Microsoft Teams là gì và nó có phù hợp với doanh nghiệp của tôi không?

Microsoft Teams là câu trả lời của công ty cho nhu cầu về phần mềm cộng tác kỹ thuật số thân thiện với người dùng tại nơi làm việc hiện đại. Nó cạnh tranh với Slack và sẽ thay thế Skype cho các công ty làm nền tảng chính cho công việc từ xa. Ngoài ra còn có một phiên bản miễn phí!

Nhóm Microsoft là gì?

Microsoft Teams là một ứng dụng giao tiếp cộng tác được xây dựng cho các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp lớn và các cá nhân như dịch giả tự do, khách hàng, sinh viên và nhà giáo dục. Bất kỳ ai muốn làm việc với những người khác trên tệp, đặc biệt là những người sử dụng Office 365, đều có thể sử dụng Teams làm nền tảng để hoàn thành công việc của họ.

Ứng dụng này cung cấp VoIP, trò chuyện bằng văn bản và video cũng như tích hợp dễ cài đặt với Office và SharePoint, tất cả đều có trong một giao diện thân thiện với người dùng. Là một nền tảng freemium, Teams cho phép các công ty thuộc mọi quy mô chia sẻ, gặp gỡ và làm việc cùng nhau trên các tệp trong thời gian thực thông qua một ứng dụng dành cho máy tính để bàn (đối với Windows /Mac/Linux), ứng dụng web hoặc ứng dụng di động ít chức năng hơn (Android/iPhone/iPad).

Các đội được ra mắt lần đầu tiên vào năm 2016 khi gã khổng lồ công nghệ Redmond quyết định không mua Slack 8 tỷ đô la và thay vào đó quyết định phát triển ứng dụng của riêng mình để thay thế cho chương trình Skype cho các công ty. Slack độc lập cung cấp khả năng tích hợp riêng với các ứng dụng của Google, cũng như Teams với hầu hết các công cụ khác của Microsoft.

Teams cuối cùng sẽ trở thành ứng dụng giao tiếp tích hợp sẵn tại nơi làm việc cho một trong những hệ điều hành phổ biến nhất thế giới (Windows) và bộ ứng dụng văn phòng (Office 365). Ngay cả khi bạn chọn một giải pháp thay thế cho tổ chức của mình, bạn vẫn có thể mong đợi một số lượng lớn giao dịch với Teams. Thật dễ dàng để gửi cho bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của bạn lời mời nhanh chóng, một lần đến cuộc họp riêng tư, vì vậy bạn chỉ cần nhận được liên kết Nhóm cho cuộc gọi điện video tiếp theo của mình.

Các sáng kiến ​​giáo dục của Microsoft như Microsoft Teams for Education cũng đã biến nó thành một giải pháp tuyệt vời cho các lớp học. Giáo viên có thể tạo bài tập, sắp xếp sổ điểm và tạo các câu đố tương tác với Microsoft Forms. Ngoài ra còn có một cửa hàng ứng dụng khá lớn cung cấp khả năng kết nối với các ứng dụng của bên thứ ba có liên quan như Flipgrid, Turnitin và MakeCode.

Nhóm Microsoft làm gì?

Về cơ bản, Teams đơn giản hóa và phân loại tất cả các tương tác khác nhau của con người cần diễn ra trong một công ty với những nhân viên cần giao tiếp kỹ thuật số. Bên ngoài thế giới kinh doanh, nó có thể được sử dụng bởi hầu hết mọi nhóm làm bất cứ điều gì đòi hỏi sự cộng tác và giao tiếp kỹ thuật số.

Cấu trúc cơ bản của các nhóm bắt đầu khi một tổ chức được thành lập. Những người được mời tham gia tổ chức này (ví dụ: “My Classy Business”) nhận các nhóm khác nhau (ví dụ: Tiếp thị, CNTT, Class 4), tùy thuộc vào cách bạn quản lý quyền. Trong các nhóm này, bạn (hoặc người dùng có quyền truy cập quản trị viên) có thể tạo các kênh công khai hoặc riêng tư (ví dụ: Thông báo, Dự án #21, Đố vui phổ biến). Kênh là nơi bạn có thể trò chuyện trong các chuỗi có tổ chức, chia sẻ tệp kỹ thuật số và thậm chí cộng tác trên chúng trong thời gian thực, tùy thuộc vào các tích hợp mà bạn đã thiết lập.

Microsoft Advisor cho các nhóm đơn giản hóa quá trình thiết lập một tổ chức. Sau khi khởi chạy, bạn có thể thiết lập các cuộc họp và hội nghị ảo, đồng thời bắt đầu tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tệp từ Office 365 hoặc bất kỳ dịch vụ lưu trữ tệp nào bạn muốn tích hợp. Tích hợp ứng dụng của bên thứ ba trong Teams giúp dễ dàng thiết lập mọi tích hợp hoặc dịch vụ mà bạn có thể cần.

Bạn có thể truy cập trực tiếp các ứng dụng này từ Teams bằng cách nhấp vào nút “Ứng dụng” ở góc dưới bên trái của ứng dụng dành cho máy tính để bàn.

