Tìm dưới đây 10 ví dụ về các mô hình để đơn giản hóa việc quản lý các dự án từ xa với nhóm của bạn. Đây là những mô hình được thực hiện bởi monday.com, một công cụ tham khảo trong lĩnh vực quản lý dự án.
Thử nghiệm các mẫu quản lý dự án miễn phí
1. Thông tin về các dự án hiện tại của công ty
Mô hình này cho phép bạn có cái nhìn tổng thể về tiến độ của các dự án trong công ty theo nhóm liên quan (Tiếp thị, Thiết kế, Bán hàng, R&D, v.v.). Bạn sẽ tìm thấy cho mỗi dự án: ngày cố định, ước tính thời gian và các tệp liên quan. Nhờ mô hình này, bạn có khả năng hình dung các dự án của tháng hiện tại và các tháng tiếp theo.
2. Giám sát danh mục dự án
Mô hình này cho phép quản lý các chương trình và dự án ở mọi quy mô và cho tất cả các lĩnh vực hoạt động. Mẫu này giúp bạn quản lý các dự án của mình một cách hiệu quả với cái nhìn tổng quan rõ ràng trực quan. Bạn tìm thấy cho mỗi dự án: trạng thái chung (khởi chạy, thực hiện, đã hoàn thành, v.v.), người quản lý dự án được liên kết và các hành động khác nhau với trạng thái (đang tiến hành, bị chặn, đã hoàn thành).
3. Theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày của nhóm
Từ mẫu này, bạn có thể dễ dàng tạo nhiệm vụ bằng cách gán tiêu đề và mô tả cho từng nhiệm vụ. Sau đó, bạn có thể giao các nhiệm vụ này cho một hoặc nhiều thành viên trong nhóm của mình. Điều thú vị là bạn cũng có thể xác định mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ. Điều này cho phép các tác vụ được xử lý theo thứ tự ưu tiên. Sau đó, mỗi cộng tác viên có khả năng thông báo nếu nhiệm vụ đang được thực hiện, đã hoàn thành hoặc đang chờ phê duyệt.
4. Quản lý tài sản kỹ thuật số
Khi làm việc từ xa, điều quan trọng là có thể truy cập tất cả các tài nguyên kỹ thuật số cần thiết để công việc diễn ra suôn sẻ. Ví dụ, mô hình này có thể lưu trữ các tài nguyên như biểu trưng, video hoặc hình ảnh mà cả nhóm cần ở cùng một vị trí. Cũng có thể kết nối với các ứng dụng của bên thứ ba và truy cập các tệp trực tuyến chỉ bằng một cú nhấp chuột trên các nền tảng như Google Drive hoặc YouTube.
5. Quản lý lập kế hoạch chiến dịch
Mẫu này đặc biệt dành riêng cho các chuyên gia tiếp thị. Họ có thể làm việc theo nhóm dễ dàng hơn thông qua việc lập kế hoạch tập trung cho các chiến dịch khác nhau của họ. Đặc biệt, nó giúp bạn có thể xác định các nền tảng nơi các chiến dịch sẽ được triển khai: LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest, vân vân. Có thể phân công vai trò cho từng người: người quản lý chiến dịch, người viết nội dung, người thiết kế, v.v.
6. Theo dõi dự án bằng biểu đồ Gantt
Cần nhìn rõ hơn? Chọn theo dõi dự án theo biểu đồ Gantt. Bạn sẽ có tầm nhìn tốt hơn về tiến độ của các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trong những tuần và tháng tới, với việc phân loại theo giai đoạn dự án. Điều này thực sự hữu ích để đảm bảo các nhiệm vụ được lên lịch đúng cách để hoàn thành các dự án đúng thời hạn.
7. Yêu cầu từ các nhóm từ xa
Ai nói làm việc từ xa, cho biết các yêu cầu có thể có từ các nhóm. Vì vậy, làm thế nào để bạn sắp xếp hợp lý các quy trình và tập trung các yêu cầu? Tạo một bảng dưới dạng biểu mẫu và gửi nó cho nhân viên của bạn, những người làm việc tại nhà. Họ sẽ có thể đưa ra yêu cầu của họ từ biểu mẫu này và bạn sẽ nhận được câu trả lời tự động trong một bảng dành riêng.
8. Quản lý hỗ trợ CNTT
Hỗ trợ CNTT không thể di chuyển vật lý đến từng người làm việc từ xa, nhưng họ vẫn có thể trợ giúp từ xa. Bạn có thể sử dụng một mẫu với danh sách các yêu cầu đến (vé mở), chẳng hạn như vấn đề về mật khẩu hoặc quyền truy cập, với danh sách các yêu cầu đang được giải quyết và những yêu cầu đã được hoàn thành. Do đó, tất cả các yêu cầu được tập trung trên một giao diện duy nhất, điều này tránh được việc trao đổi email.
9. Quản lý tuyển dụng
Các mô hình dành riêng cho nguồn nhân lực có thể rất hữu ích, đặc biệt là để quản lý việc tuyển dụng hoặc tích hợp từ xa một nhân viên mới. Ví dụ: trong mẫu bên dưới, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về các đợt tuyển dụng hiện tại, các dự án tuyển dụng sắp tới và quản lý quy trình.
10. Một kế hoạch truyền thông Covid-19
Trong bối cảnh khủng hoảng sức khỏe toàn cầu, điều quan trọng là có thể tập trung tất cả các thông tin liên lạc quan trọng của công ty tại một địa điểm duy nhất. Mô hình này cho phép nhân viên truy cập vào tất cả các thông tin cần thiết về các hoạt động của công ty khi đối mặt với Covid-19. Nó cũng cung cấp khả năng truy cập dễ dàng hơn vào các hội đồng để bắt đầu các cuộc thảo luận nội bộ, các khuyến nghị chuyên môn và các chiến lược giao tiếp bên ngoài.
Thử nghiệm các mẫu quản lý dự án miễn phí
