Khi làm việc từ xa, điều quan trọng là thực hiện cuộc gọi hội nghị để liên lạc với đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng. Cuộc gọi hội nghị phải rõ ràng và suôn sẻ, vì vậy tất cả các bên liên quan sẽ dễ dàng nghe thấy những gì đang được nói. Có lẽ điều quan trọng nhất để kiểm tra trước khi thực hiện cuộc gọi hội nghị là loa ngoài. Kiểm tra âm thanh và xem nếu có vấn đề nhiễu hoặc rõ ràng. Tất nhiên, bạn cần một chiếc điện thoại để thực hiện cuộc gọi hội nghị, mặc dù các cuộc gọi hội nghị có thể được thực hiện ngày hôm nay cũng thông qua máy tính. Trong mọi trường hợp, nếu bạn muốn đảm bảo cuộc gọi hội nghị của bạn là hoàn hảo, bạn nên sử dụng dịch vụ của một công ty chuyên nghiệp và đáng tin cậy cung cấp các dịch vụ đó.
Những việc cần làm trước khi cuộc gọi hội nghị bắt đầu
- Hãy chắc chắn rằng bạn thông báo cho các thành viên gia đình hoặc những người bạn sống cùng với bạn có một cuộc gọi điện thoại theo lịch trình. Bạn không muốn bị gián đoạn trong cuộc gọi của bạn. Đó là lý do tại sao điều quan trọng đối với bất kỳ ai sống với bạn là biết rằng bạn sẽ bận rộn và bạn cần một khoảng thời gian yên tĩnh. Tìm một nơi tốt trong nhà của bạn, nơi bạn sẽ thực hiện cuộc gọi hội nghị và loại bỏ phiền nhiễu. Tiếp theo, một điều tốt để làm là vô hiệu hóa tùy chọn chờ cuộc gọi trên điện thoại của bạn. Những người tự hỏi những cuộc gọi đang chờ đợi là gì? Đó là một tùy chọn phổ biến khi bạn nhận được tiếng bíp khi ai đó gọi trong khi nói chuyện với người khác. Vì điều này có thể gây mất tập trung và có thể hủy các cuộc gọi hội nghị quan trọng, nên bạn nên tắt tùy chọn này cho đến khi bạn hoàn thành cuộc gọi hội nghị. Kích hoạt tùy chọn chuyển tiếp cuộc gọi khi bạn tham gia cuộc gọi hội nghị. Điều này có nghĩa là tất cả các cuộc gọi đến số của bạn sẽ được chuyển tiếp sang một số khác, vì vậy người khác sẽ trả lời chúng cho đến khi bạn có sẵn một lần nữa. Bạn cũng có thể chọn sử dụng hệ thống trả lời do nhà cung cấp điện thoại của bạn cung cấp. Đây có thể là một lựa chọn tốt để truy xuất tin nhắn hoặc cuộc gọi đến vào một ngày sau đó. Hãy chắc chắn rằng không có phiền nhiễu khi bạn đang trong một cuộc gọi hội nghị. Đặt điện thoại thông minh của bạn thành một tùy chọn yên tĩnh hoặc sôi động, tắt nhạc hoặc TV. Hãy chắc chắn rằng bạn tạo một môi trường kinh doanh chuyên nghiệp trước khi bắt đầu cuộc gọi hội nghị của bạn. Nó giúp bạn tập trung tốt hơn vào những gì đang được nói và sẽ khiến bạn tập trung hơn khi nói chuyện với người khác. Nó cũng cho thấy rằng bạn cũng tham gia và nghiêm túc với công việc, mặc dù bạn làm việc ở nhà.
Như bạn có thể thấy, đây không phải là những bước rất khó để làm theo. Nếu bạn làm tất cả những điều trên, cuộc gọi hội nghị của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng các cuộc gọi hội nghị rất quan trọng khi làm việc tại nhà, vì vậy bạn cần phải có âm thanh và trông chuyên nghiệp khi nói chuyện với sếp hoặc đồng nghiệp tại nơi làm việc. Thực hiện theo những điều được đề cập ở đây và có một cuộc gọi hội nghị thành công.