Ứng dụng nhóm

Microsoft Teams có giá bao nhiêu?

Bạn có thể tạo một tổ chức trong Teams và mời tối đa 300 người (hoặc người dùng không giới hạn nếu bạn là một tổ chức học thuật được công nhận) miễn phí. Các thành viên trong tổ chức Teams của bạn có thể được nhóm thành các nhóm hoặc kênh bằng các cuộc gọi video và âm thanh nhóm cũng như 10 GB lưu trữ đám mây (cộng với 2 GB mỗi người).

Bên cạnh việc tích hợp với hầu hết mọi ứng dụng của Microsoft, bạn cũng có thể kết nối Teams với Google, Adobe, Trello, Evernote, v.v.

Kế hoạch giá nhóm

Nếu bạn và dưới 300 người cần giao tiếp qua văn bản, giọng nói và video trong khi chia sẻ và cộng tác thông qua Office 365, thì bạn có thể bắt đầu sử dụng Teams miễn phí ngay bây giờ. Nếu bạn cần quyền truy cập vào hỗ trợ chính thức, dung lượng lưu trữ lớn hơn, bảo mật tốt hơn, nhiều tính năng cuộc họp hơn hoặc tích hợp với Microsoft SharePoint, Yammer, Planner và Stream, thì bạn đang xem 5 USD mỗi người dùng mỗi tháng. Ngoài ra, quyền truy cập vào các phiên bản dành cho máy tính để bàn của các ứng dụng Office khác như Outlook và Word, cộng với giới hạn dữ liệu cao hơn và một số tính năng khác sẽ khiến bạn mất 12,50 USD mỗi người dùng mỗi tháng.

Các mức giá này cao hơn một chút nếu bạn chọn cam kết hàng tháng thay vì gia hạn đăng ký hàng năm. Bạn có thể xem bảng phân tích đầy đủ về cấu trúc giá cho Teams trên trang web chính thức của Microsoft.

Nhóm Microsoft và Slack

IBM đã chọn Slack cho tất cả nhân viên của mình. NFL đã chọn Đội cho các cầu thủ, huấn luyện viên và nhân viên của mình. Sự cạnh tranh giữa hai ứng dụng cộng tác kỹ thuật số lớn nhất đã khiến hai ứng dụng này trở nên giống nhau hơn bao giờ hết khi chúng chạy đua để kết hợp các tính năng cần thiết ở nhiều nơi làm việc đa dạng nhằm đạt được thành công trong thời đại kỹ thuật số hiện đại.

Đội (trái) vs Slack (phải)

Mặc dù hai nền tảng được so sánh khá thường xuyên, nhưng các lợi thế riêng lẻ như giới hạn lưu trữ tệp miễn phí (2 GB từ Microsoft so với 5 GB Slack) có thể thay đổi theo thời gian khi một công ty bắt đầu cạnh tranh với một công ty khác. Cả hai đều cung cấp các gói freemium, mặc dù cấp trả phí đầu tiên của Microsoft (5 USD) rẻ hơn một chút so với Slack (6$67).

Riêng đối với các doanh nghiệp lớn hơn, Teams hiện đang chiếm ưu thế hơn Slack bằng cách cung cấp nhiều tính năng hơn như lên lịch hội nghị, ghi lại cuộc họp chi tiết và chia sẻ màn hình nhiều người dùng. Cả hai nền tảng đều hỗ trợ bot, có ứng dụng cho mọi hệ điều hành và cung cấp mức độ tùy chỉnh sâu. Nhìn chung, mọi sự khác biệt sẽ giảm đi khi nhiều tính năng được hợp nhất trên các nền tảng.

Sự khác biệt lớn nhất giữa Slack và Teams là Teams thuộc sở hữu của Microsoft. Điều này có nghĩa là Teams có khả năng tích hợp gốc tốt hơn nhiều với Office 365, ngay cả trong phiên bản miễn phí. Trong khi đó, Slack tích hợp chủ yếu với các sản phẩm của Google, trong số những sản phẩm khác (bao gồm Microsoft Office 365 và SharePoint). Nhiều tích hợp trong số này là tương hỗ, nhưng một số thì không; tìm hiểu xem ứng dụng nào tích hợp với phần mềm và nền tảng của bên thứ ba mà bạn sẽ sử dụng để điều hành doanh nghiệp của mình và quyết định tương ứng. Luôn có các nền tảng khác để cộng tác kỹ thuật số và làm việc từ xa, chẳng hạn như Discord hoặc Google Hangouts.

Việc chọn Microsoft Teams làm nền tảng cho giao tiếp và cộng tác kỹ thuật số phụ thuộc chủ yếu vào việc bạn sẽ sử dụng nó cho mục đích gì và liệu nó có tích hợp với phần mềm khác mà bạn sử dụng hay không. Đối với hầu hết các nền tảng truyền thông kỹ thuật số ngày nay, tất cả đều phụ thuộc vào bạn, tổ chức của bạn và mức độ thiết thực hoặc ý nghĩa của các tính năng khác nhau đối với bạn.

Những bài viết liên quan

Back to top button