽ quen với việc nhìn thấy nhân viên của họ hành động. Ngoài ra, “nhà” có thể có nghĩa là “không có việc làm” đối với nhiều trưởng nhóm. Tuy nhiên, các tổ chức cần nhận ra rằng lý do chính khiến nhân viên thích làm việc từ xa là họ có thể làm việc theo tốc độ của riêng mình.
Ai biết? Tốc độ của họ có thể là thứ mang lại điều tốt nhất cho họ.
Bạn đã có nhân viên làm việc từ xa chưa? Dưới đây là các công cụ hội nghị từ xa tốt nhất.
Nghiên cứu này của ZDNet cho thấy rằng nhân viên thường làm việc hiệu quả hơn và giao tiếp nhiều hơn khi làm việc tại nhà.
Khi giao dịch với nhân viên từ xa, tốt nhất bạn không nên khăng khăng theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Thay vào đó, hãy theo dõi công việc đã hoàn thành. Dù cố gắng thế nào, bạn cũng không thể kiểm soát cách nhân viên sử dụng thời gian của họ, cũng như không thể biết chắc họ đã bỏ ra bao nhiêu công sức. Hướng đến kết quả giúp mọi người tập trung vào việc đạt được mục tiêu trong khung thời gian đã định.
#2. Đánh giá cao phản hồi nội bộ
Một kỹ thuật hữu ích nhưng thường bị bỏ qua để đo lường năng suất của những người làm việc từ xa là thực hiện quy trình phản hồi nội bộ. Với mục đích này, nhân viên nên được yêu cầu điền vào các bản khảo sát ngắn, trong đó họ bày tỏ trung thực ý kiến của mình về hiệu suất và thái độ đối với công việc của đồng nghiệp.
Chiến thuật là yêu cầu nhân viên điền vào bảng câu hỏi trong đó họ trả lời một số câu hỏi ngắn về đồng nghiệp của mình. Trong cuộc khảo sát này, hãy hỏi xem anh ấy coi điểm mạnh của nhân viên là gì và đồng nghiệp của anh ấy có thể cải thiện những điểm nào.
#3. Nắm bắt các công cụ
Ban quản lý không thể theo dõi năng suất của nhân viên từ xa bằng các phương pháp hoặc chính sách thủ công. May mắn thay, có rất nhiều phần mềm giúp bạn làm việc từ xa hiệu quả nhất có thể.
Một số công cụ này bao gồm:
tinh thần đồng đội
Làm việc theo nhóm cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để làm việc với khách hàng và giúp bạn sắp xếp mọi thứ, theo dõi từng phút có thể lập hóa đơn và đảm bảo rằng mọi dự án đều được giao đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Bạn có thể mở rộng quy mô nhóm dịch vụ khách hàng hoặc doanh nghiệp của mình bằng khả năng quản lý dự án của Teamwork.
Không giống như phần mềm quản lý dự án, bạn có thể tạo dự án và nhiệm vụ, thêm nhận xét và tải tệp lên. Làm việc theo nhóm cho phép bạn có được mọi thứ ở một vị trí trung tâm. Xem các dự án của bạn dưới dạng xem bảng trắng, biểu đồ Gantt hoặc danh sách nhiệm vụ. Điều chỉnh tinh thần đồng đội theo kinh nghiệm của riêng bạn và bắt đầu làm việc.
Làm việc theo nhóm có tất cả các tính năng mà một phần mềm quản lý cần để đáp ứng mong đợi của bạn, chẳng hạn như quản lý danh mục đầu tư, bảng điều khiển báo cáo, theo dõi thời gian, quản lý khối lượng công việc, v.v. Bạn có thể xem trạng thái tình trạng dự án và cập nhật bảng từ bảng điều khiển để kiểm tra tiến độ dự án và những gì còn lại.
Theo dõi ai đang thực hiện nhiệm vụ gì và sử dụng tùy chọn theo dõi thời gian để đo thời gian một thành viên cần để hoàn thành nhiệm vụ. Xem tài nguyên của nhóm của bạn để biết ai đang rảnh và ai có thể đảm nhận nhiều công việc hơn. Tùy thuộc vào hiểu biết sâu sắc của mình, bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả cho các dự án mới mà không làm nhóm kiệt sức.
Tích hợp tinh thần đồng đội với các công cụ bạn sử dụng để điều hành doanh nghiệp của mình. Bắt đầu cộng tác và xem cách Teamwork có thể giúp các nhóm của bạn với bản dùng thử miễn phí 30 ngày. Sử dụng nó miễn phí mãi mãi nếu bạn là một nhóm nhỏ hoặc chọn một gói phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn ở mức $10 mỗi tháng cho mỗi người dùng.
thứ hai.com
Bây giờ làm việc không giới hạn với hệ điều hành Monday.com. Bạn có thể xây dựng, thay đổi quy mô và chạy chính xác quy trình làm việc của nhóm trên một nền tảng duy nhất. Nó cũng giúp bạn quản lý dự án, thị trường, bán hàng và CRM, thiết kế và sáng tạo, phát triển phần mềm, nhiệm vụ, hoạt động, liên hệ, v.v.
Bạn có thể bắt đầu sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh ngay lập tức hoặc tạo mẫu của riêng bạn để dễ sử dụng. Tích hợp Thứ Hai với các công cụ bạn làm việc như Facebook, TwitterShopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel, v.v.
Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình công việc trong vài giây để tránh lỗi của con người và tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn có thể xem dữ liệu dưới dạng lịch, kanban, dòng thời gian và bản đồ.
Chọn quy mô nhóm của bạn để có được kế hoạch tốt nhất cho bạn. Nếu bạn là cá nhân, hãy sử dụng miễn phí với bảng, tài liệu không giới hạn, hơn 200 mẫu, v.v. Bạn có thể chọn $10 cho mỗi vị trí mỗi tháng và sử dụng bản dùng thử miễn phí để hiểu rõ hơn về nhiều hơn hai vị trí.
Trello
Trello có lẽ là một trong những giải pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện có. Công cụ này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các dự án bạn đang thực hiện và do ai thực hiện. Trello được trang bị các chức năng cần thiết để đánh giá nhân viên từ xa phù hợp.
Trên bảng Trello toàn công ty, người quản lý có thể xem từng nhân viên đang làm gì vào bất kỳ lúc nào. Liên lạc và cập nhật liên tục cũng làm tăng tính minh bạch trong tổ chức của bạn.
độ phóng đại
Đôi khi nhắn tin là không đủ; Zoom đã xuất hiện được một thời gian nhưng đã chứng kiến sự bùng nổ trong cuộc khủng hoảng COVID-19. Phần mềm này là một giải pháp hội nghị truyền hình tuyệt vời cho các nhóm nhỏ và lớn.
Các lựa chọn thay thế cho Zoom bao gồm Google Meet, SkypeMicrosoft Teams, GoToMeeting, v.v. Hội nghị truyền hình làm mờ ranh giới giữa nơi làm việc thực và ảo.
Google Tài liệu
Sử dụng Google Documents mà nhóm của bạn có thể truy cập bất kỳ lúc nào. Google Documents cho phép các thành viên trong nhóm chọn nhiệm vụ mà họ muốn thực hiện và các dự án có thể được chỉ định thời gian ước tính.
Ban quản lý có thể đánh giá những nhân viên thường xuyên hoàn thành nhiệm vụ trước một thời gian ước tính nhất định là làm việc hiệu quả hơn. Google Workspace có nhiều tính năng thú vị và hữu ích khác để giúp bạn đánh giá năng suất của những người làm việc từ xa.
Lỏng lẻo
Loose là công cụ cộng tác phổ biến nhất. Với các tích hợp hữu ích và bộ sưu tập ứng dụng, Slack đã trở thành một công cụ nhắn tin phổ biến dành cho các chuyên gia và nhóm. Hầu hết các tổ chức thậm chí coi đó là văn phòng ảo của họ.
Đăng nhập vào nơi làm việc Slack của bạn và nhận thông tin cập nhật tức thì từ các nhóm làm việc từ xa của bạn. Slack có các ứng dụng tự động tạo báo cáo về hoạt động kinh doanh. Ví dụ về các báo cáo như vậy là các đánh giá gần đây về sản phẩm/dịch vụ của bạn và những người đăng ký email mới.
Các công cụ khác có thể giúp bạn làm việc tại nhà được đề cập.
#4. Đặt và truyền đạt mục tiêu thường xuyên
Khi bạn chia mục tiêu của mình thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, chúng sẽ dễ theo dõi hơn và ít tẻ nhạt hơn đối với nhân viên. Các tổ chức hướng đến kết quả sử dụng nhân viên từ xa đặt mục tiêu và thời hạn rõ ràng giống như nhân viên bình thường.
Sử dụng các số liệu để mang lại hiệu quả tốt nhất trong các nhóm làm việc từ xa của bạn. Dữ liệu này khác nhau tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp của bạn. Một số chỉ số hiệu suất nhắn tin tại nhà bao gồm:
- Số lượng bán
- Thu nhập được tạo ra trên mỗi thành viên trong nhóm
- vấn đề của khách hàng
- Thời gian phản hồi trung bình
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng
- Chi phí mua lại khách hàng (CAC)
- chỉ số quay
- Lợi tức đầu tư tiếp thị (ROMI)
Ngoài ra, khi nhân viên làm việc từ xa biết rằng họ sẽ chịu trách nhiệm về công việc đã hoàn thành, họ sẽ tập trung hơn vào việc hoàn thành công việc.
#5. giải thưởng thành tích
Bạn không cần phải dừng lại ở việc đặt mục tiêu cho nhân viên từ xa của mình; thưởng cho họ khi họ đạt được mục tiêu sẽ trực tiếp nâng cao năng suất của họ. Tôi đã đề cập trước đó về cách Slack tích hợp với các ứng dụng để mở rộng chức năng của nó. HeyTaco! ví dụ, tích hợp cho phép ăn mừng chiến thắng của những người làm việc từ xa suốt cả ngày.
Động lực của nhân viên có lẽ là yếu tố khiến hầu hết các nhà quản lý lo lắng khi làm việc với những nhân viên làm việc từ xa, và một cái vỗ nhẹ vào lưng sẽ là động lực thúc đẩy tinh thần hoàn hảo.
Suy nghĩ cuối cùng…
Bạn không sai hay phóng đại nếu bạn muốn để mắt đến những người làm việc từ xa của mình. Điều này rất quan trọng đối với lợi tức đầu tư lành mạnh cho những đóng góp của họ và là một cách tuyệt vời để công nhận và/hoặc khuyến khích họ phát triển trong hoạt động và hệ thống phân cấp của tổ chức.
Đánh giá năng suất là một quá trình liên tục giúp kiểm soát những người làm việc từ xa. Quan trọng nhất, nó cũng cho phép nhân viên đánh giá bản thân và làm việc chăm chỉ để đáp ứng mức năng suất của đồng nghiệp.
